DELTAGANDE I VERKSAMHET INOM FEMTE RAMPROGRAMMET

I detta avsnitt beskrivs villkoren för deltagande i verksamhet inom Femte ramprogrammet, processen när kommissionen väljer ut förslag och hur de utvalda projekten bör genomföras.

Avsnittet bygger på bilaga IV i beslutet om Femte ramprogrammet⁸, beslutet om villkor för deltagande⁹ och andra efterföljande texter och dokument¹⁰.

III.1. Deltagarna III.1.1. Vem?

Alla rättssubjekt i Europeiska unionens medlemsstater - t.ex. enskilda, industri- och handelsföretag, universitet, forskningsorganisationer etc. samt små och medelstora företag - har rätt att delta i ramprogrammet och till det ekonomiska stöd som beviljas inom ramen för detta. Detta gäller även alla rättssubjekt i stater som är associerade till programmet (se ruta 4).

För deltagande av och ekonomiskt stöd till rättssubjekt i andra länder ("tredje länder") gäller de sedvanliga villkor som tillämpas på hela Femte ramprogrammet (se rutorna 3 och 4), med undantag för programmet "Förstärkning av gemenskapsforskningens internationella roll", där fullt deltagande är möjligt för vissa rättssubjekt beroende på deras ursprungsland¹¹.

III.1.2. Hur många?

Förslag som lämnas in till kommissionen måste kunna påvisa en gemenskapsdimension.

I allmänhet innebär detta att de skall innefatta minst två sinsemellan oberoende rättssubjekt i två olika medlemsstater eller en medlemsstat och en associerad stat.

(Europeiska kommissionens gemensamma forskningscenter betraktas som en deltagare i en medlemsstat).

Vissa insatser kan emellertid avvika från denna allmänna regel - antingen genom att kräva fler deltagare eller genom att tillåta en enda deltagare (se ruta 6).

III.1.3. Deltagarnas roller

Deltagarna i ett förslag delas in i olika rättsliga kategorier beroende på vilken typ av verksamhet som föreslås och deras roll i denna (se ruta 6).

• I fråga om projekt inom området forskning och teknisk utveckling, demonstrationsprojekt samt samordnade projekt är en deltagare som har en övergripande roll i projektet under hela dess livstid i normala fall en huvudsaklig avtalspart. En deltagare vars roll främst är att stödja en eller flera huvudsakliga avtalsparter kallas en underordnad avtalspart.

• I fråga om tillgång till infrastruktur för forskning betraktas infrastrukturen som huvudsaklig avtalspart¹².

• I fråga om kooperativa forskningsprojekt för små och medelstora företag är det de små och medelstora företagen som gynnas av projektet som är huvudsakliga avtalsparter. De organisationer som bedriver forskningen kallas FoTU-aktörer och betraktas i egenskap av sådana inte som "deltagare"¹³.

• I fråga om bidrag till förstudier är det de små och medelstora företagen som är huvudsakliga avtalsparter.

• I fråga om samordnade åtgärder, nätverk för forskningsutbildning och temanätverk görs åtskillnad mellan den huvudsakliga avtalspart/de huvudsakliga avtalsparter¹⁴ som leder åtgärden och de medlemmar som är lierade med dessa.

• I fråga om kompletterande åtgärder varierar deltagarnas roll beroende på åtgärdens karaktär (se ruta 6). I allmänhet är alla deltagare huvudsakliga avtalsparter. Vissa kan undantagsvis vara medlemmar.

Deltagarna utser bland sig själva en samordnande huvudsaklig avtalspart ("samordnaren"), som har huvudansvaret när det gäller att företräda förslaget under urvalsförfarandet.

När det gäller särskilda uppgifter av bestämd varaktighet får ett förslag även omfatta underleverantörer som inte betraktas som "deltagare".

III.2. Inlämnande av förslag III.2.1. Förslagsinfordran

I de ansökningsomgångar som offentliggörs i Europeiska gemenskapernas officiella tidning anges vilka delar av arbetsprogrammen för särskilda program blir gällande i fråga om vilka förslag kan lämnas in samt ges en beskrivning av de typer av åtgärder (FoTU-projekt, kompletterande åtgärder etc.) som efterfrågas. Förutom ansökningsomgångar som har en bestämd tidsfrist kommer kommissionen att utlysa vissa ansökningsomgångar med en längre, "öppen" tidsfrist och göra regelbundna utvärderingar av inkommande förslag. En preliminär tidsplan för infordringarna finns i varje arbetsprogram.

