Styrke nyttiggørelsen af projektresultater

Værdien af projekterne og den nordiske nytte opstår først, når resultater-ne af projekterresultater-ne og programmerresultater-ne udnyttes. Det er fra forskellig side blev fremhævet, at dette ”potentiale” ikke er blevet fuldt udnyttet, og at den politiske værdi af projekt- og programvirksomheden ikke er opnået fuldt ud som følge af manglende tilbagemelding til det politiske niveau

Blandt andet Nordisk Råd har udtrykt et stærkt ønske om, at projekt-resultater blev mangfoldiggjort ved brug af en offentlig projektportal, hvor der var adgang til projektoplysning for projekter finansieret af det nordiske budget.

Hidtil er programmer blevet evalueret regelmæssigt, men der er ikke fast praksis for, hvad en evaluering i nordisk regi skal omfatte.

Politisk anvendelse af resultater

Sekretariatet må på baggrund af en opfølgning og opsamling på aktuelle projekt- og programresultater sikre, at der gives en relevant tilbagemel-ding til det politiske niveau, hvor relevante politiske problemstillinger kan drøftes. På baggrund af opfølgningen kan der fx fremkomme information, der giver anledning til at drøfte ændrede eller nye indsatsområder, hvilket

derved kan give anledning til justering af den nuværende strategi og tilhø-rende indsats. I visse tilfælde vil det også være relevant at drøfte resulta-ter, der understøtter og bekræfter den hidtidige strategi. Det blev som led i budgetmoderniseringen efter reformen i 2005 et generelt krav, at hvert enkelt ministerrådsområde mindst en gang om året på politisk niveau orienterer om resultaterne af projektvirksomheden, hvilket fx omfatter:

 Liste over afsluttede projekter

 Opgørelse over væsentligste resultater og nordisk nytte

 Anbefalinger til den fremtidige projektvirksomhed, herunder eventuelt forslag til konkrete omprioriteringer af projektvirksomhed inden for fagområdet

Dette sker dog ikke systematisk på alle ministerrådsområder.

Evaluering af projekter

Der blev i forbindelse med budgetmoderniseringen efter reformen i 2005 stillet krav om, at alle projekter skal evalueres, og der blev i denne forbindelse efter anbefaling fra Budgetekspertgruppen indført et obliga-torisk evalueringsskema.

Dette er i sekretariatets administrationshåndbog beskrevet:

Før et projekt kan lukkes endeligt skal fagrådgiver gennemføre selvstæn-dig evaluering af projektet, herunder skal sekretariatet og forvaltningsorga-net hver udfylde et evalueringsskema. Der skal desuden udarbejdes et resumé over projektet og de realiserede resultater, herunder såvel faglige, økonomiske og projektadministrative forhold, og der skal endeligt ske en vurdering af behovet for faglig/politisk opfølgning og mangfoldiggørelse af resultater.

Dette indgår i introduktionsuddannelsen og som element i den gene-relle projektuddannelse i sekretariatet, men det vurderes, at der er grund-lag for yderligere forbedring af evalueringsprocessen, der kan medvirke til en bedre udnyttelse af resultaterne af projektvirksomheden.

Evaluering af programmer og andre større satsninger

Evaluering af programmer skal bidrage til afklaring af om de forventede resultater er opnået, men også bidrage med viden til fremtidig politiske prioriteringer. For at styrke og kvalitetssikre evalueringer kan der udar-bejdes en retningslinje, der beskriver forhold, der bør omfattes i alle evalueringer, fx:

 Målopfyldelse − Formål – effekt − Mål – resultater

− Bidrag til opfyldelse af nordiske visioner og strategier − Bidrag til nordisk nytte

 Økonomi

 Tid

 Ny viden

− Til brug for prioritering af fremtidig indsats

Med en mere præcis retningslinje for evalueringer er det derfor et mål, at evalueringerne i større grad bliver et effektivt instrument til brug i den politiske prioritering af ressourcer og indsats. Den viden, der opnås i forbindelse med evalueringen skal anvendes i forbindelse med drøftel-ser om fortsættelse af programaktiviteter, men også i Ministerrådets generelle strategiske overvejelser og prioriteringer for fremtiden, og evalueringen må derfor ikke alene se på fortiden, men skal også give grundlag for prioritering af fremtidig indsats. Dette er også i tråd med Rigsrevisionens anbefalinger fra 2014.

Projektdatabase, projektportal og Open Access

For at optimere offentlighedens muligheder for at udnytte den viden, der er opnået gennem nordiske projekter, kan der ske en styrkelse af Mini-sterrådets projektportal. Hvis der tillige i forbindelse med indgåelse af kontrakter stilles krav om ”Open Access” for så vidt angår projektets resultater, vil dette medvirke til, at resultater publiceres, således at of-fentligheden har fri adgang til denne information.

Der er i dag etableret et samarbejde mellem Ministerrådssekretaria-tet og relevante nordiske institutioner om at publicere rapporter i hen-hold til Open Access principperne, og der er i et fælles regi etableret de nødvendige IT-systemer.

Anbefaling 30: Udarbejdelse af retningslinje for evalueringer af programbevillinger

Det anbefales, at der i sekretariatet udarbejdes en retningslinje med ensartede minimumskrav til evalueringer af programbevillinger. Målet er at sikre et fælles niveau for evalueringer af programbevillinger. Alle embedsmandskomitéer orienteres om de ændrede rutiner.

Ministerrådssekretariatets eksisterende projektportal kan på denne baggrund fx udvikles og udbygges med:

 Tilknytning af rapporter, publikationer etc.

 Samkøring med tilsvarende projektdatabaser for nordiske institutioner, samarbejdsorganer m.v., hvilket vil give et

udtømmende overblik over projektresultater finansieret over det nordiske budget

Anbefaling 31: Udvikling af en forbedret offentlig projektportal for Ministerrådets projekter og programmer

Det anbefales, at der udvikles en forbedret projektportal, der bygger på princip-perne bag Open Access. Målet er at sikre offentligheden tilgang til resultater fra projekt- og programvirksomhed finansieret over det nordiske budget. Alle em-bedsmandskomitéer, udvalg, institutioner og relevante forvaltningsorganer orienteres om de ændrede krav.

5. Bedre styring af de nordiske