Struktur och det som integrerats i FM i företagen/organisationerna

FM-enheter kan välja olika strukturer på sin verksamhet internt, externt eller en blandning. Även olika sorters stödtjänster integreras i olika företag/organisationer. Denna fråga har vi studerat hos våra respondenter för att se hur de har valt att göra i sin verksamhet.

5.3.1 Hur FM-strukturen ser ut i företagen/organisationerna

Stödfunktionerna i företag/organisationer har på många ställen samlats i ett internt servicebo- lag, men kan också läggas i ett externt bolag. Uppgiften i bolagen är ändå den samma, att för- bättra och effektivisera tjänsterna (FM konsulterna Löfvenberg et al., 2004). Det finns både likheter och skillnader mellan den interna och externa marknaden. Både den interna och ex- terna marknaden kan utföra samma sorts tjänster, men det sker på olika villkor. På den externa marknaden träffas avtal mellan två juridiska personer och därmed är avtalen juridiskt bindan-

Analys

de, vilket det inte är i den interna markanden, där det ses som en överenskommelse. Vad gäll- er anbud är inte heller de civilrättsligt bindande på den interna marknaden (Sandgren, 1994). Hos de intervjuade företagen och organisationerna har endast en av respondenterna haft ex- tern FM avdelning. De övriga fem har en intern FM-enhet. FM-enhetens uppgift är att sam- ordna alla stödtjänster, så att kärnverksamheten bli så effektiv som möjligt. Vi ser att det kan finnas en möjlighet att man i en intern enhet hamnar i en jävsituation. Om anställda i kärn- verksamheten ber om fler stödfunktioner än vad som behövs, ( tex. en exklusivare kaffebryg- gare istället för en vanlig kaffebryggare) kan det bli svårare för den interna enheten, än för den externa, att säga nej, då de ser kärnverksamhetens anställda som sina kollegor.

Företag/organisationer måste ta ett beslut om stödtjänsterna skall utföras i egen regi, eller om behovet finns att lägga ut delar på entreprenad, och därmed att komma i kontakt med den ex- terna marknaden. FM konsulterna Löfvenberg et al. (2004) menar att den första frågan som företaget/organisationen måste ställa sig när de funderar på om tjänsterna ska läggas ut på entreprenad eller ej är; Vilka kunskaper måste finnas internt för att företaget ska kunna levere- ra sina tjänster och produkter? (FM konsulterna Löfvenberg et al., 2004). Problem kan uppstå i den produktiva delen av företaget/organisationen, om tjänster utförs av personal som inte har kunskap om kärnverksamheten och vad som ingår i denna.

När det gäller prissättning finns det svårigheter för den externa marknaden att konkurrera med den interna markanden. Den externa leverantören måste lämna ett så lågt pris att det blir lön- samt för beställaren att välja dem framför att fortsätta utföra tjänsten internt, då omkostnader för omställning och avveckling tillkommer för beställaren. Vidare måste även den externa leverantören lämna ett pris som innefattar ett möjligt uttag för vinst, vilket inte den interna behöver göra då dessa inte har ett vinstsyfte (Sandgren, 1994).

I de fem företagen/organisationer som har interna FM-enheter, upphandlas det mesta också internt, alltså övervägande del av stödtjänsterna sköts av egen personal. I de tre organisatio- nerna finns olika bestämmelser för detta, dessa varierar mellan att kommunen fritt får upp- handla externa stödtjänster från marknaden till att inga stödtjänster överhuvudtaget får upp- handlas externt.

”Viktigt att komma ihåg är, att det som blir billigt för en del av kommunen, kan bli dyrt för en annan.” (Anders Forsell Eslövs kommun)

En respondent skiljer sig från de övriga, då denna har ett fullmäktigebeslut som säger att kommunen måste upp till 20 % vara konkurrensutsatt av en extern leverantör, som levererar samma tjänst som den interna. Enligt Sandgren (1994) kan inte interna enheter gå i konkurs. Vi tror att det borde vara viktigt att den interna enheten konkurrensutsätts. Det måste finnas en vetskap hur det ser ut på marknaden, så att överpriser inte tas ut. Vår rekommendation är att alla interna enheter borde konkurrensutsättas, för att säkerställa att största effektivitet er- hålls

5.3.2 Vad som integrerats i FM, i företagen/organisationerna

Enligt Arnerup-Cooper (1998) kännetecknas en tjänst av att den är immateriell, heterogen, förgänglig och att den utförs i samproduktion. Tjänster som är till för att ge support och stöd till kärnverksamheten kallas för stödfunktioner eller stödtjänster. Det är svårt att benämna exakt vad som anses vara en stödtjänst. Detta beror på att gränsen mellan kärntjänst och stöd-

Analys

tjänst är så pass otydlig. Ytterligare en anledning är att kärntjänsterna skiljer sig beroende på vilken verksamhet som studeras. Detta gör att stödtjänsten varierar kraftigt från verksamhet till verksamhet.

FM konsulterna Löfvenberg et al. (2004) delar upp stödtjänsterna i två kategorier: Fastighets-

anknutna tjänster och verksamhetsanknutna tjänster. Denna typ av uppdelning har vi sett mer

eller mindre tydligt hos våra respondenter. De fastighetsrelaterade tjänsterna innefattar: lokal- planering, uthyrning, byggnation, fastighetsunderhåll, miljöarbete och mediaförsörjning. De verksamhetsrelaterade tjänsterna består av catering, konferensverksamhet, transport och logis- tik samt växel och reception. Även löneservice är en stödfunktion som har integrerats hos flera av våra respondenter. Spridningen på vad som har integrerats i FM hos företa- gen/organisationerna är relativt stor. Vissa har lämnat över i princip alla stödtjänster (som t.ex. möblering av själva arbetsplatsen) till FM-enheten, medan andra enbart har några få stödfunktioner integrerade.

Att låta FM-enheten till och med sköta möbleringen av arbetsplatsen grundar sig i den funk- tionella flexibiliteten som Lundstöm (2002) skriver om. Funktionell flexibilitet handlar om hur den primära verksamheten använder ytorna. Vissa arbetsrum lämpar sig bättre till en viss typ av aktiviteter än andra. Upp till en viss gräns bör kärnverksamheten anpassa sig efter be- fintliga lokaler, men när nyttan av nya funktioner är större än kostnaderna bör företa- get/organisationen modernisera eller bygga nytt.