5.1. Bokslutsprocessen, inklusive budgetprocessen
Stadens ekonomifunktion har inte omorganiserats under det senaste året. Funktioner för re-dovisning, bokföring, budgetsamordning samt viss controlling är samlade i en centraliserad enhet under kommunstyrelseförvaltningen, dvs ”kommunkontoret”. I vår granskning har vi tagit del av stadens dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende upprättandet av finansiell rapportering, framför allt gällande periodbokslut, prognoser, delårsbokslut, årsbokslut samt
årsredovisning. Vår bedömning är att det föreligger en tydlig roll- och ansvarsfördelning kring upprättande av bokslutsunderlag och övriga moment i samband med bokslutsarbetet. Ruti-ner finns också när det gäller finansiell återrapportering till kommunstyrelsen.
Vid tidigare granskningar har vi identifierat brister inom vissa nämnder när det gäller pro-gnossäkerhet, då betydande underskott redovisats under räkenskapsåret. Vår bedömning 2012 var att prognossäkerheten blev något bättre gällande driftsredovisningen inom staden trots att staden 2012 ändrade prognosintervallerna. Totalt görs prognoser cirka varannan månad, ca 6 per år. Förhoppningen är att nämnderna genom detta sammantaget ska lägga mer tid och energi på de prognoser som upprättas och på så vis nå ett bättre och mer tillför-litligt resultat än tidigare.
Under 2013 har kommunen påbörjat ett arbete där de ska utveckla budget- och prognospro-cessen ytterligare. Syftet är att få på pränt hur prognosarbetet ska göras och att göra mer analys kring uppföljningen för att förbättra kvaliteten på prognoserna. I samband med vår granskning av årsbokslutet kommer vi att följa upp prognossäkerheten under år 2013. Det noteras även att det inom staden har initierats ett arbete med att utveckla och förstärka bud-getprocessen då denna varit behäftad med brister 2011 och 2012. Vidare bör det noteras att staden under sista kvartalet 2013 initierat ett åtgärdsprogram i syfte att uppnå en effektivare användning av de finansiella ramar som budget anger.
Vår preliminära bedömning är att kommunens rutiner och processer för upprättande av de-lårs- och årsbokslut håller en tillräcklig kvalitet. Bokslutsprocessen kommer närmare att be-dömas i samband med granskningen av årsbokslut och årsredovisning för 2013.
Rekommendation
· Staden bör prioritera arbetet med att förstärka och förtydliga budgetprocessen, med avseende på väl underbyggda och tydliga budgetunderlag samt att dessa bygger på realistiska antaganden.
5.2. Leverantörsfakturor och utbetalningsrutiner
Rutinerna gällande hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar har granskats och in-tervjuer har genomförts med berörd personal inom den centrala ekonomifunktionen. Inga väsentliga förändringar av tillämpade rutiner har noterats jämfört med föregående år. Huvud-delen av alla leverantörsfakturor scannas och genomgår därefter ett elektroniskt attestförfa-rande innan utbetalning sker. Enligt gällande rutin är det endast fakturor som innehåller sek-retessbelagd information som hanteras manuellt. Detta gäller framför allt fakturor avseende placeringar och insatser rörande socialomsorg, av olika slag. Varje månad sker dokumente-rade avstämningar av leverantörsreskontran samt konton för kassa & banktillgodohavanden.
Staden har sedan tidigare upprättat en process- och rutinhandbok som beskriver flödet i han-teringen av leverantörsfakturor samt beskrivning av ansvarsfördelning för respektive del i flödet. Dessutom har tillhörande checklistor tagits fram för varje delprocess där dessa be-skrivs steg för steg. Rutinhandboken bedöms vara känd och efterföljas i organisationen i till-fredsställande omfattning, vilket är en förutsättning för en god intern kontroll.
Vi har tidigare lämnat rekommendation om att staden bör överväga att införa beloppsgränser i attestreglementet samt i den elektroniska fakturaportalen. I samband med årets
internkon-trollgranskning framgår att beloppsgränser endast förekommer inom Miljö- och stadsbygg-nadsförvaltningen, rekommendationen bör således kvarstå.
Regelbunden kontroll av att behöriga attestanter i den elektroniska fakturaportalen överens-stämmer med aktuell attestförteckning ingår som en del i de flesta av nämndernas interna kontrollplaner och ska således rapporteras till kommunstyrelsen varje år. Vi har stickprovsvis granskat attester av fakturor mot attestförteckning och granskningen har inte påvisat några väsentliga oförklarade avvikelser.