En ansökningsomgång kan avse hela programmet, en nyckelåtgärd eller ett eller flera forskningsteman (områden, sektorer, åtgärdsområden, ämnen…). För att säkerställa samordning av de särskilda programmen kan gemensamma ansökningsomgångar offentliggöras. Vidare kan det ingå en detaljerad beskrivning av de mål som skall uppnås, t.ex. i fråga om nyckelåtgärder eller särskilda ansökningsomgångar¹⁵.

De förslag som lämnas in under en ansökningsomgång blir föremål för den urvalsprocess som beskrivs i avsnitt III.4.

Vissa kompletterande åtgärder kan emellertid grundas på förslag som lämnats in på eget bevåg eller på en anbudsinfordran och omfattas därför av en annan process¹⁶.

III.2.2. Inlämnande

Deltagarna bör fylla i ansökningsformuläret för den berörda åtgärden, helst med hjälp av det programvaruverktyg som tillhandahålls av kommissionen.

De bör lämna in förslaget elektroniskt, med rekommenderad post eller lämna in det personligen före utgången av den tidsfrist som anges i ansökningsomgången.

III.3. Utvärderingen av förslag III.3.1. Allmänna principer

Utvärderingen av förslagen sker på grundval av de grundläggande principerna om öppenhet och lika behandling. En utförlig beskrivning av urvalsprocessen i dess helhet återfinns i Handboken för utvärdering (se även ruta 5).

För att hjälpa kommissionen tillsätts i regel paneler bestående av oberoende, externa experter¹⁷, vilka skall omfatta en bred relevant expertis utan hänsyn till språkligt eller geografiskt ursprung. Sökandenas konfidentialitet respekteras till fullo, både för att undvika intressekonflikter och för att skydda de oberoende experternas opartiskhet.

III.3.2. Kontroll av att kraven uppfylls

Alla inkommande förslag blir föremål för en kontroll för att säkerställa att de uppfyller kraven med avseende på ansökningsomgången, inlämningsförfarandet och bestämmelserna för deltagande.

Endast förslag som uppfyller dessa krav blir föremål för en utvärdering.

III.3.3. Utvärdering

Förslagen utvärderas på grundval av kriterier indelade i fem kategorier i enlighet med det arbetsprogram som gäller för den berörda ansökningsomgången. Kriteriernas innebörd och vikt beskrivs i Handboken för utvärdering. Under denna process måste hänsyn tas till etiska aspekter.

III.3.4. Resultatet av utvärderingen

Experterna granskar var för sig förslagen och sammanträder därefter i panelen för att fatta beslut om rangordning. I detta skede kan de rekommendera att vissa förslag slås ihop till större projekt, t.ex. i grupper (se avsnitt I.3.3).

Efter utvärderingen och i enlighet med gemenskapspolitiska intressen upprättar kommissionen en förteckning över förslagen i prioritetsordning. I fråga om förslag som har inkommit för sent, inte uppfyller kraven, är av undermålig kvalitet eller för vilka saknas en tillräcklig budget fattar kommissionen ett beslut om avslag. Detta meddelas berörda sökande liksom huvudskälet till avslaget.

III.4. Valet av förslag

Samordnarna av förslag som godkänns meddelas skriftligen. Detta meddelande innebär emellertid inte att kommissionen förbinder sig att finansiera det berörda projektet.

En kortfattad rapport om utvärderingen upprättas av kommissionen och vidarebefordras till sökandena via samordnaren av förslaget, varpå ytterligare administrativ och finansiell information kommer att krävas för att bedöma det föreslagna projektets genomförbarhet.

Deltagarna måste således påvisa att de har alla nödvändiga resurser¹⁸ som krävs för att genomföra projektet. Kommissionen kontrollerar dessa och har möjlighet att skydda sina intressen genom att begära en bankgaranti eller på annat sätt.

Kommissionen kan också med utgångspunkt i utvärderingen föreslå att det ursprungliga förslaget skall ändras, eller att det skall slås ihop eller samordnas med andra förslag.

