4.2.1 Utmaningar
De utmaningar som respondenterna upplevde med molnbaserade tjänster var likartade. M, N, MA, S, MD och J nämner alla att utbildning av personal har varit en utmaning för dem. Respondent M och MD upplever att det har varit en utmaning att ha tillit för den externa leverantören. Respondent N, MA och S påpekar att det har varit en utmaning att utbilda de av byråns kunder som har tillgång till de molnbaserade tjänsterna samtidigt som byrån riskerat att förlora kunder som inte vill arbeta med digitala plattformar. Respondent MD nämner att det har varit svårt att komma upp till den normala arbetstakten då många anställda inte varit vana vid att arbeta digitalt. Respondent J nämner att det har varit svårt att hålla en god relation mellan kund och leverantör då flera kunder varit rädda för att känslig information uppladdad i molnet sprids.
Mest frekventa påståendena: Utbildning av personal, Utbildning av kunder, Tillit till den externa leverantören
4.2.2 Risker
Respondenterna M, N, MA, S, MD, J och L nämner att säkerheten är en risk och de menar att de är rädda för att data hackas och känslig information på så sätt sprids. Respondent N hävdar att strömavbrott kan vara en risk då avbrott tidigare inträffat på arbetsplatsen vilket lett till att anställda har fått gå hem. Vidare så nämner respondent S att risken med att jobba hemifrån kan bli en bekvämlighet och sedan när det är dags att återgå till normala arbetsmetoder (arbeta på arbetsplatsen) kan detta leda till lathet. Respondent MD hävdar att en dålig
internetuppkoppling kan påverkar arbetet och sabotera arbetsdagarna. Respondent J påpekade att klienter som inte vill arbeta digitalt kan känna sig tvungna att lära sig och i värsta fall kan det leda till att revisionsbyrån förlorar kunden. Molnbaserade tjänster kan inte tvingas på kunden.
4.2.3 Fördelar
Alla respondenter förutom respondent J hävdade att de molnbaserade tjänster som de använder är lätthanterade vilket de ansåg är en fördel för dem. Respondenterna M, N, MA, MD och J anser att tillgängligheten är en fördel med användning av molnbaserade tjänster.
Respondenterna M, N, MA, J och L nämner att en fördel med molnbaserade tjänster är dess smidighet: ”Det går så smidigt att dela med sig information mellan kollegor och klienter via molntjänster”, berättade respondent J. Respondenterna M och MD lyfte upp även en annan fördel med molnbaserade tjänster vilket är dess förmåga att säkerhetskopiera information: “Information sparas hos den externa leverantören, det vill säga. om det skulle ske en brand eller om datorn kraschade hade informationen fortfarande varit åtkomlig”, påpekade respondent MD. Respondenterna M och MD nämnde även att arbetet blir mer flexibelt vid användning av molnbaserade tjänster. Respondent S hävdade att det är lätt att komma åt information med molnbaserade tjänster vilket underlättar arbetsprocessen. Vidare nämner respondent S att fördelarna med att använda molnbaserade tjänster är att det ger en säker anslutning, att revisionsbyrån betalar för den kapacitet som används samt ger en obegränsad lagring av data. Även respondent J ser en obegränsad lagring av data som en fördel. Däremot så påpekar J även att användning av molnbaserade tjänster i längden reducerar kostnaderna och sparar mycket tid. Respondent L ser fördelen med molntjänster är möjligheten att kunna arbeta hemifrån under Corona pandemin.
Mest frekventa påståendena: Lätthanterat, Tillgänglighet, Smidigt
4.2.4 Nackdelar
Respondent M, N, MA, S och L hävdar att en av nackdelarna med molnbaserade tjänster är att revisionsbyrån ständigt är beroende av en internetkälla, respondent N hävdar även att byrån även är ständigt beroende av elektricitet. Respondenterna M, MA, S och J nämner nackdelen att de begränsade kunskaperna om molnbaserade tjänsterna kan vara ett problem eftersom vissa inte har expertiskunskaper kring detta och alla dess risker. Respondent S, J och L nämner att behovet av arbetskraft kan reduceras när arbetet blivit mer digitalt, och molnbaserade bidrar till detta. En annan nackdel som lyfts upp bland respondenterna N, MA, S och J är att kunder inte vill arbeta via digitala plattformar vilket kan leda till att revisionsbyråerna förlorar dessa kunder. Respondent MD hävdar att tekniskt strul kan vara en nackdel vilket kan
Tabell 4.2 Tema 2: Effekter
Respondent Utmaningar Risker Fördelar Nackdelar M Tillit till extern
leverantör, utbilda personal.
