Revisionsrapport/2013
Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013
Sundbybergs stad
Granskning av intern kontroll avseende
administrativa rutiner och finansiell rappor-
tering 2013
Innehåll
1. Sammanfattning ...2
2. Inledning ...2
3. Syfte och inriktning ...3
4. Ramverk för intern styrning och kontroll i Sundbybergs stad ...3
5. Finansiell redovisning...4
5.1. Bokslutsprocessen, inklusive budgetprocessen ...4
5.2. Leverantörsfakturor och utbetalningsrutiner...5
5.3. Ledningsnära kostnader ...6
5.4. Intäkter ...7
5.5. Process kring redovisning av pågående projekt ...8
6. Löneprocessen ...9
1. Sammanfattning
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har EY genomfört en granskning av administ- rativa interna kontroller inom Sundbybergs stad. Granskningen har genomförts enligt den revisionsplan som tidigare fastställts. Vår övergripande bedömning är att staden inom de flesta områden har goda förutsättningar att uppnå en tillfredsställande intern kontroll rörande administrativa processer. Med utgångspunkt från granskningen lämnas dock ett antal re- kommendationer i syfte att ytterligare förstärka den interna kontrollen. Det bör noteras att vissa rekommendationer även lämnats i samband med tidigare års granskningar.
2. Inledning
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har EY genomfört en granskning av administ- rativa interna kontroller inom Sundbybergs stad. De processer som valts ut för granskning är väsentliga för den finansiella rapporteringen och även viktiga ur ett förtroendeskapande per- spektiv.
I kommunallagen anges att kommunerna ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att be- tryggande säkerhet kan tillgodoses och att kommunerna ska ha en god ekonomisk hus- hållning. Kommunerna är också skyldiga att upprätta delårsrapporter och årsredovisningar som överensstämmer med god redovisningssed. För att klara dessa krav krävs väl utveck- lade system och strukturer för intern kontroll.
Med ”system och strukturer för intern kontroll” avses alla de riktlinjer och rutiner som kom- munen, via fullmäktige, styrelse och nämnder har infört för att uppnå målet, så långt det är praktiskt möjligt, för att säkra att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och effektivt sätt.
Häri ingår bland annat rutiner för att säkerställa att de riktlinjer som lagts fast följs, att full- mäktiges beslut genomförs, att tillgångar skyddas, att oegentligheter och fel förhindras och upptäcks, att redovisningen är riktig och fullständig, samt att tillförlitlig ekonomisk information upprättas i rätt tid.
Enligt kommunallagen ska nämnderna tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnderna ska även tillse att verksamheterna bedrivs i enlighet med gällande mål och riktlinjer som fullmäktige beslutat och vad som i övrigt följer av lagar och föreskrifter. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för den interna kontrollen på ett övergripande plan.
Intern kontroll ska utformas och organiseras på ett sådant sätt att den bidrar till att öka effek- tiviteten. Den ska även säkra stadens tillgångar samt säkerställa en korrekt och ändamålsen- lig redovisning och hantering. En god intern kontroll ska minimera risken för att staden drab- bas av förluster till följd av att avsiktliga eller oavsiktliga fel begås. Enligt Sundbybergs stads gällande rutiner ska nämnderna genomföra riskanalyser utifrån de riskområden som anges i stadens reglemente och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Förvalt- ningschefen svarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll.
Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk syn- punkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
3. Syfte och inriktning
Syftet med granskning av administrativa interna kontroller inom Sundbybergs stad är att be- döma hur väl väsentliga rutiner och processer fungerar och därmed erhålla värdefull inform- ation till den finansiella rapporteringen. Genom att identifiera och därefter testa väsentliga kontroller kan en bedömning göras om olika verksamhetsprocesser bedöms innehålla en hög kontrollrisk.
Granskningen har genomförts enligt den revisionsplan som tidigare fastställts för 2013, vilka i sin tur bygger på revisionens risk- och väsentlighetsanalys. Granskningen täcker endast om- råden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla eventuella svagheter i rutiner och intern kontroll.
Granskningen är inriktad mot intern kontroll med avseende på den finansiella rapporteringen.
De administrativa processer som vi i årets risk- och väsentlighetsanalys har identifierat, med väsentlig påverkan på den finansiella rapporteringen eller i ett förtroendeskadligt perspektiv, utgörs av:
· Stadens övergripande styrning och uppföljning av intern kontroll
· Bokslutsprocessen
· Hantering av leverantörsfakturor samt attestrutiner
· Ledningsnära kostnader
· Intäkter och hantering av kundfaktureringar
· Hantering av löner, sociala avgifter samt källskatt
I samband med vår granskning av stadens årsbokslut 2013 kommer kompletterande gransk- ningsinsatser genomföras med avseende på ovanstående områden.
