14.1 Arkivändamål av allmänt intresse
14.1.1 Föreskrifter om arkiv ger stöd för
109 Prop. 2017/18:105 beslut ska lämnas ut efter ett år. Regeringen vill dock i det
samman-hanget betona att artikel 15 i dataskyddsförordningen inte ger den regist-rerade någon rätt att ta del av den handling där uppgifter om honom eller henne förekommer. Själva utkastet behöver således inte lämnas ut. Däre-mot ska den registrerade, på begäran, få tillgång till uppgifterna i hand-lingen och den information som anges i artikel 15, om behandhand-lingen har pågått under längre tid än ett år. Regeringen anser inte att det fram-kommit skäl att förlänga denna tid, på det sätt som bl.a. Svensk Försäkring föreslår. Skulle ett sådant behov föreligga på ett visst område bör det regleras särskilt.
Regeringen ska få meddela ytterligare föreskrifter
Ytterligare undantag kan komma att behöva föreskrivas med stöd av artikel 23 i dataskyddsförordningen. Det kommer också att finnas behov av sådana undantag från de registrerades rättigheter som kan föreskrivas med stöd av artikel 89.2–3. Mot denna bakgrund bör det införas ett bemyndigande i dataskyddslagen som i sak motsvarar det bemyndigande som finns i 8 a § PUL. Regeringen anser, till skillnad från Svensk Försäkring, att det saknas skäl att införa en möjlighet att vidaredelegera rätten att meddela sådana föreskrifter till Datainspektionen.
14 Arkiv och statistik
14.1 Arkivändamål av allmänt intresse
14.1.1 Föreskrifter om arkiv ger stöd för behandling av personuppgifter
Regeringens bedömning: Myndigheter och andra som omfattas av föreskrifter om arkiv har enligt gällande rätt rättslig grund för behand-ling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.
Vidarebehandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse ska enligt EU:s dataskyddsförordning inte anses vara ofören-lig med de ursprungofören-liga ändamålen. Någon rättsofören-lig grund behöver inte fastställas för sådan vidarebehandling.
Utredningens bedömning överensstämmer med regeringens.
Remissinstanserna: Det stora flertalet remissinstanser instämmer i utredningens bedömning eller kommenterar den inte. Enligt Riksarkivet ryms myndigheternas arkivering inom det ändamål för vilket uppgifterna ursprungligen samlas in. Riksarkivet anser därför att begreppet arkiv-ändamål av allmänt intresse bör reserveras för den behandling som sker hos arkivinstitutioner. Svenska kyrkan påpekar att utredningen inte har behandlat frågan om huruvida Svenska kyrkans arkivändamål ska anses vara arkivändamål av allmänt intresse. Statens skolverk anger att även kommunala arkivmyndigheter tar över och förvarar enskilda arkiv. Skol-verket anser att även denna verksamhet bör regleras.
Prop. 2017/18:105
110
Skälen för regeringens bedömning Begreppet arkivändamål av allmänt intresse
I dataskyddsförordningen finns ett antal bestämmelser som särskilt rör personuppgiftsbehandling för arkivändamål av allmänt intresse. Enligt artikel 5.1 b gäller exempelvis att ytterligare behandling (vidarebehand-ling) av personuppgifter för sådana ändamål, i enlighet med artikel 89.1, inte ska anses oförenlig med de ursprungliga ändamålen. Av artikel 5.1 e följer att personuppgifter får lagras under en längre tid än vad som normalt gäller, om uppgifterna enbart kommer att behandlas för arkiv-ändamål av allmänt intresse. Den förlängda bevarandetiden gäller under förutsättning att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas i enlighet med kraven i artikel 89.1. I artikel 89.1 anges att behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse ska omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med förordningen för den registre-rades rättigheter och friheter. Dessa skyddsåtgärder ska säkerställa att tekniska och organisatoriska åtgärder har införts för att se till att särskilt principen om uppgiftsminimering iakttas. Bestämmelsen är direkt tillämplig och riktar sig till den personuppgiftsansvarige. Detta utesluter dock inte att vissa skyddsåtgärder som avses i artikeln föreskrivs i författning.
Begreppet arkivändamål av allmänt intresse definieras inte i data-skyddsförordningen. I dataskyddsdirektivet används i stället begreppet historiska ändamål. Det är oklart om någon skillnad i innebörd är avsedd.
Den närmare innebörden av begreppet arkivändamål av allmänt intresse får därför klargöras i rättstillämpningen, särskilt i förhållande till begreppet historiska forskningsändamål som i dataskyddsförordningen ofta används i samma bestämmelser.