Säkerhetsrisker Konfidentiell info riskerar att röjas vid hackning. Lätthanterat, tillgänglighet och smidigt. Beroende av internet, begränsade kunskaper om molntjänster. N Utbilda personal, utbilda kunder. Säkerhetsrisker och strömavbrott. Lätthanterat, Tillgänglighet, smidigt, säkerhetskopieri ng Beroende av el, internet. Förlora kunder som ej vill digitalisera arbetet MA Utbilda personal, utbilda kunder Säkerhetsrisker Lätthanterat, tillgänglighet, flexibilitet, Smidigt Begränsade kunskaper om molntjänster, beroende av internet, förlora kunder som ej vill arbeta digitalt. Info enbart tillgänglig på molntjänsten S Utbilda personal, utbilda kunder Säkerhetsrisker samt bekvämlighet att jobba hemifrån Lätthanterat, lättåtkomlig till info, säker anslutning, betalar endast för kapacitet som används. Obegränsad lagring av data Begränsade kunskap om molntjänster. Förlora kunder som ej vill arbeta digitalt. Beroende av internet. Behov av arbetskraft kan minska. MD Tillit till leverantör, utbilda personal. Tid att komma upp till normal arbetstakt Säkerhetsrisker , internetuppkop pling kan sabotera arbetsdagar Lätthanterat, tillgänglighet, flexibilitet, säkerhetskopieri ng
Tekniskt strul som hindrar bolaget att utföra arbetsuppgifter. J Utbilda personal, relation med kund och leverantör Säkerhetsrisker , försämrad relation mellan företag och kund Obegränsad lagring av data, tillgänglighet, minskade kostnader, tidsbesparing, smidigt
Förlora kunder som inte vill arbeta digitalt, lite kunskaper om molntjänster, behov av arbetskraft minskas. L Övergå till ett
nytt arbetssätt Risk för dataintrång, Lätthanterat, smidigt, arbete hemifrån. Internetuppkoppling, behov av arbetskraft kan minska
5. Analys
I detta kapitel diskuteras det empiriska materialet relaterat till underlaget från den teoretiska referensramen. Här har samma teman presenterats som i empiriavsnittet: Ekonomiskt
resursperspektiv samt Effekter med molnbaserade tjänster.
5.1 Ekonomisk resursperspektiv - Tema 1
5.1.2 Tid
När samtliga respondenter fick frågan om hur användningen av molnbaserade tjänster påverkat dem avseende tid kunde författarna se ett mönster. Respondenterna, N, J, S, MD, L svarade att utbildningstid medförde en del svårigheter eftersom tid var en begränsad resurs. Ghasemi et al. (2011) stödjer detta påstående då författaren hävdar att vidareutbildning blir behövligt när ett företag digitaliserar. Vidare argumenterar Barann et al. (2019) att det oftast är de små företagen som får problem med utbildningstid eftersom de inte har lika mycket tid för utbildning som de större företagen. Dock ansåg respondenterna M och MA att deras bolag inte påverkats av utbildningstid och hävdade att deras personal inte behövde någon form av särskild vidareutbildning utan snarare bara få in varan. Respondenterna L och S talade om att de anställdas arbetstakt påverkades negativt till en början eftersom det tog tid att anpassa sig till nya arbetssättet och detta är något som Ghasemi et al. (2011) lyfter upp.
Respondent MA och J lyfter upp en positiv påverkan som molntjänster haft på dem och det är att molntjänster frigjort tid för bolaget och att personalen då har kunnat ägna tiden åt andra arbetsuppgifter. Raphael (2017) poängterade att digitalisering ger upphov till tidsbesparing och detta i sin tur ger upphov till effektivisering. MA ägnade mer tid åt konsultation medan J kunde ägna mer tid åt att skapa kundvärde. Alla samtliga respondenter var eniga i sina svar om att molntjänster besparat dem tid på lång sikt. På kort sikt drabbades N, L, MD, J, och S av utbildningstiden.
