Det krävs drivkrafter för att företag eller myndigheter ska lägga tid och resur ser på att upprätta ett fungerande miljöledningsarbete. Dessa drivkrafter skiljer sig åt mellan myndigheter och företag. De flesta företag agerar på en konkurrerande marknad vilket ger dessa fler drivkrafter att vara ett föredöme gentemot sina kunder i jämförelse med andra företag på samma marknad. De flesta statliga förvaltningar saknar inslag av konkurrens och saknar därför många av de drivkrafterna som ett privat företag. Se sidorna 14–16. Å andra sidan kan myndigheter få krav på sig att exempelvis upprätta ett miljöled ningssystem.
Enkätresultaten och intervjuerna visar att de starkaste drivkrafterna för de statliga myndigheternas miljöledningsarbete är de som kommit direkt från regeringen i from av uppdrag och lagstiftning (förordningen). Departementens intresse skulle kunna vara en tydlig signal eftersom det direkt påverkar led ningens intresse, och därmed myndigheternas miljöledningsarbete, men är det inte idag. Tidigare studier visar att departementens intresse alltid varit lågt, se exempelvis rapport Miljöledning i staten 2010 (Naturvårdsverket 2011). ledningen behöver tydliga signaler
Enligt utvärderingens inledande systemanalys är ledningens intresse den star kaste drivkraften för ett aktivt miljöledningsarbete för statliga myndigheter. Enkätresultatet visar dock att ledningens intresse inte upplevs som starkt. Det vittnar om att det finns potential att öka aktiviteten i statliga myndigheters miljöledningsarbete genom att stimulera ledningens intresse. När regeringen beslöt att införa miljöledningssystem i statliga myndigheter fanns det egent ligen bara en drivkraft som var gällande för: uppdraget från departement till myndighet. För att statliga myndigheter skulle drivas till att utveckla ett föredömligt miljöledningsarbete i jämförelse med privata företag skulle denna enda drivkraften väga upp samtliga drivkrafter som driver privata företags miljöledningsarbete. Under arbetets gång har fler drivkrafter skapats, exem pelvis på detta är förordningen, återrapporteringskrav, Natur vårds verkets
sammanställningar och ranking. De har alla stimulerat myndigheternas arbete med miljöledningssystem. Resultatet från utvärderingen visar att myndig heterna nu befinner sig i en aktiv fas av sitt miljöledningsarbete. Vi har noterat utifrån enkät och intervjuer att förordningen har inneburit en tydlig signal som har lett till en nystart på vissa myndigheter, en omstart för de som tidi gare startat arbetet men som kommit av sig, samt en bekräftelse för redan aktiva och certifierade myndigheter. Förordningen visade sig vara en viktig och stark drivkraft.
Följ upp kraven på miljöledningsarbetet
De tidigare uppdragen till myndigheterna har i flera fall inneburit en upp startsfas där arbete och engagemang vilat på några få enskilda medarbetare. Det tidigare uppdragsstyrda miljöledningsarbetet har inte lyckats få ett tydligt fäste i samtliga myndigheters organisation. Det har varit svårt att finna konti nuitet i miljöledningsarbetet på grund av att arbetet ofta varit projektbaserat eller personberoende. Då det ofta har varit avhängigt av en eller få personer har det varit svårt att säkerställa kunskap och engagemang när tidigare perso nal slutat.
I intervjuerna framkommer att miljöledningsarbetet under perioder tappat fart för att sedan få ny skjuts genom nya direktiv från regeringen, som exem pelvis förordningen. Våra intervjuer vittnar om att miljöledningsarbetet i många fall inte utvecklats kontinuerligt, utan snarare tagit växelvisa språng i samband med nya direktiv. Det visar att uppdrag och krav inte i tillräckligt stor utsträckning följts upp av departementen, varpå betydelsen av dessa har avtagit. Även om förordningen innebär ett tydligare krav än regeringsupp drag finns det anledning att tro att även förordningens betydelse kan avta med tiden om inte efterlevnaden säkerställs. För att få ut så stor effekt som möj ligt av regeringens förordning och direktiv, krävs att departementen utkräver ansvar.
rankingen skapar konkurrens
Naturvårdsverkets ranking, som även om den inte är den starkaste drivkraf ten, innebär en tydlig och återkommande uppföljning av myndigheternas miljö ledningsarbete. Den har i viss utsträckning sporrat miljösamordnare, men framförallt har den väckt ledningens intresse, som enligt vår effektanalys är den enskilt avgörande drivkraften. Intervjuerna beskriver att ranking har möjliggjort jämförelse mellan myndigheterna och skapat ett tävlingsmoment. Det tävlingsmomenten har till vis del konstruerat konkurrerande krafter, som flera av de statliga myndigheterna annars saknar.
Myndigheterna efterfrågar att rankingen tydligare ska fokusera på innehållet i arbetet. Det innebär att rankningens poängsystem i större utsträckning bör fokusera på kvalitativa bedömningskriterier. Flera av dem intervjuade önskar också att resultaten från rankningen skulle uppmärksam mas mer. Det skulle öka betydelsen för rankningen och i sin tur öka effekten av tävlings momentet mellan myndigheterna.
krav och förväntningar skiljer sig åt
Vissa myndigheter har ytterligare drivkrafter beror på verksamhetens karak tär, exempelvis att de agerar på en konkurrerande marknad eller att deras kunder efterfrågar miljöledningssystem. Våra resultat visar att dessa myndig heter också har ett mer aktivt miljöledningsarbete och är certifierade i större utsträckning samt arbetar med sin indirekta miljöpåverkan mer än andra. Dessa myndigheter har i kraft av att vara certifierade även en ytterligare driv kraft genom den externa revisionen. Enkäten och intervjuerna visar att certi fierade myndigheter ser revisionen som en tydligare drivkraft än myndigheter som endast har intern revision.
