Detta kapitel hanterar resonemang och svarar till egna åsikter och tankar angående hanteringen av ÄTA, erfarenhetsåterföring samt återkoppling.
7.1 ÄTA-hantering, för- och nackdelar
De flesta organisationerna som intervjuats i denna studie har liknande hantering av ÄTA:or, då dessa kommer från samma regelverk och har liknande skrift i handlingar. De skiljer sig dock på några punkter, exempelvis hos myndighet 1 som har ett serverhanterande av ÄTA:or. Där entreprenörerna loggar in och utför underrättelser och aviseringar. Övriga intervjuade använder sig av entreprenörens utvecklade underrättelseloggar och får då utskrivet rapporter på dessa för granskning, eller utsända via mejl.
Enkelheten med att via ett databaserat program hantera ÄTA:orna gör arbetet med
dokumenteringen smidig. Sedan för att möjliggöra uppföljningar på ÄTA:orna kan specifik data hämtas ur dessa program, ifall rätt information finns i systemet samt tagits med vid upprättandet.
Hanterandet av ÄTA:or görs på olika sätt hos de intervjuade organisationerna och företagen, men enligt de intervjuade kommer beställarledet i framtiden att erhålla servrar/loggar för tillvaratagande av information via projekten och i dessa fall även ÄTA-hanterandet. ÄTA:or är enligt min egen åsikt något som inte bör existera, speciellt liknande ÄTA:or som
uppkommer vid flera tillfällen på olika projekt, förutom extra- samt tilläggsbeställningar. Fel som uppkommer via handling bör elimineras via erfarenheter från tidigare ÄTA:or, eller åtminstone minimeras så att återkommande fel ej inträffar, vilket inte sker i tillräckligt stor utsträckning anser jag. Detta beror delvis på att varje enskilt projekt är unikt och en del erfarenheter i form av ÄTA inte går att föra till ett specifikt projekt. Detta är inte positivt anser jag och påverkar således också minimeringen av ÄTA:or.
Viktiga och vanliga parametrar vid upprättande av ÄTA:or är följade: vilken typ av ÄTA, innehåll, datum för upprättelse samt datum för reglering. Detta visar vilken ÄTA det gäller, när den är utfärdad och när den är fakturerad. Men ingen vet om detta kommer från ett
projekteringsfel, en beställning eller på annat sätt medverkat till ett merarbete som bidragit till ÄTA. Därför kan inga uppföljningar göras som exakt visar vad som orsakat problemen och hur de uppkommit. Detta gör att utdelning av erfarenheter från uppkomna händelser under projektets gång ej är möjlig, anser jag.
38
7.2 Användandet av ÄTA:or som erfarenhetsåterföring
Genomgående framgår det att ÄTA:or inte används som erfarenhetsåterföring. Detta anser jag kan bero på att inga besparingar ses i och med detta, alternativt att man anser värdet av det som en småskalig besparing och därigenom inte satsar på någon uppbyggnad av rutiner för detta. Problemen tros enligt mig till stor del ligga vid rutiner i tillvaratagandet av information. Detta trots att de flesta personer som arbetar inom branschen har god kunskap, som skulle kunna leda till bra återföring.
Jag anser att rutiner skapar ordning, vilket även gör ÄTA-hanteringen bättre och återföringen av information till ett mervärde för organisationerna/företagen. Ett av problemen kan vara och ligger till stor del i att hitta ett system för tillvaratagandet av information. Systemen måste fungera tillfredställandande så rätt information hamnar på avsedd plats. Som ett första steg i detta enligt mig är skapandet av rutiner i möten och träffar för att på så sätt bidra till utbyte av erfarenheter. Idag vet vanligen inte närmaste granne vilken information resterande av
kollegorna erhåller i fråga om det specifika projektet som denne driver. Detta skapar enligt mig ingen kontroll på informationsutbytet och den kunskap som medarbetarna har.
Erfarenhetsåterföring kommer inte in i en organisation hur som helst. Viktigt är att fundera på hur och vilken information som skall framgå. Det sätt vilket att föredra är att börja med småskalig samling av information, för att på så sätt se om det fungerar och då möjliggöra uppföljningar på detta.
- Används systemet?
- Vilken information fungerar som återföring? - Vilken information används inte?
