Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
När-arbetsplats och servicecenter i Delsbo.
Förslag till beslut
Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta
att samarbeta med AB Hudiksvalls bostäder om en gemensam lokal för att etablera en när arbetsplats i Delsbo och att flytta dit Dellenbygdens servicecenter,
att inrätta en heltidstjänst som kommunvägledare,
att godkänna driftkostnad motsvarande 375 tkr för 2022 och en investeringskostnad motsvarande 500 tkr,
att finansieringen avseende både drift- och investeringskostnad sker från kommunstyrelsens oförutsedda anslag samt att driftskostnaderna beaktas i kommande budgetramar.
Sammanfattning
Servicecenter i Dellenbygden invigdes den 18 februari 2018. En utvärdering har genomfört under 2021 där det framkommer att det finns ett brett stöd att utveckla Servicecenter i Delsbo. AB Hudiksvalls bostäder äger en fastighet i centrala Delsbo (f d Handelsbanken) som kommunen erbjudits att hyra en del av. Den skulle kunna användas till att flytta servicecentret från Biblioteket, etablera en när -arbetsplats och skapa en mötesplats som även kan ge möjlighet till olika utställningar.
Det finns ett visst intresse att arbeta på distans i en gemensam lokal. Fördelarna med det är att man slipper lägga tid på resor, vilket också ger mer tid till privatlivet.
Dessutom kommer lokalen att anpassas både gällande den fysiska arbetsmiljön (ventilation, ljus och ljud) och den digitala arbetsmiljön (arbetet som sker i digitala system). Ett socialt sammanhang uppnås också med andra människor jämfört att arbeta hemifrån.
Det är även tänkt att vissa kommunala tjänstepersoner ska finns på plats i lokalen vissa tider och dagar för att erbjuda sina tjänster och kunna ta emot besök.
2021-11-10 2 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Ärendebeskrivning
Uppdrag
Kommunstyrelsens ordförande har gett förvaltningen i uppdrag se över
möjligheterna att flytta nuvarande servicecenter och etablera när- arbetsplatser i Delsbo i en gemensam lokal tillsammans med AB Hudiksvalls bostäder.
Bakgrund
Servicecenter i Dellenbygden
Kommunstyrelsen beslutade den 5 december 2017 att ett servicecenter i Delsbo skulle vara på plats i bibliotekets lokaler, senast vid årsskiftet 2017/2018 och att bemanning ska ske via ett bemanningsschema som följer bibliotekets öppettider.
Med den etableringen fick kommunen en större närhet och kunde på ett bättre sätt förbättra servicen till medborgarna genom att erbjuda en enkel och snabb väg in i kontakterna med kommunens olika instanser. Kommunstyrelsen beslutade vidare att kommunledningsförvaltningen skulle vara samordningsansvarig för verksamheten i Delsbo, samt att verksamheten ska utvärderas två år efter genomförandet.
På grund av pandemin försenades arbetet med utvärderingen. Utvärderingen presenterades för kommunstyrelsen den 14 september 2021. En enkät hade skickats ut till 500 slumpmässigt utvalda invånare i Dellenbygden med frågor om
Servicecentret. Av dessa 500 utvalda invånare har 120 svar inkommit. Underlaget från enkäten visar att det finns ett brett stöd i att utveckla Servicecenter i
Dellenbygden. Goda möjligheter finns också att utveckla samarbetet med
Servicecentret i Hudiksvall i syfte att kvalitetssäkra likvärdiga arbetssätt. I underlaget från enkäten framgår att det finns ett behov av marknadsföring av verksamheten ochen satsning på en information om vad kommunens Servicecenter erbjuder.
När arbetsplats
Redan 2013 började Hudiksvalls kommun att ta del av erfarenheter från
Örnsköldsviks kommun och deras när-arbetsplatser. Därefter har två studieresor genomförts dels den 15–17 september 2017 och dels den 19–20 juni 2019. Vid den första resan deltog förtroendevalda och några tjänstepersoner från kommunen och vid den senaste resan deltog både företrädare från Hudiksvalls kommun och Bygderåden i kommunen. Örnsköldsviks kommun anser att, när-arbetsplatser är ett bra sätt att vara med och stärka landsbygden. För den som bor på landsbygden blir det möjligt att jobba närmare sin bostad. Det sparar på miljön, säkerhet, trygghet, livskvalité och mycket mer. Örnsköldsviks erfarenheter är att själva platsen och innemiljön är viktigt, det ska vara nära till affären och annan service samt att det är en trevlig miljö med tillgång till teknik, fikarum och mötesrum.
2021-11-10 3 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Verksamhetsutveckling
Hudiksvalls kommun ska vara en attraktiv och hållbar kommun att bo, leva, besöka och verka i. För att nå Vision 2050 behövs landsbygdens delaktighet och engagemang i den demokratiska processen samt hela kommun-koncernens lyhördhet för
landsbygdens förutsättningar och behov. Den övergripande strategin är att i det kommunala arbetet utgå från ett långsiktigt hållbart perspektiv för ekonomisk, social och ekologisk utveckling.
