Kultur- och fritidsnämnden beslutar äska 300 000 kr från
kommunstyrelsens oförutsedda pott till finansieringen av en ny tjänst på 65 % för att täcka det behov som beräknas uppstå i samband med Turistbyråns upphörande i Kulturhuset.
Ärendebeskrivning
I nuläget är ansvaret för turism uppdelat mellan kultur och fritid, 1 tjänst och budget för sommarbemanning heltid i två månader, och
kommunikationsavdelningen, 0,5 tjänst och budget för marknadsföring.
Genom att samla ansvar och resurser under utvecklingsavdelningen kommer turismfrågor närmare näringslivsutveckling och kommunen får ett helhetsgrepp om turismnäringen. Förändringen har varit uppe för diskussion i kultur- och fritidsnämnden och i kommunstyrelsens arbetsutskott. Överflyttning av ansvar ska ske den 1 januari 2018.
Behovet av en fysisk turistbyrå har minskat när människor i högre grad söker information via digitala kanaler och turistbyrån i sin nuvarande form ska därför läggas ned till förmån för mer moderna arbetssätt. En risk- och konsekvensanalys har gjorts för att se hur en nedläggning påverkar övriga verksamheter i kulturhuset (konsthallen, biblioteket). Utifrån risk- och konsekvensanalysens resultat ser kultur- och fritidsnämnden ett behov av en tjänst på 65 % för att täcka det behov som beräknas uppstå i samband med Turistbyråns upphörande i Kulturhuset.
2 (2)
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse, nämndsekreterare Anna Silver, 2018-02-16
Kultur och fritid
Anna Silver
Nämndsekreterare Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen
Ekonomichef Anders G Eriksson
Enhetschef Kristin Svensson 20180110
1 Risk och konsekvensanalys utifrån uppdraget 1/12 2017 i samband med
nedläggning av turistbyråverksamhet i kulturhuset Bakgrund
I samband med ombyggnad 2007-2008 och återinvigning av bibliotek och konsthall (Kulturhus) flyttade turistbyrån sin verksamhet till kulturhuset.
Öppettiderna kunde förändras i och med personalförstärkningar från turistbyrån, för konsthallen och foajén innebar det en utökning. Utökningen kunde ske genom
effektiviserad verksamhet med personalresurser från turistbyrån. Någon extra budget tillkom inte någon av verksamheterna.
Verksamhet Veckodag Innan
ombyggnad Nya öppettider Utökning Konsthall/foajé/jazzarkiv Tis-sön 13.00-17.00 10.00-17.00 12 h/vecka
Turistbyrå/foajé Mån-fre 0 10.00-17.00 35 h/vecka
Bibliotek Mån och ons 13.00-18.30 10.00-18.30 3 h/6 vecka
Bibliotek Tis och tors 10.00-18.30
Bibliotek Fredag 13.00-17.00
Bibliotek Lördag 10.00-14.00
Samt konsthallen öppet kl.10.00-17.00 (7 timmar) på måndagar under sommaren.
Nedan finns en översikt på hur det sett ut sedan 2008 i öppettider samt
bemanningstider (dessa skiljer sig). Konsthall, jazzarkiv och foajé som är öppet.
Verksamhet Veckodag Öppettider Bemanningstider Antal timmar
i bemanning
Turistbyrå/foajé Mån 10.00-17.00 9.30-17.30 8 h
Turistbyrå/
Konsthall/foajé/Jazzarkiv Tis- fre 10.00-17.00 9.30-17.30 8 h/32 Konsthall/turistbyrå/foajé/jazzarkiv Lör-sön 12.00-16.00 11.30-16.30 5 h/10 Bemanningstid totalt: 50 timmar /vecka (45 timmar öppet)
Varav turistbyråpersonal 3 dagar a´8 timmar = 24 timmar / vecka (60% tjänstgöringsgrad) Varav konsthallspersonal 26 timmar/vecka (65% tjänstgöringsgrad)
Bemannas av turistbyråpersonal totalt i timmar respektive procent.
Höst, vinter, vår 60% bemanning 36 veckor x 24 timmar = 864 timmar Sommarbemanning 10 veckor x 50 timmar = 500 timmar
I samband med återinvigningen utökades även bibliotekets öppettider. Även detta skedde med befintliga personalresurser och man gjorde bland annat en omflyttning av personal från filial till huvudbibliotek. För att detta skulle vara möjligt att genomföra gjordes en genomlysning av alla tre verksamheterna för att hitta möjligheter att
samordna och effektivt använda den personal som var på plats. Eftersom det fanns en person i yttre disken på plats räckte det med en (1) personal i biblioteksdisken under förmiddagen. Förändringen MBL-förhandlades 2009. Genom denna
samordning kunde Tomelilla bibliotek, trots relativt låga personalresurser ändå ha generösa öppettider och vara öppet när konsthall och turistbyrå var öppet.
