Innehållsförteckning
1. Sammanfattning och bedömning
3.3. Föreningen Tumba bruks Musiksalonger
3.3.1. Allmänt
Föreningen är ideell och bedriver kammarmusikkonserter på professionell nivå och med hög konstnärlig halt i Tumba Bruks förvaltarbostad. Föreningen är registrerad i och bedriver verksamhet i Botkyrka.
3.3.2. Bidrags- och egenfinansiering
Enligt föreningens räkenskapssammanställning uppgår de totala rörelseintäkterna för 2017 till 140 020 kronor, varav 75 070 är erhållna bidrag. Bidragen utgör
därmed 53,6 procent av föreningens redovisade intäkter. Botkyrka kommuns bidrag avser 59 070 kr och går att verifiera mot verifikat och kontoutdrag. Det bidrag på 16 000 kr som är redovisat som statliga bidrag avser bidrag från
Kammarmusikförbundet. Detta bidrag är verifierat mot verifikat och kontoutdrag.
Egenfinansieringen består av medlemsavgifter. Dessa avgifter går att verifiera gentemot verifikat med namn på avsändare samt kontoutdrag från SEB.
Augusti 2018
Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 11 av 12
PwC
Det kommunala bidraget till Tumba Bruks musiksalonger består enligt Botkyrka kommuns beslut av
• Bidrag till konstnärliga föreningar : 55 000 kronor
• Extrabidrag: 4 070 kronor
Föreningen klassificeras, enligt kommunens bidragsregler, som en konstnärlig förening. Sådana föreningar får Grundbidraget som ska stödja föreningarna att upprätthålla och sprida kulturella uttrycksformer. Grundbidraget till konstnärliga föreningar bygger på föreningens särskilda konstnärliga åtaganden, behov av sakkunskap och behov av lokal.
Biljettintäkter för året är på 52 500 kr och motsvarar 37,4 % av föreningens intäkter. Vi har kunnat verifiera samtliga biljettintäkter mot underliggande
beräkningar, dock har det saknats underlag för att kunna verifiera att exakt angivna antal personer har varit med på de tillställningar som anordnats.
3.3.3. Medlemsantal och –avgifter
Enligt Botkyrka kommuns bidragsregler måste 51% av föreningens deltagare vara bosatta i Botkyrka. Vi har erhållit Tumba Bruks musiksalonger i Botkyrkas medlemsregister, vilket visar att föreningen lever upp till minimikravet på antalet medlemmar. Som ett led i granskningen har vi genomfört en stickprovskontroll för 15 av föreningens medlemmar för att kontrollera var de är folkbokförda. 13 av 15 var vid tidpunkten för stickprovskontrollen folkbokförda i Botkyrka kommun, varav en person inte gick att hitta i folkbokföringen. Vi har även kontrollerat totalt antal medlemmar bosatta i Botkyrka kommun enligt föreningens egna medlemsregister.
Kontrollen visade att 34 av 61 (55,7 %) var bosatta i Botkyrka kommun.
Av kommunens bidragsregler framgår också att endast de som betalar medlemsavgift är att betrakta som en medlem enligt kommunens regler.
Föreningen har för 2017 erhållit 12 200 kronor i medlemsavgifter, vilket har kunnat verifieras gentemot underlag och stämmer överens med medlemsavgift 200kr x 61 medlemmar = 12 200 kr.
3.3.4. Kostnadsstruktur och verksamhetsvolym
Enligt räkenskapssammanställningen uppgår de totala kostnaderna för
räkenskapsåret 2017 till 117 615 kronor. Ungefär hälften av föreningens kostnader utgörs av artistarvoden och uppgår totalt till 63 000 kronor. Samtliga artistarvoden har kunnat härledas till underliggande fakturor och kontoutdrag. Däremot har det noterats att 11 000 av artistarvoden har fakturerats till ett företag (AB) där
ordförande i föreningen är verkställande direktör.
