4.3 F OLKHEM
5.1.2 Försörjningsstrategier
Vid val av leverantörer på ABB är det framför allt faktorerna pris, kvalité och leveransprecision som prioriterades högst. Beroende på vilket typ av inköp som gjordes.
Kunde även andra faktorer väga tungt vid valet av leverantör. Ibland var t.ex. geografisk närhet en viktig faktor.
ABB ställer så ofta det går ISO krav på leverantören, gällande att de har miljö och kvalités ledningssystem. Ibland är det dock ogenomförbart att ställa sådana krav. ABB ställer högre krav på sina A och B leverantörer (se figur 12 sida 34 för en närmare beskrivning av vad A och B står för) däremot ställs inte samma krav på C och D leverantörerna.
Ramavtal görs oftast med leverantörerna, det händer dock att dessa inte alltid följs av personalen på ABB när de gör sina inköp. Detta försöker ABB stävja genom att ställa krav på de anställda. Ofta kan detta problem bero på interna kommunikationsproblem. Centrala ramavtal kan dock inte alltid följas då det måste finnas utrymme för viss flexibilitet.
Ifrån beställning till leverans, tar det normalt sex veckor. Det är därför viktigt att ABB gör beställningar i tid för att det inte ska uppstå bristsituationer. Då en bristsituation uppstår p.g.a.
att personalen beställt en vara för sent är ABB villiga att stå för den extrakostnad det kostar för leverantören att få fram produkten i rätt tid. ABB kan ibland tillhandahålla material om leverantören inte förfogar över detta, eller betala extra för att personalen hos leverantören måste jobba över. Inom ABB finns två datasystem SRP-R som är ett internt datasystem och I-smart som är ett leverantörsdatasystem. Genom att använda dessa data system, kan man då en bristsituation uppstår söka efter var den aktuella produkten finns. Då en bristsituation beror på leverantören, finns det vanligtvis regler i de avtal som de har med leverantören om eventuella sanktioner mot leverantören som kan verkställas. Dessa sanktioner blir dock sällan aktuella.
Då det ofta finns många anledningar till varför en leverantör inte kan upprätthålla den avtalade leveransprecisionen.
2 Intervju med Johan Karlsson, strategisk inköpare för Force mesurement på ABB, 2006-11-01.
På Force measurment har man cirka 350-400 leverantörer.
ABB använder sig av en kombinerad strategi med hjälp av både en ABC-analys och en Kraljic-matris när de klassificerar sina leverantörer. Se Figur 10 och 11 nedan för att se hur ABB gör sin klassificering av sina leverantörer.
Figur 11, ABB:s ABC-analys över sina leverantörer (Egen bearbetning från intervju på ABB).
Figur 12, ABB:s Kraljics-matris i kombination med deras ABC-analys (Egen bearbetning från intervju på ABB).
Beroende på var en leverantör slutligen hamnar i ABB:s klassificeringsmatris med hänsyn till ABC-analysen, så bestäms det vilken strategi ABB ska tillämpa mot leverantören. A och C leverantörerna vill man ha en långsiktig och djup relation till, speciellt till A leverantörerna då
dessa artiklar är strategiskt viktiga för verksamheten. B leverantörerna är ekonomiskt sett tunga därför vill man med dessa ha längre relationer, samt begränsa antalet av dessa så att man kan utvinna ekonomiska fördelar. Då man t.ex. kan få kvantitetsrabbater om man blir stor som kund. De leverantörer som slutligen hamnar i D-nivån fäster man ingen större vikt vid.
Ibland skrivs avtal med dessa, för att begränsa antalet av dessa leverantörer, för att på så vis underlätta den administrativa biten.
ABB använder sig till en viss del av singel sourcing. ABB har i princip nästan alltid minst en reservleverantör, detta för att få en viss risk spridning. Huvudleverantörerna står oftast för cirka 90 procent av inköpsvolymen. Reservleverantörerna står för resterande 10 procenten av inköpsvolymen detta med anledning till att bibehålla dessa då en brist situation kan dyka upp.
ABB har arbetet mycket med att begränsa antalet leverantörer, på force measurment upplever man att de kommit till en gräns där denna utveckling inte längre går att fullfölja ytterligare.