4. Ramverk för intern styrning och kontroll i Sundbybergs stad
År 2011 inrättade staden ett nytt ramverk för intern styrning och kontroll. Denna utvecklades under 2012. Under 2013 har arbetet med intern styrning och kontroll fortlöpt. Någon föränd- ring i ramverket har inte skett under 2013.
Enligt Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter för ”budget- och uppföljningsprocessen”
ska samtliga nämnder varje år anta en intern kontrollplan.
Nämndernas planer för intern kontroll ska omfatta måluppfyllelse för nämndspecifika och kommunövergripande mål. Fastställandet av den interna kontrollplanen ska föregås av en risk- och väsentlighetsanalys. Senast inför upprättandet av årsredovisningen ska en uppfölj- ning ske av nämnderna rörande utfallet av de kontrollmoment som planerna omfattar.
Enligt ramverket har varje nämnd en skyldighet att styra och löpande följa upp den interna kontrollen inom nämndens olika verksamheter. Nämnden ska genomföra grundliga risk- och väsentlighetsanalyser för sina verksamheter samt årligen anta en särskild plan för den inter- na kontrollen. Det är enligt ramverket varje nämnd som ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Det övergripande ansvaret för intern kontroll ligger dock på kommunstyrelsen.
Den mall för intern kontrollplan som tillämpas är utformad efter ”COSO-modellen”, men an- passad efter stadens specifika förhållanden. Ramverket är utformat med tydliga riktlinjer för
vilka risker som bör tas upp vid riskanalys samt exemplifierar kontrollfrågor och kontrollaktivi- teter som nämnderna kan tillämpa. Det framgår också övergripande hur ansvaret för arbetet med intern styrning och kontroll är fördelat på de olika rollerna. Exempelvis har nämnden det yttersta ansvaret för den interna kontrollen medan förvaltningschefen bland annat ansvarar för att en risk- och väsentlighetsanalys genomförs och dokumenteras. Övriga förvaltnings- chefer har ansvar för den löpande interna kontrollen för sin verksamhet och den enskilda medarbetaren ansvarar för att vara medveten om sin roll när det kommer till att uppnå en säker och effektiv verksamhet.
På detaljnivå ska utformningen av en intern kontrollplan upprättas av förvaltningschefen eller av person delegerat av förvaltningschefen. Planen godkänns av nämnden som även har uppföljningsansvar. Avsikten är att samtliga nämnder ska rapportera utfallet av arbetet med Intern styrning och kontroll i samband med varje årsbokslut, vilket var en rekommendation från revisionen.
Nämndernas interna kontrollplaner rapporterades och utvärderades för första gången i sam- band med årsbokslut 2012. I årsredovisningen beskrivs övergripande Stadens arbete med intern styrning och kontroll och uppföljning av mål. Dock redovisas inte utfallet av den årliga uppföljning varje nämnd har att genomföra, med utgångspunkt från fastställda planer för in- tern kontroll. Vår bedömning är att detta är en information som bör redovisas i stadens års- redovisning på ett tydligare sätt.
I samband med vår granskning har vi gått igenom samtliga nämnders gällande planer för intern kontroll, med undantag för kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden. Vår be- dömning är att planerna omfattar väsentliga riskområden samt relevanta kontrollmoment.
Dock saknas uppgifter rörande roll- och ansvarfördelning avseende vilka kontrollmoment som ska utföras för vissa nämnder. Vidare saknas i de interna kontrollplanerna information rörande hur genomförda kontroller ska dokumenteras. Detta är av väsentlighet i syfte att skapa förutsättningar för en tydlig spårbarhet av genomförda kontroller.
Revisionen har för avsikt att följa upp respektive nämnds återrapportering till kommunstyrel- sen av arbetet med interna kontrollplaner i samband med granskning av årsredovisning för 2013.
Rekommendationer:
· Staden bör finna ett överskådligt och sammanfattande sätt att redovisa nämnder- nas årliga uppföljning av de kontrollåtgärder som gäller enligt planerna för intern kontroll.
· Stadens riktlinjer för planer rörande intern kontroll bör, för samtliga nämnder, om- fatta roll- och ansvarsfördelning rörande utförande av kontroller samt hur doku- mentation av genomförda kontroller ska ske.
