Institutionen för informatik
Examensarbete i Informatik
Kandidatuppsats i informatik med informationslogistisk inriktning
Rätt information nu gör det lättare sen
En undersökning om kommunikation vid implementering av
affärssystem
Sammanfattning
Den här uppsatsen baseras på studie som genomfördes på ett fallföretag under vårterminen 2015. Fallföretaget är Nordens största e-handelsbolag och har cirka 150 anställda. Studien baseras på flertalet hypoteser som skapats utifrån kritiska framgångsfaktorer. En kritisk framgångsfaktor kan ses som ett viktigt område att ta hänsyn till för att uppnå organisatorisk framgång. Ett informationslogistiskt perspektiv har präglat den här undersökningen. Informationslogistik handlar om att se innebörden av information samt sätta den i organisatoriska, tekniska samt logistiska sammanhang.
Lindstedt (2014) påpekar att Amazon kommer att finnas på den svenska marknaden inom ett par år. Det är viktigt att svenska e-handelsbolag stärker konkurrenskraften.
Affärssystem har enligt Beynon-Davies (2009) en betydande roll då organisationens processer och kommunikationskanaler påverkas av det. Wallström (2015) betonar att affärssystem blir allt mer centralt i organisationen då förståelsen för affärssystemen ökar.
Tidigare forskning genomförd av Holland & Light (1999) påvisar bland annat att involvering av anställda och användning av öppna kommunikationskanaler är två betydande kritiska framgångsfaktorer vid implementering av affärssystem.
Studies syfte var att undersöka kritiska framgångsfaktorer med avseende på kommunikation vid implementering av affärssystem. Studiens teoretiska ramverk består av tre teorier och litteratur om kritiska framgångsfaktorer. Teorierna grundas i sociologi, informatik och kommunikation.
Undersökningen har genomförts med Exploratory Sequential Mixed Methods. Syftet med metoden var att verifiera eller falsifiera sex stycken hypoteser och att undersöka studiens praktiska samt vetenskapliga problem. Resultatet presenteras i form av sammanfattade intervjuer och stapeldiagram. Resultatet analyserades sedan mot det teoretiska ramverket och diskuteras gentemot vetenskapliga teorier, tidigare forskning och problemformulering.
Studiens hypoteser är följande:
Projektledningens engagemang - Att projektledningen inte anammar projektet.
Informationsflöde - Att informationsflödet är bristfälligt och inte uppdaterat.
Involvering av anställda - Att anställda inte involveras på grund av tidsbrist.
Strategi och planering - Att realistiska deadlines och ständig uppföljning uteblir.
Identifiering av befattningar - Att det är otydligt vilka som ingår i projektet och vilka befattningar de har.
Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen - Att det finns otydliga definitioner av syfte, mål och vision.
Utifrån diskussionen har fyra av sex hypoteser verifierats.
Summary
This thesis is based on a study that was conducted on a company during the spring semester of 2015. The company is the largest eCommerce business of the Nordic countries, and approximately has 150 employees. This study, which has an information logistics perspective, is based on several hypotheses that are founded in Critical Success Factors. A Critical Success Factor can be considered as an important area for an organization’s success. Information logistics clarifies the meaning of information, as well as putting information in an organizational, technical and logistical context.
Due to Amazons entrance to the Swedish market, Lindstedt (2014) clarifies the importance that Swedish eCommerce businesses confirm their competitiveness. Beynon- Davies (2009) consider ERP-systems to be important to organizations since they are affecting the internal processes and communication channels. Wallström (2015) claims that ERP-systems are becoming more consequential to an organization as the understanding of the ERP-systems are increasing.
The purpose of this study was to explore Critical Success Factors with focus on communication within an implementation of an ERP-system. The theoretical framework that was used in this study contains three theories and literature about Critical Success Factors. The theories are based on sociology, informatics and communication. The study has been conducted with an Exploratory Sequential Mixed Method.
The choice of method is based on the aims of this study. The aims were to verify or falsify six hypotheses, and also to inquire into the study’s practical and scientific problem.
The outcome of this study is presented by summarized interviews and barographs. The result are then analysed and compared to the theoretical framework, and also discussed against scientific theories, previous research, and problem definition.
The hypotheses are the following:
Project Management commitment - The project management does not embrace the project.
Information flow - The flow of information is inadequate and not updated.
Involvement of employees - The employees are not involved due to lack of time.
Strategy and planning - Realistic deadlines and constant follow-up are absent.