Föreningen har ingen egen lokal utan hyr en lokal av ett företag med kostnader om 14 000 kr under 2017. Detta företag (AB) har ordförande i föreningen som
verkställande direktör. Utifrån de underlag vi har erhållit har vi kunnat stämma av att 14 000 kr motsvarar 7 st sammankomster/evenemang där 2 000kr har
fakturerats vid varje tillfälle.
STIM-avgifter för spelningar har utgått med 2 566kr. Dessa har kunnat verifieras med underliggande dokumentation.
Föreningen har reklam och PR-kostnader motsvarande 6 469 kr. 5 849 kr utav dessa har fakturerats via ett företag (AB) där föreningens ordförande är
verkställande direktör.
Augusti 2018
Kultur och fritidsförvaltningen, Botkyrka kommun 12 av 12
PwC
Föreningen har betalat ut löner på 11 702 kr till 3 personer under 2017. Det finns lönespecifikationer till 5 löneutbetalningstillfällen men syfte och omfattning av utfört arbete finns det ingen dokumentation till. För de utbetalda lönekostnaderna har det även betalats ut skatter och sociala avgifter på 10 270 kr.
3.3.5. Bokföring
Mindre ideella föreningar omfattas normalt inte av bokföringslagen. Detta under förutsättning att ingen näringsverksamhet bedrivs och att tillgångarna inte överstiger 1,5 mnkr. Mot den bakgrunden har vi endast granskat föreningens bokföring utifrån vad som kan anses vara en godtagbar miniminivå, dvs att bokföringen är kronologisk (löpande bokfört efter datum med angivande av verifikationsnummer) och systematisk (bokfört på likvidkonto samt på kostnads- och/eller intäktskonto). Vidare har vi urvalsmässigt granskat att det finns
tillfredsställande underlag till bokföringsposterna samt att fakturorna är ställda till föreningen. I detta sammanhang kan nämnas att syftet inte är att genomföra en regelrätt revision av föreningens räkenskaper, utan granskningen sker med avsikt på kultur- och fritidsnämndens krav och regler i egenskap av bidragsgivare.
Föreningen har en omslutning på 28 196 kronor för räkenskapsåret 2017.
Bokföringen omfattar totalt 89 verifikationer.
Nedan lämnas synpunkter kring standarden på föreningens bokföring:
• Bokföringen är IT-baserad och bedöms uppfylla de grundläggande kraven kring kronologi och systematik.
• På intäktssidan har vi kunnat verifiera föreningens biljettintäkter om totalt 52 500 kronor mot underlag från Billetto samt excelsammanställningar över kontant- och kortförsäljning i entrén i samband med evenemangen.
• På kostnadssidan har det noterats att cirka 35 000 kr av föreningens kostnader (avser artistarvoden, lokalhyra och rekam/PR) på 117 000 kr har utbetalats till ett aktiebolag där föreningens ordförande är verkställande direktör.
• Föreningen har betalat ut lönekostnader till 3 personer utan vidare underlag kring omfattning och innebörd av det arbete som utförts. Enligt uppgift avser detta artistarvoden som betalats ut som lön eftersom artisterna inte haft egen näringsverksamhet. Arvodena är i linje/något lägre än övriga artistarvoden som betalats ut. Utbetalningarna är även i anslutning till när föreningen haft konserter.
• Sociala avgifter och skatter motsvarar ungefär 88 % av lönekostnader. Den höga andelen beror på att lönekostnaderna av misstag har tagits upp som nettolöner istället för bruttolöner. Lönerna borde bokförts som 16 720, istället har de bokförts till 11 702. Differens 5 018 kronor.
2018-08-16
Gabriel Nellkrans Anders Hägg
Projektledare Uppdragsledare
2018-08-23 Dnr KOF/2017:144
8
Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kommun
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden antar Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kom-mun.
Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidsförvaltningen att vid behov hantera ändrade förutsättningar i lokalbeståndet för uthyrning till fest såsom verkställighet.
