Frågor per brev eller e-post
Till fördelarna med sådana enkäter hör att de är relativt billiga, man undviker på- verkan från en intervjuare och det kan vara lättare att få information om känsliga frågor. Det senare gäller främst när de intervjuade är anonyma, och det är kanske inte så vanligt när vi samlar in data.
Till nackdelarna hör att bortfallsfrekvensen kan bli ganska hög och att metoden främst lämpar sig för ganska enkla och okomplicerade frågor. Också nackdelarna begränsas förmodligen en del när vi vänder oss till myndigheter, t.ex. länsstyrelser. Påminnelser behövs, men både tradition och intresse medverkar till att många sva- rar. Det gäller i viss mån också kommunerna, även om fler påminnelser kan behö- vas där. Eftersom de vi vänder oss till också kan antas vara ganska insatta i de sakförhållanden vi frågar om bör det finnas utrymme för litet ”svårare” frågor. Naturvårdsverket har tillgång till ett verktyg för att göra webbaserade enkäter 4.
4
Gruppenkäter
I samband med möten eller seminarier kan det finnas möjlighet att göra gruppenkä- ter, dvs. deltagarna svarar på enkäten under eller direkt efter mötet.
Till fördelarna hör att flertalet svarar och att man får in svaren genast. Man har också goda möjligheter att motivera deltagarna och ge anvisningar om besvarandet, t.ex. förklara frågor om det uppstår oklarheter.
Till nackdelarna hör att man bara kan fråga om sådant som deltagarna kan förutsät- tas ha i huvudet och att deltagarna kan påverkas av varandra eller av den situation de befinner sig i.
Att fråga är en konst
Frågorna i en enkät kan utformas på en rad olika sätt. Vilket eller vilka man väljer beror på frågornas art och hur man tänker behandla den information man får in. Om man ställer öppna frågor anger man inga svarsalternativ, utan ber den tillfråga- de svara med egna ord. Finns det obegränsat med svarsutrymme, kan svaren bli hur långa som helst, vilket kan göra bearbetningen besvärlig med mycket att sålla bort. Det kan naturligtvis också ge mycket information. De öppna frågorna kan precise- ras genom att man anger vilka aspekter man vill att den svarande i första hand ska ta upp eller på något annat sätt snävar in frågan. Ett begränsat utrymme på svars- blanketten ger också en vink om vilket omfång på svaret man har tänkt sig. För att det viktiga då ska komma med, kan man behöva några ledord eller andra anvis- ningar om vad svaret bör omfatta. Fördelar med det här sättet att fråga är att man inte påverkar den svarande genom frågornas formulering eller givna svarsalternativ och att man kan få oförutsedd och värdefull information. Till nackdelarna hör en ganska omständlig bearbetning, och att det man väntade att finna i svaret kanske ändå inte kommit med.
Ett annat sätt att fråga är med fasta svarsalternativ. De svarande kan t.ex. sätta kryss i en eller flera rutor, stryka under eller ringa in ”rätt” svar. Det kräver att man har klart för sig vad som är väsentligt att få veta och att man formulerar frågorna och svarsalternativen så att de inte styr i någon viss riktning. De alternativ som ges påverkar den svarande på olika sätt. Det kan vara ett ganska omfattande arbete att hitta svarsalternativen. Man kan diskutera fram dem i en grupp, intervjua några ur målgruppen, ange de möjliga lösningar man tänker sig på ett problem etc. – allt efter vad enkäten gäller. En fördel med fasta svarsalternativ är att bearbetningen blir lättare, en nackdel att alternativen kan låsa de svarandes tankar.
En tredje variant är att använda skalor där de svarande kan markera i vilken grad de instämmer eller inte instämmer, eller var deras bedömning av något hamnar mellan två motsatser som bra, dålig, intressant, ointressant etc. (en vanlig form för kursut- värderingar och liknande).
