Status Utvecklingsområden
Aktiviteten pågår enligt plan. Utveckla genomförandeplanerna Aktiviteten pågår enligt plan. Loggkontroll social journal
Självbestämmande och integritet
4. Uppfyller kraven
Rutiner finns och tillämpas.
Status Utvecklingsområden
Aktiviteten är slutförd. Skriftligt material till brukare
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Bemötande och anhörigstöd
4. Uppfyller kraven
Rutiner finns och tillämpas.
Mat och måltider
4. Uppfyller kraven
Rutiner finns och tillämpas.
Aktiviteter och fritid
4. Uppfyller kraven
Rutiner finns och tillämpas.
Säkerhet
4. Uppfyller kraven
Rutiner finns och tillämpas.
RSA
4. Uppfyller kraven
Rutiner finns och tillämpas.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Underlag bedömning Ledning och organisation
Delområde Kommentar
Mötesstruktur utifrån verksamhetens behov
3. Godkänd
Verksamheten har schemalagd mötestid varannan vecka. Del av mötet är APT och den andra delen av mötet är så kallad brukarkonferens, där frågor kring brukarna avhandlas. Detta är ett tydligt sätt att dela upp frågorna, så att både personalfrågor och brukarfrågor ges utrymme. Årligen hålls också minst en planeringsdag.
APT protokollförs och fattade beslut följs upp på nästkommande möte. Under brukarkonferenserna förs inga offentliga protokoll, men verksamhetschef för egna minnesanteckningar och följer upp att sådant som beslutat utförs i dialog med respektive medarbetare. Oftast är det kontaktperson som får i uppdrag att verkställa beslut efter brukarkonferenserna. Verksamhetschef följer upp detta på nästkommande brukarkonferens.
Verksamhetens organisation och ledning
3. Godkänd
Utöver verksamhetschef finns gruppledare anställd på 100% i verksamheten.
Skriftlig funktionsbeskrivning finns, där uppdraget som gruppledare tydligt beskrivs. Verksamhetschef deltar i verksamhetens personalmöten och är frekvent närvarande i verksamheten. Avstämningsmöten mellan gruppledare och
verksamhetschef hålls minst varannan vecka, men oftast varje vecka. Däremellan förs en dialog per telefon löpande.
Verksamhetschef är medarbetarnas närmaste chef och kontaktas under kontorstid i samtliga chefsfrågor. I akuta händelser utanför kontorstid kan medarbetare vända sig till den s.k. trygghetsjouren som har chefsmandat och kan vid behov beordra in personal på övertid eller utöva andra chefsuppgifter. Denna rutin är väl förankrad i medarbetargruppen. Verksamhetschef tjänstgör normalt sett 50% i verksamheten, men ersätter för tillfället sjukskriven verksamhetschefskollega och ansvarar därmed för tre verksamheter. Det är i dagsläget oklart hur länge chefen ska vikariera.
Trygghetsjouren är en verksamhet inom Stockholm stad som kan vara ett stöd i att hantera chefsfrågor som inte kan vänta till närmaste vardag. Humaniora vård och omsorg har avtal med Stockholm stad gällande detta, där det tydligt framgår i vilka ärenden medarbetare kan söka stöd hos trygghetsjouren.
IVO-tillstånd 3. Godkänd
Då verksamheten drivs i kommunal regi krävs inget tillstånd. Däremot är verksamheten anmäld till IVO:s omsorgsregister med verksamhetschef som föreståndare.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Personal och utbildning
Delområde Kommentar
Introduktion av nya medarbetare 3. Godkänd
Rutin samt checklista finns för introduktion av nya medarbetare. Vid tillsvidareanställningar ansvarar verksamhetschef och gruppledare för introduktionen. Vissa moment kan delegeras till övriga medarbetare. För timvikarier ges den praktiska introduktionen av gruppledare samt övriga medarbetare.
Skriftligt material ges till nya medarbetare.
Uppföljning av introduktionen sker i direkt anslutning till avslutad introduktion samt efter en tids tjänstgöring i verksamheten. Uppföljningen dokumenteras, vilket beskrivs i rutin.
Kompetensutveckling 3. Godkänd
En övergripande kompetensinventering är genomförd för samtliga medarbetare inom Humanioras grupp- och servicebostäder i samband med
medarbetarsamtalen. Denna ligger till grund för beslut om individuell kompetensutveckling utifrån identifierade behov. Inom de områden där
inventeringen visat att det finns gemensamma behov av kompetensutveckling har detta utgjort underlag för verksamheternas gemensamma generella
kompetensutvecklingsplan. Värdet av genomförd kompetenshöjande insats följs upp i samband med nästkommande medarbetarsamtal.
