Se bilaga 3 för sammanfattning av studiens resultat utifrån kategorier, koder och teman vilka ligger till grund för den riktning som studiens diskussion tar.
5.1. Skalad Scrums påverkan på den interna kommunikationen
Utifrån samtliga respondenter har en skalning av Scrum inneburit en förändring av deras sätt att kommunicera. Det är en utmaning att upprätthålla de agila när Scrum skalas. Kommunikationen vid skalningen har övergått till att bli mer distanserad och kräver därav mer arbete för att bli lyckad. När fler team blir involverade i ett projekt förändras strukturen inom organisationen för att kommunicera, alla kan inte längre delta i samma möten, på grund av otillräckligt med utrymme för att alla ska hinna prata. Teamen måste till en viss del arbeta självgående men Scrum Mastern måste fortfarande inneha en roll där hen ser till att möjligheten till kommunikation ges. Skalning av Scrum sätter större krav på transparens och öppenhet mellan team men också tillit till de andra. Utifrån Careys (2009) transmissionsperspektiv vid en skalning går här att se att likställa med det hierarkiska sättet att kommunicera då syftet är att sända ut information till en underordnad i organisationen för att skapa kontroll, detta sätt att kommunicera tycks majoriteten av respondenter vilja komma bort från då de föredrar en öppen informationsdelning och att alla tar initiativ till att kommunicera på möten. Öppenhet och transparens i informationsspridningen blir här avgörande för huruvida mottagaren kommer att ta emot budskapet som förmedlas.
Enligt en respondent så kan dålig informationsspridning vid skalning leda till att team missar på lärdomar som gjorts inom andra team, detta kan resultera i sämre samverkan mellan teamen och då att Caryes ritualperspektiv (2009) endast uppstår inom teamet men inte mellan teamen. Något som däremot kan stärka samverkan mellan teamen och bidra till en starkare gemenskap är när man skapar en gemensam vision och verklighetsbild inom teamen, så som en av respondenterna försöker göra genom visualiseringar för att få dem att arbeta bättre ihop vid en skalning och för att få dem till att lättare kommunicera team sinsemellan.
Vid skalningen hos samtliga respondenter sker stor del av kommunikationen mellan team genom digitala kanaler. Vilket kan göra det svårare att uppnå den dominanta tolkningen inom Halls kommunikationsmodell, om budskapet inte är tydligt formulerat. Man missar på gester och kroppsspråk samt att det blir svårare att se hur mottagaren avkodar meddelandet om kommunikationen sker genom en digital kanal istället för i ett fysiskt möte. Detta kan då lättare resultera i att den förhandlade tolkningen eller den oppositionella tolkningen uppstår utifrån Halls kommunikationsmodell.
Det blir vid skalning naturligt att kommunikationen sker mer inom teamen än mellan teamen eftersom man frekvent arbetar med sitt team och står lite längre ifrån de andra teamen i vardagen. Det tycks råda en större trygghet i att kommunicera inom team. Två Scrum Master upplevde att de ibland behöver driva teamet till att kommunicera med de andra teamen då det inte alltid sker självmant. De andra två Scrum Master ansåg att det var viktigt att göra teamen självgående och oberoende av de andra teamen vid skalning, detta kan stärka teamkänslan inom
respektive team men göra det svårt för samverkan mellan de olika teamen när ett beroende mellan team är nödvändigt.
Hälften av respondenterna ansåg strukturen som viktig vid en skalning och spela stor roll för kommunikationen. Skalningen gör det svårare att åstadkomma en enkel och snabb kommunikation på grund av att kommunikationen många gånger måste gå igenom fler steg. Vilket också riskerar att resultera i att budskapet tappas längst vägen och kan ge upphov till den misslyckade avkodningen i Halls kommunikationsmodell. Möjligheter till kommunikation med de andra teamen genom möten tycker majoriteten av respondenterna är viktigt och det råder en enighet om att kommunikationen är som bäst när den är fysisk. En teammedlem beskriver information som makt och vilket tyder på hur viktigt det är med en informationsspridning för att komma bort från den hierarkiska organisationen som Granström (2006) tar upp.