När dessa förhandlingar har avslutats erbjuder kommissionen ett kontrakt för påbörjandet av verksamheten på grundval av en tidsplan som fastställs med hänsyn till det berörda särskilda programmets behov.

I fråga om förslag som i slutändan inte antas, t.ex. på grund av att det inte finns tillgängliga medel, fattar kommissionen ett beslut om avslag. Detta meddelas berörda sökande liksom huvudskälet till avslaget.

III.5. Kontraktet

Kontrakt upprättas för förslag som har godkänts under urvalsförfarandet.

III.5.1. Olika typer av kontrakt

Kommissionens forskningskontrakt kan delas in i fem huvudgrupper. Varje huvudgrupp har sina egna närmare villkor, som är anpassade till de typer av åtgärder och verksamheter som de avser (se rutorna 6, 7 och 8).

III.5.2. Kontraktets innebörd

Deltagarnas främsta skyldighet är att genomföra projektet under en på förhand bestämd tidsperiod och utnyttja eller sprida dess resultat.

I gengäld åtar sig kommissionen att ge ekonomiskt stöd till förverkligandet av projektet, normalt genom att ersätta en viss procentuell andel av projektkostnaderna¹⁹. III.5.3. Deltagarnas rättigheter och skyldigheter

Deltagarna i en åtgärd som får gemenskapsstöd omfattas var och en av alla rättigheter som förvärvas och alla skyldigheter som åtas gentemot kommissionen. Dessa kan

emellertid variera beroende på åtgärdens karaktär eller kategorin av deltagare:

• I fråga om projekt inom området forskning och teknisk utveckling, demonstrationsprojekt samt samordnade projekt görs åtskillnad mellan huvudsakliga avtalsparter och underordnade avtalsparter i främst två hänseenden:

♦ Bara de huvudsakliga avtalsparterna är solidariskt ansvariga för att göra sitt yttersta för att uppfylla kontraktet.

♦ De huvudsakliga avtalsparterna är skyldiga att sinsemellan obegränsat dela med sig av de kunskaper som krävs för att genomföra projektet. En underordnad avtalspart åtnjuter endast denna rättighet i förhållande till sin huvudsakliga avtalspart. (se ruta 8)

• I fråga om tillgång till infrastrukturer för forskning är det de huvudsakliga avtalsparterna som ansvarar för åtgärdens genomförande.

• I fråga om kooperativa forskningsprojekt för små och medelstora företag och bidrag till förstudier för små och medelstora företag är de huvudsakliga avtalsparterna solidariskt ansvariga och har samma tillgång till immateriella äganderättigheter. Det bör påpekas att FoTU-aktörer kan ha tillgång till de kunskaper som krävs för att bedriva forskningen och, i särskilda fall, till de kunskaper som är ett resultat av projektet, även om de inte betraktas som

"deltagare" (se ruta 8).

• I fråga om samordnade åtgärder, nätverk för forskningsutbildning och temanätverk ingår den huvudsakliga avtalsparten/de huvudsakliga avtalsparterna²⁰, med kommissionens föregående samtycke och i enlighet med deras eget kommissionskontrakt, ett medlemskapskontrakt med sina medlemmar och är solidariskt ansvariga tillsammans med dessa. Denna åtskillnad påverkar inte den immateriella äganderätten.

• I fråga om stipendier erbjuder kommissionen normalt kontraktet till värdinstitutionen, som därefter ingår en överenskommelse med stipendiaten i enlighet med villkoren i kontraktet med kommissionen. I fråga om stipendier till gemenskapsforskare (INCO) kan kommissionens kontrakt i undantagsfall ingås med stipendiaten personligen. I regel skall frågan om immateriell äganderätt tas upp i det kontrakt som ingås med stipendiaten och överensstämma med lagstiftningen i det land där värdinstitutionen ligger.

• I fråga om kompletterande åtgärder är huvudsakliga avtalsparter och eventuella medlemmar solidariskt ansvariga.

Deltagare i en åtgärd kan sinsemellan ingå eventuella överenskommelser som kan vara nödvändiga för att genomföra verksamheten, under förutsättning att dessa inte inkräktar på deras skyldigheter enligt kontraktet med kommissionen.

III.5.4. Samordningen av projektet

Inom ett konsortium skall deltagarna utse en av de huvudsakliga avtalsparterna så som

ansvarig för samordningsfunktionen²¹.

