viktigt. Däremot i relation till andra variabler som exempelvis, delmål var sluttid mindre viktigt. Jacobsen & Thorsvik (2008) menar att definitioner av mål och strategier hänvisar till riktlinjer för projektet samt motiverar de anställda. Ljungberg och Larsson (2012) menar att anställda har ett individuellt ansvar att ta initiativ till att få uppdaterad information. I fråga 7, då samtliga våra kritiska framgångsfaktorer ställdes mot varandra, ansåg informanterna att det är den viktigaste kritiska framgångsfaktorn. Enkäten visar att majoriteten av informanterna inte anser att de hade ett eget ansvar att uppdateras kring information i projektet. Detta kan jämföras med fråga 4.2 där de som besvarat enkäten ansåg att de hade ett eget ansvar att involveras i projektet. Vidare ansåg många informanter att de hade en relativt låg involvering i projektet men att majoriteten ansåg att det var tillräckligt, se involvering av anställda fråga 4 till 4.3.
I fråga 6 uppgav 12 informanter att det var otydligt vilka som är med i projektgruppen. De som ansåg att det var tydligt vilka som ingår i projektgruppen, var det fem stycken som ansåg det vara otydligt vilka befattningar som de olika projektmedlemmarna har. I frågan om hur viktigt det är med tydliga befattningar är det 17 informanter som anger att det är ganska eller mycket viktigt med tydliga befattningar i projektet. Sambandet finns i att det är otydligt kring vilka som ingår i projektgruppen, deras befattningar och att majoriteten av de som besvarat enkäten anser det viktigt med identifierade projektroller. Ljungberg och Larsson (2012) anser att tydliga befattningar skapar en tydlighet kring företagets ansvarsfördelning. Trots att identifiering av befattningar ansågs mycket viktigt, rankades denna kritiska framgångsfaktor som lägsta prioritet när de olika kritiska framgångsfaktorerna ställdes emot varandra i fråga 7. Det var totalt 12 som gav denna kritiska framgångsfaktor rankningen ett.
4.2.2 Bortfallsanalys
En bortfallsanalys medför tydligheter gällande om studiens resultat är snedvridet. Om resultatet är snedvridet kan slutsatser från undersökningen inte tas (Trost 2001). Ambitionen var att enkäten skulle spridas både på strategisk och på operativ nivå, samt att få en spridning bland de funktioner som påverkas av implementeringen hos fallföretaget. Då informanterna var anonyma och svarsalternativen sammanställts i diagram var det svårt att veta om någon grupp av informanter var under- respektive överrepresenterade i vår undersökning. Då enkäten hade en hög svarsfrekvens kan resultatet anses tillförlitligt och giltigt. Däremot var det en fjärdedel som valde att inte delta i enkäten. Bakomliggande anledningar till detta kan vara tidsbrist, informanter såg inte nyttan, tekniska svårigheter och mail. Vi reserverar oss därmed för eventuella felaktigheter gällande studiens resultat.
5 Diskussion
I detta kapitel redovisas samtliga diskussioner utifrån resultat och analys. Resultatet ställs mot teori, tidigare forskning och mot problemformuleringen. I resultatdiskussionen tydliggörs samband mellan de olika valda kritiska framgångsfaktorerna. I metodreflektionen diskuteras om undersökningens metod och genomförande varit lämpligt.
5.1 Resultatdiskussion
Projektledningens engagemang
Analysen av resultatet visar att det finns en gemensam attityd om att projektledningens engagemang fungerar bra. Det framkom att projektet inte är väletablerat i hela fallföretaget då informanterna hänvisar till att deras närmaste chefer saknar förståelse för projektet. I trestegsmodellen är det relevant att se till gruppens beteende och förståelse för det nya vid implementering. En lyckad implementering kräver ett engagemang på operativ och strategisk nivå (Spector 2013). Studiens resultat kan därför anses överensstämma med trestegsmodellen. Detta då avsaknad av förståelse hos informanternas chefer kan då komma att ha en negativ påverkan på implementeringen av projektet.
I tidigare forskning finns tydliga samband mellan förändringsledning och effektivitet vid implementering av IT-system. Long och Spurlok (2008) menar att involvering minskar motstånd. Vi anser därför att det bör infinnas i ledningens intresse att involvera intressenter då det har en positiv påverkan vid implementering av affärssystem. Zhang, Zhang & Chen (2013) påpekar också att ledningen ska påverka anställdas förmåga, ändra beteenden samt involvera rätt intressent vid rätt tidpunkt i implementeringssammanhanget. Utifrån studien tydliggörs det att projektledningens huvudsakliga uppgifter är att säkerställa och filtrera information samt att inkludera anställda var de främsta uppgifterna som projektledningen har. Vi medhåller om att korrekt informationshantering och att involvera anställda är betydande vid implementering av affärssystem.