Styrdokumentet gäller från och med 10 september 2018.
Sammanfattning
Botkyrka kommun har genom ärendet KOF/2016:63 antagit Policy för mö-teslokaler i Botkyrka samt Riktlinjer för mömö-teslokaler i Botkyrka. De nya styrdokumenten tydliggör att kommunens möteslokaler inte hyrs ut till fes-ter eller liknande evenemang. För att ge medborgarna möjlighet att hyra lo-kaler för fest och kalas genom kommunens försorg antog kommunen genom ärendet KOF/2017:144 Policy för festlokaler i Botkyrka kommun. Förelig-gande Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kommun kompletterar den sist nämnda policyn.
Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidsförvaltningen att vid behov hantera ändrade förutsättningar i lokalbeståndet för uthyrning till fest såsom verkställighet.
2018-08-17 Dnr KOF/2017:144
Kultur- och fritidsförvaltningen
Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 - 530 61 000 Sms·0701-849643· E-post ann.gustafsson1@botkyrka.se
Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se
Referens Mottagare
Linus Söderling Kultur- och fritidsnämnden
Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kommun
Förslag till beslut
Kultur- och fritidsnämnden antar Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kom-mun.
Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidsförvaltningen att vid behov hantera ändrade förutsättningar i lokalbeståndet för uthyrning till fest såsom verkställighet.
Styrdokumentet gäller från och med 10 september 2018.
Sammanfattning
Botkyrka kommun har genom ärendet KOF/2016:63 antagit Policy för mö-teslokaler i Botkyrka samt Riktlinjer för mömö-teslokaler i Botkyrka. De nya styrdokumenten tydliggör att kommunens möteslokaler inte hyrs ut till fes-ter eller liknande evenemang. För att ge medborgarna möjlighet att hyra lo-kaler för fest och kalas genom kommunens försorg antog kommunen genom ärendet KOF/2017:144 Policy för festlokaler i Botkyrka kommun. Förelig-gande Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kommun kompletterar den sist nämnda policyn.
Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidsförvaltningen att vid behov hantera ändrade förutsättningar i lokalbeståndet för uthyrning till fest såsom verkställighet.
Ärendet
Kommunfullmäktige har antagit en värdegrund KS/2016:59 med visionen:
”Framtidens Botkyrka är en inspirerande plats full av möjligheter. Genom kontraster, kreativitet och nyfikenhet skapar vi de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.”
Värdegrunden har som ledstjärna Medborgarens fokus, vilket i detta fall in-nebär att kommunen vill kunna erbjuda medborgarna möjligheten att hyra
2018-08-17 Dnr KOF/2017:144
lokal för fest eller kalas. Principerna för detta fastslås i Policy för festlokaler i Botkyrka kommun, som antagits av kommunen i ärende KOF/2017:144, samt föreliggande Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kommun.
Kommunen möjliggör genom kultur- och fritidsförvaltningen uthyrning av utpekade lokaler för fest och kalas. För lokaler som inte är i kommunal ägo gäller speciella förutsättningar för inpassering och säkerhet, nyckelhante-ring, taxor och alkoholtillstånd. Taxorna för festlokaler ska ligga på samma nivå oavsett om hyresgäst hyr lokalen hos fastighetsägaren eller genom kul-tur- och fritidsförvaltningen. Förutsättningarna för uthyrning regleras i sär-skilda avtal mellan respektive fastighetsägare och kultur- och fritidsförvalt-ningen.
Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidsförvaltningen att vid behov hantera ändrade förutsättningar i lokalbeståndet för uthyrning till fest såsom verkställighet.
Bilaga Riktlinjer för festlokaler i Botkyrka kommun
Anja Dahlstedt Linus Söderling
Kultur- och fritidschef Verksamhetschef
Idrott och anläggning
_________
Expedieras till
Kommunledningsförvaltningen
Lokalbokningen, kultur- och fritidsförvaltningen