Svenska myndigheter, kommunala bolag och vissa andra organ är enligt arkivlagen (1990:782) skyldiga att bevara sina allmänna handlingar. Myndigheternas arkiv är enligt 3 § arkivlagen en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Enligt regeringens mening står det klart att den behandling av personuppgifter som utförs för att uppfylla de krav som ställs i arkivlagen och anslutande föreskrifter måste anses ske för arkivändamål av allmänt intresse. Om begreppet skulle ha den snävare innebörd som Riksarkivet förespråkar, dvs. endast avse den behandling som sker av arkivmyndigheter, skulle det kunna ifrågasättas om myndigheter och andra organ skulle få ha interna arkiv för bevarande av uppgifter som inte längre behövs för det ursprungliga ändamålet. Detta kan inte vara avsikten med regleringen.
Föreskrifter om arkiv finns även på andra områden än inom den offentliga sektorn. Som Svenska kyrkan påpekar anges det i 12 § lagen om Svenska kyrkan att Svenska kyrkans arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av kyrkans hand-lingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning och forsk-ningens behov. Regeringen gör bedömningen att behandling av person-uppgifter som är nödvändig för att uppfylla sådan annan arkivlagstift-ning, som på motsvarande sätt som arkivlagen syftar till att bevara och
111 Prop. 2017/18:105 vårda en del av det svenska kulturarvet, också måste anses ske för
arkiv-ändamål av allmänt intresse.
Däremot anser regeringen, i likhet med utredningen, att behandling av personuppgifter som utförs för att uppfylla krav på bevarande för andra syften, såsom exempelvis kravet på arkivering av räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (1999:1078), inte utgör behandling för arkiv-ändamål av allmänt intresse. Det är dock en annan sak att det, när kravet på bevarande för andra syften inte längre kvarstår, kan finnas skäl att bevara även sådan information för arkivändamål av allmänt intresse, t.ex.
för att arkivlagen kräver det.
Rättslig grund och tillåten vidarebehandling
Den behandling av personuppgifter som myndigheter och andra utför när de i enlighet med föreskrifter om arkiv arkiverar sina handlingar utgör en vidarebehandling som sker för arkivändamål av allmänt intresse.
Behandlingen ska därmed enligt artikel 5.1 b inte anses som oförenlig med de ursprungliga ändamålen. Det krävs då inte någon annan rättslig grund än den med stöd av vilken insamlingen av personuppgifter medgavs (skäl 50).
Vidarebehandling är det bara fråga om när ett och samma organ, eller dennes personuppgiftsbiträde, utför ytterligare behandlingar avseende en viss uppgift. När en arkivmyndighet, t.ex. Riksarkivet, övertar arkiv-material från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det arkiv-materialet till arkivmyndigheten (9 § tredje stycket arkivlagen). Den myndighet som har överlämnat materialet förfogar därefter inte längre över detta.
Den myndigheten bestämmer inte heller längre över ändamålen och medlen för arkivmyndighetens behandling av de personuppgifter som förekommer i materialet. Arkivmyndigheten bär i stället personuppgifts-ansvaret för de behandlingar som sker därefter (se definitionen av begreppet personuppgiftsansvarig i artikel 4.7 i dataskyddsförordningen).
Detta innebär att det behövs en rättslig grund för arkivmyndigheternas behandling av de personuppgifter som finns i det övertagna materialet.
Den behandlingen sker för att utföra en i arkivlagstiftningen fastställd uppgift av allmänt intresse (se avsnitt 8.4). Nödvändig behandling hos arkivmyndigheterna kan därmed ske med dessa bestämmelser som rättslig grund, enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen. Detta gäller även t.ex. då Riksarkivet enligt 6 § andra stycket förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet tar emot arkivhandlingar från enskilda som är av särskild betydelse för forskning och kulturarv.
Statens skolverk efterfrågar en reglering för kommunala arkivmyndig-heter som övertar arkivmaterial från enskilda organ. Det finns inte något underlag för att i detta lagstiftningsärende bedöma behovet av en sådan reglering. Det kan dock konstateras att det i det enskilda fallet kan vara så att arkiven överlämnas till arkivmyndigheten som deposition, dvs.
utan att äganderätten övergår. I sådana fall kan parterna avtala om att arkivmyndigheten ska ges ett privaträttsligt uppdrag att i egenskap av personuppgiftsbiträde förvara och vårda materialet för deponentens räkning.
Prop. 2017/18:105
112