Identification of roles - That the project group is obscure and also what positions they have
Understanding the project context as well as eCommerce organization - That there are obscure definitions of purposes, goals and visions.
Due to the discussion, four out of six hypotheses were verified.
Förord
Vi valde att studera kritiska framgångsfaktorer med ett informationslogistiskt perspektiv för att ämnet inte är studerat och vi tycker det är intressant. Avgränsningen till implementering grundas också i individuellt intresse. Implementering har behandlats under flertalet perspektiv under vår utbildning. Befintlig problematik kring implementering kan lösas med kommunikation. Vår uppfattning är att information och kommunikation får ges en allt större förståelse i organisationen idag. Många förstår informationens betydelse och verkan.
Vi vill tacka fallföretaget för att vi fick ta del av projektet och använda resurser för att genomföra studien. Vi vill tacka vår kontaktperson på fallföretaget som har gett oss förslag på relevanta informanter för studien och svarat på frågor. Våra informanter vill vi också tacka. Er input var värdefull. Vi vill också tacka Ia Williamsson, vår handledare på Linnéuniversitetet för snabb återkoppling och ett stort engagemang. Utan er hade denna studie inte varit möjlig.
Göteborg & Malmö. 2015-05-21.
Madeleine Sandberg & Jackie Enström
Innehåll
1 Introduktion ______________________________________________ 5
1.1 Inledande bakgrund _______________________________________________ 5 1.2 Tidigare forskning ________________________________________________ 6 1.3 Problemformulering _______________________________________________ 7 1.4 Syfte och hypotes _________________________________________________ 7 1.5 Avgränsning _____________________________________________________ 8 1.6 Målgrupp _______________________________________________________ 8 1.7 Disposition ______________________________________________________ 9 2 Teoretiskt ramverk ________________________________________ 10
2.1 Vetenskapliga teorier _____________________________________________ 10 2.2 Kritiska framgångsfaktorer ________________________________________ 11 2.2.1 Kritiska framgångsfaktorer inom organisationen ____________________ 11 2.2.2 Projektledningens engagemang _________________________________ 11 2.2.3 Informationsflöde ____________________________________________ 12 2.2.4 Involvering av anställda _______________________________________ 12 2.2.5 Strategi och planering _________________________________________ 13 2.2.6 Identifiering av befattningar ____________________________________ 13 2.2.7 Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen ___________ 13 3 Metod __________________________________________________ 14
3.1 Vetenskaplig ansats ______________________________________________ 14 3.2 Datainsamling __________________________________________________ 15 3.2.1 Urval ______________________________________________________ 15 3.2.2 Genomförande ____________________________________________ 15 3.3 Analys ________________________________________________________ 16 3.4 Tillförlitlighet och Giltighet _______________________________________ 17 3.5 Etiska överväganden _____________________________________________ 18 4 Resultat och Analys _______________________________________ 19
4.1 Intervju __________________________________________________________ 19 4.1.1 Projektledningens engagemang _________________________________ 19 4.1.2 Informationsflöde ____________________________________________ 20 4.1.3 Involvering av anställda _______________________________________ 20 4.1.4 Strategi och planering _________________________________________ 21 4.1.5 Identifiering av befattningar ____________________________________ 21 4.1.6 Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen ___________ 22
4.2 Enkät _________________________________________________________ 22 4.2.1 Sammanfattande enkätanalys ___________________________________ 30 4.2.2 Bortfallsanalys ______________________________________________ 31 5 Diskussion ______________________________________________ 32
5.1 Resultatdiskussion _______________________________________________ 32 5.2 Metodreflektion _________________________________________________ 36 6 Avslutning ______________________________________________ 37
6.1 Slutsats _______________________________________________________ 37 6.2 Förslag till fortsatt forskning ______________________________________ 38 Referenser ___________________________________________________ 39
Bilagor _____________________________________________________ 41
Bilaga 1: Inbjudan till intervju ___________________________________________ 41 Bilaga 2: Intervjuguide _________________________________________________ 42 Bilaga 3: Enkätguide __________________________________________________ 44
Figurer
Figur 3.1 - Exploratory Sequential Mixed Methods Figur 4.2a – Definition av projektets syfte
Figur 4.2b – Förtroende för projektledningen Figur 4.2c – Projektledningens arbetsuppgifter Figur 4.2d – Information om projekthändelser Figur 4.2e – Förser med information
Figur 4.2f – Önskan om sätt att få informaton Figur 4.2g – Grad av involvering
Figur 4.2h – Tillräcklig involvering i projektet Figur 4.2i – Eget ansvar att involveras
Figur 4.2j – Tar ansvar
Figur 4.2k – Tydlig tidsplan och sluttid Figur 4.2l – Anses behöva
Figur 4.2m – Eget ansvar Figur 4.2n – Tar eget ansvar Figur 4.2o – Otydlig projektgrupp Figur 4.2p – Otydliga befattningar Figur 4.2q –Viktigt med befattningar
Figur 4.2r – Rangordning av kritiska framgångsfaktorer
1 Introduktion
Uppsatsen inleds med att presentera det valda ämnesområdet, kommunikation vid implementering av affärssystem. Presentationen innehåller bakgrund och tidigare forskning inom ämnesområdet. Kapitlet utmynnar i en problemformulering och det syfte som kommer vara uppsatsens fokus.
