Digitaliseringens påverkan på auktoriserade redovisningskonsultens arbete

Respondent Ulrika anser att det har blivit mer vanligt att kunderna använder delar av programmet direkt vilket medför att de får in materialet i bokföringsprogrammet utan att passera en mellanhand, som i detta fall är kunden. Påverkan på deras arbete blir därför att de kan jobba mer up-to-date med fakturor och betalningar samt speciellt till följd av bankintegrationen. Anonym respondent 7 anser att förändringarna medför att arbetet mer går ut på att analysera och ställa frågor. Anonym respondent 5 menar att de blivit mer digitaliserade tack vare bytet av programvaruleverantör till Fortnox för fem år sedan. Respondent Marzena beskriver att de successivt blivit mer digitaliserade vilket till stor del beror på att deras VD är IT-kunnig och aktivt letar fram nya lösningar att implementera.

“Alla nya bolag som kommer in blir digitaliserade och papperslösa från start, sedan är det en annan resa med de befintliga kunderna. Vi förespråkar självklart det digitala men inget krav”.

- anonym respondent 10

Alla respondenter beskriver att de använder digitala verktyg inom deras dagliga arbete. Däremot uppstår det en skillnad i hur mycket som används och vilka effekter de anser att det medför. Vi gick tillsammans igenom fem utvalda digitala verktyg som leverantörerna ansåg vara aktuella, dessa spaltas upp nedan;

32

E-faktura använder samtliga respondenter förutom en i olika stor utsträckning. Respondent Marzena förklarar att det är ett bra verktyg när det saknas andra möjligheter, däremot är kunderna inte villiga att betala kostnaden. De respondenter som använder detta verktyg är alla ense om att effekterna är tidsbesparingar och kvalité i leveransen. Anonym respondent 5 förklarar att e-faktura används av henne till följd av kraven hos myndigheter.

Bankintegrationen beskrivs medföra tidsbesparingar av de som använder tjänsten. Respondent Ulrika säger att det är när man kommer upp i större volymer som det ger mest tidsbesparing och därigenom kostnadsbesparing. Totalt använder åtta av tio respondenter tjänsten. Respondent Karin berättar att tidsbesparingar medför en kostnadsbesparing samtidigt som hon menar att det fungerar med varierat resultat på olika banker. En del banker har en direkt koppling medan vissa kräver att man manuellt läser in filer.

Digitala kvitton använder nio av tio respondenter och alla tycker att tanken är god, vissa anser däremot att det kan utvecklas. Respondent Ulrika och Rosie hävdar att arkiveringskraven är förlegade, d.v.s. att det borde räcka med det digitala kvittot för att tjänsten ska kunna användas i större utsträckning. Samtidigt som Rosie också ser det som en trygghet att ha ett digitalt underlag ifall kunden skulle tappa bort originalet eller att det suddas ut. Det är också enklare att hitta ett digitalt kvitto när kontroller görs. Anonyma respondenter 1 och 7 berättar att det ställer högre krav på att kunderna ska kunna kontera rätt och om detta inte görs blir det mer kontroller och tidskrävande för redovisningskonsulten även fast de slipper det manuella arbetet.

Arkivering inom molnet gör åtta av tio respondenter, de flesta automatiskt genom Fortnox. Respondent Ulrika nämner att årsakter lagras via Storegate som även används av revisorerna. Anonym respondent 10 och respondent Rosie förklarar även att det har en egen portal där de laddar upp dokument och känslig information som ska till kund istället för att skicka via mail eller post.

Att deklarera moms och arbetsgivardeklarationer via fil digitalt gör nio av tio tillfrågade respondenter. Effekterna av detta verktyg beskrivs vara tidsbesparande och kvalité. Anonym respondent 10 förklarar att det beror på att man minskar riskerna för att mata in fel siffror manuellt och även avseende momsen behövs det inte ens en fil utan det går direkt från systemet in till Skatteverket. Respondent Jörgen använder inte verktyget av anledningen att han inte har tillräckligt många kunder.