Kompetensinventeringen som är gjord kommer ligga till grund för planerad kompetensutveckling löpande under kommande år. Verksamhetschef beskriver att slutar någon medarbetare så ser man tydligt vilken kompetens denne besatt och kan då ta ställning till om det fortsatt finns behov av denna kompetens och i så fall tas hänsyn till detta vid rekrytering. Genom omvärldsbevakning och analys av innevarande års styrkor och utmaningar kompletteras underlaget för
kompetensutvecklingsplan inför kommande verksamhetsår.
Vid nyrekrytering har verksamheten krav på formell kompetens som
undersköterska eller motsvarande. Högre utbildning är meriterande, men inget krav.
Verksamhetens arbete för att säkerställa bemanning
3. Godkänd
Verksamheten har anställda timvikarier i sådan utsträckning att det täcker verksamhetens behov. Vid akut frånvaro finns rutin som anger att personal i tjänst ansvarar för att försöka ringa in ersättare. i första hand timvikarier, men även ordinarie personal vid behov. Om situation uppstår där medarbetare i tjänst inte får tag i någon ersättare finns det i rutin beskrivet att man inte får lämna
verksamheten. Dock ska kontakt i sådan situation tas med trygghetsjouren som kan vara behjälplig med att beordra in ordinarie personal. Trygghetsjouren är en verksamhet inom Stockholm stad som kan vara ett stöd i att hantera akuta frågor som inte kan vänta till närmaste vardag.
Verksamhetens arbete med att rekrytera nya medarbetare
3. Godkänd
Inom Humaniora vård och omsorg finns möjlighet att använda stödfunktioner på HR-avdelningen vid rekrytering. Detta är något som är förankrat och
verksamhetschef beskriver att detta varit ett stort stöd i samband med rekrytering.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Samverkan på verksamhetsnivå sker i dagsläget med Humaniora HSL-team, som ofta deltar på personalmöten och minst två gånger per år samt med
omvårdnadsförvaltningen i form av samverkansmöten och utbildningstillfällen som anordnas av förvaltningen. Även myndighetsavdelningen är en identifierad samverkanspart. Skriftlig rutin finns.
Verksamhetens interna samverkan
3. Godkänd
Intern samverkan sker dels i form av daglig rapport morgon och kväll. Även schemalagd mötestid varannan vecka är forum för intern samverkan.
Mötesplanering finns, agenda följs och fattade beslut följs upp. Behov av samverkan utifrån brukarens behov ansvarar kontaktpersonen för att identifiera och rutin för samverkan anger att detta ska dokumenteras i genomförandeplanen.
I samband med att genomförandeplanen följs upp åligger det kontaktperson att även inventera behovet av nya samverkansparter, eller om tidigare samverkan upphört. I rutin för samverkan beskrivs samverkansparter samt vem som ansvarar för respektive kontakt.
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Delområde Kommentar
Medarbetardelaktighet i verksamhetens kvalitetsarbete
3. Godkänd
Medarbetare ges möjlighet till delaktighet på APT, där alla medarbetare uppmanas att komma med förbättringsförslag. Intervjuade medarbetare intygar att förslag från medarbetargruppen är något som välkomnas och fattade beslut omsätts snabbt i praktik. Medarbetarna uttrycker även att de har väldigt "fria tyglar" när det gäller att förändra arbetssätt i det dagliga arbetet och samverkan dem emellan fungerar mycket väl, vilket gör att nya arbetssätt börjar tillämpas omgående då alla fått tycka till. "Man behöver inte vänta på att det ska vara möte", beskriver intervjuade medarbetare. Dock revideras rutiner vid behov av större förändringar av arbetssätt och förankras hos chef.
Verksamhetens arbete med avvikelser
2. Delvis godkänd
Verksamheten har dels en utförlig rutin för avvikelsehantering som är gemensam för alla LSS bostäder inom Humaniora vård- och omsorg men också en lokal rutin som mer har karaktären av en lathund som ska vara lätt att följa för medarbetare i det dagliga arbetet. En tydlig hänvisning till var blanketter för olika typer av avvikelser finns och avvikelsetyperna är uppdelade i tre huvudområden (LSS, HSL, arbetsmiljö) samt en fjärde för klagomål och synpunkter. Även
rapporteringsskyldigheten enligt Lex Sarah beskrivs i rutinen och egenkontroll sker på flera sätt vad gäller att informationen givits till samtliga medarbetare minst en gång per år.