5. Finansiell redovisning
5.1. Bokslutsprocessen, inklusive budgetprocessen
Stadens ekonomifunktion har inte omorganiserats under det senaste året. Funktioner för re- dovisning, bokföring, budgetsamordning samt viss controlling är samlade i en centraliserad enhet under kommunstyrelseförvaltningen, dvs ”kommunkontoret”. I vår granskning har vi tagit del av stadens dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende upprättandet av finansiell rapportering, framför allt gällande periodbokslut, prognoser, delårsbokslut, årsbokslut samt
årsredovisning. Vår bedömning är att det föreligger en tydlig roll- och ansvarsfördelning kring upprättande av bokslutsunderlag och övriga moment i samband med bokslutsarbetet. Ruti- ner finns också när det gäller finansiell återrapportering till kommunstyrelsen.
Vid tidigare granskningar har vi identifierat brister inom vissa nämnder när det gäller pro- gnossäkerhet, då betydande underskott redovisats under räkenskapsåret. Vår bedömning 2012 var att prognossäkerheten blev något bättre gällande driftsredovisningen inom staden trots att staden 2012 ändrade prognosintervallerna. Totalt görs prognoser cirka varannan månad, ca 6 per år. Förhoppningen är att nämnderna genom detta sammantaget ska lägga mer tid och energi på de prognoser som upprättas och på så vis nå ett bättre och mer tillför- litligt resultat än tidigare.
Under 2013 har kommunen påbörjat ett arbete där de ska utveckla budget- och prognospro- cessen ytterligare. Syftet är att få på pränt hur prognosarbetet ska göras och att göra mer analys kring uppföljningen för att förbättra kvaliteten på prognoserna. I samband med vår granskning av årsbokslutet kommer vi att följa upp prognossäkerheten under år 2013. Det noteras även att det inom staden har initierats ett arbete med att utveckla och förstärka bud- getprocessen då denna varit behäftad med brister 2011 och 2012. Vidare bör det noteras att staden under sista kvartalet 2013 initierat ett åtgärdsprogram i syfte att uppnå en effektivare användning av de finansiella ramar som budget anger.
Vår preliminära bedömning är att kommunens rutiner och processer för upprättande av de- lårs- och årsbokslut håller en tillräcklig kvalitet. Bokslutsprocessen kommer närmare att be- dömas i samband med granskningen av årsbokslut och årsredovisning för 2013.
Rekommendation
· Staden bör prioritera arbetet med att förstärka och förtydliga budgetprocessen, med avseende på väl underbyggda och tydliga budgetunderlag samt att dessa bygger på realistiska antaganden.
5.2. Leverantörsfakturor och utbetalningsrutiner
Rutinerna gällande hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar har granskats och in- tervjuer har genomförts med berörd personal inom den centrala ekonomifunktionen. Inga väsentliga förändringar av tillämpade rutiner har noterats jämfört med föregående år. Huvud- delen av alla leverantörsfakturor scannas och genomgår därefter ett elektroniskt attestförfa- rande innan utbetalning sker. Enligt gällande rutin är det endast fakturor som innehåller sek- retessbelagd information som hanteras manuellt. Detta gäller framför allt fakturor avseende placeringar och insatser rörande socialomsorg, av olika slag. Varje månad sker dokumente- rade avstämningar av leverantörsreskontran samt konton för kassa & banktillgodohavanden.
Staden har sedan tidigare upprättat en process- och rutinhandbok som beskriver flödet i han- teringen av leverantörsfakturor samt beskrivning av ansvarsfördelning för respektive del i flödet. Dessutom har tillhörande checklistor tagits fram för varje delprocess där dessa be- skrivs steg för steg. Rutinhandboken bedöms vara känd och efterföljas i organisationen i till- fredsställande omfattning, vilket är en förutsättning för en god intern kontroll.
Vi har tidigare lämnat rekommendation om att staden bör överväga att införa beloppsgränser i attestreglementet samt i den elektroniska fakturaportalen. I samband med årets internkon-
trollgranskning framgår att beloppsgränser endast förekommer inom Miljö- och stadsbygg- nadsförvaltningen, rekommendationen bör således kvarstå.
Regelbunden kontroll av att behöriga attestanter i den elektroniska fakturaportalen överens- stämmer med aktuell attestförteckning ingår som en del i de flesta av nämndernas interna kontrollplaner och ska således rapporteras till kommunstyrelsen varje år. Vi har stickprovsvis granskat attester av fakturor mot attestförteckning och granskningen har inte påvisat några väsentliga oförklarade avvikelser.