33 Vid frågan om de upplevde att arbetssätten förändras till följd av digitaliseringen är alla överens om att ingenting försvunnit utan snarare att det har förändrats eller tillkommit arbetsuppgifter. Respondent Rosie beskriver att det var mycket mer stansande och manuella avstämningar i Excel tidigare vilket tog mycket mer tid i anspråk och att risken för fel ökade. Även när momsdeklarationen skulle skrivas på papper var det petigt att fylla i rätt rutor vilket tog lång tid. Till följd av att det manuella arbetet minskat anser Rosie att det gett mer tid till rådgivning vilket hon tror har att göra med en längre tid som yrkesverksam, dessa kvalificerade tjänster är lättare att förstå värdet på och därför ta betalt för. Respondent Karin instämmer med att det läggs mindre tid på det manuella arbetet vilket skapar möjligheten att ge ökad rådgivning. Respondent Ulrika berättar att eftersom kunderna kan hjälpa till mer med bokföringen genom de digitala verktygen minskar vissa arbetsuppgifter för henne och istället har en supportfunktion genom att förklara hur de ska boka vissa kostnader. Detta gör också att rådgivningen och analyser vid månadsavstämningar ökar. Anonym respondent 10 påpekar även att en ny arbetsuppgift som tillkommit är att vara kunnig inom system och program för att bygga digitala rutiner som fungerar för kunderna. Anonyma respondenter 4 och 5 hävdar däremot att rådgivningen varken ökat eller minskat. Anonym Respondent 5 menar att till följd av att handpåläggningen minskar för det manuella arbetet blir det endast mindre tidskrävande. Anonym respondent 4 fyller även på med att det är lättare att felsöka och gå tillbaka och se det som är bokfört tidigare. Respondent Marzena berättar att arbetet förändrats eftersom hon numera använder 3 skärmar för att kunna göra sitt arbete. Vidare förklarar Marzena att skåpen numera ekar tomma på kontoret eftersom kunderna är digitala och därmed är fysiskt material begränsat.

I och med att många respondenter hävdar att arbetssätt och uppgifter förändrats frågade vi respondenterna huruvida de anser att yrkesutbildning och högskolestudier inom redovisning bör förändras i takt med denna utveckling. Denna fråga var för många respondenter svår att besvara eftersom det var längesen de själva gick i skolan. De som besvarade frågan hänvisade till att de har en viss insyn från kollegor och barns nuvarande studier samt vid anställningar. Respondent Rosie berättar att hennes kollega som studerade för 2 år sedan fick göra årsredovisning i Excel vilket hon anser inte speglar verkligheten, skolor bör nyttja de system som finns i branschen redan vilket också respondent Marzena tillägger är viktigt att addera i utbildningen för att arbetsgivaren ska undgå den utbildningen. Anonym respondent 10 betonar däremot att det utbildningen inte behöver omfatta systemen eftersom det kan de lära sig när de

34 kommer till arbetsplatsen. Anonym respondent 7 som hänvisar till hennes dotters studier menar att mycket ser likvärdigt ut som när hon pluggade för många år sedan vilket är en brist. Respondent Karin berättar också att de märker att högskolorna inte hänger med hur en redovisningskonsult praktiskt jobbar exempelvis med hur en reskontra fungerar. Skolorna skrapar generellt enbart på ytan.

Om jag ska rekrytera någon är det viktigt att de kan hitta och förstå felen, det är inte självklart idag. Det är vid T-konton allt börjar och slutar i slutändan. Systemen blir inte bättre än vad man själv är, viktigt att förstå det och vara kritisk.

(Anonym respondent 7)

Alla respondenter är överens att oavsett om en uppdatering görs eller ej av utbildningen krävs det att eleverna ändå lär sig grunderna med T-konton för att förstå hur allt hänger ihop. Hur kontakten med kunder påverkats upplevs olika av våra respondenter. Tre av tio respondenter menar att digitaliseringen inte medfört någon förändring i kontakten. Respondent Rosie förklarar att hon får höra från marknaden att många tycker digitaliseringen är toppen med digitala fakturor och kvitton men att de ofta påtalar vikten av att kunna gå in till en byrå och bli sedda och förstådda utifrån deras verksamhet. Förtroendet försvinner om man inte får träffas. Respondent Ulrika framhåller att kontakten är olika beroende på vad det är för kund. För många kunder byggs kontakten via telefon och att logga in tillsammans för att stämma av saker. Med en del kunder har hon mer kontakt löpande under månaden istället för att det kommer in en gång manuellt, detta menar hon däremot bidrar till att det blir svårare att fakturera sin tid. Anonym respondent 5 berättar att de som kommit längst i digitaliseringen träffar de mindre, men att de istället pratar i telefon mer ofta.

“Mycket är digital kontakt men vårt mål som byrå är att ha en personlig kontakt vid genomgångar för att bygga en speciell och bra relation”.

- Anonym respondent 10

Sammanfattningsvis anser samtliga respondenter att digitaliseringen inte har förändrat kontakten med kunden, men att det däremot finns möjligheter att ha en annan dialog med kunden.

35