Fördelar förknippade med Business Process Outsourcing

Aditro, Visma Services och Kontek har tagit upp ett antal fördelar som är förknippade med Business Process Outsourcing. Vissa fördelar har mer än ett företag nämnt medan andra

fördelar har mindre stöd. Nedan visas en tabell över fördelarna som tagits upp under intervjuer och i vår referensram.

Kostnadsbesparing

Som vi kan se i tabellen ovan är kostnadsbesparing en fördel som alla tre företag samt teorin inom området kan fastställa. Aditro menar att de kan utföra funktionen billigare då deras system är utformat för storskalighet medan Kontek anser att det blir billigare i och med att företaget betalar för tjänsten och inte för personalen i den betydelsen att de behöver betala sociala avgifter. Referensramen menar att kostnadsbesparingar kan göras på kort sikt i och med att företagets fasta kostnader minskar genom outsourcing117.

Förhöjning av kvalitet & Tillgång till högre kompetens

Förhöjning av kvalitet är en fördel som också får starkt stöd, men här skiljer sig motiveringarna till hur detta kan uppnås. Kontek och teorin vi redogjort för i referensramen menar att det outsourcande företaget kan uppnå bättre kvalitet på sin funktion genom att företaget får tillgång till den kompetens som finns hos leverantören118. Visma Services menar att de kan förbättra kvaliteten genom att de har ett strukturerat arbetssätt. Aditro menar att de kan höja kvaliteten då de ständigt arbetar med förbättringar och att effektivisera processer. Vi anser att både Visma Services och Aditro pekar på att de kan höja kvaliteten genom sin fokusering på sin kärnverksamhet. Tjänsterna som företagen erbjuder tillhör deras kärnverksamhet, vilket gör att de lägger ner resurser för att utveckla och förbättra dessa delar.

117

Kakabadse & Kakabadse (2005)

118 _{McIvor (2005)}

Fördel Aditro Kontek Visma

Services

Referensram

Kostnadsbesparing X X X X

Förhöjning av kvalitet X X X X

Tillgång till högre kompetens X X

Fokusering på kärnverksamhet X X X

Bemanning, kontinuitet X X X

Flexibilitet X X

Moderna verktyg och metoder X

Detta gör naturligtvis att de genom mycket erfarenhet uppnår högre kompetens, vilket gör att de kan höja kvaliteten för sina kunder. Följaktligen anser vi att alla parter syftar till samma fördel, leverantören har högre kompetens och därmed kan förhöja kvaliteten.

Fokusering på kärnverksamhet

Fjärde fördelen i tabellen ovan är att företaget kan fokusera på sin kärnverksamhet, vilket i sin tur ger konkurrensfördelar. Som vi nämnde i referensramen kan fokusering på kärnverksamhet leda till att företagets differentiering på marknaden förbättras, att företaget kan erbjuda en bättre produkt eller tjänst än sina konkurrenter. Fokuseringen kan även leda till skalfördelar och effektivisering av processer119.

Ett företags ekonomifunktioner tillhör oftast inte kärnverksamheten, och om vi studerar dessa funktioner utifrån Long & Vickers-Kochs modell anser vi att de utgör avskiljbara aktiviteter. Dessa aktiviteter ingår i huvudprocessen men kan separeras då de inte har någon aktiv del i kärnkompetensen. Ju längre ifrån kärnan desto mer aktuell blir funktionerna eller aktiviteterna för outsourcing.120

Vi bedömer att företagets ekonomifunktioner inte utgör periferiaktiviteter, då de har ett samband med verksamheten. Som periferiaktiviteter skulle vi definiera städ- och underhållstjänster som inte påverkas av verksamheten i särskilt stor utsträckning. Visma Services anser att outsourcing av löner har kommit längre i utvecklingen i Sverige än andra funktioner då den är lättare att bryta ut från verksamheten. Om vi ser till Long & Vickers- Kochs resonemang om vilka aktiviteter som ska outsourcas kan den då förklara varför lönefunktionen outsourcas mer än funktioner som är mer knutna till verksamheten.

Kontinuitet

Nästa fördel i tabellen är kontinuitet, vilken alla tre företagen har nämnt medan teorin vi studerat inte tagit upp detta. De företagen ser som en fördel är att företaget som outsourcar ekonomifunktionen inte blir lika sårbar i den bemärkelsen att det alltid finns personal som kan hoppa in om den anställde är ledig eller blir sjuk. Detta kan vara en stor fördel om företaget bara har en person anställd på ekonomiavdelningen. Det kan vara svårt för någon ny att sätta sig in i arbetsuppgifterna medan hos en leverantör finns alla rutiner och processer

119

Kakabadse & Kakabadse (2005)

dokumenterade, vilket gör att det aldrig blir brist på personal. Vi har studerat stora företag i vår uppsats och oftast har ett stort företag mer än en anställd på ekonomiavdelningen. Det gör att ett stort företag inte finner denna fördel särskilt viktig då de inte är lika sårbara då det gäller bemanning. Vår förklaring till varför fördelen inte heller nämns i teorin är att den huvudsakligen är vinklad till stora företag.

Flexibilitet & Moderna verktyg

Flexibilitet har nämnts av Visma Services och i vår referensram men ur två olika perspektiv. Visma Services menar flexibilitet i den bemärkelsen att ekonomifunktionen följer verksamhetens storlek. Då företaget expanderar eller måste dra ner på sin verksamhet kan ekonomifunktionens omfattning lättare korrigeras om den finns hos en leverantör. Referensramen syftar på flexibilitet i den innebörden att företaget kan lättare ta till sig nya tekniker121. Leverantörerna är specialiserade inom sina områden och kan lättare följa med i utvecklingen och det kan vara enklare att göra förändringar i en tjänst som köps in än i en stor organisation122. Visma Services tar även upp som fördel att de kan förhålla sig med de modernaste verktygen och metoderna. Vi bedömer att det har ett samband med den flexibilitet som referensramen syftar till. Visma Services menar att för mindre företag kan det vara svårt att följa med i utvecklingen och göra de investeringar som behövs.

Ökad förmåga för innovation

Den sista fördelen i tabellen är ökad förmåga för innovation och den fördelen uppnås i och med att företaget kan få tillgång till leverantörens investeringar och specialistkunskaper. Teorin menar att företaget genom dessa tillgångar kan utvecklas på sin marknad.123

Vi anser att denna fördel kan vara svår att uppnå med Business Process Outsourcing då aktiviteterna som outsourcas inte kan användas för att förbättra företagets kärnaktiviteter. Exempelvis om ett företag outsourcar tillverkning av en komponent i en produkt som de tillverkar, kan företaget kanske få ta del av processtekniker som kan utnyttjas i företagets verksamhet. Det vi uppskattar som skulle kunna vara en fördel är om företaget outsourcar en viktig del som exempelvis analys som gör att företaget kan fokusera sig på rätt segment eller

121 _{Axelsson (1998)}

122

McIvor (2005)

att ett visst material är mindre lönande. På detta sätt skulle företaget kunna förbättra sina egna produkter eller tjänster.

5.1.3 Hantering av risker förknippade med Business Process