Flik 5, Uppföljning (utredare), sid 14

11. Godkänna utredning samt avsluta ärendet (rektor/förskolechef/KA), sid 15 12. Elevaktsmodulen (rektor/förskolechef/KA), sid 16

13. Ärendeöversikt, sid 17 14. Ersättare vid frånvaro, sid 18

Beskrivning av processen

En medarbetare rapporterar en kränkning via webbformuläret eller direkt i DF RESPONS via Nytt ärende.

En automatisk mottagningsbekräftelse med ärendenummer skickas till rapportören.

Ett automatiskt mejl skickas till rektor/förskolechef/KA* på den skola/förskola där händelsen har inträffat.

Rektor/förskolechef/KA kopplar ärendet till de elevakter som är aktuella. Om tillräckliga åtgärder är vidtagna och utredning är genomförd avslutar rektor/förskolechef/KA ärendet efter att en

bedömning om händelsen är en kränkning eller inte har gjorts.

Om händelsen ska utredas vidare väljer rektor/förskolechef/KA en eller flera utredare samt kopplar ärendet till aktuella elevakter. Valda utredare meddelas via automatiska mejl när ärendet sparas.

1

2

3

4

3 6

1

2

3

4

4

5

6

7

8

ärendet sparas. Rektor/förskolechef/KA granskar utredningen. Om allt är ok avslutas ärendet.

Utredare meddelas om avslut via e-post.

Om uppföljning krävs sätts ett uppföljningsdatum. Ett automatiskt mejl skickas till den utredare som är ansvarig för uppföljningen på valt uppföljningsdatum. Utredaren dokumenterar uppföljningen.

Om inga fler åtgärder krävs ändrar utredaren status till Uppföljning genomförd, inga ytterligare åtgärder krävs, ärendet avslutas. Ett automatiskt mejl skickas till rektor/förskolechef/KA som granskar utredning/uppföljning och om allt är ok avslutas ärendet. Utredare meddelas om avslut via e-post.

* KA – Kränkningsansvarig. En del enheter har personer med rollen kränkningsansvarig för att stötta rektor/förskolechef.

2. Roller

För att kunna utreda ett ärende måste användaren ha en roll i DF RESPONS. En roll ger en användare viss behörighet på den enhet i organisationsstrukturen där användaren tilldelas rollen. För Kränkande behandling gäller följande roller och rättigheter:

Roll Modul Rättigheter

Rektor/förskolechef

(inkl bitr.) Kränkande behandling/

Elevakt/

Uppföljning

Läs- och skrivbehörighet för alla ärenden på enheten. Meddelas alltid via e-post när ett nytt ärende registreras. Kan avsluta ärenden.

Kränkningsansvarig Kränkande behandling/

Elevakt/

Uppföljning

Läs- och skrivbehörighet för alla ärenden på enheten. Meddelas alltid via e-post när ett nytt ärende registreras. Kan avsluta ärenden.

Utredare Kränkande

behandling/Uppföljning Läs- och skrivbehörighet på tilldelade ärenden. Meddelas via e-post när ett ärende tilldelas.

6

7

8

Anmälan via webbformulär

A. Fyll i formuläret.

B. * Stjärna betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i.

C. Text som är har en streckad linje kan du lägga muspekaren över för att få fram en hjälptext.

D. När du har fyllt i alla uppgifter ska du skicka in ärendet. Klicka på knappen Skicka längst ner på sidan.

E. Ärendet är nu registrerat i systemet och du kommer till en sammanfattning av anmälan. En kvittens på anmälan har skickats till den e-postadress du uppgett.

F. Du är nu klar med anmälan. Ärendet har skickats till ansvarig förskolechef/rektor. Vid eventuella frågor kring ärendet, kontakta ansvarig förskolechef/rektor.

D A

B

C

B. Fyll i formuläret.

C. När du har fyllt i alla uppgifter ska du spara ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

D. När du har sparat kommer du till ärendelistan. Om du själv ska arbeta med utredningen kan du klicka på ärendet (ID-nummer) i listan för att öppna utredningen. Instruktioner för hur du dokumenterar utredningen finns på sid 13, punkt 2 och framåt.

E. Om någon annan ska utreda ärendet eller om det anses utagerat, loggar du ut ur systemet.

Klicka på pilen vid ditt namn, längst upp till höger. Välj Logga ut.

C B

D

E

När du klickar på Handlingar kan du visa/skriva ut handlingen.

• Klicka på länken i e-postmeddelandet eller öppna din webbläsare och surfa till adressen:

https://botkyrka.digitalfox.se/Login.aspx

• Du använder kommunens två-faktors inloggning till systemet, det vill säga ditt vanliga användarnamn och lösenord samt MFA (Microsoft Authenticator).

Logga ut

Du loggar ut från DF RESPONS genom att klicka på ditt namn. Välj sedan Logga ut.

• Flik 1 Anmälan

Här ser du den händelse som rapporterats.

• Flik 2 Utredare

Här väljer rektor/förskolechef/kränkningsansvarig (KA) utredare en eller flera utredare för ärendet. Valda utredare meddelas via automatiska mejl när ärendet sparas.

Rektor/förskolechef är ansvarig för utredningen.

• Flik 3 Elevakt

Här kopplar rektor/förskolechef/KA ärendet till elevakten för den person som har kränkts och för den/de personer som har utfört kränkningen (om personerna är elever).

• Flik 4 Utredning

Här dokumenteras utredningen.

• Flik 5 Uppföljning

Om ett ärende behöver följas upp dokumenteras uppföljningen här.

Du kan lägga muspekaren över den blå understrukna texten för att få fram en hjälptext.

* Stjärna betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i.

Spara och stänga ett ärende

Det är bra att spara ett ärende då och då när du är inne och jobbar i det. Du klickar på knappen Spara i verktygsraden till höger. När du inte ska arbeta med ärendet mer sparar du det och stänger det på knappen Stäng.

1 2

1 2

• Du som är utredare går sedan vidare till flik 4, Utredning.

• Du som är rektor/förskolechef/KA fortsätter med flik 1.

Bedömning om fortsatt utredning (rektor/förskolechef/KA)

Längst ner på flik 1 ska du göra en bedömning av om tillräckliga åtgärder har vidtagits eller om ärendet behöver utredas vidare.

Tillräckliga åtgärder vidtagna

1. Om du bedömer att tillräckliga åtgärder är vidtagna bockar du för den rutan (1).

Sidan laddas om och ärendet består nu enbart av en flik:

2. Du scrollar ner längst ner på sidan. Här ska du koppla ärendet till de elevakter som är aktuella. Hur du gör detta beskrivs på sid 11.

3. Du ska bedöma om händelsen är en kränkning eller inte och skriva en slutsats i anteckningsrutan.

2

3

3

Ny anteckning

När du börjar skriva i rutan visas knappen Lägg till.

Klicka på Lägg till för att skapa en anteckning av texten du skrivit i rutan. Systemet kopplar

automatiskt namn, titel och datum till anteckningen.

1

Ärendet ska utredas vidare

Om du gör bedömningen att ärendet ska utredas vidare bockar du för den rutan (1) och sparar ärendet. Gå sedan vidare till flik 2.