Vilka förutsättningar ökar chansen för ett medelstort företag att lyckas med införandet

Även om en organisation inte är särskilt van vid att arbeta i projekt är det fördelaktigt om projektledaren har erfarenhet av projektledarrollen samt projektarbete. Den ska också besitta goda kunskaper om organisationen, dess behov och behöver veta vilka system som finns tillgängliga på affärssystem- marknaden. Som denna studie har påvisat är det också fördelaktigt för projektresultatet om projektledaren är positivt inställd till uppgiften som den har åtagit sig att genomföra, och ska vidare tycka om att arbeta som projektledare. Projektledaren ska också arbeta för att skapa ett organisationsklimat som är öppet och mottaglig för förändring. En tydlig grundförutsättning för att affärssystemprojektet ska lyckas är att ledningen visar sitt stöd för projektet och är med och leder samt planerar förändringen. Projektledaren likt projektmedlemmarna ska arbeta för att marknadsföra projektet utåt i organisationen.

En annan faktor som påverkar framgången är projektgruppens sammansättning. Organisationen bör låta sin mest lämpliga personal som har rätt kompetens att delta i projektet. Personalen bör ha kunskaper om företagets processer och ska veta hur verksamheten fungerar. De som ingår i projektet ska också ha lätt för att samarbeta och medlemmarna bör ges incitament för att vilja implementera systemet inom budgetramarna. I sitt val av konsulter ska organisationen också se till att knyta ”rätt” konsulter till sig; vilka förutom kunskaper i systemets funktionalitet ska också kunna sätta sig in och förstå hur kundorganisationens processer ser ut. Kommunikationen är också viktig för projektets utfall. Kommunikationen är en grundförutsättning för att det ska vara möjligt att konfigurera systemet på det sätt som bäst uppfyller organisationens krav och behov. Det är därför viktigt att kommunikationen med konsulterna och konsultorganisationen fungerar. Kommunikationen måste också fungera mellan projektgruppen och resten av organisationen.

Inget affärssystem kan vidare helt och hållet uppfylla alla de behov som en organisation har. Som den empiriska studien har påvisat kan ett affärssystem möta omkring 70 procent av en organisations behov. Beträffande de resterande procenten måste verksamheten ta ställning till om den ska anpassas efter affärssystemet eller tvärtom. Ställning bör tas om inte organisationen kan ge avkall på några av sina funktionalitetskrav. Den linje som är mest lämplig för en

organisation att följa är att anpassa systemet inom parametrarna samt försöka undvika att genomföra några hårdkodade förändringar i det.

10.1.1Hur hanterar medelstora företag frågan kring utbildning?

Utbildning bör betraktas som en grundförutsättning för användarmedverkan och är en viktig informationskälla. Genom utbildning är det möjligt att kommunicera ut information om systemet och på så sätt går det att reducera eventuellt användarmotstånd. De användare som ges möjligheten att delta i arbetet med att anskaffa samt implementera ett affärssystem bör ges tidigt nödvändig utbildning, för att kunna delta i detta arbete. Genom utbildning stärks användardeltagarna i sin roll av projektdeltagare. Genom förvärvade kunskaper i systemet erhåller de större möjlighet att kunna påverka systemvalet samt att systemet konfigureras på det sätt som bäst motsvarar organisationens behov. För att kunna åstadkomma detta är det nödvändigt att kommunikationen mellan superanvändare och konsulter fungerar. Grundförutsättningen för att kommunikationen ska fungera är att dessa parter förstår varandra; varför det är viktigt att de superanvändare vilka deltar i projektet tidigt får nödvändig utbildning i systemet. Superanvändarna och konsulter har olika kunskaper. Superanvändarna kan processerna i organisationen och vet hur verksamheten fungerar medan konsulterna har kunskaper om systemdesign. De båda parterna är beroende av varandras kunskaper. Konsulterna får vanligtvis i uppgift att utbilda superanvändarna vilka i sin tur ansvarar för att utbilda den övriga personalen på företaget. En fördel som följer av detta tillvägagångssätt är: att när superanvändare själva tar fram utbildningsmaterialet och bedriver utbildningen av den övriga personalen, kan de förmedla informationen om systemet på ett sådant sätt så att slutanvändarna bättre förstår.

Målet med utbildningen bör vidare vara att få användarna att förstå hur systemet fungerar och hur dem ska använda det för att utföra sina dagliga arbetsuppgifter. Det bli nästan aldrig på det sättet att man kan använda systemet full ut efter en genomgången utbildningsinsats. Utbildning bör tillhandahållas kontinuerligt för de olika användargrupperna, eftersom det alltid uppstår nya frågor när systemet tas i drift. Utbildning av slutanvändare behöver i sin tur vara placerad nära driftstarten för att förhindra att dessa glömmer bort sina nyinförskaffade kunskaper om systemet innan det ens har tagits i drift.

10.1.2Hur arbetar de för att skapa acceptans för affärssystemet?

I de båda fallen av affärssystemimplementeringar försökte man skapa acceptans för det nya affärssystemet genom att involvera så många som möjligt i arbetet med att implementera det. Användarmedverkan pekas ut som ett centralt sätt på vilket medelstora företag försöker få användarna att acceptera det nya affärssystemet. Innan projektet inleds är det nödvändigt att informera samtliga medarbetare i organisationen om: varför det nya systemet ska implementeras,

omfattningen på det planerade projektet samt aktiviteterna i det. Genom superanvändarnas deltagande i projektet samt genom användning av både informella och formella kommunikationskanaler mellan projektgruppen och resten av organisationen är det möjlighet att skapa en känsla av delaktighet samt reducera eventuellt användarmotstånd. Genom användarnas medverkan vill man alltså förhindra att de anställda upplever att förändring är enbart något som trycks på dem, utan att de har någon möjlighet att påverka sin situation.

Fördelen med att skapa användarmedverkan är dels att det blir möjligt att skapa ett ägandeskap hos användarna för det nya systemet samtidigt som man kan hantera deras förväntningar. Förutom att projektmedlemmarna kan kommunicera information om projektet och systemet på informell väg kan formella informationskanaler som exempelvis brev och mailutskick användas. Det för att delge information om systemet samt projektets status till resten av organisationen. Som det empiriska materialet har påvisat ska de anställda inte endast känna att dem deltar i processen med att anskaffa affärssystemet utan ska också involveras i implementeringsarbetet. Testningen utgör ett tillfälle för användarmedverkan likt utbildningen. Genom att användarna tillåts medverka i projektet blir dem på så sätt mer mottagliga för det nya affärssystemet när det levereras.

10.2 Vad kan sägas vara de största hindren som medelstora