Företagens/organisationernas mål med införandet av FM samt hur de mäts

När man inför ett koncept i en verksamhet brukar det finns uppsatta mål för vad implemente- ringen ska bidra till. Då mål finns anses det viktigt att dessa mäts. Detta för att före- tag/organisationer ska veta att de utför sitt arbete i rätt riktning mot målen.

Vi har inte kunnat hitta någon utvecklad teori kring detta ämne, vilket gör att vi här kommer att göra en jämförelse mellan vad våra respondenter har för mål med FM, samt hur dessa mål mäts.

5.5.1 Företagens/organisationernas mål med införandet av FM

När ett företag väljer att integrera FM bör det finnas ett mål med själva integreringen. Detta för att FM-enheterna skall ha något att sträva mot. Effektivitet är enligt IFMA Sverige (1996) ett nyckelord i och med införandet. Detta borde leda till att effektivitet också kan ses som ett mål för företagen/organisationerna. När vi frågade företagen/organisationerna om mål med integreringen av FM kom ord som effektivitet, samordning och ökad kunskap på tal.

Enligt Anders Forsell i Eslövs kommun är målet för hans enhet, att den ska vara aktiv och den bästa partnern för de övriga förvaltningarna i kommunen.

Ett av Tetra Pak Business Supports mål är att bolaget inte skall gå med vinst, då de är ett in- ternt bolag. De skall inte sälja mer support till Tetra Pak än vad bolaget behöver. Även i Sundsvalls och Halmstads kommuner finns samma synsätt. All service som fastighetskonto- ren tillhandahåller skall göras till själkostnadspris. För Sundsvalls del är målet också samord- ning av de olika delarna för att öka effektivitet och kunskap.

Peter Humhreys pratar om effektivitet som det främsta målet. Trammell Crow Company skall bygga upp EDS verksamhet så att den blir mer effektiv. Enligt Peter är Trammell Crow Com- panys mål att hjälpa EDS, så att företaget kan vara mer lönsamt och produktivt. Då Trammell Crow Company är en extern FM-enhet finns till skillnad mot de interna enheterna ett vinstin- tresse. Detta förlorar dock inte EDS på enligt Peter utan detta är snarare en sporre för att ut- veckla effektiviteten ytterligare. Även Anders Forsell i Eslövs kommun pratar om effektivitet. Han menar att om Service och Teknikenheten inte är effektiv så skall den inte finnas kvar.

Analys

”Det finns fördelar med att ha kompetens och kunskap i egen regi för då lär man känna vad kunden vill ha på ett bättre sätt.” (Thore Persson, Halmstad)

Relationen mellan FM-företag och dess kund är mycket viktig. Enligt Gummesson (2002) förstärker relationsmarknadsföring de långsiktiga relationerna. Det är inom tjänsteföretag som relationsmarknadsföring har sin största genomslagskraft och betydelse (Grönroos, 1996). Thore pratar om kompetens och kunskap i egen regi och att detta stärker relationen mellan FM-företaget och kunden. Vi ställer oss frågande om inte detta likaväl kan göras i en extern enhet. Vi tror att en extern enhet kanske till och med bidrar till en bättre relation än vad en intern enhet gör. Detta då den externa enheten måste kämpa mer för att skapa en relation och sedan bibehålla denna till skillnad mot den interna enheten som redan finns på plats. Risken finns att relationen där tas förgiven. Detta borde eventuellt kunna leda till att den externa en- heten bygger upp en starkare relation, och att detta därmed leder till större effektivitet i före- taget/organisationen.

5.5.2 Företagens/organisationernas sätt att mäta målen

Ett mål som Tetra Pak Business Support har satt upp sedan två år tillbaka, är att de varje år skall leverera sina tjänster minst 5 % bättre eller billigare än tidigare. Den här typen av mål finns inte i något av de övriga företagen. Vi tror att denna typ av mål skapar ett incitament för företaget att hela tiden förbättra sig, och därmed bli mer effektivt. Vi finner det något förvå- nande att inte fler av våra respondenter har utryckt att de här denna typ av konkreta mål. Företagen/organisationerna har valt att på olika sätt mäta ifall de uppfyller sina mål med FM. Tre stycken av våra respondenter pratar om att de mäter målen med hjälp av NMI och NKI. Detta är mått som visar hur FM-enheternas medarbetare och deras kunder upplever FM- enheterna. Av de sex företagen/organisationerna är det dock bara två stycken som mäter NBI, alltså hur kundernas kund (kommunens kunder eller företagets kunder) upplever FM- enheterna.

Ett annat sätt att mäta hur FM-enheterna uppfyller sina mål är genom nyckeltal och bench- marking. Genom att titta på hur företagets egna nyckeltal har förändrats över tid, eller jämföra med andra liknande företag får företagen/organisationerna fram en uppfattning om hur målen uppfylls samt hur effektiva de är.

Enligt Peter på Trammell Crow Company genomförs benchmarking på all service i alla bygg- nader. Detta görs för att se om snittkostnaderna har sänkts, om EDS fått ett bättre och effekti- vare utnyttjande av byggnaden, och om EDS nu betalar för mindre yta per anställd. Enligt Grandin et al. (2002) leder FM till att fastigheten ses ur ett nytt perspektiv. Med hjälp av FM ses byggnaden med utgångspunkt i kärnverksamhetens behov av ändamålsenliga arbetsplat- ser. Kan ett företag se över sina lokaler och utvärdera dessa utifrån kärnverksamhetens behov precis som Peter pratar om, kan kostnaderna minskas med 15-30 %.

Ett tredje sätt för företagen att mäta sina mål är med hjälp av enkäter. Både Trammell Crow Company och Halmstads kommun använder sig av detta mätinstrument.

För vår del är det svårt att avgöra vilket mätinstrument som är bäst. Teorin tar inte upp vilket mätinstrument som är att föredra när man skall mäta mål med FM. Det viktigaste torde vara att man överhuvudtaget konstaterar, och inte enbart tror, att man uppnår sina mål. Samt att det man vill mäta också är det som sedan mäts.

Analys