Det går att identifiera ett mönster när tidsaspekten undersöks, fem av sju respondenter upplever att utbildningstiden var kritisk och påverkade dem. Det var inte alla respondenter som uttryckt detta men det var en majoritet som gjort det. Detta mönster kan hänföras till
5.1.2 Kunskap
Barann et al. (2019) hävdar att små företag inte alltid besitter den nödvändiga kompetensen som behövs för att bedriva digitalisering. Företagsstorlek är enligt Barann et al. (2019) av stor vikt eftersom det kan vara avgörande för svårigheterna som medförs för företagen som vill
digitalisera. Detta gick att dra paralleller till respondenterna då N, S, MD, L tillhör små revisionsbyråer som troligtvis har begränsat med resurser. Dessa respondenter hävdade att det satts högre krav på personalens datakunskaper nu när de arbetar med molnbaserade tjänster som är en digital lösning. Respondent MA berättar att kunskapskraven för realtidsrapportering ökat eftersom arbetet med molnbaserade tjänster har försnabbat alla transaktioner och
affärshändelser i och med att bokföringsinformation registreras automatiskt. Respondent M är dock inte ensam om att anse att de inte påverkats på kunskapsaspekter. M berättar att
personalen inte behövde utöka sina kunskaper, även respondent J bekräftar detta. Respondent J nämner inga ökade kunskapskrav för personalen men påpekar dock att personalen påverkats positivt eftersom de ökat sina kunskaper om IT och molnbaserade tjänster. Respondent poängterar också en positiv påverkan och berättar att kunskap spridningen inom företaget har förbättrats med användandet av molnbaserade tjänster. Respondent M berättar i intervjun att information om hur personalen bör utföra en viss arbetsuppgift finns tillgängligt bara genom att dela en mapp i molnet och detta menar M är en positiv påverkan på kunskap spridningen inom organisationen.
Det råder ett mönster som berör ökade kunskaper, fem av sju respondenter påpekade ökade kunskapskrav men på olika fronter. Respondenterna N, S, MD, L hävdar att datakunskap kraven höjts i samband med användandet av molnbaserade tjänster och respondent MA berättar att personalens kunskaper om realtidsrapportering höjts. Barann et al. (2019) påpekade just att små företag inte alltid har den nödvändiga kompetensen och respondenterna nämnde två olika områden där kunskapskraven ökat. Att öka kunskapskraven är nödvändigt för ett företag ifall personalen inte besitter nödvändiga kunskapen.
5.1.3 Finansiering
Matt et al. (2015) menar att finansieringen för digitalisering är en kritisk punkt för små företag. Lombardi et al. (2015) hävdar att finansieringen för implementeringar och förändringar i arbetsprocessen kan vara hinder för småföretagen. Detta bekräftar respondenterna N, S, L, J, MD när de påpekade den kostsamma utbildningen av personal. Dimitri och Matei (2014) påpekar också de dyra kostnaderna som hänförs till utbildning av personal. Det var inte endast utbildningskostnaderna som var kostsamma utan anskaffning av dataprogram inklusive licenser var även de kostsamma påpekade respondenterna S, MD, L. Respondent N nämner att företaget bytt internetleverantör till det bättre eftersom arbetet med molnbaserade tjänster skapar ett beroende av en stark internetuppkoppling. Hervas-Oliver et al. (2016) påpekar att småföretags begränsade resurser oftast inte tillåter ökade kostnader. Detta kan förklara varför finansieringen berört företagen som respondenterna N, S, L, J, MD är anställda i. Ghobadian och Gallear (1997) poängterar också de finansiella riskerna småföretag står inför med investeringar i nya projekt. Respondenterna S och L berättar att personalens arbetstakt påverkades negativt av nya arbetssättet och i sin tur påverkade det lönsamheten i företaget eftersom de inte var lika
produktiva. Personalens påverkade arbetstakt kan kopplas till Dimitriu och Matei (2014) som hävdade att anpassning till nya omständigheter också är en begränsande faktor, arbetstakten påverkade i sin tur företagets lönsamhet
Ett mönster som författarna kan identifiera är att just utbildningskostnader påverkade företagens finansiering. Matt et al. (2015) påpekar att finansiering är en kritisk punkt för små företag och detta kan hänföras till respondenterna N, S, L, J, MD som påpekade de höga
utbildningskostnaderna. Ett ändrat arbetssätt medför även inköp av arbetsutrustning som respondent S, MD L, N påpekade i sina intervjuer, sammanfattningsvis krävdes det nya
dataprogram och byte av internetleverantör enligt respondenterna. Respondent L berättade även att företaget fått införskaffa en extra dataskärm per arbetsplats och även portabla datorskärmar som medtas till möten med kund. Lombardi et al. (2015) poängterar att kostnader som kan hänföras till ändringar i arbetsprocessen är kostsamma för småföretagen, dessa inköp har varit nödvändiga för företagens nya arbetssätt.