I samband med internkontrollgranskning 2012 noterades att löpande genomgångar av de anställdas behörigheter inte dokumenterades på ett tydligt sätt, vilket medförde att spårbar- heten i de kontrollmoment som kommunen genomför ansågs vara bristfälliga. Med utgångs- punkt i ovan lämnades en rekommendation att kommunen regelbundet borde utföra kontrol- ler av att attestbehörigheter enligt ekonomisystemet stämmer överens med gällande attest- förteckning. Sundbyberg stad har tagit rekommendationen i beaktande och infört ett kon- trollmoment vilket kommer att utföras två gånger per å. Kontrollen syftar till att säkerställa att ej aktuella attester inte ligger kvar i systemet. Vår bedömning är att införandet av detta kon- trollmoment utgör en positiv förstärkning av den interna kontrollen inom detta väsentliga om- råde.
Vår granskning av leverantörsfakturor har även omfattat kontroll av rörelsetillhörighet och kontering. Granskningen har inte föranlett några väsentliga anmärkningar. Registrering av fasta data i leverantörsregistret sker centralt inom staden och huvudsakligen av endast en person. Föregående år lämnades en rekommendation att staden borde tydliggöra riktlinjer för den regelbundna kontrollen av logglistor över förändringar av data i leverantörsregistret. Sta- den bedöms ha tagit rekommendation i beaktande då riktlinjer för en sådan kontroll numera finns upprättade.
Rekommendation:
· Staden rekommenderas att överväga elektroniska beloppsgränser för olika befatt- ningar i attestreglementet, direkt i fakturaportalen för samtliga nämnder.
5.3. Ledningsnära kostnader
Vår årliga granskning har omfattat substansbaserade och stickprovsvisa kontrollmoment av kostnader hänförliga till följande aktiviteter:
· Extern och intern representation
· Resor
· Kurser
· Konferenser
· Övriga konsulttjänster
Vår substansgranskning har omfattat bokförda kostnader under perioden januari till och med juli 2013. Granskningen har visat att attest av egna kostnader fortfarande förekommer i viss utsträckning, dock i mindre omfattning än tidigare år. Denna notering förelåg även föregå- ende år och avser att person som själv deltagit vid aktuell aktivitet också attesterat kostna- den.
Granskningen har också visat att fullständiga underlag, med avseende på deltagare, syfte etc., saknas i viss utsträckning men att andelen brister har minskat i jämförelse med tidigare granskningar. Detta kan till viss del bero på att fakturasystemet numer ger automatiska på- minnelser om krav på bifogande av underlag. Vår bedömning är att identifierade avvikelser är jämt fördelade mellan de olika nämnderna.
Vidare har granskningen visat att representation där alkohol förekommer endast sker i be- gränsad omfattning.
I samband med vår granskning av årsbokslutet 2013 ämnar vi genomföra kompletterande stickprovsvisa granskningsmoment i syfte att täcka transaktioner under hela året 2013.
Rekommendation
· Staden bör överväga huruvida implementering av en rutin för säkerställning av att kostnader ej attesteras av den person som kostnaden berör vore möjligt. Detta särskilt i samband med representation, resor, kurser och konferenser.
5.4. Intäkter
Av stadens totala intäkter utgör skatter och statliga bidrag drygt 78 procent. Intäkter hänför- liga till taxor och avgifter utgör 8 procent av de totala intäkterna. Rutiner kopplade till redovis- ning av skatter och avgifter granskas huvudsakligen i samband med årsbokslutet då risken kopplat till dessa intäkter bedöms som låg.
Vid granskningen har vi med hjälp av stickprov kontrollerat stadens intäkter hänförliga till barnomsorgsavgifter samt intäkter genererade via vatten- och avfallsavgifter. Granskningen har omfattat kontroll av verifierade underlag kopplat till intäktsflödet för barnomsorgsavgifter respektive vatten- och avfallsavgifter, samt säkerställande av att dessa intäkter redovisas på ett tillfredsställande sätt i stadens räkenskaper. Granskningen har inte föranlett några note- ringar.
5.4.1. Inbetalningar och kravrutiner Inbetalningar av avgifter och taxor:
Inbetalning från kunder/brukare sker främst genom ”OCR-sträng” och ankommer staden via betalningsfil från banken. Transaktionerna matchas mot referensnummer och transaktions- koder i kundreskontran och/eller verksamhetssystem. Inbetalningar som inte kan matchas följs upp och utreds manuellt. Inbetalningar konteras därefter. Ansvaret för säkerställning av att fakturering sker i enlighet med faktisk produktion ligger på respektive nämnd/förvaltning.