Den 25 oktober 2021 beslutade kommunfullmäktige att anta en hållbar
landsbygdsstrategi för Hudiksvalls kommun. Utgångspunkten i strategin är att hållbar landsbygdsutveckling skapas tillsammans genom samverkan, där ingen aktör har ensam rådighet. Den fokuserar på följande fyra tematiska områden;
Hållbar tillväxt-långsiktigt hållbar tillväxt i lokalsamhället och resulterar i attraktiva bygder att bo, leva och verka i.
Samverkan-Samordning och samverkan mellan olika aktörer i bygderna är en förutsättning för utveckling
Infrastruktur-Grundläggande funktioner måste finnas i lokalsamhället för at det ska fungera
Lägesanalys-Beslut och agerande måste utgå från kännedom om lokala förhållanden och den omvärld som styr.
Hudiksvalls kommun i bästa möjliga mån ge möjligheter att vara med och skapa förutsättningar för detta.
Ökad service genom samverkan
AB Hudiksvalls bostäder äger en fastighet i centrala Delsbo (f d Handelsbanken).
Fastigheten ligger centralt i Delsbo med närhet till annan service. Det finns en
möjlighet för kommunen att hyra del av lokalen (135 kvadrat). Den ytan skulle kunna möjliggöra att:
Flytta servicecentret från Biblioteket.
Etablera en när -arbetsplats.
Skapa en mötesplats för besök, utställningar och konferenser.
Fastigheten kommer att genomgå en rätt omfattande ombyggnad som kommer att ta lite tid, dock bör allt vara klart senast 1 september 2022.
En ritning har tagits fram hur lokalen gemensamt skulle kunna användas mellan Hudiksvalls kommun och AB Hudiksvalls bostäder. I kommunens tänkta del kan det skapas fyra när-arbetsplatser, reception, fikarum, mötesrum och ett
utställningsrum (se bilaga ritning över lokalen). Fördelen med samarbetet mellan olika verksamheter är att ensamarbete kan undvikas.
2021-11-10 4 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
En inventering har genomförts under vecka 42 för att ta reda på om det finns intresse bland kommunens anställda som är bosatta i Dellenbygden och Ljusdal att använda lokalen som en när-arbetsplats. Resultatet av inventeringen visar att det finns ett visst intresse att 1–2 dagar per vecka arbeta på distans i en gemensam lokal.
Fördelarna med detta är att man slipper lägga tid på resor, vilket även ger mer tid till privatlivet. Dessutom är lokalen anpassad efter både den fysiska arbetsmiljön (ventilation, ljus och ljud) och den digitala arbetsmiljön (arbetet som sker i digitala system) Social kontakter med andra människor. uppnås också Arbetsplatserna och möteslokalerna kommer att bli bokningsbara.
Servicecenter kräver bemanning varje dag och en tjänst föreslås att inrättas för detta med uppdrag både från Hudiksvalls kommun och AB Hudiksvalls bostäder.
Hudiksvalls bostäder AB är beredd att bidra med resurser motsvarande 25% tjänst. I övrigt är det tänkt att vissa kommunala tjänstepersoner ska finns på plats i lokalen vissa tider och dagar för att erbjuda sina tjänster det kan till exempel vara en familjebehandlare, en bygglovshandläggare eller en energi- och klimatrådgivare.
Budget
2022
6 mån Helår Drift
Personal 278 000 556 000
Kompetensutveckling 2 000 4 000
Friskvård 1 000 1 000
Arbetsmiljö 1 000 2 000
IT arbetsplats 3 050 6 100
Telefoni, 2 anknytningar 550 1 100
Förbrukningsmaterial 10 000 10 000
Förbrukningsinventarier 20 000 20 000
Hyra 94 500 189 000
Städ 20 250 40 500
1 stationär dator 12 250 12 250
4
skärmar/dockningsstationer 24 000 24 000
Skrivare/kopiator 33 000 33 000
Summa 499 600 898 950
Delade kostnader, varav 297 300
Hudiksvalls kommun 222 975
AB Hudiksvalls Bostäder 74 325
2021-11-10 5 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Bilagor, 1. Ritning
2. Kommunikationsplan 3. Hållbarhetsbedömning
Ulrika Wenn Stabschef
2021-11-10 6 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Bilaga 1.
2021-11-10 7 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Bilaga 2.
Kommunikationsplan
Kommunikationsplanen är ett levande dokument som fylls på och förändras under projektets gång, utifrån aktuellt kommunikationsbehov.
Vad vill vi uppnå med kommunikationen?
Att skapa delaktighet och engagemang är ett grundläggande mål som omfattar både ortsbor och medarbetare. Det är också viktigt att skapa samsyn kring de
förutsättningar som finns.
Vem behöver veta? Hur når vi dem?
Medarbetare i berörda verksamheter är en prioriterad målgrupp där
kommunikationen i första hand sker i dialog på arbetsplatsen. Dialogen med ortsbor och andra intresserade sker bland annat via kommunens externa kanaler,
föreningsträffar och andra lokala mötesplatser.
Vad ska vi berätta?
Gemensamt för när arbetsplats är att vi behöver kommunicera förutsättningar och möjligheter för att skapa rätt förväntningar.
En kontinuerlig kommunikation kring utbud och service kopplat till servicecenter Delsbo bidrar till att skapa engagemang från målgrupperna.
2021-11-10 8 (8)
Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten
Bilaga 3.