Hur man än väljer att utforma sin enkät, kräver frågorna noggrann eftertanke om man ska få ut det man vill av enkäten. Det är mycket att tänka på, och det kan vara klokt att ta hjälp av någon som är van att formulera frågor. Framför allt när det handlar om fasta svarsalternativ eller skalor måste man pröva frågorna på några tilltänkta svarare eller andra personer. Man kan behöva arbeta fram flera versioner, innan man hittar rätt. Författaren till boken Fråga rätt, påpekar att intervjuer är lätta att planera men svåra att bearbeta, medan enkäter kräver mycket tid att göra men är lättare att bearbeta. Man kan anta att enkäter med öppna frågor ligger närmre inter- vjuerna.
Intervjuer
Gränsen mellan intervjuer och enkäter kan vara hårfin. I princip är enkäter skriftli- ga, medan intervjuer är muntliga. En intervju, kanske per telefon, som strikt följer en frågelista och där man bara noterar svaren utan kommentarer eller diskussion skiljer sig dock inte mycket från en enkät. Det är ett säkrare, men dyrare, sätt att få god svarsfrekvens, och det finns vissa möjligheter att förklara och förtydliga frågor och svar, men också större risker för påverkan från intervjuaren.
Frågor i fri eller bunden form
Intervjuer kan utformas på en rad olika sätt alltifrån formulärbundna till helt fria samtal kring de frågor eller inom det ämnesområde som intervjuaren vill samla data om. Man kan samtala med en eller flera personer samtidigt, och man kan vara en eller flera intervjuare. Hur intervjun utformas beror på syftet med den, på hur mycket intervjuaren redan känner till, vilken typ av data man är ute efter och, som vanligt, resurser.
Med någon eller några relativt fria intervjuer kan man t.ex. orientera sig inom det område man tänker utvärdera, få klart för sig vilka som är kärnfrågorna, vad man kan behöva titta särskilt på, och vilka data man behöver samla in. Man kan få nya infallsvinklar och komma på saker man förbisett, tyngdpunkter kan förändras. Des- sa intervjuer kan också ge underlag för att formulera mera precisa frågor för enkä- ter eller intervjuer till flera. Diskussionsvisa, fria intervjuer kan därför vara den form man väljer i en förstudie.
Fördelarna med sådana fria intervjuer är att man kan få reda på en hel del som man inte tänkt på i förväg, sammanhang eller attityder som visar sig vara betydelsefulla utan att man kunnat läsa sig till dem. Nackdelarna är att de är tidskrävande och att man som intervjuare lätt rycks med och kan få svårt att hålla reda på om man får svar på de frågor man ursprungligen hade. Det går dock att bemästra. Även om intervjun förs utan någon särskild frågelista eller i någon ordning som intervjuaren har gjort upp, kan man ha en lista för sig själv. I den prickar man efter hand av de frågor som behandlas och ställer de frågor som annars inte kommer upp. Man får också se upp med hur man viktar och bedömer olika inlägg. Vältalighet kan vara förledande.
Vanligt är annars att man har en frågelista eller en beskrivning av de områden man vill diskutera. Listan kan man lägga på bordet under intervjun, så att både intervju- ade och intervjuare är medvetna om vad man bör prata om. Sedan ser man till att samtliga frågor blir behandlade.
Det kan också röra sig om ganska fasta, förutbestämda frågor som man betar av efter hand och försöker besvara med relativt bestämda formuleringar, med kryss i rutor eller på skalor av olika slag. Här närmar man sig alltså enkäten.
Intervjuer måste förberedas
Det är viktigt att förbereda intervjuerna genom samtal eller brev, där man anger syftet med intervjun och den utvärdering som den är en del i, och också de områ- den man vill ha information om. Vill man ha ut kvantitativa data eller andra ”hård- data” bör man ställa sådana frågor i förväg, eller i varje fall be den eller de svaran- de att ta med sig relevant material. Man kan inte vänta sig att folk ska ha siffror i huvudet eller direkt kunna redovisa hur en process fungerar. Det brukar också vara svårare att få material i efterskott. Sådana åtaganden glöms lätt, och det blir hur som helst mer tidsödande. Det hindrar förstås inte att man kommer överens om ytterligare material om det visar sig intressant under intervjuns gång.