Utifrån resultatet framgår det att information och informationsspridning i projektet är viktigt för informanterna. Då det saknades i projektet kan detta anses som en brist i kommunikationen. En framgångsrik implementering skulle kunna möjliggöras genom att projektledningen säkerställer att rätt information finns på rätt plats, i rätt tid och i rätt format.
Informationsflöde
Enligt Habermas kommunikationsstrategi utgör strategiskt handlande kontroll och påverkan på omgivningen. En högre grad av måluppfyllelse genereras då förutsägbarhet skapas (Falkheimer & Heide 2007). Informanterna menar att osäkerheter finns i projektet då det exempelvis saknades tidsplan och delmål. De menade att arbetsåret har olika belastningar och att projektet därför bör ha tydliga deadlines. Ur ett informationslogistiskt perspektiv skulle ett styrdokument kunna öka möjligheten till ökad förståelse för projektet. På så sätt skapas en gemensam bild av projektet. Spector (2013) menar att
trestegsmodellen genererar förståelse för implementeringen av projektet. Informanterna uppger att tidsplan och delmål saknades vilket då påverkar informationsflödet samt kommunikationen. Den strategiska måluppfyllelsen enligt Habermas kommunikationsstrategi missgynnas (Falkheimer & Heide 2007). Det kan medföra en negativ effekt på den studerade implementeringen av affärssystemet.
Holland & Light (1999) har genom tidigare forskning fastslagit att öppen kommunikation reducerar risken för misslyckad implementering. Informanterna uppger att det används flertalet olika informationskanaler i implementeringens informationsflöde och att detta skapar otydligheter samt förvirring. Ur ett informationslogistiskt perspektiv genererar olika informationskanaler en ökad risk för informationsasymmetri och informationsöverflöd. Det kan därmed ha en negativ påverkan på implementeringen. Vieland (2000) anser att informationskanaler bör bestämmas samt kontrolleras då det medför att information inte misstolkas eller missbrukas.
Den genomförda studien visar att projektets informationsflöde kan anses som ojämnt fördelad. Informanterna talar även om ett upplevt informationsöverflöd. Detta kan ses som en brist i kommunikationen samt valet av kommunikationskanaler. Flertalet uppgav exempelvis att mycket korta mail skickades, men de önskade att färre övergripande mail skickades. Däremot kan informationsflödet anses som bra, då informationen i huvudsak sändes av projektledaren och genom två övergripande informationskanaler. Trots två övergripande informationskanaler konstaterades det att informanterna även får information genom flera andra informationskanaler.
Involvering av anställda
Trestegsmodellen bygger bland annat på grundprincipen att det finns ett stort engagemang både på strategisk och på operativ nivå (Spector 2013). Utifrån datainsamlingen framgår det att en stor andel av informanterna inte anser att de hade eget ansvar att involveras i projektet. Detta tror vi kan grundas i att ett holistiskt perspektiv inte används i projektet. Att använda ett holistiskt perspektiv skulle kunna medföra en större förståelse samt ett större ansvarstagande för projektet. Detta är i enlighet med General System Theory (Skyttner 2005).
I tidigare forskning har Holland och Light (1999) konstaterat att öppen kommunikation kan medföra att projektets tids- och kostnadsbudget överskrids då mängden input ökar. Vi anser att involvering av anställda skulle kunna möjliggöra för framgångsrik implementering av affärssystem. Det bör dock finnas vetskap om att intressenter kommer att bruka de öppna kommunikationskanalerna och att detta kan resultera i informationsöverflöd. Zhang, Zhang och Chen (2013) slutsatser bygger på att involvering av anställda i IT-projekt är betydande för projektet output.
Ur ett informationslogistiskt perspektiv kan saknaden av ett holistiskt perspektiv medföra att implementeringen av affärssystemet missgynnas. Detta då det kan saknas en enhetlig förståelse till projektet och därmed skapa motstånd. Tillämpning av ett holistiskt synsätt
skulle medföra att projektets intressenter involveras automatiskt, och att intressenterna känner en större känsla av ansvar. Det skulle kunna möjliggöra en framgångsrik implementering. Flera av informanterna menar att de inte har ett eget ansvar att involveras i projektet. Vi tror att detta dels kan bero på en saknad av ett holistiskt perspektiv, men också på upplevd tidsbrist till att involveras i projektet. Då det saknas en helhetsbild av projektet samt dess implementering, påverkar det även hur kommunikation kring implementeringen sprids samt att olika intressenter får vara med att påverka implementeringen.