I samtal med såväl chef som medarbetare framgår det att identifierade avvikelser är något som diskuteras på APT och ofta leder till nya/reviderade rutiner.
Verksamheten har ett aktivt arbete med kulturen kring avvikelsehantering och idag råder samsyn kring att avvikelser är ett sätt att arbeta med ständiga förbättringar, och inte ett sätt att leta fel och brister eller hänga ut kollegor. Utbildningssatsningar har även genomförts som lett till en förståelse för skillnaden mellan å ena sidan avvikelser från genomförandeplan vilket antecknas i social journal och å andra sidan avvikelser vad gäller bristande följsamhet till verksamhetens rutiner, vilket dokumenteras enligt rutiner inom ramen för kvalitetsledningssystemet.
Verksamheten behöver fortsätta det påbörjade arbetet med att förankra rutiner för avvikelsehantering, för att öka tillämpningen av dessa samt öka kunskaperna kring lex Sarah och hur det arbetet är relaterat till avvikelsehanteringen.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Delområde Kommentar
Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete
2. Delvis godkänd
På APT finns kvalitet med som en agendapunkt. Alla medarbetare har uppmanats att vara uppmärksamma på om några rutiner behöver revideras och
förbättringsförslag välkomnas. Mötesstrukturen är tydlig vad gäller vilka frågor som ska avhandlas i vilka forum. Fattade beslut under de möten som avhandlar brukarfrågor följs regelmässigt upp på nästkommande möte, vilket gruppledare ansvarar för. Strukturen för att fatta beslut samt följa upp planerade åtgärder är något som fungerar väl och är ett resultat av ett aktivt arbete med att förtydliga denna struktur.
Minst en planeringsdag hålls årligen. Tema för planeringsdagen varierar och utgår från vad verksamheten utifrån sitt systematiska förbättringsarbete identifierat som utvecklingsområden.
Samverkan kring verksamhetsövergripande kvalitetsarbete med andra verksamhetschefer inom Humaniora LSS är ett utvecklingsområde som
verksamhetschef beskriver har avstannat till följd av sjukfrånvaro hos andra chefer samt på grund av covid-19. Det finns en plan för detta arbete och
verksamhetschef har tillsammans med rekryterad vikarierande verksamhetschef i uppdrag att ta fram förslag för en sådan struktur.
Riskanalys
Rutin finns som beskriver hur verksamheten ska arbeta för att identifiera och hantera risker utifrån olika perspektiv och på olika nivåer, där både sannolikhet och allvarlighetsgrad skattas. I samband med uppföljning av genomförandeplan anger rutinen att även riskbedömningarna ska följas upp. Det gäller såväl arbetsmiljörisker som risker för brukarna. En pärm finns för dokumentation av riskbedömningar ur ett arbetsmiljöperspektiv där även handlingsplaner finns som anger hur man som medarbetare ska agera för att minimera risk för negativ händelse. Brukarrisker dokumenteras i den sociala dokumentationen och förvaras i personakt. IT-stödet LEDA kan användas för att bedöma och dokumentera risker på verksamhetsnivå, utifrån verksamhetens processer och aktiviteter. Detta arbete är under pågående utveckling.
Egenkontroll
Egenkontroll sker genom uppföljning av fattade beslut på APT, uppföljning av upprättad handlingsplan vid rapporterad avvikelse och uppföljning av
medarbetarnas förtrogenhet med uppdraget som kontaktperson. Egenkontroll av social dokumentation genomförs av chef regelbundet och återkopplas till berörd medarbetare, men resultatet dokumenteras ej. Verksamheten har även tagit fram årshjul för olika funktioner och områden; systematiskt brandskyddsarbete, gruppledare och kontaktperson. Ett årshjul för de aktiviteter som verksamhetschef ansvarar för håller på att utvecklas. Dessa årshjul ligger sedan till grund för verksamhetschefens uppföljning av att planerade aktiviteter genomförts.