Enhetschef Kristin Svensson 20180110
2 Nuläge
Öppettider - Kulturhuset
Öppettiderna bygger på personalsamverkan mellan de 3 verksamheterna. I kulturhuset vistas årligen ca 100 000 besökare vilket gör att det cirkulerar ca 300 besökare per dag, detta tyder på att kulturhuset har blivit en mötesplats som man gärna vistas på. Besökarnas ärende och ålder varierar precis som längden på besöken. Servicen och det personliga mötet är viktigt för många besökare, därför är det också viktigt att personalen är tillgänglig. Verksamheterna arbetar ständigt för att kulturhusets besökare ska kunna vara så självgående som möjligt och detta kräver dock förberedande arbetsinsatser (bilaga1).
Besökarna har olika anledningar till varför de kommer till kulturhuset, ofta behöver personalen göra insatser för att kulturhuset ska fungera för alla målgrupper och syften. Detta arbete bygger mycket på dialog och förtroende.
Dagens öppettider
Verksamhet Veckodag Öppettider Konsthall/foajé/jazzarkiv Tis-fre 10.00-17.00 Konsthall
/foajé/jazzarkiv
Lör-sön 12.00-16.00
Turistbyrå Mån-fre 10.00-17.00
Bibliotek Mån - tors 10.00-18.30
Bibliotek Fredag 13.00-17.00
Bibliotek Lördag 12.00-16.00
Framtid Förslag 1
Konsthall/foaje/jazzarkivet minskar öppethållandet till kl.13.00-17.00 tisdag – fredag
(Kulturhuset är då helt stängt fram till kl.13.00 fredagar). Öppethållandet minskar med 12 timmar /vecka
Konsthallen håller helt stängt 16 juni -30 augusti
(kulturhuset är helt stängt helger juni och juli)
Biblioteket bibehåller nuvarande öppettider , begränsad service måndagar.
Ovanstående förslag innebär att foajen behöver byggas om för att bibliotekspersonalen ska kunna ha uppsikt över denna när konsthallen är stängd. Totalkostnad för ombyggnad krävs.
Risk- minskat besöksantal, mindre personal i yttre tjänstgöring ger högre
arbetsbelastning för övrig personal, högre arbetsbelastning för personal i yttre tjänst, minskad service, risk för oroligheter (speciellt i samband med skollov), skadegörelse, stöld, provokationer mellan besökare, kontraktsbrott på redan inplanerade
utställningar.
Konsekvens – försämrad service, minskad yttre och inre service och aktiviteter Boken kommer ( hemleverans av böcker), skolbesök, barnevenemang mm,
eventuella arbetsmiljöproblem, försämrad kvalitet, minskat besöksantal, svårt att nå de prioriterade målgrupperna, sämre tillgänglighet både lokal- och personalmässigt, tappat förtroende och varumärke, minskat intresse för att vilja göra utställningar i konsthallen,
Enhetschef Kristin Svensson 20180110
3 Förslag 2
Konsthallen håller helt stängt 16 juni -30 augusti
(kulturhuset är helt stängt helger juni och juli)
All verksamhet i Kulturhuset öppnar kl.13.00 varje dag måndag - fredag, då minskas öppethållandet med 15 h /vecka. (Konsthallen stängt måndagar). (Biblioteket stängt söndagar)
Att konsekvent ha samma öppettider för konsthall och bibliotek skulle skapa en mer homogen bild av kulturhuset och en större trygghet för personalen då ingen
ensambemanning skulle förekomma.
Risk- högre arbetsbelastning för personal i inre och yttre tjänst, eventuella arbetsmiljöproblem.
Konsekvens – försämrad service, försämrad kvalitet, minskat besöksantal, sämre tillgänglighet både lokal- och personalmässigt, tappat förtroende och varumärke, minskat intresse för att vilja göra utställningar i konsthallen, kontraktsbrott på redan inplanerade utställningar.
Förslag 3
Verksamheterna bibehåller nuvarande öppettider inom ramen för befintlig budget.
Nedskärningar kommer att ske i mediebudgeten, programverksamheten, utställningsprogrammet för konsthallen mm.
