AMEA Programvara för arbetsmarknadsenheter APL Arbetsplatsförlagt lärande
GDPR Dataskyddsförordningen
IFO Individ- och familjeomsorg
LIA Lärande i arbete
LIF Lagen om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar
LMA Lagen om mottagande av asylsökande m.fl.
LVM Lagen om vård av missbrukare i vissa fall LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga MIA Myndigheten för internationella adoptionsfrågor OSL Offentlighets- och sekretesslagen
PuL Personuppgiftslagen
SCB Statistiska centralbyrån
SFI Svenska för invandrare
SoL Socialtjänstlagen
SYV Studie- och yrkesvägledning VFU Verksamhetsförlagd utbildning W3D3 Diarie- och ärendehanteringssystem
YH Yrkeshögskolan
Budgetrådgivning och skuldsanering administreras i Karlstads kommun.
Anvisningarna gäller för handlingar i original om inget annat anges.
Handlingarna är uppställda i alfabetisk ordning utifrån användningsområde.
Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper (svenskt arkiv 80 gram) och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.
Vid inaktualitet= När handlingen inte längre har någon betydelse för verksamheten
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
5, 15, 25 samt faderskap, adoption, hem för vård eller boende bevaras.
Bilaga socialtjänstens personakter.
Följer gällande lagstiftning Akten bevaras i minst 5 år efter sista anteckningen. Vidare se bilaga socialtjänstens personakter. OSL 26 kap.
5, 15 0ch 25. Följer gällande lagstiftning. OSL 26 kap.
Följer gällande lagstiftning. OSL 26 kap.
Allmän administrativ verksamhet
Affischer Papper Närarkiv Vid inakt. Bevaras i urval om det finns
historiskt intresse
Annonsunderlag Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse
arkiv
Ansökan fondmedel och stiftelser
- ansökan
- förslag till beviljade fondmedel
- beslut
Bevaras Besluten bevaras i anslutning till protokollsbeslut
Avtal av strategisk betydelse, t.ex.
samarbetsavtal
Papper Pärm Närarkiv Vid
inakt. Bevaras Behörighetsregistrering
för förvaltningssystem
Datafil Mapp Server Vid inakt.
Delegeringsbeslut Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Delegeringsordning Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Dokumenthanterings-plan Papper Diariet Närarkiv Bevaras Revideras årligen
Enkäter - egna
- andras Papper
Papper Pärm
Pärm Tjänsterum
Tjänsterum Bevaras
Vid inakt.
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
sammanställning av resultat
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Bevaras
Enkätsvar Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Förutsatt att sammanställning
gjorts Fotografier från
verksamheten Vid inakt. Bevaras i urval om det finns
historiskt intresse Föredragningslistor
- andras
- egna Papper
Papper Pärm
Pärm Tjänsterum
Tjänsterum Vid inakt.
Vid inakt. Under förutsättning att protokoll finns
Föreskrifter och råd - andras
- egna Papper
Papper Pärm
Pärm Tjänsterum Tjänsterum Vid
inakt.
Vid inakt.
Bevaras Förfrågningar och svar,
allmänna
Papper Pärm Tjänsterum 6 mån Under förutsättning att det är av ringa betydelse för verksamheten Information för
kännedom från myndigheter
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
arkiv
Informationsmaterial - egenproducerad till externa målgrupper - inkommet för
- egna Papper
Papper Pärm
Pärm Tjänsterum
Tjänsterum Vid inakt.
Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse
Korrespondens
- av vikt för heten (inte diarieförd) - av ringa eller tillfällig betydelse
Papper
- egna Papper
Papper Pärm
Pärm Tjänsterum
Tjänsterum Vid inakt.
