Effektivisering af institutionernes administration

De nordiske institutioner er kendetegnet ved relativt små enheder med meget specifikke faglige mål. Dette indebærer en betydelig risiko for at administrationen bliver en tung byrde, hvis den enkelte institution skal sikre de nødvendige kompetencer til løsning af administrative opgaver inden for fx økonomi og personale. 8-års-reglen er yderligere medvirken-de til at vanskeliggøre en stabil drift af administrationen. Ministerrådsse-kretariatet holder årligt et seminar med institutionerne om administrative forhold, og i denne sammenhæng har en stor del af institutionerne tilken-degivet et generelt ønske om et tættere samarbejde om løsningen af ad-ministrative opgaver, herunder fx fælles systemløsninger.

5.3.1 Effektivisering og samarbejde om administration af

de nordiske institutioner

Større samarbejde mellem institutionerne om løsningen af de admini-strative opgaver kan være med til at reducere de adminiadmini-strative om-kostninger, men også medvirke til at skabe højere kvalitet i opgaveløs-ningen og endelig mindre sårbarhed i løsopgaveløs-ningen af de administrative opgaver blandt andet som følge af 8 års-reglen.

Konkret er der set på følgende muligheder for et tættere samarbejde: Samarbejde mellem institutioner i Oslo: Som led i moderniseringsop-draget og efter rekommandation fra Nordisk Råd er der igangsat i ud-redningsarbejde med henblik på at skabe et endnu tættere administra-tivt samarbejde mellem de 3 institutioner, der er beliggende i Oslo. Ud-redningen af mulighederne forventes afsluttet i foråret 2014, og konkrete initiativer forventes iværksat inden udgangen af 2014.

Nordgen, der er beliggende i Alnarp i Sverige, har desuden aktiviteter i Ås i Norge. Der kan i den forbindelse med fordel skabes et samarbejde med de 3 institutionerne i Oslo om at støtte Nordgen i løsningen af de administrative opgaver i forbindelse med aktiviteterne i Ås.

Samarbejde mellem institutioner i Sverige: Der er i dag et samarbejde mellem de 3 institutioner i Sverige, men med tankerne om at skabe et

Anbefaling 35: Udpegning af bestyrelsesmedlemmer

Det anbefales, at normalvedtægterne for institutionerne ændres således, at der er sammenfald mellem bestyrelsens mandatperiode og mål- og resultatkontrak-tens gyldighedsperiode.

”Nordens Hus” i Stockholm, der blandt andet skal huse Nordregio og NVC kan der skabes mulighed for et endnu tættere administrativt sam-arbejde mellem de 2 institutioner. Pt. er det dog uklart, om ”huset” reali-seres som skitseret.

Samarbejde i Helsinki: I Helsinki ligger NIVA og NVCs finske afdeling i samme bygning, mens dele af KKN ligger i samme bygning som Nordisk investeringsbank (NIB), Nordic Development Fund (NDF) og Nordic Environment Finance Corporation (NEFCO). Der er fortsat potentiale for et tættere samarbejde mellem institutioner og nordiske samarbejdsor-ganer om administrative opgaver.

5.3.2 Flere fælles systemløsninger

Indkøb og vedligeholdelse af IT-systemer er i dag en betydelig admini-strativ byrde. Med de relativt små nordiske institutioner er der derfor en risiko for, at IT-systemer bliver en uforholdsmæssig stor byrde eller, at der ikke er tilstrækkelige administrative ressourcer til at sikre effektive og tidssvarende IT-systemer.

Generelle administrative systemer: Der er en række systemer som alle institutioner har brug for, fx økonomi, løn- og personaleadministration og web-løsninger, hvor der er potentiale for at samarbejde om løsninger og vedligeholdelse. Som eksempel kan der med fordel etableres fælles løsninger vedrørende rejser og rekruttering af medarbejdere, og gene-ralsekretæren vil afprøve dette som en vej til efterfølgende at tage fat om tungere systemer.

Særlige IT-systemer: En række institutioner, der administrerer pro-grammer, har indkøbt eller udviklet særlige ansøgnings- og kontraktsty-ringssystemer. Den grundlæggende funktionalitet er ens, men der er anvendt mange mio. DKK over det nordiske budget til at udvikle ”for-skellige” løsninger inden for det nordiske samarbejde. Det bør derfor undersøges om, der skabes en fælles løsning, der kan anvendes af alle institutioner.

Anbefaling 36: Styrkelse af samarbejdet mellem institutionerne i Oslo

Det anbefales, at der etableres et formelt og øget samarbejde mellem de nordi-ske institutioner i Oslo. Initiativet skal afrapporteres primo 2015. Erfaringerne fra Oslo skal danne grundlag for overvejelser om tilsvarende samarbejde mellem øvrige nordiske institutioner, hvor dette geografisk set er hensigtsmæssigt.

5.3.3 Justering af 8-årsreglen ved institutionerne

Udfordringer vedrørende den nordiske 8-årsregel fører ofte til diskussi-on. Der er ingen tvivl om, at reglen i visse tilfælde medfører, at kompe-tente og værdifulde medarbejdere må forlade institutionen uden at hverken medarbejdere eller ledelse egentlig ønsker dette, og hvor kon-sekvensen er, at medarbejderen må erstattes med en medarbejder, der umiddelbart udgør en mindre kompetent ressource for institutionen.

Dette må dog opvejes i forhold til, at det er vigtigt at have en god ro-tation blandt det personale, der arbejder inden for det nordiske samar-bejde. Dette sikrer relevant og nutidig kompetence fra de nordiske lan-de, og samlet vurderes det ikke for ønskeværdigt at ændre på 8-årsreglen. Institutionerne må som hovedregel sikre sig, at der skabes instrumenter for intern videndeling, således at enkelte medarbejdere ikke alene besidder nøgleviden, som institutionens fortsatte drift er af-hængig af. Der er i øvrigt for NHV, Nordregio og Nordgen givet en særlig dispensationsmulighed for forlængelse af medarbejdere med særligt forskningsansvar med op til 4 år ud over de 8 år.

Det kan dog overvejes, at justere reglerne for de nordiske institutio-ner, således at generalsekretæren som det i dag gælder i Nordisk Mini-sterråds sekretariat i helt specielle tilfælde kan forlænge en ansættelse med op til 6 måneder ud over de 8 år (jf. afsnit 3.2.3). LOP har drøftet muligheden for en sådan ændring og vil ikke anbefale en sådan ændring. Hvis der indføres en dispensationsregel for ansatte ved institutionerne svarende til den, der gælder for Ministerrådssekretariatet, anbefaler LOP, at den administreres strengt, og at bemyndigelsen til dispensation skal ligge hos generalsekretæren.

Anbefaling 37: Etablering af fælles systemløsninger

Det anbefales, at der etableres fælles systemløsninger om rejsebestilling og rekrutteringsportal. Initiativet skal afrapporteres i 2015. Erfaringerne skal dan-ne grundlag for overvejelser om yderligere samarbejde om systemløsninger mellem de nordiske institutioner.