Risk- eventuella arbetsmiljöproblem, försämrad service, försämrad kvalitet, måluppfyllelse försämras.
Konsekvens- försämrad service, försämrad kvalitet, omfördelning av budget vilket leder till minskad verksamhet.
Förslag 4
Verksamheterna bibehåller nuvarande öppettider inom ramen för befintlig budget.
Konsthallen är obemannad 50%
Konsthallen obemannad 100% 16 juni -30 augusti
(kulturhuset är helt stängt helger juni och juli)
Övervakningskameror installeras i konsthallen.
Risk- förmedlingsuppdraget försvinner, det pedagogiska mötet uteblir, möjlighet till dialog försvinner, minskat besöksantal, mindre personal i yttre tjänstgöring ger högre arbetsbelastning för övrig personal, högre arbetsbelastning för personal i yttre tjänst innebär minskad service, risk för oroligheter (speciellt i samband med skollov), skadegörelse, stöld, provokationer mellan besökare, otrygghet, personalrekrytering försvåras, kameraövervakning kan skapa otrygghet, svårt att få tillstånd för
installation av kameror pga ändamålet.
Konsekvens – försämrad service, minskad yttre och inre service och aktiviteter som Boken kommer ( hemleverans av böcker), skolbesök, barnevenemang mm,
eventuella arbetsmiljöproblem, personalrekrytering försvårad( arbetsuppgifter frångår professionen), försämrad kvalitet i alla verksamheterna, minskat besöksantal, svårt att nå de prioriterade målgrupperna, sämre tillgänglighet både lokal- och
Enhetschef Kristin Svensson 20180110
4 personalmässigt, tappat förtroende och varumärke, minskat intresse för att vilja göra utställningar i konsthallen, kan uppstå ökade kostnader,
Tillstånd för övervakningskameror är Länsstyrelsens ansvar. Kostnad för ombyggnad och installation krävs.
Sammanfattning av risk och konsekvensanalysen
All utåtriktad verksamhet är personalkrävande eftersom det bygger på service och möten med besökaren. Med de knappa resurser som kommunens
kulturverksamheter förfogar över har vi i idag (i förhållande till andra kommuner) ett generöst öppethållande (se scb statistik) och en väldigt bra verksamhet. I en omändring av verksamheten måste det tas hänsyn till personalens arbetsmiljö. Konsekvenserna av nedskärningarna kommer att innebära att det blir svårt för verksamheten att nå de nationella biblioteksmålen som bland annat innebär fokus på de prioriterade
målgrupperna barn och unga samt personer med funktionsnedsättning. Målen och utvecklingsområdena i den antagna biblioteksplanen för Tomelilla bibliotek kommer också vara svåra att nå. Nedläggningen av turistbyrån utan budgetersättning till kultur och fritid innebär en nedskärning av kulturverksamheten.
Enhetschef Kristin Svensson 20180110
5 Bilaga 1
Bibliotekspersonalen har många olika arbetsuppgifter när de arbetar i yttre
tjänstgöring. Framförallt är fokus givetvis på att hjälpa besökarna till rätta, vilket kan handla om allt från att reservera böcker till personer på plats, hjälpa till med tekniska bekymmer kring hur bibliotekets e-tjänster fungerar, ge lästips, hjälpa föreningar och andra som bokat lokalerna till rätta m.m. Men också att hålla lokalerna i ordning;
sätta upp böcker, ta emot dagliga försändelser från de övriga biblioteken i Skåne sydost (Som bidrar till att våra låntagare har betydligt större tillgång till medier än före samarbetet), ställa i ordning lokalerna inför arrangemang, ta emot besökare till
arrangemang och förstås även föredragshållaren, osv. Det senaste året har
glädjande nog antalet ungdomar som besöker biblioteket ökat, men och där upptas personalen en hel del med informations- studie- och litteraturrelaterade frågor, men det handlar också mycket om att hålla ordning och behålla en miljö där alla besökare kan känna sig bekväma. Detta bygger på förtroende och det skapas bäst genom dialog och bra bemötande, vilket är tidskrävande.
Öppettiderna på Tomelilla bibliotek är ganska lika grannkommunernas, trots att Tomelilla har betydligt färre anställda. Enligt KB (Kungliga biblioteket) 2016 ser personalantalet på biblioteken i sydöstra Skåne ut så här:
Kommun Antal årsverken
Simrishamn 12
Sjöbo 7,5
Skurup 7,7
Tomelilla 6,7
Ystad 14,8