Att anteckna är viktigt
Att föra anteckningar under intervjun är A och O. De kan hjälpa till redan under intervjun för kontroll av att man gått igenom det man planerat. De är ett ovärderligt stöd för minnet. Det behöver inte gå så lång tid innan man har glömt mycket av det som sades, eller främst kommer ihåg sina egna tolkningar av det. Gör man flera intervjuer under kort tid är det lätt att blanda ihop. Antecknandet kan också med- verka till att den intervjuade anstränger sig att svara – man visar att det han eller hon säger är intressant. Det kan naturligtvis också innebära att vederbörande håller inne med synpunkter eller information. Om man klart har redovisat hur informatio- nen ska användas och att man inte nämner namn i rapporteringen, är den risken inte så stor.
Man kan använda bandspelare vid intervjuerna, om den intervjuade går med på det. Då kan man koncentrera sig på samtalet och frågorna, samtidigt som man får full dokumentation av vad som sägs. Nackdelen är att bearbetningen av intervjumateri- alet blir mycket tidsödande.
Två intervjuare hör mer än en
Det är en stor fördel att vara två när man intervjuar. Då kan en ha huvudansvaret för anteckningarna, och man kan hjälpas åt att se till att man får svar på alla frågor. Har intervjuarna olika kompetensområden, eller har läst in sig på olika frågor, kan de komplettera varandra genom att de förstår och uppfattar olika saker eller kan fylla i och precisera frågor när det behövs. Det krävs dock att man är väl ”sam-
körd” och förberedd. Annars kan det vara att föredra att en frågar, medan den andre antecknar.
Om man vill bespara sig en mängd arbete skriver man ut anteckningarna snarast efter intervjun, antingen rakt av eller i sammandrag eller efter något särskilt möns- ter så att de blir lätta att jämföra med anteckningarna från andra intervjuer om samma sak.
Förankra intervjuresultatet – det spar arbete och invändningar Därefter, vilket rekommenderas varmt, låter man dem man intervjuat läsa och kommentera anteckningarna. Man kan då få eventuella missuppfattningar korrige- rade, man påminner om löften om ytterligare material, man kan få kompletterande fakta eller synpunkter, och, vilket är en stor fördel, man garderar sig mot anmärk- ningar på faktadelen av sin utvärdering framöver.
Presentation och småprat är en bra början
Särskilt om det handlar om en längre intervju, kanske med personer man aldrig träffat förut, kan det vara bra att inte gå huvudstupa in på frågorna, utan inleda med litet allmänt småprat. Det är också viktigt att man som intervjuare presenterar sig och sitt ärende, vad man ska använda intervjuerna till, hur materialet kommer att behandlas, och att de intervjuade kommer att få ta del av det man kommit fram till. Om man är flera som intervjuar och som svarar kan en inledande presentationsrun- da vara till god hjälp. Med kännedom om varandras fackområden och kunskaps- bakgrund är det lättare att både bedöma frågor och svar.
Även om man tänkt följa en ganska fast frågelista är det ofta bra att låta de inter- vjuade ”prata av sig” litet i början av intervjun. Det de har på hjärtat kommer de ändå att se till att säga, och det kan göra genomgången av frågelistan besvärligare om man gör stora utvikningar då. Här har man också möjlighet att få synpunkter som kanske inte annars skulle dyka upp.
Mat och kaffe gör folk pratsamma
Det är en fördel om man kan lägga in en kaffe- eller lunchpaus i intervjun. Ofta kommer samtalet att delvis fortsätta att kretsa kring intervjuämnet, och det kan komma upp en hel del matnyttigt. Man kan visserligen inte sitta med antecknings- blocket i högsta hugg, men intressanta frågor kan sedan tas upp under den fortsatta intervjun om de behöver belysas eller preciseras ytterligare.