Detta beror på att om man skulle begränsa antalet leverantörer ytterligare, skulle ABB binda upp sig allt för mycket. Detta skulle leda till brist på flexibilitet och en ej tillräcklig riskspridning av leverantörerna.3
5.1.3 Leverantörsrelationer
ABB har långsiktiga relationer med sina A och C leverantörer, då dessa är kritiska för företaget. B leverantörerna har ABB långsiktiga relationer med, men inte något djupare samarbete med. Då dessa produkter ofta är standardprodukter, men av stor vikt ekonomiskt sett. Då en leverantör klassificeras enligt Kraljic som en D-leverantör, men av ABC-analysen klassificeras högt kanske till och med som A-leverantör, görs en annan bedömning av den ursprungliga D-leverantören. Då en D-leverantör står för ett stort volymvärde av den totala inköpsvolymen, flyttar ABB upp dessa till B nivån. Dessa ursprungliga D leverantörer enligt Kraljic som nu definieras som B leverantörer av ABB behåller man en längre relation till nu, då de står för en stor del av inköpskostnaden. På detta vis har ABB lyckats begränsa antalet leverantörer.
Vanligtvis har ABB i och med sin gemensamma storlek ett starkt förhandlingsöverläge gentemot leverantören. Ibland råder det dock en annan maktbalans, då A och C leverantörerna
3 Intervju med Johan Karlsson, strategisk inköpare för Force mesurement på ABB, 2006-11-01.
är strategisk viktiga för ABB:s verksamhet. Ofta är t.ex. C leverantörerna unika, då få alternativ finns till dem.
I och med att ABB har minskat antalet leverantörer, har relationerna med varje enskild leverantör blivit djupare med tiden. På detta sett har leverantörsarbetet blivit enklare.
På ABB arbetas det kontinuerligt med kvalitetsuppföljning av leverantörerna. Pris, leveransprecision och kvalité mäts fortlöpande. Uppstår ett kvalitetsproblem har ABB en databas, där felet registreras. Månadsvis sker kontroll av en del leverantörer. Det finns leverantörer som man inte alltid är nöjda med. Upptäcker ABB att någon säljer allt för dyrt, eller inte utvecklar sig, övervägs alternativa leverantörer. En avgörande faktor vid leverantörsbyte, är ofta att leveransprecisionen inte hålls och detta är ett återkommande problem leverantören har. Bevakning av leverantörers ekonomi sker också, då man upptäcker att en leverantör är på väg att gå i konkurs, försöker man snabbt hitta alternativa leverantörer.
Då en leverantör inte når upp till den förväntade leveransprecisionen höjs ibland säkerhetslagret. Ibland kan det dock förekomma att ABB använder sig av en second source (reservleverantör). I de avtal som skrivs med leverantörerna finns klausuler som bl.a.
innefattar rabattavdrag, då en leverantörsmiss inträffar. Dessa finns som påtryckningsmedel, för att leverantören skall följa avtalet men tillämpas i praktiken väldigt sällan. Då ett problem blir återkommande hos en leverantör, sker det ibland att man byter leverantör. 4
5.2 Folkhem
5.2.1 Inköpsfunktionen
På Folkhem är den största delen av inköpen centraliserade, dock sker en del av inköpen på ett decentraliserat sätt. Inköp av artiklar som har ett stort ekonomiskt värde såsom inköp av tjänster från installatörer och inköp av stommar sker centralt. Artiklar med ett mindre värde, ansvarar den lokala byggchefen för. Det sker därmed på ett decentraliserat sätt. Artiklar av mindre ekonomisk betydelse som är återkommande inköp på de olika byggarbetsplatserna, försöker Folkhem dock samla ihop och göra centrala inköp av, en sådan artikel är t.ex. skruv.
Anledningen till att Folkhem även använder sig av en decentraliserad inköpsverksamhet på de lokala byggarbetsplatserna, är att byggchefen som ansvarar för det enskilda bygget måste ges
4 Intervju med Johan Karlsson, strategisk inköpare för Force mesurement på ABB, 2006-11-01.
möjlighet att koordinera inköpen av varor och tjänster på bra sätt. Detta är p.g.a. att den lokala byggchefen tillsammans med leverantören måste få byggprocessen att fungera. Skulle alla inköp göras centralt skulle det försvåra arbetsprocessen på det enskilda bygget. Det finns både fördelar och nackdelar med Centraliserat och Decentraliserat inköp. Fördelen med att använda centrala inköp, anser Folkhem vara att stora besparingar i form av tid och resurser kan ske genom att man samlar ihop inköpsvolymerna. Då volymerna är stora eller om det ekonomiska värdet är högt, är centralt organiserade inköp att föredra säger Anders.