Strategi och Planering
Enligt trestegsmodellen är det relevant att fokusera på gruppens beteende och förståelse vid implementering. För att uppnå en framgångsrik implementering är det relevant att engagemanget är stort på operativ samt strategisk nivå (Spector 2013). Vi menar att styrdokument så som tidsplan och delmål skulle kunna öka möjligheten till att skapa en god implementeringsstrategi. Detta skulle kunna generera ett standardiserat tillvägagångssätt som enligt General Systems Theory är fördelaktigt vid korrigering av eventuella avvikelser (Skyttner 2005). Detta kan också kopplas till Habermas kommunikationsteori som förespråkar strategiskt handlande för att nå målen (Falkheimer & Heide 2007). Resultatet från intervjuerna och enkäterna visar att informanterna föredrar möten. Flera möten hade kunnat vara bra för kommunikationsflödet men också för en helhetsbild av projektet. Detta är även i enlighet med Habermas kommunikationsteori, då det kommunikativa handlandet främjar ömsesidig förståelse. Ömsesidig förståelse är avgörande för att ett projekt ska lyckas (Falkheimer & Heide 2007).
I tidigare forskning har Zhao, Zhu & Wang (2008) påvisat att strategisk planering är avgörande för implementeringen av affärssystemet. Strategisk planering skapar goda förutsättningar för en god kommunikation mellan anställda. Vieland (2000) anser att misskommunikation är en av de vanligaste anledningarna till att IT-projekt gällande implementering av affärssystem misslyckas. Då strategi och planering anses som en egen framgångsfaktor, kan den också anses som en grund för att andra kritiska framgångsfaktorer ska kunna verka. Vi tror att detta kan vara en anledning till att den i enkäten fick en hög rankning.
Utifrån informanternas svar framgår det att styrdokument som exempelvis tidsplan och sluttid saknas. Avsaknaden av styrdokument kan medföra ett större motstånd till implementeringen då det finns utrymme oklarheter exempelvis kring tidsplan och sluttid. Problematiken i strategi och planering kan kopplas till bristande kommunikation mellan projektgruppen samt intressenterna. Det finns en gemensam vilja inom informantgruppen att använda mer styrdokument som exempelvis en tidsplan. Det uppmärksammades också att det finns en vilja att skapa ett effektivare utbyte av information då fler korta avstämningsmöten efterfrågades i projektet. Underliggande problematik till detta skulle kunna vara att det anses tids – och resurskrävande.
Identifiering av befattningar
Utifrån vår studie går det att läsa att majoriteten av de tillfrågade inte vet vilka som ingår i projektgruppen. Ytterligare var det flera av informanterna som inte heller vet vilka befattningar som projektgruppen har. Falkheimer och Heide (2007) menar att strategiskt handlande i Habermas kommunikationsteori grundas i att kontrollera och påverka omgivningen. Genom påverkan och kontroll kan en högre grad av måluppfyllelse nås. De otydliga befattningarna samt ovissheten kring vilka som ingår i projektgruppen, menar vi kan ha en negativ effekt för implementeringen av affärssystemet. Detta då otydligheter gällande befattningar skapar otydligheter i vem som ska utföra vilket arbete. Otydligheter kan medföra att arbetsuppgifter inte blir korrekt utförda alternativt, inte blir utförda alls.
Informanterna hänvisar också till att det är viktigt att roller i projektet bör vara tydliga. Zhao, Zhu och Wang (2008) har i tidigare forskning påvisat att kollaborativa processer är avgörande för en lyckad implementering av IT-system. I vår studie framgår det att informanterna menar att tydliga projektroller skulle medföra att informationshanteringen underlättas. Det är något som vi medhåller om då tydliga befattningar tydliggör vilken information som ska till vem. Tydliga befattningar underlättar också för kollaborativa processer då det förtydligar vilka roller som bör involveras i implementering och när. Viheland (2000) har genomfört flertalet fallstudier som pekar på delaktighet har en positiv påverkan på implementeringens resultat. Vi hänvisar till att för att kunna involvera rätt anställda i rätt tid, bör tydliga befattningar finnas.
