Inledningsvis presenterades uppsatsens övergripande syfte som för det första var att undersöka vilka strategier som används för hantering och bevarande av e-post i två svenska kommuner och som för det andra var att undersöka vilken typ av förändringar som har inträffat i respektive kommun gällande hantering och bevarande av e-post efter införandet av dataskyddsförordningen. I föreliggande studie har jag besvarat mina frågeställningar, vilka var följande:
1. Vilka strategier kopplade till hantering och bevarande av e-post använder två kommuner för att uppfylla kraven på god offentlighetsstruktur och vilka problem och fördelar finns det med respektive strategi?
2. Har det skett några förändringar i informationskulturen på de två kommunerna efter införandet av dataskyddsförordningen (GDPR) och vilken påverkan har det haft på strategierna för hantering och bevarande av e-post?
I detta avslutande avsnitt kommer studiens slutsatser att diskuteras, och kommer vidare att avslutas med förslag på fortsatt forskning. För överskådlighetens skull kommer avsnittet att delas in efter mina frågeställningar och en jämförelse mellan Kommun A och B kommer att genomföras under respektive rubrik.
Strategier för hantering och bevarande av e-post
Under denna rubrik kommer mina slutsatser kring frågeställning nummer ett att sammanställas.
På förvaltningen verksam inom området utbildningsverksamhet i förskolor och skolor i Kommun A finns styrdokument i form av dokumenthanteringsplan och handböcker där medarbetare får viss rådgivning i dessa hur man ska tänka kring e-post. För närvarande saknas det dock ett dokument där det gås igenom rutiner för specifikt e-post. Det är en sådan typ av rutin som intervjupersonerna efterfrågar att kommunstyrelsen ska ta fram.
Avsaknaden av en tydlig postrutin bidrar till att strategierna som finns för e-posthantering och bevarande av e-post inte fungerar bra i nuläget på förvaltningen. En mer detaljerad rutin koppat till e-posthantering efterfrågas av både Registrator 1 och Arkivarie 2 och många av deras kollegor. De handböcker som tagits fram på förvaltningen har underlättat till viss del för att veta hur e-post ska hanteras, men
ses främst som en nödlösning, i brist på annat. Arkivarie 2 berättar att de ”behöver uppfinna hjulet själva” på förvaltningen, och dessa handböcker är ett led i det.
En anledning till att inte någon tydlig rutin för e-post har tagits fram och att de ofta får uppfylla hjulet själva på förvaltningen är att arbetet med arkivfrågor varit eftersatt och bortprioriterat område historiskt sätt i Kommun A. Registrator 1 berättar att de tidigare inte haft någon arkivarie anställd på förvaltningen utan att det arbetet med arkivfrågor legat på registratorns bord.
Bortprioritering av arkivfrågor på myndigheter och kommuner bekräftas även i tidigare forskning av Maria Kallberg och Malin Åkerlund kopplat till deras forskning inom e-förvaltning. Enligt Kallberg förekom denna problematik i hennes fallstudie av kommuner. Hon kom fram till att det på en politisk nivå och i verksamheter i kommuner existerar en omedvetenhet om att det är viktigt att arbeta med arkivfrågor, vilket medverkat till att arkivariers och registratorers yrkesroller försummats. Enligt Åkerlunds forskning är arkivariers närvaro viktig inom e-förvaltning och samarbeten mellan olika yrkesroller är väsentligt att skapa vid arbete med digital informationshantering i de undersökta statliga myndigheternas verksamheter. Det kan handla om arkivarier, IT-arkitekter och systemutvecklare som samarbetar i sådana frågor.
I Kommun A uppfylls inte kraven på god offentlighetsstruktur i enlighet med offentlighet- och sekretesslagen när det gäller hantering och bevarande av e-post gällande hur denna sköts för närvarande. Detta kan också kopplas till att arkivfrågor har varit ett bortprioriterat område historiskt sätt i kommunen. Att inkorgarna är överfyllda och skapar ett ”e-arkiv” bidrar som sagt till att bristfällig ordning och struktur kring handlingarna uppstår och att Kommun A inte följer 4 kap. 1 § i offentlighet- och sekretesslagen på en så kallad god offentlighetsstruktur. Av den anledningen är det viktigt att all e-post som ska bevaras också gör det enligt instruktionen i styrdokumenten. Ibland innebär det att e-postmeddelandet ska diarieföras, och då måste det skickas vidare till Registrator 1 och diariet.
När det gäller bevarande av post har Kommun A har för närvarande inget e-arkiv, vilket innebär att det är mycket pappershantering av arkivhandlingar som är aktuellt i nuläget. Därmed bevaras inte arkivhandlingar i ett långsiktigt digitalt perspektiv idag på kommunen.