En annan typ av drivkraft är omvärldens förväntningar och krav. Enkät resultatet visar att det har en viss betydelse för myndighetens vilja att arbeta med miljöledningssystem. Denna drivkraft skiljer sig åt mellan myndigheterna beroende på vilken typ av verksamhet som myndigheterna bedriver. Denna drivkraft är i stor utsträckning avhängig miljöfrågans status i samhället och de förväntningar frågan genererar. Klimatfrågan har satt miljöarbetet i fokus under de senaste åren, vilket även drivit på myndigheternas vilja att arbeta enligt ett miljöledningssystem. Myndigheterna är dock i sig själva viktiga aktörer som med sitt miljöledningsarbete kan påverka förväntningar och krav på andra i samhället.
Både enkät och intervjuer pekar på att kostnadsminskningar inte är en betydande drivkraft, men många ser ända kostnadsminskningar som en posi tiv bieffekt av miljöledningsarbetet. Resultatet stämmer väl överens med teorin om att sänkta kostnader i offentlig förvaltning inte är samma starka drivkraft som i den privata sektorn. Det finns heller ingen uttalad målsättning om att miljöledningsarbete ska vara kostnadsbesparande. Enkätresultaten visar också att arbetet för de flesta myndigheterna inte har ökat kostnaderna utan tvärt om minskar dem. Detta tyder på att miljöledningsarbetet i statliga myndigheter med stor sannolikhet varit en kostnadseffektiv insats.
Vår resultatanalys visar att myndigheter med föredömligt miljölednings arbete inte är en drivkraft för myndigheter generellt, men kan mycket väl vara kunskapskälla som är intressant för en myndighet som vill utveckla sitt eget miljöledningsarbete.
Förutsättningar för certifiering
Många myndigheter har ett miljöledningssystem men få är certifierade enligt någon internationell standard. Vår analys visar att myndigheter som har eller haft verksamheter som har någon typ av kundkontakt är certifierade i större utsträckning än andra. De har en tydlig drivkraft att certifiera sina ledningssystem eftersom kunderna efterfrågar det. Certifieringen innebär en kvalitetssäkring av myndigheternas produkter och skapar ordning och reda. För vissa universitet används certifieringen som en konkurrensfördel gente mot andra universitet och högskolor och ett attraktivit val för sökande stu denter. Resultaten visar att certifierade myndigheter har drivkrafter utöver
förordningen. Enkätresultatet visar att de vanligaste orsakerna till att myndig heterna valt att certifiera sig är krav och förväntningar från omvärlden, samt för att stärka myndighetens varumärke.
Andelen myndigheter som anser att de inte kommer certifiera sig har mins kat betydligt sedan 2003. Se tabell 1, sidan 28. Myndigheternas attityd till cer tifiering har ändrat sig över tid. Det är fler som är villiga att certifiera sig idag än för nio år sedan, varför man kan förvänta sig fler certifierade myndigheter i framtiden. Utvärderingen visar även att förordningen har lett till ett omtag i miljöledningsarbetet inom statliga myndigheter. Kanske kan detta omtag också ändrat myndigheternas inställning till certifieringen av miljölednings system? Detta är en attitydförändring som i dagsläget inte övergått till prak tiskt handling. Andelen myndigheter som fattat beslut om att certifiera sina ledningssystem är lika stor, tre procent, som för nio år sedan.
Det är för tidigt idag att säga om myndigheter som inte har kunder eller är i någon typ av konkurrens kommer certifiera sig på grund av förordningen. Det är oklart om rankingen som drivkraft är tillräckligt stark för att få myn digheter att certifiera sig. Certifiering i sig innebär inte heller att miljöled ningssystemet är bättre än ickecertifierade miljöledningssystem, vilket den statistiska analysen också visar. Däremot är förutsättningarna bättre för att miljöledningsarbetet blir bra.
De vanligaste anledningarna till att myndigheterna inte certifierat sig är enligt enkäten är att myndigheterna upplever att de inte har någon bety dande miljöpåverkan samt att de saknar resurser och att det därför inte är prioriterat. Endast nio procent anser att de inte har tillräckligt med kunskap för att certifiera sig. Det finns anledning att tro att myndighetens syn på sin egen miljöpåverkan och vilja att certifiera sig kan öka med mer kunskap. Vår effektanalys visar att ledningen intresse är avgörande för myndighetens miljö ledningsarbete. Miljösamordnarens kunskap om myndighetens miljöpåverkan är viktig, men det är till syvende och sist ledningen som avsätter tid och resur ser för en certifiering av myndighetens miljöledningssystem. Det är dock vik tigt att kunskapen finns hos miljösamordnaren och i organisationen men det krävs att även ledningen kan och vill ta till sig den kunskapen.
Detta motiverar att departementet ger myndigheterna i uppdrag att utreda varför de inte valt att certifiera sitt miljöledningssystem. Där kan Natur vårds verket spela en roll genom att sprida kunskap och förståelse. Redan certifie rade myndigheter kan i ökad utsträckning redogöra för för delarna med en certifiering. De kan på så sätt agera förebilder och bollplank till andra myn digheter.
Samtliga certifierade myndigheter uppger att certifieringen bidrar inte bara till ett bättre miljöledningsarbete utan också till ett bättre kvalitetsarbete över lag. Resultaten visar också att de certifierade myndigheterna i större utsträck ning jobbar med indirekta miljöeffekter.