Bevaras
Pressmeddelanden Papper Pärm Tjänsterum 3 mån Bevaras vid särskilt intresse
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
- projektuppdrag/
direktiv – syfte - beslut i nämnd - beslut om ändrad inriktning
- aktivitetsplan - projektplan
- ev. tilläggsdirektiv - projektorganisation - projektkontrakt - utredningar av else för projektet - avtal
Definition av projekt: ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten När handlingar som ska ingå i projektdokumentationen normalt arkiveras i original på annat sätt läggs en kopia projektakten, t.ex.
avtal
arkiv
Projektdokumentation, externa
Se innehåll på interna.
Därtill tillkommer i externa
- protokoll från styrgruppen
- tilläggsbeställningar - ekonomisk
slutredovisning
Papper
anteckningar av tillfällig betydelse, adresslistor m.m.
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Remisser
Sparas endast av den remissinstans som ”äger” remissen
Remissvar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Bevaras både av den som ”äger”
remissen och den som svarar Statistik,
egenproducerad Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Förutsatt att sammanställning finns bevarad i annat dokument
Statsbidragsansökningar Papper Pärm Närarkiv 10 år
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
Papper Diariet Närarkiv 5 år Bevaras Årssammanställning inför nämnd Systemdokumentation Papper Pärm Närarkiv Bevaras Inklusive fortlöpande förändringar Utredningar
- förvaltningens
- övriga Papper
Papper Pärm
Pärm Tjänsterum
Tjänsterum Bevaras
Vid inakt.
OBS! inte klient/person relaterade
PuL-administration Anmälan av behandling
av personuppgifter till Datainspektionen
Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet
Datafil Mapp Server Vid inakt.
Anmälan av
personuppgiftsombud till Datainspektionen
Datafil Mapp Server Vid inakt.
Information från
Datainspektionen Datafil/
papper Mapp/
pärm Server/
Tjänsterum Vid inakt.
Personuppgiftsbiträde,
avtal Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Personuppgiftsbiträde,
instruktion för Papper Diariet Närarkiv Bevaras
arkiv
Registerförteckning Datafil Mapp Server Bevaras
Sammanträdeshandlingar från arbetsutskott och nämnd
Adresslistor Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Delegeringslistor Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Handlingar tillhörande
sammanträden Papper Pärm Närarkiv 3 år Bevaras
Justeringsanslag Papper
Datafil Pärm
Mapp Närarkiv
Server Bevaras Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras Närvarolistor,
sammanträdes-rapporter, förlorad arbetsinkomst
Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Protokoll och bilagor - original
- kopior Papper
Papper Pärm
Ärendeakt Tjänsterum Närarkiv
Se anm. Original bevaras tillsammans med protokoll. Kopior i ärendeakt
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Nyanlända och integration Akter enligt LMA Papper Personakt Närarkiv Efter
avslut Bevaras Se bilaga om aktinnehåll Akter enligt LIF Papper Personakt Närarkiv Efter
avslut Bevaras Se bilaga om aktinnehåll Ansökningar om
schablonersättningar Papper Pärm Tjänsterum 10 år Avtal mellan
Migrations-verket och kommunen om mottagande av nyanlända
Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras
Avtal mellan kommunen och
frivillig-organisationer rörande drift av grupphem
Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras
Besiktningsprotokoll Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla
Beställningar av
utbildningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att ingen
utstående fordran finns Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Varje år Bevaras
arkiv
Dokumentation över 6:e juniceremonin för nya medborgare
Papper Foton
Pärm Närarkiv 10 år Bevaras
Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i egen regi
Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras
Hyreskontrakt, uthyrning och
förhyrning av bostäder
Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter kontraktstidens utgång, under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår
Inkvarteringsstatistik Papper Pärm Tjänsterum 10 år Bevaras Inventarieförteckning
för uthyrda bostäder Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Protokoll från möten med frivilligorganisa-tioner m.fl. som deltar i mottagandet av
nyanlända
Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras
Register över boendet i
genomgångsbostäder Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Revideras fortlöpande Register över nyanlända Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Statsbidragsansökningar Papper Pärm Tjänsterum 10 år Underlag till
statsbidragsansökningar
Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Uppsägningar av bostadskontrakt
Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Utbetalningslistor över