Majoriteten av informanterna menar det är otydligt vilka som ingår samt vilka roller som finns i projektgruppen. Vi menar att detta kan vara ett resultat av dålig kommunikation i projektet. Otydliga roller kan medföra att en anställd inte vet till vem samt hur informationen ska kommuniceras. Detta kan göra att information försvinner eller att den inte används på ett korrekt och optimalt sätt.
Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen
Enligt Trestegsmodellen är det relevant att se till gruppens beteende och förståelse för det nya affärssystemet vid implementering (Spector 2013). Habermas kommunikationsteori förespråkar även strategiska fördelar med att samtliga intressenter har förståelse för projektet samt organisationen (Falkheimer & Heide 2007). Informanterna har en enhetlig syn gällande projektets syfte. De finns också en likformig förståelse gällande projektets innebörd samt dess betydande roll i det framtida arbetet. Då ett holistiskt perspektiv kan skapa möjligheter för framgångsrik implementering, bör även diskussioner gällande riktlinjer och skiljaktigheter reduceras.
Long & Spurlock (2008) har i en undersökning påvisat att brist på förståelse och utbildning är faktorer som ökar intressenters motstånd vid implementering av affärssystem. Informanterna har en enhetlig bild kring syftet. Det skapar fördelar gällande kommunikation, vilket kan ha en positiv påverkan på implementeringen av affärssystemet. Vieland (2000) anser att misskommunikation är en avgörande faktor för projektet men
framför allt för förståelsen av projektet. Då informanterna anser att syftet är tydligt, kan detta anses vara en god grund för projektets output.
Då projektets syfte anses tydligt enligt informanterna, kan det därför anses som om en god kommunikation har tillämpats vid förmedling av syftet. Projektet är också en förändring som många anställda efterfrågat länge. Det kan innebära att syftet inte behöver ha kommunicerats utan att det är underförstått hos informanterna. Vi anser att det är en god möjlighet för en framgångsrik implementering, då anställda är underförstådda med implementeringen redan från början. Då mål och vision inte uppgavs av informanterna skulle det kunna anses som att det saknades i projektet.
5.2 Metodreflektion
Det här projektet grundas i Exploratory Sequential Mixed Methods, se kapitel 3 Metod, som först utgörs av en kvalitativ fas som sedan följs upp av en kvantitativ fas.
Ambitionen var att besvara syftet på ett tidseffektivt och noggrant sätt. Därför tillämpades en både en induktiv och en deduktiv ansats. Anledningen till tidseffektivitet och noggrannhet var att vi hade en slutlig deadline för studien. Vi ville också samla in så mycket information som vi kunde för att kunna dra relevanta slutsatser med god reliabilitet samt validitet. Studien hade kunnat utföras med andra metoder som förslagsvis kvalitativ, kvantitativ eller annan variant av kombinerad metod. Om studien endast bestått av en kvalitativ eller en kvantitativ metod, hade istället en omfattande dataanalys behövts med tillhörande sortering av information. Vi ansåg det inte heller lämpligt att börja med en enkät och avsluta med en intervju då den metoden kräver att vi skulle vart mer bekanta med ämnet vid undersökningens början.
Då hypoteserna utgjort studiens teman, har både intervjuguiden och enkätguiden utformats utifrån dessa. Då teman för undersökningen styrt datainsamlingen, anser vi att det har reducerat mängden irrelevant information. För datainsamlingen av både intervjuer och enkäten hade vi dock önskat ett bredare urval. Det hade kunnat öka reliabiliteteten genom att en större urvalsgrupp medverkat i datainsamlingen. Däremot validerades data från intervjuerna genom enkäten, vilket kan anses styrka undersökningens validitet. Anledningen till att det endast blev tre informanter som intervjuades beror dels på resurser att tillgå hos fallföretaget. Vi är däremot inte säkra på att fler informanter i studiens första fas hade påverkat undersökningens resultat då informationen har behandlats i enkäten. Intervjuerna genomfördes i en lugn miljö på fallföretaget. Detta ansågs lämpligt då ingen annan kunde ta del av den pågående intervju samt att informanterna var välbekanta med intervjuarmiljön. Både vår tidsaspekt och fallföretagets resurser påverkade utgången för antalet informanter vi fick tillgång till i enkäten. Det vi kunde gjort annorlunda var att involvera oss mer i fallföretaget. Det hade kunnat resultera i ökad kontakt med fler potentiella informanter, vilket hade kunnat bredda urvalets spridning. I enkätfasen skapades irritation hos informanterna vid utskick av enkätens dagliga påminnelsemail. För att skydda informanternas anonymitet kunde vi inte se vem som hade svarat på enkäten. Därigenom begränsade det webbaserade enkätverktyget hur påminnelsemailen skickades.