Rutiner
Lokala rutiner finns tillgängliga i verksamheten. Medarbetarna har uppmanat lyfta behov av ändrade rutiner, vilket tas upp på APT. Grupp- och servicebostäderna inom Humaniora vård och omsorg strävar efter att ha så lika arbetssätt som möjligt, varför vissa rutiner tas fram på verksamhetsövergripande nivå för att sedan vid behov anpassas lokalt till respektive verksamhet.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
En övergripande rutin för social dokumentation finns som är gemensam för alla grupp- och servicebostäder inom Humaniora vård och omsorg. Utöver denna finns även en kortare rutin för social dokumentation som mer har karaktären av en lathund som är tänkt att utgöra ett stöd i det dagliga arbetet. Även denna beskriver väl hur dokumentation ska föras i enlighet med Solna stads riktlinjer. En
dokumentstödjare finns i medarbetargruppen, med uppdrag att stötta kollegor.
Social dokumentation förs i Lifecare. Alla medarbetare är förtrogna med systemet och en löpande journalföring sker. Granskade genomförandeplaner med
tillhörande social journal följer Solna stads riktlinjer för social dokumentation.
Verksamheten har utöver genomförandeplanerna arbetsrutiner för varje brukare som är utförliga beskrivningar av hur stödet ska utföras och ses som ett
komplement till genomförandeplanen. Verksamheten strävar efter att i möjligaste mån beskriva hur stödet ska ges i genomförandeplanerna, men i de fall
kompletterande arbetsbeskrivningar bedöms som nödvändiga finns hänvisning till dessa i genomförandeplan.
Rutin för egenkontroll av social dokumentation finns och anger att denna ska genomföras fyra gånger per år. Påminnelse finns inlagd i Outlooks kalender. Det är dokumentstödjare som tillsammans med chef genomför egenkontrollen.
Resultatet dokumenteras och utgör underlag för diskussion och lärande på efterföljande APT.
Genomförandeplan upprättas oftast inom tre veckor och i de fall
genomförandeplan av någon anledning ej upprättas inom tre veckor sker en dialog med ansvarig handläggare.
Rutin för loggkontroll saknas, vilket behöver upprättas. Verksamhetschef beskriver att systemstöd för att genomföra loggkontroller saknas, vilket verksamheten ska samverka med IT-specialisterna kring för att söka en lösning för. Verksamheten ska även fortsätta arbetet med att i genomförandeplanerna förtydliga hur insatserna ska utföras, utifrån att verksamhetschef själv beskriver detta som ett fortsatt utvecklingsområde.
Självbestämmande och integritet
Delområde Kommentar
Delaktighet och kommunikation 3. Godkänd
Genom boendemöten ges brukarna möjlighet att inkomma med synpunkter och förbättringsförslag. Protokoll förs och finns tillgängliga i det gemensamma utrymmet. Det är även uttryckligen ett uppdrag som kontaktperson att inhämta brukarens önskemål och synpunkter, som sedan ska ligga till grund för insatser i genomförandeplanen. Samtliga medarbetare som intervjuades tillstår att det i regel är brukarnas uttryckta önskemål som ligger till grund för vad man faktiskt gör på jobbet. Det framgår även vid granskning av social dokumentation att stödet är individuellt anpassat och att önskemål omsätts i praktik.
Kontaktmannaskap 3. Godkänd
Funktionsbeskrivning för kontaktmannaskapet finns och är väl förankrad i verksamheten. Varje brukare har två kontaktmän, för att minska sårbarheten vid frånvaro. Brukarna informeras om rätten att byta kontaktperson och det är i huvudsak kontaktpersonens ansvar att inventera brukarens intressen, åsikter och behov av stöd för att sedan formulera detta i genomförandeplan. På
brukarkonferenserna ansvarar kontaktperson för att delge kollegor ny information kring brukaren och verksamhetschef säkerställer att tid avsätts för alla brukare i verksamheten på dessa konferenser, som hålls varannan vecka. Schemat är medvetet planerat på ett sådant sätt att det ska finnas möjlighet för kontaktperson tillsammans med brukaren att göra aktiviteter i syfte att stärka relationen dem emellan. Ett årshjul finns upprättat där kontaktpersonens ansvar och
arbetsuppgifter under ett verksamhetsår framgår.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Delområde Kommentar
Tillgänglighet och information 3. Godkänd
Rutin för mottagande av ny brukare finns och tillämpas i verksamheten. På boendemöte informerar personal om förändringar i verksamheten och därutöver ansvarar kontaktpersonen för att informera brukarna individuellt.
Verksamheten har ett skriftligt material med information om verksamheten som överlämnas i samband med ny brukare.