Flera respondenter berättar att bristfällig kommunikation leder till att projektet tar längre tid. När Scrum skalas blir det viktigt att uppnå den dominanta tolkningen i Halls kommunikationsmodell för att projektet ska drivas framåt. Att kommunicera på ett sätt så att meddelandet tas emot och leder till en lyckad avkodning. Daily Scrum är ett stort stöd för kommunikationen inom teamet, framförallt nu under covid-19. Det är här som den största delen av den fysiska kommunikationen möjliggörs inom teamet och mellan team och Scrum Master. På Daily Scrum får även Scrum Mastern möjligheten att se hur det går för teamet och känna av stämningen inom gruppen, samtliga respondenter hade en struktur de följde under sina Daily Scrum där de roterar så att alla är aktiva i mötet, vilket ger alla chans till att prata. För att få insyn i vad de andra teamen gör så har scrumteamen på Företag B SoS- möten. Något som även kan underlätta för en lyckad avkodning enligt Halls kommunikationsmodell, eftersom mötena möjliggör direkt interaktion mellan de deltagande Scrum Masterna/ eller utvalda kandidaterna till mötet. Men nackdelen med detta sätt är att när denna information förs vidare ner till andra inom teamet så kan budskapet tappas längst vägen, då informationen inte blir lika lätt att avkoda för de som inte var på mötet. Enligt majoriteten av respondenterna så tar de dagliga mötena nu under COVID-19 längre tid än vad de vanligtvis gör och det bör i själva fallet inte överstiga 15 minuter, vilket de nu gör. Detta tyder också på att kommunikationen genom digitala kanaler inte sker lika effektivt även om IKT i sig kan öka flexibiliteten för kommunikationen vilket stämmer överens med Braukmanns (2017) studie där IKT-användning tycks effektivisera genom att möjliggöra mer flexibilitet. Men det fysiska mötet förespråkas starkt av de flesta respondenterna vilket tyder på att den fortfarande har ett övertag och blir viktig att åstadkomma vid även skalning.
Trots att majoriteten av respondenterna föredrar en fysisk kommunikation framför en digital så anser samtliga respondenter att IKT varit till en stor nytta i deras skalning. En av respondenterna beskriver hur IKT bidragit till att man kan följa upp och involveras i samtliga diskussioner. Respondenterna lyfter fördelar med IKT men det kan å andra sidan leda till att det blir svårt att begränsa arbetet och för den anställde, att veta när denne inte behöver vara tillgänglig vilket stämmer överens med Braukmanns (2017) studie. COVID-19 har även satt ökade krav på digital tillgänglighet. Trots att respondenterna ser många fördelar med IKT och hittills tycker att det har funkat bra att arbeta digitalt, kan de om man ser utifrån Braukmanns
studie (2017) få konsekvenser på de anställdas välbefinnande på lång sikt om de anställda får svårt att strukturera upp och begränsa sitt arbete. Men IKT har i detta fall visat sig vara mycket fördelaktigt för samverkan mellan de olika teamen och tillfört en ökad flexibilitet framför allt under COVID-19. De går även att se hur två respondenter tycks motiveras av att de nu under remote-arbetet får vara mer delaktiga och ha möjlighet till att koppla upp sig på varandras möten.
5.2. Ramverkens betydelse vid skalning
Utifrån Comstedt (2017) definition av Scrum är en av de viktigaste uppgifterna för en Scrum Master är att arbeta tillsammans med hela teamet och verka som ett stöd åt teamen. Detta är något samtliga respondenter i rollen som Scrum Master arbetar för. Genomgående för alla respondenter är att ingen har använt ett ramverk rakt av. Enligt Comstedt (2017) behöver en Scrum Master ha en god förståelse för Scrum ramverket vilket ger på förmågan att peka ut de viktigaste aspekterna för de andra kan detta ses som en hjälp vid val av ramverk. Detta ger en förmåga för vilket ramverk eller vilka bitar ur ett ramverk som kan passa bäst för deras olika team. Många av ramverken för en skalad Scrum har liknande drag, men två respondenter från företag A visade sig vara mycket negativa till SAFe. Dessa två respondenter hade även en negativ inställning till hierarki, vilket enligt Granström (2006) många olika roller och utomstående roller kan leda till. Den respondent som arbetade mer med SAFe hade inte lika negativ syn på hierarki och kom från företag B, där de även tycks råda mer hierarki.
Då normen i SoS är att det är Scrum Mastern som deltar i de olika mötena kan detta bidra till hierarki i de olika teamen. Scrum Mastern som sitter på informationen kan ses få en makt gentemot teammedlemmarna. Detta kan jämföras med en hierarkisk organisation i likhet med Granströms (2006) beskrivning där deltagarna i gruppen får vänta på nya anvisningar. Detta kan också leda till bristen att det inte alltid är Scrum Mastern som besitter den största kompetensen eller vetskapen om vad som bör tas upp och diskuteras under dessa möten. I ett av teammedlemmarnas team har de gjort en egen variant av SoS, där istället för att Scrum Mastern går på alla SoS möten roteras istället respondenten från de olika teamen. Med utgångspunkt på synen att se kommunikationen går det att dra likheter som att teamet jobbar mot Careys (2009) beskrivning av ritualperspektivet. Genom att rotera vilka som går på de olika SoS mötena kan man skapa en starkare gemenskap inom teamet och samma övertygelser vilket visar på att de i detta fall försöker lämna lite av det hierarkiska och gå mer mot den teamorganisation som beskrivs av Granström (2006).