6 Avslutning
Uppsatsens sista kapitel innehåller redogörelser kring studiens slutsatser och avslutas med förslag på fortsatt forskning.
6.1 Slutsats
Syftet har uppfyllts genom att utföra undersökningen med Exploratory Sequential Mixed Methods, tidigare forskning och ett teoretiskt ramverk. Utifrån detta har hypoteserna kunnat verifieras eller falsifieras. De valda kritiska framgångsfaktorerna har undersökts med avseende på kommunikation vid implementering av affärssystem.
Projektledningens engagemang - Att projektledningen inte anammar projektet Hypotesen är verifierad då det finns brister inom informationsspridning och etablering av projektet i organisationen. Detta skapar svårigheter för implementeringen av affärssystemet kommunikationen är bristfällig.
Informationsflöde - Att informationsflödet är bristfälligt och inte uppdaterat
Hypotesen är verifierad då informationsflödet består av flertalet informationskanaler som genererar spridd information. Det ökar risken för informationsasymmetri samt informationsöverflöd. Informationsflödet är därmed bristfälligt och inte uppdaterat. Involvering av anställda - Att anställda inte involveras på grund av tidsbrist
Hypotesen är falsifierad då det inte framgår att anställda inte involveras på grund av tidsbrist. Det framgår däremot att anställda inte involveras på grund av att en helhetsbild för implementeringen av affärssystemet saknas.
Strategi och planering – Att realistiska deadlines och ständig uppföljning uteblir Hypotesen är verifierad då strategi och planering är bristande i implementeringen av affärssystemet samt att flertalet styrdokument saknas. Det skapar kommunikationsbrist som genererar motstånd och osäkerheter kring implementeringen.
Identifiering av befattningar - Att det är otydligt vilka som ingår i projektet och
vilka befattningar de har
Hypotesen är verifierad då det finns otydligheter kring vilka som ingår i projektgruppen samt vilka befattningar de har. Tydliga projektroller säkrar kommunikation vid implementering av affärssystemet. Detta då rätt anställda involveras och underlättar för implementeringens kollaborativa processer.
Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen – Att det finns
otydliga definitioner av syfte, mål och vision.
Hypotesen är falsifierad då det finns en tydlig definition av implementeringens syfte. Då information gällande mål och vision inte framkommit, kan inte hypotesen verifieras.
Utifrån studien har fyra av sex stycken hypoteser verifierats. Detta styrker att våra antaganden stämmer och att problematik kring kritiska framgångsfaktorerna finns utifrån ett informationslogistiskt perspektiv. Det är då relevant att belysa kommunikation vid implementering av affärssystem.
6.2 Förslag till fortsatt forskning
I den här studien undersöks sex stycken kritiska framgångsfaktorer utifrån ett informationslogistiskt perspektiv. För att bekräfta våra slutsatser och generalisera dem, kan framtida liknande studier breddas och genomföras på flera e-handelsbolag. Då hypoteserna redan är bekräftade kan fortsatt forskning fokusera på att finna mer innehållsrika och unika svar. Detta kan förslagsvis ske med en metodinsamling som endast baseras på intervjuer. Tillämpning av aktionsforskning är ett annat förslag på hur en liknande studie kan genomföras. Aktionsforskningar skulle medföra att förändringar sker under studiens genomförande. Det vore i så fall intressant att genomföra en effektanalys för att tydliggöra eventuella skillnader före och efter genomförda aktioner. Ett ytterligare förslag på fortsatt forskning inom ämnet är att endast undersöka en kritisk framgångsfaktor och utreda varför kommunikationen är bristfällig i den utvalda kritiska framgångsfaktorn.
Referenser
Böcker
Beynon-Davies, P. (2009) Business information systems New York: Palgrave Macmillan
Cadle, J, Debra, P, Turner, P. (2010) Business analysis techniques – 72 essential tools for
success
Chippenham: CPI Antony Rowe
Creswell, J. 2014. Research Design.
London: Sage publications Inc.
Falkheimer, Jesper & Heide, Mats (2007). Strategisk kommunikation Lund: Studentlitteratur
Jacobsen, D.I. (2002). Vad, hur och varför? – Om metodval i företagsekonomi och andra
samhällsvetenskapliga ämnen, Lund: Studentlitteratur
Jacobsen, D.I., & Thorsvik, J (2008). Hur moderna organisationer fungerar.