Inköpskostnaderna står för cirka 60-70 procent av den totala omsättningen årligen. Folkhem köper årligen in varor och tjänster för cirka 140 miljoner kronor per år. Orsaken till att inköpskostnaderna inte är högre, beror till viss del att Folkhem bygger den största delen av produktionen själva. En färdigvara som Folkhem dock köper in är färdigbyggda badrum.
Folkhem köper vanligen in produkter som de själva sedan vidareförädlar. Vid inköp av varor och tjänster går oftast ett inköp till på så vis att man använder ett vad man kallar
”förtroendehandsval” med någon av de redan befintliga leverantörerna, när en vara eller tjänst ska köpas in. Folkhem har ofta ramavtal med de leverantörer som de har som förtroendehandsvalda. Folkhem har därmed förtroende för att leverantören har ett marknadsmässigt pris och en god kvalité.
Då ingen befintlig leverantör finns för en vara eller tjänst, eller då den inköpsansvariga tycker att både pris och kvalité av en vara eller tjänst hos leverantören skulle kunna vara bättre, görs en förfrågan. Då en förfrågan görs skickas den ut till olika leverantörer, den leverantör som erbjuder bäst pris i förhållande till kvalité samt erbjuder en god service i sitt anbud antas.5
5.2.2 Försörjningsstrategier
Folkhem anser inte att inköpspriset är den avgörande faktorn vid val av leverantör. Det är snarare totalkostnaden på lång sikt som är intressant anser Folkhem. Det direkt synliga priset är inte alltid det pris som totalt sett i ett längre perspektiv är det billigaste priset. När valet av leverantör görs vägs tidigare meriter och referenser in från leverantören. En annan avvägning som tas med i beräkning när ett leverantörsval skall göras är de erfarenheter som de
5 Intervju med Anders Tengbom, inköpsansvarig för Folkhems småhusproduktion, 2006-11-14.
inköpsansvariga både på central och på lokal nivå inom Folkhem har från de leverantörer som urvalet sker ifrån.
Folkhem rangordnar sina leverantörer efter de faktorer som de anser är viktiga. De viktigaste kriterier vid val av leverantör är framförallt service, kvalité samt att leverantören levererar det de ska och håller den tidsplan som är avtalad. Ett vanligt förekommande problem i byggbranschen anser Anders vara att leverantörerna ofta har svårt att hålla sig till den fastställda tidsplanen.
Folkhem ställer inte krav på att leverantörerna är ISO – certifierad för varken miljö eller kvalitetshänseende, dock är det en fördel om leverantören uppfyller dessa krav. Folkhem var tidigare miljö och kvalitets certifierade enligt ISO dock inte i dagsläget. I nuläget så är Folkhem certifierade enligt BF9K. BF9K är ett ledningssystem som påminner om ISO 9001 (ett kvalitetsledningssystem). BF9K är ett mer produktionsanpassat ledningssystem enligt Anders.
För det flesta företag inom bygg branschen brukar det dyka upp brist situationer. Därför poängterar Anders att det är viktigt att förfoga över och skapa kompisar inom branschen, så att Företaget alltid har en reserv leverantör ifall en bristsituation skulle uppstå. Därför upphandlas inte allt på anbud, utan sker ibland också med tanke på att skapa och kvarhålla andra leverantörsförbindelser.
Folkhem använder sig inte av någon speciell klassificering av typ ABC eller Kraljic klassificering när de klassificerar sina leverantörer. De ser snarare på vilken service och kvalité leverantören har att erbjuda och väljer därefter vilka leverantörer de vill ha ett närmare samarbete med.
För produkter som är Vitala för produktion har Folkhem en närmare relation till leverantören.
Dessa produkter är ett tiotal som bland annat stomvirke, gips, takplyfa och fönster. Med dessa leverantörer utförs gemensamma möten, där de diskuterar förändringar och förbättringar för varor och tjänster. Med leverantörer som håller tillhanda varor och tjänster av bulk typ, har Folkhem ingen djupare relation med.
Folkhem står för hög kvalitet inom byggbranschen. Därför vill många leverantörer gärna bli associerade med dem, säger Anders.