Uppföljning av detta sker i den löpande verksamhets- och budgetuppföljningen. Någon cen- tral uppföljning av dessa intäktsflöden sker ej.
Stadens rutiner för säkerställande av inbetalningar har granskats genom stickprov. Pro- cessen bedöms som tillförlitlig och vid stickprovstagningen har inga väsentliga brister note- rats.
Kravhantering:
Obetalda fordringar identifieras och följs upp centralt inom staden. För obetalda fakturor, skickas påminnelse ut 5 dagar efter förfallodatum. Efter ytterligare 10 dagar skickas fordran vidare till externt inkassoföretag. Oreglerade kundfakturor anses vara osäkra efter 90 dagar.
Beslut från nämnd krävs för att en obetald fordran ska betraktas som definitivt förfallen och därmed kunna skrivas av.
Stickprov har tagits vid granskning av processen. Vi bedömer processen som tillförlitlig och har inte noterat några väsentliga brister i samband med granskningen.
5.5. Process kring redovisning av pågående projekt
I delårsbokslutet per den 30 juni 2013 uppgick stadens tillgångar i form av byggnader, mark och tekniska anläggningar till 1 705 MSEK. Värdet utgör därmed 54 procent av stadens ba- lansomslutning. Av tillgångsmassan avser 330,4 MSEK pågående projekt. I delårsrapporten för 30 juni 2013 redovisas en avvikelse mellan budget och prognos vad gäller investeringar för 2013 om -233 MSEK. Av detta hänförs -184 MSEK till stadsbyggnads- och miljönämnden.
Mot bakgrund av detta har vi under 2013 gjort en fördjupad granskning av stadens rutiner kring redovisning av pågående projekt för att skapa oss en förståelse för de kontroller som finns inom processen för pågående projekt och en förståelse för de stora budgetavvikelserna som föreligger.
Vår granskning har utförts genom intervju med nyckelpersoner inom Staden samt genom stickprov på ett antal utvalda projekt för kontroll avseende kontering, huruvida projekt aktive- ras och börjar skrivas av i samband med färdigställande, huruvida attestordningen följs, om rätt kostnader tas upp i resultatet respektive balansen etc. Vi har genom denna granskning analyserat bakgrunden till de stora budgetavvikelser som föreligger samt de rutiner och kon- troller som föreligger inom processen för pågående projekt.
Vår granskning har inte föranlett några väsentliga anmärkningar. Vi har dock identifierat möj- lighet till effektivisering i processen då staden i dagsläget inte aktiverar större projekt etapp- vis i samband med att investeringsfaser färdigställs. Genom att införa etappaktivering vid större projekt bedömer vi att aktiveringstidpunkten skulle bli mer rättvisande och resultatef- fekten i form av avskrivningar mer rimligt fördelad.
De utgifter som aktiveras avseende de inledande faserna för ett projekt, ofta avseende kon- sulter, arkitekter etc aktiveras som pågående projekt under de tidigare projektfaserna hos de verksamhetsdrivande nämnderna. I de fall där det politiska beslut som därefter följer medför att projektet inte blir genomfört bör dessa värden skrivas ned och tas som en kostnad i resul- taträkningen. Hur detta följs upp och kontrolleras i de olika nämnderna är inte helt formali- serat varför vi bedömer att staden bör införa en rutin för löpande genomgång av upparbetade värden avseende pågående projekt.
Det har också förekommit att de utgifter som aktiveras hos de verksamhetsdrivande nämn- derna inte flyttas över till stadsbyggnads- och miljönämnden i samband med att denna nämnd tar över ansvaret för projektet. Det beror på att staden i vissa fall använt olika pro- jektnummer vilket medför att utgifter i de tidiga faserna faller utanför budgetuppföljningen för projekten. Staden arbetar med att förbättra rutinen med enhetliga projektnummer genom alla faser. Vi rekommenderar att staden prioriterar detta arbete för att säkerställa en korrekt bud- getuppföljning av projekt.
Rekommendationer
· Vi rekommenderar att staden aktiverar (balanserar) större projekt etappvis för att på så vis att få en mer rättvisande aktiveringstidpunkt.
