Naturligtvis skiljer sig traditionella pappersenkäter mot enkäter genomförda på webben. Förutsättningarna är lite olika, och framför allt finns stora skillnader i möjligheterna. Låt oss gå igenom de viktigaste.
Först och främst – man kan bara använda webbenkäter om populationen är en specifik grupp. Exempel på detta är skolelever eller anställda på ett visst företag. Detta beror helt enkelt på att långt ifrån alla har en egen internetuppkoppling hemma, vilket gör att ett urval bland en heterogen befolkningsgrupp aldrig kan bli representativt. Särskilt vanligt är att individer ur den äldre generationen saknar uppkoppling, vilket medför att dessa exkluderas helt ur enkätens urval (Dillman, Smyth & Christian, 2009).
Beträffande webbenkätens positiva sidor, så är möjligheten att använda interaktiva element ett växande forskningsområde (Dillman, Smyth & Christian, 2009). Det finns ett flertal exempel på sådana element:
• En förloppsindikator berättar hur mycket återstår av enkäten.
• Nya möjligheter för filtrering öppnar sig; i en webbenkät behöver användaren inte ens märka att det sker, medan man i en pappersenkät måste vara väldigt tydlig med att dirigera användaren vidare till rätt fråga (Dillman, Smyth & Christian, 2009). Ett annat alternativ i webbenkäten är att tills vidare gömma de frågor som är beroende av ett visst filter, fram till dess att frågan är besvarad. Beroende på svaret kan man då visa dessa frågor för användaren.
• I en webbenkät kan man kontrollera att samtliga frågor har besvarats innan använ-daren får gå vidare. Man kan även programmatiskt validera vissa svar, till exempel att svaret på en fråga om födelseår verkligen är ett årtal.
• Något som hänger ihop med punkten ovan är möjligheten att visa felmeddelanden. Dessa kan fungera som ett stöd för de användare som har problem att fylla i enkäten korrekt (Dillman, Smyth & Christian, 2009).
Avslutningsvis kan nämnas att man i en webbenkät har fullständig frihet att strukturera de olika enkätsidorna efter vad som är mest lämpat för situationen. Det är inte alls ovanligt att man placerar en fråga per sida (Dillman, Smyth & Christian, 2009), medan detta i en pappersenkät skulle bli kostsamt och dessutom generera en onödigt tjock enkät. Med andra ord; inom den traditionella postenkäten finns praktiska omständigheter runt distributionen av själva materialet som inom webbenkäten inte alls existerar. Således kan man enligt valfri logik gruppera frågorna på olika sidor utan att egentligen behöva ta hänsyn till hur många dessa sidor blir –"bortsett från den psykologiska effekt som infinner sig när respondenten möts av en mångsidig enkät.
3.2.2.7 Missiv
Ett ytterligare steg i enkätsammanhanget är framställa följebrevet –" eller missivet –" som ska bifogas enkäten. Detta är en nog så viktig detalj, då ett dåligt författat missivbrev kan få till följd att hela enkäten hamnar i papperskorgen! Enkätens slutliga deltagarantal är direkt avhängigt ett välformulerat missiv; det är genom detta brev som respondenterna sätts in i hela sammanhanget samt informeras om enkätens syfte och vilka som valts ut att genomföra den. Att skriva ett bra missiv kräver mer arbete än man kan tro.
Det finns ett antal punkter som bör tas upp inom ramen för ett missiv. Först och främst bör undersökningen motiveras för mottagaren. Dels ska enkätens syfte motiveras, det vill säga själva anledningen till att den över huvud taget genomförs. Exempelvis kan det handla om att förbättra en produkt eller tjänst. Dels kan man behöva motivera respondenten att delta i enkäten. Det är inte ovanligt att någon form av belöning ges till medverkande, alternativt lottas ut bland dem. En sådan motivering är lämplig att placera i missivets inledning, för att så snabbt som möjligt locka med sig mottagaren.
I missivet bör man också förklara varför just denna individ har valts ut att medverka, samt hur många som över huvud taget bjudits in att delta. Det bör berättas vilken som är under-sökningens population. I och med all sådan information ges en djupare förståelse för sammanhanget, och enkätens syfte emfaseras.