Aktiviteten Product Backlog Refinement som finns i LeSS skulle kunna vara användbar då flera av de olika respondenterna lyfte fram delad kunskap som en viktig aspekt vid skalning. Därav hade det kunnat vara av värde att använda sig mer av eller ta mer inspiration från detta ramverk för att främja informationsdelningen mer och lära av vad andra team gjort. Endast en av respondenterna nämnde att de använde LeSS vid skalning av produkter. Även Lean UX sätter stor vikt vid delad kunskap. Här är samarbete nyckeln för en framgångsrik skalning. Tre av respondenterna från företag A arbetade främst med Lean UX med en strävan att bygga högeffektiva och självgående team, detta kan förklara varför de inte använt sig lika mycket av LeSS. Enligt Halls kommunikationsmodell så påverkar ett bra samarbete kontexten till hur kommunikationen kommer att avkodas. Brainstorming, delad kunskap och samarbete har stort
fokus i Lean UX vilket även främjar samverkan och kommunikationen mellan teamen. Å andra sidan så hade en användning av ett ramverk rakt av kunnat ha lett till att man kommer närmre Scrums syfte då exempelvis LeSS är ett ramverk utformat för att hålla nära Scrums syfte.
En av respondenterna från företag A som siktar på det autonoma lyfter upp betydelsen av den rådande företagsstrukturen vid en skalning, som i dennes fall är hierarkisk. För att lyckas fullt ut med att jobba autonomt och dess fördelar hade företaget dragit nytta av att istället arbeta utifrån Granströms (2006) beskrivning av teamorganisation, där gruppen istället för en enskild individ har huvudansvaret. Något de också tycks sträva efter men ha svårt att uppnå. Detta då respondenten nämner vikten av företaget att förstå att en skalning slår igenom hela företaget. Företag A lägger stor vikt vid autonomi och ser på många plan ser ut att sträva mot den teamorganisation Granström (2006) beskriver. De har Lean UX som metod för att utveckla sin design, vilket enligt teori har samarbete och att designa tillsammans som principer, vilket kan bli konflikt mellan teamen vid skalad Scrum, om teamen blir helt självständiga. Företag B använder ramverk såsom SoS som inspiration men också tagit inspiration från SAFe, vilket även är två ramverk som kan främja det hierarkiska. Enligt teori är SAFe ett ramverk som skiljer sig mycket från traditionella Scrum, vilket då gör att man tappar en del av Scrums syfte. Å andra sidan är både organisationerna stora och globala, vilket kräver en sorts anpassning och kan göra det svårt att uppnå en teamorganisation.
5.3. Hantering av de kommunikativa utmaningarna
Två av respondenterna i rollen som Scrum Master från företag A, har som strategi för att hantera de kommunikativa utmaningarna vid en skalning att vara närvarande och jobba med autonomiprincipen. Genom att jobba med autonomiprincipen och låta teamen vara självbestämmande behöver de inte lösa koordineringsproblemet. Ytterligare en respondent från företag A, jobbar på liknande sätt även om hen inte nämner autonomiprincipen, men arbetar åt detta håll. Ska detta lyckas krävs ett aktivt arbete med grupputvecklingen, då enligt Susan Wheelans IMGD modell, är möjligheterna för kommunikationen avgörande av vilket stadie gruppen befinner sig i. Lyckas Scrum Mastern bygga upp ett högeffektivt team till nivå fyra i Susan Wheelans IMGD modellen har gruppen bästa möjlighet för lyckad kommunikation. Detta kan ses som en möjlighet för att lättare åstadkomma den dominanta tolkningen i Halls kommunikationsmodell. Acceptansen uppstår i och med att gruppmedlemmarna känner varandra och litar på varandra. När gruppen befinner sig i fas två i Susan Wheelans IMGD modell är en av respondenterna noga med att påpeka att det krävs andra taktiker än vid senare faser. Detta då konflikter och ifrågasättningar under denna fasen är mycket vanligt, vilket kan utifrån Halls kommunikationsmodell ses som oppositionella tolkningar. Kommunikationen har stor risk att misslyckas och det krävs ett ansvar från Scrum Mastern att hjälpa teamet och ge stöd till dem genom detta.
En annan respondent i rollen Scrum Master från företag B däremot ser hierarki som en av strategierna för att hantera kommunikativa utmaningar genom att ha ett “träd” av mindre grupper som för vidare kommunikationen för att skapa samordning och kunna följa upp varandras arbete. Detta då man kan skapa en struktur för hur kommunikationen ska ordnas och
transmissionsperspektiv då den som har informationen håller på kontrollen över hur den ska spridas när mottagaren är passiv och även en misslyckad avkodning enligt Halls kommunikationsmodell då kommunikationen måste ta sig igenom fler steg.
För att skapa samma bild av verkligheten använder sig majoriteten av respondenterna visualiseringsverktyg. Med COVID-19 krävs visualisering med hjälp av IKT, där många använder sig av funktionaliteter som finns i Microsoft Teams, till exempel planning boards. Teammedlemmarna verkar dock föredra den fysiska tavlan i syfte för att få samma verklighetsbild, men en av teammedlemmarna tycker ändå att den digitala visualiseringen hjälper till att strukturera upp.