I samband med internkontrollgranskning 2012 noterades att löpande genomgångar av de anställdas behörigheter inte dokumenterades på ett tydligt sätt, vilket medförde att spårbar-heten i de kontrollmoment som kommunen genomför ansågs vara bristfälliga. Med utgångs-punkt i ovan lämnades en rekommendation att kommunen regelbundet borde utföra kontrol-ler av att attestbehörigheter enligt ekonomisystemet stämmer överens med gällande attest-förteckning. Sundbyberg stad har tagit rekommendationen i beaktande och infört ett kon-trollmoment vilket kommer att utföras två gånger per å. Kontrollen syftar till att säkerställa att ej aktuella attester inte ligger kvar i systemet. Vår bedömning är att införandet av detta kon-trollmoment utgör en positiv förstärkning av den interna kontrollen inom detta väsentliga om-råde.
Vår granskning av leverantörsfakturor har även omfattat kontroll av rörelsetillhörighet och kontering. Granskningen har inte föranlett några väsentliga anmärkningar. Registrering av fasta data i leverantörsregistret sker centralt inom staden och huvudsakligen av endast en person. Föregående år lämnades en rekommendation att staden borde tydliggöra riktlinjer för den regelbundna kontrollen av logglistor över förändringar av data i leverantörsregistret. Sta-den bedöms ha tagit rekommendation i beaktande då riktlinjer för en sådan kontroll numera finns upprättade.
Rekommendation:
· Staden rekommenderas att överväga elektroniska beloppsgränser för olika befatt-ningar i attestreglementet, direkt i fakturaportalen för samtliga nämnder.
5.3. Ledningsnära kostnader
Vår årliga granskning har omfattat substansbaserade och stickprovsvisa kontrollmoment av kostnader hänförliga till följande aktiviteter:
· Extern och intern representation
· Resor
· Kurser
· Konferenser
· Övriga konsulttjänster
Vår substansgranskning har omfattat bokförda kostnader under perioden januari till och med juli 2013. Granskningen har visat att attest av egna kostnader fortfarande förekommer i viss utsträckning, dock i mindre omfattning än tidigare år. Denna notering förelåg även föregå-ende år och avser att person som själv deltagit vid aktuell aktivitet också attesterat kostna-den.
Granskningen har också visat att fullständiga underlag, med avseende på deltagare, syfte etc., saknas i viss utsträckning men att andelen brister har minskat i jämförelse med tidigare granskningar. Detta kan till viss del bero på att fakturasystemet numer ger automatiska på-minnelser om krav på bifogande av underlag. Vår bedömning är att identifierade avvikelser är jämt fördelade mellan de olika nämnderna.
Vidare har granskningen visat att representation där alkohol förekommer endast sker i be-gränsad omfattning.
I samband med vår granskning av årsbokslutet 2013 ämnar vi genomföra kompletterande stickprovsvisa granskningsmoment i syfte att täcka transaktioner under hela året 2013.
Rekommendation
· Staden bör överväga huruvida implementering av en rutin för säkerställning av att kostnader ej attesteras av den person som kostnaden berör vore möjligt. Detta särskilt i samband med representation, resor, kurser och konferenser.
5.4. Intäkter
Av stadens totala intäkter utgör skatter och statliga bidrag drygt 78 procent. Intäkter hänför-liga till taxor och avgifter utgör 8 procent av de totala intäkterna. Rutiner kopplade till redovis-ning av skatter och avgifter granskas huvudsakligen i samband med årsbokslutet då risken kopplat till dessa intäkter bedöms som låg.
Vid granskningen har vi med hjälp av stickprov kontrollerat stadens intäkter hänförliga till barnomsorgsavgifter samt intäkter genererade via vatten- och avfallsavgifter. Granskningen har omfattat kontroll av verifierade underlag kopplat till intäktsflödet för barnomsorgsavgifter respektive vatten- och avfallsavgifter, samt säkerställande av att dessa intäkter redovisas på ett tillfredsställande sätt i stadens räkenskaper. Granskningen har inte föranlett några note-ringar.
5.4.1. Inbetalningar och kravrutiner Inbetalningar av avgifter och taxor:
Inbetalning från kunder/brukare sker främst genom ”OCR-sträng” och ankommer staden via betalningsfil från banken. Transaktionerna matchas mot referensnummer och transaktions-koder i kundreskontran och/eller verksamhetssystem. Inbetalningar som inte kan matchas följs upp och utreds manuellt. Inbetalningar konteras därefter. Ansvaret för säkerställning av att fakturering sker i enlighet med faktisk produktion ligger på respektive nämnd/förvaltning.