En enkät som genomförs i forsknings- eller utvecklingssyfte ska alltid vara frivillig för deltagaren (Ejlertsson, 1996). Detta är oerhört viktigt att vara tydlig med; en respondent får aldrig känna sig tvungen att medverka. Av just den anledningen vill man i missivet vädja till respondenten att trots allt besvara enkäten. Detta ska naturligtvis göras på ett vänligt sätt, förslagsvis genom att understryka hur pass viktigt varje deltagares bidrag är för kvaliteten på resultatet. Särskilt viktigt – och mer gällande –"blir detta förstås vid ett mindre urval av respondenter. Att sätta ett datum för sista besvarande av enkäten kan också minska antalet enkäter som blir liggande och aldrig skickas in, då vissa typer av människor kan ha en benägenhet att tänka att ”det där gör jag senare” varpå det hela falls i glömska.
En enkät bör antingen besvaras anonymt eller behandlas med full konfidentialitet. Per definition innebär ett anonymt enkätdeltagande att svaren inte på något sätt kan kopplas tillbaka till individen, vilket dock är möjligt vid ett konfidentiellt dito. Den viktiga poängen är i bägge fallen dock att en individ aldrig ska behöva stå till svars för sina enkätsvar, då detta direkt skulle påverka individens ärlighet vid frågor av känsligare typ (Ejlertsson, 1996). Till exempel skulle man inte kunna ta resultatet av en arbetsplatsenkät på särskilt stort allvar om de anställda inte fick besvara den anonymt. Att vara väldigt tydlig med detta är förstås ett ytterligare sätt att motivera respondenter att medverka, då de förstår att det är riskfritt att öppenhjärtigt besvara frågorna. Det brukar även vara på sin plats att berätta hur svaren kommer att behandlas, samt hur anonymiteten alternativt konfidentialiteten bevaras i praktiken. Av samma anledning kan man också berätta vad som kommer hända med resultatet av enkäten.
Av rent praktiska skäl ska man förtydliga vilka som ligger bakom undersökningen –"samt vem som är undersökningsledare. Att skriva ut kontaktuppgifter till en ansvarig person till vilken respondenterna kan vända sig om frågor uppstår brukar ses som både trevligt och seriöst.
Att vara artig, korrekt och trevlig är A och O i ett sådant här sammanhang. Det gäller hela missivet, vilket också bör avslutas med ett tack på förhand eller motsvarande fras. Brevets formuleringar ska sammantaget uppmuntra mottagaren att delta, utan att det nödvändigt-vis hela tiden behöver uttryckas i klartext.
3.2.2.8 Pilotstudier
Hur väl man än efterlever den vetenskapligt fastlagda kunskap som finns om enkäter samt hur dessa upplevs av människor, kan man aldrig vara säker på att en respondent tolkar frågeställningar på samma sätt som enkätförfattaren. Det är snarare regel än undantag att andra personer uppfattar frågorna på ett annat sätt än en själv (Ejlertsson, 1996).
Av denna anledning hör det till god praxis att genomföra en pilotstudie innan enkäten skickas iväg till de egentliga respondenterna. Det går kort sammanfattat ut på att låta test-personer prova på att besvara enkäten, för att sedan låta dem tycka till samt tolka deras enkätsvar. Först och främst vill man säkerställa att inga frågor är formulerade på ett sådant sätt att de kan misstolkas eller inte alls förstås, eller helt och hållet är ställd på fel sätt; att alla eller nästan alla personerna svarar likadant på en fråga kan vara en signal att frågan är fel ställd. Vidare är pilotstudien ett effektivt sätt att ta reda på om det saknas svars-alternativ till någon av frågorna som medför att den inte kan besvaras av samtliga respondenter(Ejlertsson, 1996).
Att genomföra en pilotstudie på ett mindre antal människor i sin närhet kan spara mycket arbete; att inse att en enkät, som i värsta fall redan skickats ut till en stor grupp respon-denter, innehåller brister som gör att svaren inte går att tolka på ett vettigt sätt kan leda till att hela enkäten behöver göras om från början.