För att alltid kunna tillgodose försörjningen av varor och tjänster använder sig Folkhem alltid, av minst två leverantörer per artikel. Ofta används en av de två valda leverantörerna per artikel, i större utsträckning än den andra. Den leverantör de använder sig mindre av har de som reserv. Dessa leverantörer görs endast mindre inköp ifrån, för att i nödfall hålla dörren öppen till dessa.
Folkhem har idag cirka 650 leverantörer, på ett års sikt framåt i tiden har de som mål att reducera antalet till omkring 300 leverantörer. En konsult ska anställas för att nå ut med information, till personalen inom hela organisationen. Till vilka leverantörer Folkhem har ramavtal med. I dagsläget använder de sig inte av något datasystem, för att göra avrop från vid beställning. Folkhem planerar inte heller att inom den närmaste framtiden att skaffa sig ett sådant datasystem.6
5.2.3 Leverantörsrelationer
Folkhems leverantörsrelationer som är kritiska för företaget karaktäriseras av långsiktiga relationer mellan två parter. Dessa relationer kännetecknas av en interaktion som ständigt förbättras och utvecklas.
Vid inköp av t.ex. färdigbyggda badrum har de en djup relation till leverantören som utvidgar samarbetsmöjligheterna. Det är vid dessa typer av inköp viktigt att allt fungerar som det ska.
Då dessa produkter är kritiska för att verksamheten skall fungera bra.
Inom många artikeltyper finns det mer eller mindre monopol på inom leverantörsmarknaden. I byggbranschen är en sådan artikel t.ex. olika sorters rör. Ofta tvingas Folkhem vid inköp av sådana artiklar gå genom en grossist, istället för direkt till leverantören som tillverkar dessa artiklar. Detta medför en onödig merkostnad.
6 Intervju med Anders Tengbom, inköpsansvarig för Folkhems småhus produktion, 2006-11-14.
Folkhem försöker förbättra sina leverantörsrelationer genom att ge tydlig information i tid till sina leverantörer. Detta är något som Folkhem ständigt försöker förbättra. Genom att dela med sig av framtida prognoser till leverantörerna gällande t.ex. framtida kvantitetsbehov.
Folkhem är i stort sett nöjda med sina leverantörsrelationer i dagsläget, men de arbetar ändå med att ständigt förbättra dessa genom att ofta pröva sig fram och se vad som fungerar bäst.
För att ständigt förbättra leverantörsrelationerna använder sig Folkhem av kontinuerliga byggmöten tillsammans med leverantören.
Om en leverantör inte håller vad de lovar finns det ofta anledning till varför det inträffar. Det är därför ovanligt att böter eller andra sanktioneringar utfälls som ofta finns i köpavtalen mellan leverantör och köpare.
Leverantörsrelationens längd påverkas av hur konkurrenskraftig, vilken service som erbjuds och vilken kvalité leverantören levererar. Den viktigaste faktorn är dock att personkemin stämmer företagen i mellan. Anders betonar att det alltid är två individer som gör en affär, inte två företag.7
5.3 JM
5.3.1 Inköpsfunktionen
Inköpsfunktionen kan varken sägas vara centraliserad eller decentraliserad. Den är centraliserad i den meningen att ett centralt inköp finns. Denna centrala inköpsfunktion tar fram ramavtal med leverantörer som sedan det verkställande inköpet gör avrop från. Cirka två tredjedelar av det inköpta inköpsvärdet görs, mot dessa befintliga ramavtal. Med det verkställande inköpet menar författarna, de personer som ansvarar för inköp till varje enskilt byggprojekt JM gör. Det är dessa personer som gör de reella inköpen, d.v.s. det är de som gör avropen mot de ramavtal som finns. Då det saknas ramavtal gör dessa personer helt egna inköp. Christer förklarar att det ofta är svårt att standardisera alla inköp. När alla byggarbetsplatser ser olika ut, därför måste de lokalt projektansvariga tillåtas till att ha en viss flexibilitet. En lägenhets kök är t.ex. oftast inte dimensionerad på samma sätt som ett annat kök, i en annan lägenhet i samma byggprojekt. Den ena lägenheten kanske är mindre p.g.a. en
7 Intervju med Anders Tengbom, inköpsansvarig för Folkhems småhus produktion, 2006-11-14.
ventilationstrumma. Den ena lägenheten kan därför inte ha samma längd på en köksbänk som den andra. Inköpsfunktionen kan även ses som decentraliserad. När de lokalt inköpsansvariga för varje projekt, har relativt stor frihet att göra inköpen på det sätt som passar bäst i den enskilda situationen.
