Lena är en medelålders kvinna i 50-årsåldern som arbetat på CSS-avdelningen i Solna som Customer Service Specialist sedan juni 2010. Hennes huvudsakliga ansvarsområde innefattar daglig korrespondens med kunder i Asien och hantering av administrativt arbete som styrs av den process hon själv kallar orderprocessen.
Det var på ett morgonmöte någon gång i juni 2012 Lena och hennes kollegor blev informerade om att ännu en sammanslagning var på gång. Även om hon inte till fullo minns sin första reaktion upplever hon att annonserandet kändes som en jättenyhet.
“Det ansågs ju positivt att vi skulle gå ihop med Virke. Det var inget negativt så i början. Det var det inte. Det kan jag inte påstå att det var. Inte det första. Men man svarade ändå Skog i telefonen [skratt].”
Terminologi
CSS-avdelningen: Customer Service Stockholm.SOND: Skogs order- och faktureringsystem innan sammanslagningen. VIPS: Virkes order- och faktureringsystem innan sammanslagningen. och sedermera också SkogVirkes gemensama order- och faktureringssystem. PLY Oy: Finsk industrikoncern från vilken Skog i juni 2012 förvärvade två maskiner.
Smarta Förpackningar: Stor och betydelsefull kund till Virke. IT Consulting: IT-företag, leverantör av VIPS.
Virkebruk 1 och 2: Virkes fabriker.
Skogsbruk 1, 2, 3, 4 och 5: Skogs fabriker. CSS Head Teamleader – Philip.
37 Lena fortsätter med att beskriva att hon aldrig riktigt upplevde någon tydlig kommunikation från ledningen om bakgrunden och motivet till sammanslagningen. Hon konstaterar dock snabbt att det kanske inte bara är ledningens fel utan snarare bristen på tid.
“... sen har vi ju inte tid med att sitta och läsa allt på intranätet heller. För det dagliga håller ju på hela tiden. Så det kanske man hade kunnat nosa upp om man hade grottat ordentligt. Sen kan jag väl säga att jag inte riktigt är så påläst [...] jag känner inte att jag hunnit sitta och läsa. Det är inte en minut man har för reflektion här eller jobba proaktivt. Om det [sammanslagningen]. Varför liksom [anledningen bakom sammanslagningen]. Så det kan jag inte säga att jag haft någon makt liksom. Men just information, vi kanske har fått ganska mycket information på intranät och sånt men jag känner inte att jag hunnit sitta och läsa. Det vågar jag inte säga.”
Samtalet leds sedan in på det förvärvade företaget Virke. Hon beskriver Virke som ett anrikt gammalt företag som har en väldigt stor och betydelsefull kund och som alltid varit lite av en “kassa-ko” åt det investmentbolag som tidigare ägde Virke.
“De har ju Smarta Förpackningar som är deras största kund, men även vår största kund nu också då. Så de [Virke] styr väldigt mycket nu… Ja det är ju så att man tycker ju att Virke, det de vill ha, det går igenom liksom.”
Det verkar i synnerhet handla om just order- och faktureringssystemet VIPS som kom att implementeras i det nybilade bolaget SkogVirke som en följd av sammanslagningen.
“Deras [Virkes] datasystem är 11 år gammalt.” Lena beskriver VIPS som ett missanpassat system för Skog.
“... de har inga såna ’oversea-skeppningar’ som vi har... Här. Utan de har biltransport för sina kunder. De [Virke] har 160 kunder och vi [Skog] har 3000, eller nåt sånt där. Med då har de Smarta Förpackningar som är enorm. Men då skickar de biltransporter till Smarta Förpackningar. Och sen i sin tur sitter ju de (Smarta Förpackningar) och gör exportbokningarna, med containrar och såna saker. Vad jag har förstått. Och det här datorprogrammet VIPS är skräddarsytt för de här billeveranserna så det är inte utvecklat för den ’businessen’ vi är vana med. Over-seas då.”
Lena fortsätter sedan med att jämföra VIPS med deras tidigare system SOND. “SOND är ju skräddarsytt för Skogs business. Vi tycker väl att vi har gått
tillbaka tio år. Så allting tar längre tid, man får inte all information och man får skriva för hand, det är nästan fax, fax-nivå liksom [skratt].”
38 Det nya systemet VIPS innehåller mycket “barnsjukdomar” än och de ansvariga för projektet har knappt tid att lära ut det nya systemet på avdelningen. Lena berättar för oss om hur implementeringen av VIPS flyttas fram ett flertal gånger under den två år långa period sedan medarbetarna först började utbildas i programmet. Hittills har bara ett bruk “gått live” med det nya systemet. Lena fortsätter med att uttrycka rädslan för förändring när de först fick veta att dem skulle behöva lära sig ett nytt system.
“Nej det kändes inte lika positivt när vi fick veta att vi skulle jobba i VIPS, men det är ju, man är ju rädd för förändringar och det funkar ju så bra det vi har.”