5.2 Effekter - Tema 2
5.2.1 Utmaningar
Taipaleenmäki och Ikäheimo (2013) hävdar att utvecklingen av digitala verktyg kommer att kräva högre kompetens hos anställda, det vill säga att revisionsbyråerna ställer högre krav på medarbetare. Respondenterna M, N, MA, S, MD och J har upplevt att utbildningen av personal har varit en utmaning för dem då molnbaserade tjänster är något relativt nytt och för att
personal ska känna sig bekväma har revisionsbolagen därför behövt utbilda sin personal. Med tiden krävs det mer specifika kunskaper av att använda digitala plattformar (Taipaleenmäki & Ikäheimo, 2013). Detta kan tolkas som att utbildningen i att hantera molnbaserade tjänster har varit en utmaning för dem. Molnbaserade tjänster är ett relativt nytt verktyg för
revisionsbyråer och då de har behövt utbilda personal som inte har jobbat med molnbaserade tjänster tidigare. Det krav på högre utbildning som Taipaleenmäki och Ikäheimo (2013) lyfter upp bekräftas av respondenterna M, N, MA, S, MD och J. Högre krav på medarbetare leder till att revisionsbyrån måste utbilda personal vilket anses vara en utmaning enligt de ovannämnda respondenterna.
Respondent M och MD påpekar att det har varit en utmaning att ha tillit för den externa leverantören vilket även bekräftas av Paquette et al. (2010) som hävdar att det är utmanade att beakta och kontrollera externa leverantörer av molnbaserade tjänsterna som befinner sig utanför den egna verksamheten. Respondent J nämner att det har varit svårt att hålla en god relation mellan kund och leverantör då flera kunder varit rädda för att känslig information sprids, vilket bekräftar Subashini och Kavithas (2011) observation om att
relationsuppbyggnad gentemot ett revisionsbolags klienter kan vara en utmaning på grund av brister med molnbaserade tjänster vad gäller integritet och sekretess och risken för
5.2.2 Risker
Respondenterna M, N, MA, S, MD, J och L nämner att säkerheten är en risk och de menar att de är rädda för att data hackas och känslig information på så sätt sprids. Detta anses vara ett problem enligt tidigare studier. Mihai (2015) anser att det ställs högre krav på säkerhet vilket även kan bekräftas av Subashini och Kavitha (2011) som lyfter upp en att det kan vara lätt att glömma risker och riskhantering med användning av digitala verktyg. Revisionsyrket har på senare tid förändrats och detta beror på enligt Thilander och Rolandsson (2018) att den snabba uppkomsten av digitala verktyg är en av orsakerna. Att arbeta med molnbaserade tjänster rör integritet och sekretess vilket även rör revisionsbolagens klienter (Subashini & Kavitha, 2011). Riskmedvetenhet anses vara väldigt viktigt (Weng Yew et al. 2015; Visma, 2017).
En risk som respondent S påpekat är att det kan bli en bekvämlighet att jobba hemifrån (under Corona), när det är dags att återgå till normala arbetsmetoder (arbeta på arbetsplatsen) kan det leda till lathet och att anställda hellre vill arbeta hemifrån. Respondent J påpekade att klienter som inte vill arbeta digitalt kan känna sig tvungna att lära sig och i värsta fall kan det leda till att revisionsbyrån förlorar kunden. Molnbaserade tjänster kan inte tvingas på kunden.