Fördelen med denna utformning av inköpsfunktionen är, att man genom att ha en ganska decentraliserad verksamhet inte behöver ha så många strategiska inköpare. Flexibiliteten ute på byggena är en annan fördel. Samtidigt som man har denna flexibilitets möjlighet försöker man dock att ha en central inköpsfunktion. I den meningen att man i stor utsträckning ändå använder sig av ramavtal.
Den årliga inköpskostnaden brukar ligga mellan tre till fyra miljarder per år, vilket motsvarar lite mindre än 50 procent av den totala omsättningen.
Inköpen går till på så vis att den projektansvarige inköparen i början av varje projekt först upprättar en inköpsplan. När det finns ett centralt avtal gör denna inköpare i princip endast avrop mot detta ramavtal. Finns det inte ramavtal för en produkt/tjänst som behöver köpas in.
Kontaktar man i första hand någon leverantör, man har ramavtal med som håller till handa produkter eller tjänster som är liknande det behov man behöver. Med denna leverantör försöker man sedan hitta en lösning. Kan inte befintliga leverantörer erbjuda det som behövs, vänder man sig till den öppna marknaden.8
5.3.2 Försörjningsstrategier
Vid val av leverantör sker först en leverantörsbedömning, i denna bedömning finns kriterier för bedömning som anger om leverantören är möjlig att tillfråga eller inte är det. Det finns dock inga specifika kriterier i denna bedömning som kan sägas vara mer central än andra. Två viktiga kriterier är dock om leverantören upprätthåller de miljö- och kvalitetskrav som ställs.
Globala försörjningsstrategier finns för vissa typer av strategiska inköp. Den vanligaste försörjningsstrategin är dock att man först och främst söker leverantörer inom landet, var inom landet i avseende på närhet spelar dock oftast ingen roll.
8 Intervju med Christer Blomberg, strategisk inköpare på JM, 2006-11-20.
JM är inte certifierade enligt ISO 14001 (miljöcertifiering) eller 9001 (kvalitetscertifiering), men har liknande kvalitets och miljöledningssystem. JM ställer därmed inga sådana krav på leverantörerna men ställer däremot krav på att leverantören har fortlöpande kvalitets och miljöarbete. Dessa krav motsvarar de krav de ställer på sig själva. JM:s system är idag enligt Christer certifieringsbart enligt ISO-9001 och 14001 men de ser just nu inget behov av att ersätta det befintliga systemet mot dessa certifieringar.
JM har i dagsläget ramavtal med omkring 112 av de vanligast förekommande leverantörerna, de gör inköp från. Med dessa görs volymmässigt cirka två tredjedelar av alla inköp. Dessa ramavtal görs bl.a. för att undvika att brissituationer uppstår. I dessa avtal finns det regler som reglerar vad som gäller. Idag är frekvensen då brissituationer uppstår högre, än för t.ex. två år sedan påpekar Christer. Detta beror framförallt på den rådande högkonjunkturen, då det byggs mycket. Bristsituationer är dock något som inte är något större problem hos JM. Eftersom att man aktivt arbetar för att undvika att dylikt inträffar. Genom att ha god framförhållning såsom att planera, är det bästa sättet att undvika bristsituationer. JM använder sig inte av något lager för att säkra materialbehovet.
JM har de senaste två åren använt sig av cirka 5000 leverantörer. De använder sig inte av någon ABC-klassificering men av de 5000 leverantörerna svarar ett hundratal av dem för 80 procent av inköpen.
För att klassificera sina leverantörer använder sig JM av en branschanpassad klassificeringsmatris lik Kraljic. En avvikande skillnad är att de bytt plats på två av fälten, i matrisen de använder sig av. Alla leverantörer de har ramavtal med klassificeras genom denna matris ej övriga. JM arbetar närmare och mer långsiktigt med de leverantörerna som de
För att klassificera sina leverantörer använder sig JM av en branschanpassad klassificeringsmatris lik Kraljic. En avvikande skillnad är att de bytt plats på två av fälten, i matrisen de använder sig av. Alla leverantörer de har ramavtal med klassificeras genom denna matris ej övriga. JM arbetar närmare och mer långsiktigt med de leverantörerna som de