Rädslan för förändring är dock ingenting Lena anser vara specifikt för just den här sammanslagningen:
“Nej men jag tror inte att det är något unikt, jag har varit med om det på tidigare jobb där man slagits ihop, och man pratade i flera år, tio år efteråt om att, ni var dem och vi var dem.”
Det nya systemet kommer innebära skillnader i hur Lena jobbar. Hon upplever att VIPS är mer “tung-rott” att jobba i och att det överlag är svårt att hålla reda på allting i systemet. Även om de flesta på avdelningen känner sig negativa anser hon att det kan bli bättre.
“Sen kanske det blir bättre på sikt men just nu känner vi oss lite negativa. Många av oss. Och det är inte kul heller. Det är ett fult system. Det är liksom elva år gammalt och det är såhär grått och gult och såna här färger [skratt]. Nej men det känns verkligen gammalt.”
CSS-avdelningens negativa reaktioner till det nya systemet är någonting som ledningen inte riktigt lyssnat på.
“De lyssnar inte riktigt. Utan det ska bara... Det ska bara funka liksom.”
Lena beskriver det som att det nästan måste ske något konkret misstag på grund av VIPS innan ledningen skulle lyssna och förstå problematiken med det nya systemet.
“Då kanske det däremot kan hända saker, för då syns det kanske på siffrorna.”
Lena fortsätter med att berätta för oss hur två personer som var med och tog beslutet om vilket system (Skog eller Virkes) som skulle gälla sade upp sig två dagar senare och började jobba för en konkurrent.
39 “De som tog det här beslutet att vi skulle jobba i VIPS, två av dem har slutat
och börjat jobba på konkurrerande företag. Och de andra som har varit med i gruppen, ingen vet vilka de är. Det är ingen som vill säga [skratt]. Vem som har tagit beslutet, ingen vet.”
Enligt Lena kommer hon och hennes kollegor på CSS nästan aldrig i kontakt med några medarbetare som innan sammanslagningen jobbade på Virke.
“Nej vi kommer nästan inte i kontakt med dem. För de har ju en del Sales Support som sitter på annan ort, som har skött allting hela tiden så vi har inte känt av att de har tagit över nått för oss, eller sådär. Utan de sköter det som de alltid har gjort. Vi ska inte lägga in ordrar för dem... Inte än i alla fall.” Det är inte bara VIPS som inneburit förändring enligt Lena.
“Det är väldigt mycket större, företaget. Nya tjänster, och det kommer 15 [personer] nya på Business Lab en dag och sådär. Det är ju mycket som, ah, man satsar väldigt mycket på framtiden. Och det är lite mer opersonligt i mina mått, i mina ögon. Men sen är det ju också, de utvecklar mycket och det går ju väldigt bra. Och det är ju roligt! Men jag gillade det mer när det var lite mindre.”
Att hitta en gemensam identitet är enligt Lena en uppgift för ledningen. Men en problematisk sådan.
“Jag minns en grej vice-vd:n sa, från Virke då. Att nu är det SkogVirke som gäller och det finns inget annat. Och är man inte med på det tåget så då ska man inte vara med på det tåget liksom. Det finns bara den här vägen.”
Även om det händer mycket på företaget är CSS-avdelningen fortfarande relativt oförändrad. “Vi sitter ju lite ’off’ där borta i vår hörna så att vi har ju ändå lite mysigt
där borta så. Vi är lite skyddad verkstad. Än så länge. Men det kommer inte vara så på sikt. Det är mer fokus på effektivitet och processer och såna här saker. De [ledningen] kollar allting liksom. Därför känns också det här VIPS konstigt i och med att det tar längre tid, och det har mina kollegor också uttryckt att allting ska vara så effektiva och bra, men då tar man ett elva år gammalt system. Så det känns lite konstigt”
Lena konstaterar dock att det stora fokuset på effektivitet och processer inte nödvändigtvis kommer från Virke.
“Jag tror att de ska få ihop ett företag som är supereffektivt. Det tror jag inte kommer från något särskilt [företag]. Mera effektivisera, renodla, få bort
40 massa skit liksom. Det tror jag. Men nej så att man är ju lite dåligt insatt i
hur det liksom sköts. Vi upplever allt mer på vår nivå.”
Som Lena tidigare nämnt händer det väldigt mycket i företaget. En del av omorganiseringen innebär att medarbetarna på CSS kommer få större ansvarsområde och mer att göra.
“Det känns som att vi får mer och mer och göra hela tiden. Då blir det ju en viss stress. Och då blir det ju inte kanske så bra stämning hela tiden. Men om det har o göra med att vi har slagits ihop eller att vi bara har mer och göra det kan jag inte svara på riktigt. Men vi skrattade mer förut, om jag säger så. Det gjorde vi. Betydligt mycket mer.”
Trots att Lenas nuvarande tjänst kommer flyttas till ett kontor i Singapore är inte Lena speciellt orolig för sitt jobb. Hon har svårt att se att hon inte skulle behövas i och med den stora arbetsbelastningen på avdelningen.