· Vi rekommenderar att staden inför rutin för löpande genomgång av upparbetade värden för pågående projekt för att säkerställa att det inte föreligger värden som bör kostnadsföras.
· Vi rekommenderar att staden prioriterar sitt arbete för att alla kostnader för ett projekt läggs på en och samma tidkod.
6. Löneprocessen
Personalkostnader utgör en väsentlig del av stadens totala kostnadsmassa. Processer och rutiner kopplade till löneutbetalningar är således av väsentlig betydelse. Vi har genomfört en granskning av stadens process för löneberedning och löneutbetalning. Vid granskningen har det noterats att inga väsentliga förändringar avseende stadens rutiner har identifierats jäm- fört med föregående år. Vår bedömning är att staden på ett övergripande plan har tillförlitliga rutiner för beredning och utbetalning av lön samt inbetalning av sociala avgifter och källskat- ter till Skatteverket. Alla månadsanställda rapporterar sedan ett antal år tillbaka avvikelser i form av sjukfrånvaro, beviljad frånvaro etc, i lönemodulen ”Självservice”.
Utöver vår kartläggning och bedömning av löneprocessen har vi genomfört en databaserad registeranalys av stadens samtliga lönetransaktioner under perioden januari – september 2013. Antalet transaktioner som analysen omfattat uppgår till 286 436 stycken och antalet unika individer uppgår till 4 067 stycken. Vid analysen har vi stickprovsvis granskat följande:
Stora enskilda transaktionsbelopp
Höga bruttolöner (de 20 högsta inom staden)
Avstämning av källskatter och sociala avgifter
Kontroll vid förekomst av dubbla transaktionsposter
Analyser av användandet av olika lönearter.
Förekomst av ”udda” personnummer
Kontroll av anställningsnummer mot personnummer (flera anställningar)
Oregelbundna utbetalningar per individ
Med utgångspunkt från ovanstående har vi stickprovsvis granskat fasta och rörliga data i lönesystemet mot verifierade beslutsunderlag. Granskade underlag utgörs framför allt av anställningsavtal, andra avtal som rör en anställning, lönerevisioner samt godkännande av ledighet och övertid. I ett av stickproven förekom en avvikelse gällande att en anställd blivit beviljad ersättning för ett och samma reseutlägg två gånger.
Det finns möjligheter att ur systemet generera ”logg-listor” avseende förändringar av fasta data i lönesystemet på individnivå. Dessa används för att utreda fel som identifierats, men ej som en preventiv kontroll.
Enhetscheferna ansvarar för att det i samband med den månatliga lönekörningen ur lönesy- stemet genereras en analyslista för kontroll av samtliga individers löner inom respektive en- het. Historiskt har detta skett manuellt och listorna har sparats i pappersformat. I och med det manuella förfarandet har det varit svårt att säkerställa att denna kontroll verkligen har efterlevts. Under året har Staden infört elektronisk attest av lönelistor. Staden köpte under 2012 köpt in en modul till lönesystemet som möjliggör elektronisk attest. Cheferna har fått
utbildning i verktyget för elektronisk attest, dock har det funnits vissa initiala problem med modulen varför den inte har fungerat tillfredsställande under året. Exempelvis har chefer in- tygat att de har signerat attestlistor elektroniskt men detta har ej sparats i databasen. Vidare har vissa chefer valt att fortsätta signera attestlistorna manuellt trots den nya funktionen.
Signering av attestlistorna har tidigare skett som en upptäckande kontroll i och med att atte- stering har skett i efterhand vilket den även fortsättningsvis kommer att vara. Vi vill dock uppmana staden om att kontrollen är mer effektiv om den sker inför löneutbetalning för att minska risken att felaktiga löner utbetalas. I och med de initiala problem som har varit med elektronisk attest saknas fullständig dokumentation avseende vilka som har attesterat löne- listor elektroniskt respektive manuellt. Kommunen rekommenderas att snarast åtgärda pro- blemet då granskningen visar att det kan förekomma att löner utbetalas utan att de har granskats av överordnad. Rekommendationen från föregående år kvarstår således.
Rekommendation
· Kontroll och attest av lönelistor utgör en nyckelkontroll i processen för löneutbe- talning. Staden rekommenderas att säkerställa att gällande rutiner avseende kon- troll av rörliga data efterlevs samt tillse att rutiner skapas för insamling av statistik över avvikelser rörande elektroniska attester.
Stockholm den 18 januari 2014
Johan Perols Ikon Hedefalk
Certifierad kommunal revisor Auktoriserad revisor