5.2.3 Fördelar
Alla respondenter förutom respondent J hävdade att de molnbaserade tjänster som de använder är lätthanterade vilket de ansåg vara en fördel för dem. Gilan och Hammarberg (2016) påpekar att molntjänster används mer inom revisionsbyråer och där har den blivit ett kärnverktyg som både förbättrat, effektiviserat samt förenklat revisionsbyråernas arbetsprocesser. Revisorers arbete har förenklats med användning av digitala verktyg såsom molnbaserade tjänster,
Brandas et al. (2015) hävdar att molntjänster är lätthanterat som underlättat att förvara kvitton, betala fakturor men även att sprida information till medlemmar och kunder digitalt via molnet. Respondenterna M, N, MA, J och L nämner att en fördel med molnbaserade tjänster är dess smidighet. ”Det går så smidigt att dela med sig information mellan kollegor och klienter via molntjänster” förklarar respondent J. Den absolut nyttigaste fördelen med molnbaserade tjänster enligt Brandas et al. (2015) är att den information som transkriberas i en plattform kan snabbt bli åtkomlig för en som kan behöva denna information. Detta bekräftas av
att få tillgång till dataresurser när som helst med hjälp av internet.
Respondenterna J och S som påpekar att den obegränsade lagring av data är en fördel, vilket kan bekräftas av Gilan och Hammarberg (2016) som nämner att molntjänster är en användbar funktion till att samla in information, lagra data i stor kapacitet samt ha möjligheten att kunna dela detta med vem som helst. Respondenterna M och MD lyfte upp även en fördel med molnbaserade tjänster vilket är dess förmåga att säkerhetskopiera information. Brand (2012) påpekar att molnbaserade tjänster har lett till minskade kostnader vilket även respondent J lyfter upp. Molnbaserade tjänster utvecklas ständigt och några av de absolut viktigaste drivkrafter som orsak till utvecklingen av molntjänster är mobilitet, att ständigt ha uppkoppling, minska
kostnader, att kunna ha en stabil lagring och tillgång till information och data (Kairos Future 2016; Finansinspektionen, 2018). Respondenterna M och MD nämnde även att arbetet blir mer flexibelt vid användning av molnbaserade tjänster. Respondent L ser fördelen med molntjänster att det blir möjligt att arbeta hemifrån under pandemin. Revisorer har i sitt arbete använt sig av fysiska papper/dokument men med digitaliseringens utveckling har det blivit möjligt att i större utsträckning att lämna de traditionella metoderna, med datorer och program har det blivit mer effektivt att ta fram och analysera data (Bierstaker et al. 2001).
5.2.4 Nackdelar
Respondenterna M, MA, S och J nämner att de begränsade kunskaperna om molnbaserade tjänsterna kan vara ett problem eftersom vissa inte har expertiskunskaper kring detta och riskerna som medförs. Molntjänster har som sagt sina brister och vissa revisionsbyråer ställer även krav och menar att en specifik kunskap krävs vid användning av digitala plattformar. Enskilda arbetsuppgifter kommer att påverkas med tiden på grund av utvecklingen av digitala verktyg (Taipaleenmäki & Ikäheimo, 2013). Neovius och Duncan (2017) lyfter upp att behov av revisorer minskar med tiden Respondenterna S, J och L bekräftar detta då de nämner att behovet av arbetskraft kan reduceras när arbetet blivit mer digitalt, och molnbaserade tjänster bidrar till detta.
Den teknologiska utvecklingen förser inte bara fördelar, respondent M, N, MA, S och L hävdar att en av nackdelarna med molnbaserade tjänster är att revisionsbyrån ständigt är beroende av en internetkälla, respondent N hävdar även att byrån ständigt är beroende av elektricitet. En annan nackdel som lyfts upp bland respondenterna N, MA, S och J är att
förlora dessa kunder. Thilander och Rolandsson (2018) menar att moderniseringen utvecklat ett komplext område som viktigt att begripa för att idag ha möjligheten att sköta ett
revisionsarbete. Detta bekräftas av respondent MD som hävdar att tekniskt strul kan vara en nackdel vilket kan förhindra anställda i bolaget att utföra sina arbetsuppgifter.
6. Slutsatser
Syftet med denna studie är att undersöka de effekter som små revisionsbolag erfar med användandet av molnbaserade tjänster, speciellt med avseende på tid, finansiering och kunskap. Utgångspunkten i studien är molnbaserade tjänster, resursbaserade perspektivet, effekter. För att studera detta har sju små revisionsbolag undersökts. Utifrån analysen samt diskussionen av det empiriska materialet som samlats in, presenteras studiens slutsatser nedan.