Utveckling av system och vilka erfarenheter som visat förbättring samt vilka som kan slopas är en viktig del i utformningen enligt mig. Det är även viktigt att se till vilken information som går att utveckla till andra grenar förutom projektförbättring till exempel ekonomiska förbättringar, styrmedel vid upphandlingar. Ifall man exempelvis kan använda informationen till annat än enbart återföring inom projekt. Tillexempel så kan det vara bra ekonomiskt sett vid upprättande av prognoser. Om erfarenheter används till detta kan bland annat bidra till säkrare prognoser.
39 7.3 Uppföljning av ÄTA:or
I de flesta fall utförs inga uppföljningar av ÄTA:or, förutom av totala kostnader inom de intervjuade organisationerna och företagen. Det kan exempelvis vara totala konstaden för ÄTA:or gentemot entreprenadkostnaden. Detta anser jag till största del kan bero på att inga uppsatta system och rutiner finns för utplock av ekonomiska detaljer för uppföljning. Sedan har ingen nytta setts i bättre uppföljning och därför har inga resurser lagt till att förbättra uppföljningen av den. Något positivit i denna bemärkelse är att nu har de olika
organisationerna sett att uppföljningar kan ge bättre projekt och framförallt bidrar till bättre kontroll av hur ekonomi samt resurser används. Detta anser jag kan komma att, inom en snar framtid, skapa hårdare krav för rapportering och bättre kontroll av det material som lämnas in.
Viktigt att tänka på vid upprättande av dessa rutiner och system är vilken slags information som skall tas fram och vad denna skall användas till. Detta för att exempelvis konteringar ska ske på rätt sätt och även på rätt ställe, vilket gör en spårbarhet möjlig för exempelvis
kommentarer till varför ÄTA:or uppkommit.
Jag anser att även vid hanterandet av fakturor skall detta ses som rutin, då det kan göras mer tydligt och för utveckling via spårbarheten av ÄTA:or i ekonomin. Många gånger läggs kostnader endast för en aktivitet respektive konto, vilket näst intill inga organisationer gör uppföljningar på.
40
7.4 Reflektion om studiens validitet och reliabilitet
Studiens metodval har för mig fungerat bra, inga direkta svagheter har uppkommit i sättet att intervjua eller bakgrunden till intervjun. Däremot kunde fler organisationer och entreprenörer intervjuats för att uppnå en bredare studie och framförallt hade det varit intressant att
intervjua en organisation med erfarenheter angående arbetet med ÄTA, erfarenhetsåterkoppling samt uppföljning.
Svårigheten med studien låg i att de intervjuade hade kort om tid för intervjuer, vilket
försvårar möjligheterna i intervjuandet. Trots att jag var ute i god tid med förberedelser inför intervjutillfällena, samt informera de olika företagen/organisationerna, hade en del av de intervjuade svårt med tider för intervjuer. När det sedan tidigare var uppbokad på andra möten, vilket jag till en annan gång skulle ta i beaktning och därmed vara ute i ett ännu tidigare stadie för uppbokning av intervjuer.
De jag anser som utvecklande vid en intervju är där personen/personerna i fråga inte förstår frågan enligt hur jag tänkt, eller svarar på frågan annorlunda gentemot andra intervjuade. Detta skapar utvecklande tankegångar vid intervjuerna och information som kan förändra tankesättet, genom att andra ämnen kan komma på tal, vilket skapar mer information och djupare diskussioner. Det vill säga emperin tillåts påverka hur frågor som är sprungna ur teorin omtermuleras och tolkas av en typ av abduktiv ansats.
Även tekniken kan strula och skapa problem. I och med att varje intervju spelades in kunde stundtals inspelningsutrustningen krångla. Viktigt att tänka på är en back-up plan ifall detta skulle inträffa. När en inspelning av intervjuer sker antecknas inte informationen på liknande sätt som vid inspelning. Vilket gör det viktigt att testa inspelningsutrustningen och se till att filerna från utrustningen går att hantera i datorn för uppspelning av resultatet.
Vid slutet av varje intervju gjordes kontrollfrågor på intervjuguiden som verifierar att de resultat de intervjuade har sagt stämmer överens med det inspelade materialet. Vilket ger bra trovärdighet i resultatet och lätthet i att följa intervjun vid uppspelning på datorn.
41