Uppföljning av detta sker i den löpande verksamhets- och budgetuppföljningen. Någon cen-tral uppföljning av dessa intäktsflöden sker ej.
Stadens rutiner för säkerställande av inbetalningar har granskats genom stickprov. Pro-cessen bedöms som tillförlitlig och vid stickprovstagningen har inga väsentliga brister note-rats.
Kravhantering:
Obetalda fordringar identifieras och följs upp centralt inom staden. För obetalda fakturor, skickas påminnelse ut 5 dagar efter förfallodatum. Efter ytterligare 10 dagar skickas fordran vidare till externt inkassoföretag. Oreglerade kundfakturor anses vara osäkra efter 90 dagar.
Beslut från nämnd krävs för att en obetald fordran ska betraktas som definitivt förfallen och därmed kunna skrivas av.
Stickprov har tagits vid granskning av processen. Vi bedömer processen som tillförlitlig och har inte noterat några väsentliga brister i samband med granskningen.
5.5. Process kring redovisning av pågående projekt
I delårsbokslutet per den 30 juni 2013 uppgick stadens tillgångar i form av byggnader, mark och tekniska anläggningar till 1 705 MSEK. Värdet utgör därmed 54 procent av stadens ba-lansomslutning. Av tillgångsmassan avser 330,4 MSEK pågående projekt. I delårsrapporten för 30 juni 2013 redovisas en avvikelse mellan budget och prognos vad gäller investeringar för 2013 om -233 MSEK. Av detta hänförs -184 MSEK till stadsbyggnads- och miljönämnden.
Mot bakgrund av detta har vi under 2013 gjort en fördjupad granskning av stadens rutiner kring redovisning av pågående projekt för att skapa oss en förståelse för de kontroller som finns inom processen för pågående projekt och en förståelse för de stora budgetavvikelserna som föreligger.
Vår granskning har utförts genom intervju med nyckelpersoner inom Staden samt genom stickprov på ett antal utvalda projekt för kontroll avseende kontering, huruvida projekt aktive-ras och börjar skrivas av i samband med färdigställande, huruvida attestordningen följs, om rätt kostnader tas upp i resultatet respektive balansen etc. Vi har genom denna granskning analyserat bakgrunden till de stora budgetavvikelser som föreligger samt de rutiner och kon-troller som föreligger inom processen för pågående projekt.
Vår granskning har inte föranlett några väsentliga anmärkningar. Vi har dock identifierat möj-lighet till effektivisering i processen då staden i dagsläget inte aktiverar större projekt etapp-vis i samband med att investeringsfaser färdigställs. Genom att införa etappaktivering vid större projekt bedömer vi att aktiveringstidpunkten skulle bli mer rättvisande och resultatef-fekten i form av avskrivningar mer rimligt fördelad.
De utgifter som aktiveras avseende de inledande faserna för ett projekt, ofta avseende kon-sulter, arkitekter etc aktiveras som pågående projekt under de tidigare projektfaserna hos de verksamhetsdrivande nämnderna. I de fall där det politiska beslut som därefter följer medför att projektet inte blir genomfört bör dessa värden skrivas ned och tas som en kostnad i resul-taträkningen. Hur detta följs upp och kontrolleras i de olika nämnderna är inte helt formali-serat varför vi bedömer att staden bör införa en rutin för löpande genomgång av upparbetade värden avseende pågående projekt.
Det har också förekommit att de utgifter som aktiveras hos de verksamhetsdrivande nämn-derna inte flyttas över till stadsbyggnads- och miljönämnden i samband med att denna nämnd tar över ansvaret för projektet. Det beror på att staden i vissa fall använt olika pro-jektnummer vilket medför att utgifter i de tidiga faserna faller utanför budgetuppföljningen för projekten. Staden arbetar med att förbättra rutinen med enhetliga projektnummer genom alla faser. Vi rekommenderar att staden prioriterar detta arbete för att säkerställa en korrekt bud-getuppföljning av projekt.
Rekommendationer
· Vi rekommenderar att staden aktiverar (balanserar) större projekt etappvis för att på så vis att få en mer rättvisande aktiveringstidpunkt.
· Vi rekommenderar att staden inför rutin för löpande genomgång av upparbetade värden för pågående projekt för att säkerställa att det inte föreligger värden som bör kostnadsföras.
· Vi rekommenderar att staden prioriterar sitt arbete för att alla kostnader för ett projekt läggs på en och samma tidkod.