statsbidrag Papper Pärm Tjänsterum 10 år
Utvärdering av verksamhet för nyanlända
Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras
Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis
Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter ärendet avslutats
Årlig statistik över kommuninvånare med utländsk härkomst
Papper Pärm/
arkivbox Närarkiv 5 år Bevaras
arkiv
Allmänna ärenden Ansökan om att bli hem
för tillfällig
placering/jourhem, utredningar om hem för tillfällig
placering/jourhem
Papper Pärm Tjänsterum 5 år Efter inaktualitet
Familjehem, kontaktperson - avtal
- utbetalning, extra Papper
Papper Pärm
Pärm Närarkiv
Tjänsterum Bevaras
2 år Förteckning över barn i
respektive hem för tillfällig
placering/jourhem
Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny förteckning upprättats
Förteckning över hem för tillfällig
placering/jourhem
Papper Pärm Närarkiv Bevaras Kan ingå i verksamhets-/årsberättelse
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Förteckning över kontaktpersoner/
-familjer
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny förteckning upprättats
Handlingar rörande
enskilda feriebarn Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Hyreskontrakt,
besiktningsprotokoll etc för bostäder som
tillhandahålls av socialtjänsten
Papper Pärm Närarkiv 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår
Lex Sarah Papper Pärm Närarkiv Bevaras OSL 26 kap.
Meddelande om placering inom
kommunen av barn från annan kommun
Papper Pärm Tjänsterum När
placering upphör
Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan
meddelandet gallras 5 år efter sista notering
Protokoll och minnesanteckningar från samarbetsgrupper mellan socialtjänst, skola, polis eller dylikt
Papper Pärm Närarkiv Bevaras
arkiv
Rapporter och
anmälningar som inte tillhör ett ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register
Papper Pärm Tjänsterum 2 år T.ex. polisrapporter, meddelanden om avhysning. Observera att dessa handlingar måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagens regler.
Boutredningar och dödsboanmälan m.m.
(om personen varit aktuell, kan handlingarna läggas i personens akt)
Ekonomisk redovisning Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats
Fullmakter Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats
Handlingar som visar hur utredningar genomförs
Papper Pärm Närarkiv Bevaras Gäller även om kommunen anlitar extern utredare
Internt återkrav av
ekonomiskt bistånd Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Journalanteckningar Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Kopior på beslut om
ekonomiskt bistånd Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Kopior på fakturor Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Korrespondens Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Mottagnings-/
utlämningskvitto på ev.
omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker
Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats
Protokoll över
hembesök Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats
Släktutredningar Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats
Statistik Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
arkiv
Familjerätt (faderskap och adoptioner) Underrättelse från
Skattemyndigheten om nyfött barn, som inte tillhör faderskapsärende
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Underrättelser i faderskapsärenden bevaras, se avsnitt Personakter
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Hem för vård eller boende Anmälningar om in- och
utskrivningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Ansökningar om plats
som inte bifallits Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Förteckning över
inskrivna Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Journaler Papper Personakt Närarkiv 5 år efter
sista anteckning
Undantag: journaler över placerade underåriga bör bevaras, liksom personer födda 5, 15 och 25
Tjänstgöringsschema Papper Pärm Tjänsterum 2 år
Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten
Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Årsberättelser,
verksamhetsberättelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut
arkiv
Rådgivningsverksamhet Minnesanteckningar
kring klienter Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Statistik som visar hur mycket de olika typerna av rådgivning har
utnyttjats
Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Årsberättelser,
verksamhetsberättelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Arbetsmarknadsåtgärder/Arbetslivsinriktad rehabilitering Anställningslistor,
praktik Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Ansvarsförsäkring,
deltagare Papper Personakt Närarkiv Bevaras
Ansökningar,
feriepraktik Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst m.m.
Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Arbetsförmåge-bedömning, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Arbetsintyg, skriftliga
omdömen Papper Personakt Närarkiv Bevaras Skickas till personalkontoret för arkivläggning
Arbetsskadeanmälan Papper Personakt Närarkiv Bevaras Skickas till personalkontoret för arkivläggning
Beslut från
arbetsför-medling, socialtjänst Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Deltagarlistor,
deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Diagnosutredningar Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
arkiv
Förstadagsintyg Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Handlingsplan Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Läkarintyg, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Placeringsmeddelande,
deltagare Papper Personakt Närarkiv Vid inakt. Lämnas till berört företag efter avslutad åtgärd
Praktikavtal, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Projekthandlingar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Slutrapport Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Statsbidrag för olika åtgärdsformer,
underlag, ansökningar, utbetalning,
avstängning etc.
Papper Pärm Tjänsterum 10 år Gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Tidrapporter, deltagare Papper Personakt Närarkiv Vid inakt.
Uppföljning Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
Utredningar, kartläggning
Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Verksamhetsplaner och
verksamhetsberättelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i budget och bokslut
Verksamhets-uppföljningar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare etc.
Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Ärendeblad/journalblad Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Överenskommelse med
deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd
arkiv
Administrativ verksamhet
Anhörigregister Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Anmälningar polis Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Anmälningar till
socialtjänsten Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Antagningsbeslut -
kopia Datafil Mapp Server Vid inakt.
Arbetstidsschema Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Avtal Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Beslut om anpassad
skolgång Papper Diariet Närarkiv Bevaras Kopia i elevakt
Beslut om mottagande i
vuxensärundervisning Papper Diariet Närarkiv Bevaras Tjänsten köps Beställning från elever
om utdrag ur
betygskatalog/studie-intyg/diplom/slutbetyg
Datafil Mapp Server Vid inakt. När det efterfrågade dokumentet har skickats till eleven
Betygskatalog Papper Pärm Närarkiv Bevaras Betygskatalog samt
samman-Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
prövning Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Betygssamman-ställningar Datafil Mapp Server 2 år
Brev till föräldrar Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Disciplinära åtgärder,
handlingar rörande Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Egenproducerat
material Närarkiv Bevaras 1 arkivex
Elevantal – statistik - egen
- SCB Papper
Datafil Pärm
Mapp Tjänsterum
Server Bevaras
2 år Förteckning/register
över ungdomar under 18 år som deltagit i
kommunens
uppföljningsprogram
Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Ett fullständigt exemplar per läsår
Grupplistor Datafil Mapp Server Vid inakt.
Gruppscheman Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
arkiv
Handlingar rörande samtycke enligt PuL/GDPR
Papper Pärm Närarkiv Vid inakt.
Handlingsplan
krisberedskap Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Handlingsplan för
kränkande behandling Papper Pärm Närarkiv bevaras
Individuella
handlingsplaner Papper Elevakt Närarkiv Vid inakt. Sekretess. Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i
pedagogisk journal (eller motsvarande) som bevaras Information Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Uppdateras varje halvår.
Annonsunderlag, hemsida, litteraturlista, kurskallelse, kurskatalog, schema, studerandeinformation.
Inventarieförteckningar,
kopior Datafil Mapp Server 10 år Original skickas till
ekonomikontoret.
Kalendarium Datafil Mapp Server Vid inakt. Efter kursens slut
Klass-/studerandelistor Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Kopior av utfärdat slutbetyg och avgångsbetyg
Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Korrespondens - av ringa eller mässig karaktär - av vikt för heten
Tjänsterum 5 år
Vid inakt.
Bevaras
Gäller all korrespondens oavsett medium.
Kursmaterial – personal Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Tillhör kursdeltagaren
Kursplaner Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Kvalitetsredovisning Papper Diariet Närarkiv 5 år Bevaras Ingår i bokslut Kvalitetssäkring,
underlag Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras när redovisning är gjort Ledighetsansökan – elev Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Efter avslutade studier
Lista
särskoleplaceringar
Datafil Mapp Server Se anm. Efter avslutade studier
arkiv
Lärarstatistik - egen
- SCB Papper
Datafil Pärm
Mapp Tjänsterum
Server Bevaras
Vid inakt.