Samordnaren omfattas av ytterligare rättigheter och skyldigheter gentemot kommissionen på grund av sin roll som kontaktperson mellan deltagarna och kommissionen med ansvar för insamling, sammanställning och inlämnande av projektresultat och för fördelningen av medel från kommissionen.

Samordnarens utgifter vid utövandet av sina uppgifter kan under vissa omständigheter ersättas (se rutorna 6 och 7).

Det bör påpekas att alla deltagare gemensamt ansvarar för en god förvaltning av projektet. De kan emellertid komma överens om att tilldela samordnaren ytterligare uppgifter, under förutsättning att detta inte inkräktar på deras skyldigheter enligt kontraktet med kommissionen.

III.5.5. Externa tjänster

Underleverantörer är inte deltagare i ett projekt. Deras enda funktion är att leverera tjänster till den huvudsakliga avtalsparten, en underordnad avtalspart eller en medlem, som till fullo finansierar deras verksamhet. Denna finansiering kan därefter ersättas av kommissionen i enlighet med bestämmelserna i det gällande kontraktet.

Underleverantörer gör inga ekonomiska investeringar i projektet och förvärvar därför inga immateriella äganderättigheter som uppstår till följd av projektet (se rutorna 6 och 7).

III.6. Uppföljning av projekt

För att kommissionen skall kunna kontrollera att kontraktet har uppfyllts måste deltagarna via sin samordnare inkomma med interimistiska och slutliga rapporter samt kostnadsredovisningar.

Rapporterna analyseras av kommissionens avdelningar med utgångspunkt i de kriterier som ledde till att förslaget valdes ut för att säkerställa att projektet överensstämmer med villkoren för gemenskapens ekonomiska bidrag och att de planerade framstegen verkligen äger rum. Rapporterna används också för att bedöma om och på vilket sätt projekten skall få fortsatt stöd.

I enlighet med målen i beslutet om Femte ramprogrammet rörande förvaltning och spridning gör kommissionen också en uppföljning av hur projektresultaten har tillämpats. Därför är deltagarna skyldiga att innan projektet avslutas lägga fram en

"Plan för det tekniska genomförandet" och ange hur de förvärvade kunskaperna skall användas. Kommissionen säkerställer i förekommande fall att dessa uppgifter förblir konfidentiella.

III.7. Gemenskapens ekonomiska bidrag

I utbyte mot att deltagarna genomför forskningsprojektet och använder resultaten åtar sig kommissionen att ge ett ekonomiskt bidrag till denna verksamhet.

Förutom när kommissionens bidrag utgörs av ett engångsbelopp sker finansieringen genom ersättning av deltagarnas stödberättigande kostnader i enlighet med en på förhand fastställd beräkningsmetod. Ersättningen betalas ut i regelbundna delbetalningar.

III.7.1. Stödberättigande kostnader

För att kommissionen skall fullgöra denna skyldighet måste deltagarna identifiera och deklarera sina stödberättigande kostnader genom att lämna in interimistiska och slutliga kostnadsredovisningar. Deltagarna måste behålla dokument som styrker dessa kostnader i minst 5 år från det att kontraktet har upphört att gälla så att inspektioner kan göras av kommissionens avdelningar eller andra institutioner, särskilt revisionsrätten.

De olika kostnadskategorier som kan finansieras av kommissionen varierar beroende på typen av kontrakt (se rutorna 6 och 7).

III.7.2. Beräkningsmetoder

Flera olika metoder tillämpas för att beräkna kommissionens finansiering, beroende på vilken typ av åtgärd det är fråga om och deltagarens förmåga att identifiera sina kostnader (se rutorna 6 och 7).

III.7.3. Utbetalning av bidraget

Gemenskapens bidrag betalas ut i euro i ett antal regelbundna delbetalningar på grundval av de kostnader som deltagarna åberopar i sina interimistiska och slutliga rapporter.

Kommissionen kan göra förhandsutbetalningar i början av projektet efter att ha kontrollerat deltagarnas ekonomiska situation. Under vissa omständigheter kan kommissionen begära ekonomiska eller andra garantier för eventuella förhandsutbetalningar. Detta gäller särskilt de insatser med kostnadsdelning där deltagarna själva förväntas bära en del av kostnaderna.

Ruta 3 - Samarbete med icke-medlemsstater och internationella