Bemötande och anhörigstöd
Delområde Kommentar
Bemötande 3. Godkänd
Alla nya medarbetare informeras om Humanioras värdegrund i samband med anställning. Värdegrundsfrågor finns även med som agendapunkt på APT, där diskussioner och övningar sker i värdegrunds- och bemötandefrågor.
Verksamhetschef är den som förbereder och håller i dessa diskussioner på APT.
För brukarna är det på husmöte denna typ av diskussioner förs. Vissa brukare är bekväma med att föra denna typ av diskussioner i grupp, medan andra väljer att diskutera sådant med sin kontaktperson istället.
Solna stads kvalitetsdeklaration är väl förankrad i medarbetargruppen, brukarna informeras om denna i samband med inflyttning och den lyfts på APT årligen.
Stöd till närstående 3. Godkänd
Alla medarbetare i verksamheten har god kännedom om Solna stads
anhörigteams arbete och kan vid behov hänvisa anhöriga dit, om det stöd som verksamheten kan ge inte räcker till.
Rutin finns som beskriver hur stöd till anhöriga ska ges. Hänvisning till stadens anhörigteam finns i rutinen. Rutinen har förankrats i medarbetargruppen under APT.
Mat och måltider
Delområde Kommentar
Livsmedelshygien 3. Godkänd
Detta är ej relevant i verksamheten, då denna inte är registrerad som livsmedelsanläggning.
Möjligheter att påverka mat och måltider
3. Godkänd
Brukarna lagar mat i sina egna lägenheter, vid behov med stöd av personal. Vad som ska tillredas planerar brukaren tillsammans med personal oftast i förväg, eller i anslutning till att inhandling sker. Det är brukaren själv som helt avgör vilken mat som ska lagas och hur detta går till ska formuleras i genomförandeplan.
Aktiviteter och fritid
Delområde Kommentar
Aktiviteter inne och ute 3. Godkänd
På boendemöten finns som stående punkt att diskutera förslag på gemensamma aktiviteter. På APT går man igenom inkomna förslag på större aktiviteter och planerar tillsammans för hur dessa ska kunna genomföras. Minst varje helg genomförs någon gemensam aktivitet utanför verksamheten som alla erbjuds att delta i. Personal som tjänstgör under helgen ansvarar för att utföra inplanerad aktivitet. Om brukarna själva inte uttrycker några förslag på aktiviteter föreslår personal några alternativ som brukarna kan välja mellan. Medarbetare uppmanas att aktivt söka efter möjliga aktiviteter i närområdet, t.ex. undersöks regelbundet kultur- och fritidsförvaltningens aktivitetsutbud. Även brukare som initialt inte visat intresse för att delta tillfrågas i samband med att aktiviteten ska genomföras.
I de fall som brukaren har svårigheter att ta till sig information muntligt eller i grupp, ges skriftlig information om aktiviteter som finns att delta i.
A nde rstor ps vä ge n 2 - R app or t: A vt als uppf öl jni ng 202 0
Säkerhet
Delområde Kommentar
Larm
3. Godkänd
Brandlarm är det enda larm som finns i verksamheten. Tydlig gränsdragning finns upprättad för vad som åligger verksamheten att genomföra vad gäller
funktionskontroll. Brandskyddsronder har genomförts enligt rutin och
dokumenterats i systemet KIA. Brandskyddskontrollanterna i verksamheten har varit delaktiga i detta.
Hot och våld 3. Godkänd
Verksamheten har rutin för hot och våld. Denna innefattar hot och våld mellan brukare, från närstående och från personal. Särskild rutin finns för våld i nära relation som har förankrats i medarbetargruppen på APT.
Nyckelhantering 3. Godkänd
Verksamheten har rutin för nyckelhantering vilken är känd hos medarbetarna.
Privata medel 3. Godkänd
Rutin finns för hantering av privata medel. Redovisning sker till företrädare enligt överenskommelse mellan verksamheten och denne för hur detta ska ske.
Tystnadsplikt och sekretess 3. Godkänd
Information om tystnadsplikt och sekretess lyfts i samband med anställning och medarbetarna skriver under att de förstått innebörden av detta. I verksamhetens årshjul finns infört att årligen lyfta tystnadsplikten och sekretessen i
medarbetargruppen.
RSA
Delområde Kommentar
RSA
3. Godkänd
Verksamheten redovisar i kvalitetsberättelsen riskanalyser som följer Solna stads övergripande riskanvisningar. Vid identifierad risk har åtgärd beskrivits.