Medarbetarsamtal,
anteckningar Papper
Personal-akt Närarkiv 2 år Sekretess
Måldokument Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Revideras årligen
Nyheter i lärplattform Datafil Mapp Server Vid inakt.
Närvarolistor eller
motsvarande Datafil Mapp Server Vid inakt. Vid kursens slut
Policys - kopia Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny gäller Protokoll
- original
- kopia för kännedom Papper
Papper Pärm
Pärm Närarkiv
Tjänsterum 5 år Bevaras 2 år Redovisning till
Skolverket Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Rutiner för
samordningsmöten Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Sammanställningar
nationella prov Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Svar på nationella prov
- svenska, sfi Papper Pärm Närarkiv Bevaras
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Scheman – elev,
personal, sal, mat m.m.
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Tillbudsrapporter - elev
- personal Papper
Papper Diariet
Diariet Närarkiv
Närarkiv Bevaras
Bevaras
Tjänstefördelning Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Verksamhetsberättelse Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut
VFU-planering Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
VFU sammanställning Papper Pärm Tjänsterum Bevaras
Åtgärdsprogram Papper Elevakt Närarkiv Bevaras Sekretess
arkiv
Pedagogisk personal Dokumentation
Lärarsamtal/elevsamtal Datafil Mapp Server Efter avslutade studier Dokumentation från
studieresor
Papper Pärm Tjänsterum 10 år Bevaras
Lektionsunderlag Datafil Mapp Server Vid inakt.
Skriftliga bedömningar Datafil Mapp Server Vid inakt.
Tentamensunderlag Datafil Mapp Server Vid inakt.
Underlag teman Datafil Mapp Server Vid inakt.
Valideringsinstrument Datafil Mapp Server Vid inakt.
Önskemål LIA/APL Datafil Mapp Server Vid inakt.
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
kommun-arkiv
Gallras/
bevaras Kommentar
Interkommunal ersättning Avtal rörande
interkommunal ersättning
Papper Diariet Närarkiv Bevaras
Studiestöd Ansökan och beslut om
inackorderingstillägg Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Studerande
Planeringssamtal i svenska för invandrare (sfi), ev. dokumentation
Datafil Mapp Server Se anm. Gallras efter avslutad kurs
Ändring av studieplan Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Gallras efter avslutad kurs
arkiv
Undervisning Anmälan om anpassad
studiegång Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Dock senast när eleven avslutat sin skolgång
Ansökan om att få gå
om kurs Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Dock senast när eleven avslutat sin skolgång
Egenproducerade
läromedel Bevaras I den mån kompendier, foton eller
filmer produceras på skolan och används i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras
Elevers svar på skriftliga
prov Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.
Förteckning över elevers placeringar under arbetsplatsförlagt lärande (APL)/Lärande i arbete (LIA)
Handlingar ang.
APL/LIA, information om elever,
Vid inakt. Under förutsättning att anteckning om elevers APL görs på elevkort samt att förteckningen bevaras
Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans
handlingsprogram och riktlinjer upprättade av kommunen Litteraturlista för olika
ämnen Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Under förutsättning att en
originalförteckning över läromedel bevaras centralt
Läromedelsbeställningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Redovisning av
undervisning
Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Underlag för kontroll och olika typer av statsbidragsansökningar med uppgifter om
undervisningstimmar och genomgångna kurser Elever och elevregistrering
Anmälan till särskild prövning eller fyllnads-prövning med bilagda handlingar
Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Gallras när ny prövning för eleven inte kan bli aktuell
Aviseringslistor Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras när anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning
arkiv
Studie- och yrkesvägledning
Nivåtest Datafil Mapp Server Efter
avslutad kurs
SYV-anteckningar Datafil Mapp Server Efter
avslutad skolgång
Bevarande av akter inom SoL – socialtjänstlagen
Alla akter sparas i minst 5 år efter att sista anteckningen gjorts.
Alla akter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid.
När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om kunden tas bort ur dataregistret. Detta sker i en gallringsmodul och görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet.
När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om kunden tas bort ur dataregistret. Detta sker i en gallringsmodul och görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet.