Förmedla budskap

Både chefer och medarbetare nämner att förståelse för att budskapet gått fram kan säkerställas genom att ställa kontrollfrågor, upprepning och att både kommunicera via mail och telefon. Några av medarbetarna menar att det är svårt att veta om budskapet gått fram om inget svar återfås vid till exempel mail och sms. Både några chefer och medarbetare anger att de inte brukar göra något speciellt för att säkerställa förståelsen. En av dessa chefer menar att det är upp till medarbetaren att återkoppla om denne inte förstått. Alla tillfrågade chefer anger att deras medarbetare förstår dem till stor del medan 83 procent av medarbetarna anger att deras chef förstår dem. En av medarbetarna menar att detta beror på att dennes chef tidigare haft samma arbetsroll och därför har stor förståelse för medarbetarens operativa vardag. Resterande 17 procent menade att detta inte alltid var fallet och att det är rörande arbetsuppgifter som chefen inte alltid förstår dem men att det inte är ett problem då det finns andra att vända sig till. En medarbetade anser att det varit svårt att nå fram till chefen vad gäller att genomföra en utbildning:

”Sedan ska man inte behöva fråga om det och diskutera det överhuvudtaget att man ska gå

den utbildningen som man redan har bestämt, men så är det idag. Det var ju faktiskt nu som jag fick skicka mejl tre gånger innan jag fick svar på om jag kunde boka in min utbildning som var bestämd att jag skulle gå. I alla fall som jag uppfattar det, jag vet inte om han uppfattar det på något annat sätt.”

Majoriteten av medarbetarna, 58 procent, tycker inte att det är svårare att förmedla sitt budskap vid distans medan större delen av cheferna anser att det är det. Både några medarbetare och några chefer anger att det inte är distansen i sig som gör att det blir svårare utan det gäller att anpassa budskapet efter de verktyg som finns att tillgå. Två medarbetare nämner också att det är viktigt att ha en personlig relation med personen sedan innan för att budskapet ska nå fram ordentligt. Både medarbetare och chefer anger att det som försvårar kommunikationen är att det inte går att se reaktioner hos den andra parten, vilket gör att det ofta blir fler frågeställningar och budskapet tar längre tid att förmedla. En av cheferna anger att distansen inte är ett problem i allmänhet men att det blir en barriär för småfrågor. En chef nämner att de brukar ha telefonmöten och för att minska störande bakgrundsljud stänger medarbetarna av sina mikrofoner. Chefen nämner att detta gör att det är som att tala rakt ut i tomma luften, att det inte är säkert att någon ens lyssnar. Vidare nämner chefen också att de låtit medarbetarna hålla i liknande pass och responsen på dessa har varit att medarbetarna fått ökad förståelse för problematiken och varför chefen ibland ställer kontrollfrågor. En chef som använder videoutrustning vid sina möten säger att det märks stor skillnad och att det blir lättare att kommunicera med detta hjälpmedel.

Både chefer och medarbetare nämner att om de skulle sitta på samma kontor så tror de att de skulle ha mer utbyte mellan varandra, både vad gäller kommunikation och erfarenheter, att

37

det skulle gå fortare att lösa problem och att gruppgemenskapen skulle stärkas. En medarbetare menar även att sådana saker som varken är jättebra eller jättedåliga skulle få kommuniceras då de idag inte ger anledning nog att kontakta chefen. En chef tror också att problem i gruppen skulle uppmärksammas i ett tidigare skede. Två av medarbetarna och en av cheferna tror inte att det skulle skilja något eftersom att deras roller gör att de sällan är på kontoret. Några av cheferna menar att det idag är svårt att lära känna medarbetarna tillräckligt bra, att det tar längre tid att lösa problem och att det är lättare att missa om en person mår dåligt eller har problem. Endast en chef bland både chefer och medarbetare anger att denne önskar en process eller ett verktyg för att underlätta kommunikationen på distans. Andra menar istället att det finns bra verktyg men att det snarare krävs mer utbildning i dessa eller mer tid att använda dem på ett bättre sätt.

Intervjurespondenterna fick svara på frågan om de hade exempel på när den geografiska distansen försvårat kommunikationen. Merparten, fem stycken, av cheferna anger att det är främst vid problem som distansen försvårar, både problem mellan medarbetarna och när chefen ska försöka lösa en kunds problem genom att ringa olika personer för att försöka hitta en lösning. En person nämner att chefen drabbas på ett personligt plan om medarbetarna har problem sinsemellan:

”Då ska jag försöka att ringa till den ena och sedan till den andra men det går ju inte utan det är bara att släppa allting och åka dit.”

En chef nämner att det inte bara påverkar ledarskapet utan att det också påverkar medarbetarna eftersom att det inte blir någon kompetensöverföring mellan dem. En annan medarbetare nämner också att det ibland kan vara svårt att nå chefen då denne har väldigt många samtal att besvara samt att det är det enda verktyget som chefen använder för att kommunicera. En medarbetare berättar följande som exempel på när distansen försvårat kommunikationen:

”Så då sitter någon på distans och säger: här har du en Powerpoint som du ska fylla i de

här sidorna med lite siffror och procent och sådär. […] Hade man på något sätt suttit tillsammans så hade man på något sätt arbetat fram det här materialet tillsammans, då hade det blivit någon form utav kreativ process där istället: den här 42, där hade det varit jättefantastiskt om det hade varit 35 istället, vad kan vi göra? Så istället för att ifrågasätta och låta den andra försvara sig så hade det kanske varit en coachning där: kolla på Frasse här bredvid, han lyckades med 32 på grund av det här och det här, kan du dra någon lärdom av det? Frasse, kom hit och berätta vad du gjorde!”

Respondenterna fick också svara på frågan om den geografiska distansen underlättat kommunikationen och där tycker både medarbetare och chefer att det är svårare att komma på något exempel. Det som nämns av både chefer och medarbetare är att möten är väl förberedda och därmed mer koncisa och effektiva. Andra saker som nämns är att det blir mer naturligt att skicka mail till varandra och att fördelen med det är att konversationen finns sparad. En chef menar också att det blir mer betydelsefullt att ringa till en medarbetare om personerna annars inte har så mycket kommunikation.

38

Medarbetarna fick frågan vad som skulle kunna förbättras i kommunikationen med chefen. Flera av de tillfrågade tror att det skulle vara bättre om det fanns fasta tidpunkter där de visste att de hade möjlighet att kontakta sin chef om de skulle vilja. En medarbetare nämner att denne hade så tidigare och att detta var bra. En annan medarbetare menar att tiden skulle kunna läggas på den personliga relationen om det inte finns specifika problem att behandla. En annan person menar att kommunikationen idag är så bra som den kan bli och att detta beror på att relationen till chefen kantas av tillit och ett öppet klimat. En medarbetare uppmärksammar vikten av en god relation och att inte bara tänka på produktivitet genom följande citat:

”Nej, blir den för effektiv så tappar man ännu mer av den sociala biten. Om du förstår vad

jag menar. Det mesta i kommunikationen gäller givetvis jobbet och ska man då plocka bort det här ineffektiva då är det bara 100 procent information som förs tillbaka, då tappar man det sociala, vilket heller inte är bra.”