Kommun B befinner sig i en liknande situation som Kommun A gällande avsaknad av tydliga rutiner kopplat till e-posthantering och bevarande, det saknas en tydlig rutin för hur medarbetarna ska hantera e-post i kommunen. Precis som förvaltningen i Kommun A har detta bidragit till att förvaltningen i Kommun B verksam inom vård- och omsorgsverksamhet har fått ta fram en broschyr för att uppmärksamma kring bland annat hantering av e-post i väntan på att den centrala rutinen från kommunstyrelsen ska tas fram. Kommun B hade dock kommit längre än Kommun A på denna punkt, då kommunen höll på att ta fram rutiner och riktlinjer för hantering av e-post som skulle presenteras under våren 2019.
Avsaknaden av rutiner för hantering och bevarande av e-post bidrar till att strategierna som finns för e-posthantering och bevarande av e-post inte fungerar bra i nuläget på kommunstyrelsen. En tydligare och mer detaljerad rutin, som höll på att fram av GDPR-gruppen behövs för att bättre kunna hantera e-post framöver.
Avsaknaden av tydliga sätt att hantera e-post på medverkar till att många medarbetare på kommunstyrelsen i Kommun B blivit osäkra på hur de ska hantera e-post. Detta bidrar också till att det blir problematiskt att uppfylla krav på god offentlighetsstruktur i enlighet med 4 kap. 1 § offentlighet och sekretesslagen för e-posthantering och bevarande av e-post i vissa fall. Tidigare har ingen på kommunstyrelsen tagit ansvar för att uppdatera gällande dokumenthanteringsplaner och e-postrutiner, då arkiv- och personuppgiftsfrågor varit eftersatta även här i likhet med situationen i Kommun A.
På förvaltningen som är verksam inom vård-och omsorgsverksamhet i Kommun B har det varit enklare att uppfylla kraven på en god offentlighetsstruktur gällande hantering och bevarande av e-post. Anledningen till det är att information som presenterats för medarbetarna om e-posthantering genom utbildning gett resultat. En annan orsak till det är att medarbetarna hade bra koll på vem som de ska vända sig till vid frågor.
Det som det finns utvecklingspotential kring på förvaltningen är att Registrator 3 och andra centrala informationsförvaltare på förvaltningen behöver vara ännu tydligare kring hur e-post ska hanteras och bevaras. Detta gäller främst mot nyanställda och vissa osäkra medarbetare, så att exempelvi e-post som innehåller känsliga uppgifter eller personuppgifter inte blir liggandes i e-postinkorgar. Registrator 3 berättar att det uppkommit ett ökat behov av att rensa i e-postinkorgar med dataskyddsförordningen inträde exempelvis.
Framtagning av broschyren: ”Behandling av personuppgifter (namn på
förvaltningen i Kommun B)” med rutiner för e-posthantering inkluderat, underlättar
i det praktiska arbetet på förvaltningen. En central rutin från kommunstyrelsen kring e-post är dock nödvändig att ha även enligt Registrator 3. Arbetet med dessa rutiner pågick vid tillfället för intervjun, så medarbetarna i Kommun B kunde känna en viss ro kopplat till detta jämfört med medarbetarna i Kommun A. I Kommun A visste inte informanterna vad som höll på att hända med den rutinen, då arbetet med rutiner kring e-post från kommunstyrelsen hade stannat av.
Förändringar i hantering och bevarande av e-post på grund av
dataskyddsförordningen
I detta avsnitt kommer mina slutsatser kring frågeställning nummer två att sammanställas.
Enligt mig har skett en förändring i informationskulturen i Kommun A efter att dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft. I enlighet med definitionen på informationskultur som: socialt komplexa mönster för beteenden, normer och
värderingar som bestämmer användningen och betydelsen av information i en organisation, har denna förändring skett. Från att till större delen ha varit en
bortprioritering av arkivfrågor, personuppgifts/dataskyddsfrågor och informationsförvaltning har dessa områden kommit upp på tapeten igen efter GDPR trädde i kraft.
När det gäller Kommun B har personuppgiftsfrågor tidigare skötts på relativt liknande sätt som de gör idag både på förvaltningen verksam inom vård- och omsorgsverksamhet och kommunstyrelsen. Undantaget från det är att vissa personuppgifter och känslig information inte längre mejlas, vilket gjordes i viss utsträckning innan GDPR i enlighet med missbruksregeln. Personuppgiftsfrågor har med andra ord inte lika eftersatta som i Kommun A. Dock finns det en likhet mellan både förvaltningen i Kommun A och kommunstyrelsen på Kommun B att den person som arbetade som personuppgiftsombud inte hade särskilt operativa arbetsuppgifter. Dessa arbetsuppgifter har ofta varit på sidan av andra uppgifter och inte prioriterats i särskilt stor utsträckning innan GDPR trädde i kraft. På förvaltningen i Kommun B har dock Registrator 3 arbetat aktivt med personuppgiftsfrågor även innan GDPR trädde i kraft.
Jag kommer nedan att beskriva mer i detalj hur informationskulturen har förändrats inom respektive kommun under skilda rubriker.