Informationslogistik handlar om att säkra informationens tillgänglighet. Det handlar exempelvis om att informationen ska vara tillgänglig på rätt plats, i rätt tid och i rätt format. En ytterligare aspekt inom informationslogistik är att säkerställa integration och kommunikation mellan människa och system i organisationen. Informationsteknologi, även kallat IT, har en betydande roll för att informationens tillgänglighet ska säkerställas.
Den här processen bör ständigt analyseras och uppdateras (Haftor & Kajtazi 2010;
Alfengård 2010). En egen uppfattning av informationslogistik är att se innebörden av information samt sätta den i tekniska, organisatoriska samt logistiska sammanhang.
Under utbildningen Informationslogistik 180 hp, som ges vid Linnéuniversitetet, har ett intresse kring implementering av affärssystem växt fram. Implementering har vart ett återkommande tema under utbildningen och har också behandlats ur flertalet perspektiv.
Enligt Beynon-Davies (2009) är kritiska framgångsfaktorer områden som anses viktiga för en organisations framgång. Detta är ett återkommande tema i tidigare forskning inom implementering av affärssystem, se kapitel 1.2.
1.1 Inledande bakgrund
ECommerce, även kallat e-handel, handlar om att använda IT-system för att stödja verksamheten. Då skapas möjligheter att kommunicera med leverantörer, kunder och andra verksamheter på ett effektivt sätt. Att det vardagliga arbetet effektiviseras då information sprids fortare, samt att processer så som transaktioner och betalningar underlättas är exempel på fördelar med eCommerce. Den mest betydande fördelen är dock att företag kan skapa direktkontakt med kunderna. Företaget kan då erbjuda tjänster som att sälja produkter och tjänster över internet (Beynon-Davies 2009). Lindstedt (2014) betonar på att Amazons framtåg i världen sätter press på svenska e-handelsbolag. Då det är sannolikt att Amazon intar den svenska marknaden inom ett par år, är det relevant för svenska e-handelsbolag att stärka konkurrenskraften.
Beynon-Davies (2009) menar att IT exempelvis innefattar kommunikations- och informationssystem med syftet att samla, lagra, bearbeta och distribuera data. Ett affärssystem består av IT-system. Affärssystemet behandlar information som används av organisatoriska avdelningar. Organisationens processer och kommunikationskanaler påverkas av affärssystemet. Wallström (2015) betonar att affärssystem får en allt högre investeringsprioritering i verksamheter. Det här är ett resultat av en ökad förståelse för affärssystemens teknik och områden. Studien har utförts på ett fallföretag med ett aktivt projekt. Projektet handlar i huvudsak om att uppdatera hantering och användning av en del
av ett befintligt affärssystem. Ambitionen med projektet är att automatisera en process som, vid studiens startpunkt, utfördes manuellt. En högre grad av kontroll förväntades att uppnås vilket sedan bör generera kostnads- och tidseffektivitet. Den manuella hanteringen i processen har en längre tid vart en del av det dagliga arbetet för många i verksamheten.
Projektets innebörd är en högre grad av automatisering som kommer resultera i ett förändrat arbetssätt.
1.2 Tidigare forskning
Zhao, Zhu och Wang (2008) har genomfört en empirisk studie gällande kritiska framgångsfaktorer för strategisk implementation inom e-handel. Syftet med undersökningen var att bekräfta valda kritiska framgångsfaktorer. Resultatet visade att strategisk planering och integration av affärssystem är en betydande kritisk framgångsfaktor inom e-handelsorganisationens samtliga implementeringsprocesser.
Undersökningen bekräftade också att informationsdelning och kollaborativa processer har en positiv påverkan på implementeringsprocessen.
Long och Spurlock (2008) genomförde en fallstudie för att undersöka sambanden mellan förändringsledning och organisatorisk effektivitet vid implementering av system. Studien påvisar att faktorer som bristande ledarskap, brist på förståelse och utebliven utbildning ökade intressenters motstånd vid implementering. Motståndet för implementering av system bör minska genom att använda öppen kommunikation genom hela implementeringsprocessen samt att utbilda berörda intressenter. Ytterligare faktorer som hade negativ påverkan på implementering av system är tidsbrist samt rädsla för det nya. I en vetenskaplig artikel av Zhang, Zhang & Chen (2013) har det bekräftats att tekniska aspekter har en betydande roll inom implementering av affärssystem. Författarna till den vetenskapliga artikeln hänvisar även till att IT-projekt har ett stort inflytande i många organisationer, vilket medför fördelar samtidigt som risker ökar för IT-projektets misslyckande. Två ytterligare aspekter som har en negativ påverkan på IT-projekt är anställdas förmåga att ändra beteenden samt brist på att involvera anställda i IT-projektet.
Viheland (2000) har genomfört flertalet fallstudier för att kartlägga vilka de viktigaste kritiska framgångsfaktorerna är vid utformning och implementering en e-handelsstrategi.
Studiens resultat påvisar att ledningens engagemang och etablering är avgörande för hur väl utformad och implementering en e-handelsstrategi blir. Det hänvisas också till att kritiska framgångsfaktorer så som att de anställda ska uppleva delaktighet samt att hantera information på ett smart sätt bör resultera i en effektiviserad utformning och implementering av en ny e-handelsstrategi. Det är därför relevant att se över och uppdatera befintliga informationssystem.
Holland och Light (1999) undersökte hur affärssystem kan implementeras på ett framgångsrikt sätt samt vilka kritiska framgångsfaktorer som kännetecknar en lyckad implementering av affärssystem. Studien genomfördes på två olika företag med två olika strategier att utforma och implementera ett nytt affärssystem. Det första företaget köpt in ett färdigt affärssystem där de anställda förväntades anpassa rutiner och arbete till det nya systemet. Det andra företaget utformade ett nytt affärssystem med hjälp av de anställda.
Resultatet från studien hänvisar till att i det företag som involverat de anställda i utformning och implementering hade en högre grad av lyckad implementering än de företag som köpt in ett färdigt system. Det som var avgörande för detta var att de anställda involverades och samspelade med organisationens ledning. Det fanns också öppna kommunikationskanaler genom hela projektet. Det framkom det att det affärssystem som utformats med hjälp av de anställda både drog över på den ursprungliga projektbudgeten både i tid och i pengar. I det första företaget där ett färdigt affärssystem köptes in blev det mer motstånd hos de anställda. Däremot hölls projektets tids- och kostnadsplan.
Betydande kritiska framgångsfaktorer för implementering av affärssystem och system har identifierats. Det saknas det information gällande hur kritiska framgångsfaktorer uppnås med fokus på kommunikation. Det går att koppla till att informationslogistik då det handlar om att effektivisera informationsflödet och därmed underlätta för kommunikation vid implementering av affärssystem. Kommunikation kan då anses ha en betydande roll för implementeringsprocessens output.
1.3 Problemformulering
Studien baseras på ett praktiskt och ett vetenskapligt problem. Det praktiska problemet handlar om bristande kommunikation vid implementering av affärssystem. De valda kritiska framgångsfaktorerna grundas i tidigare forskning som anses typiska vid implementering av affärssystem. Fallföretaget är intresserat av att ta del av studiens resultat för att se över framtida implementeringsprocesser av affärssystem.
Det vetenskapliga problemet består av att det saknas ett informationslogistiskt perspektiv på de valda kritiska framgångsfaktorerna. Tidigare forskning har resulterat i ramverk för typiska kritiska framgångsfaktorer för implementering av affärssystem och system, däremot saknas ett informationslogistiskt perspektiv för de typiska kritiska framgångsfaktorerna.
Studien ska tydliggöra hur framgångsrik implementering av affärssystem kan uppnås med hjälp av valda kritiska framgångsfaktorer utifrån ett informationslogistiskt perspektiv.
Detta saknas både på fallföretaget samt tidigare forskning kring ämnet implementering av affärssystem.
1.4 Syfte och hypotes
Den här studiens syfte är att undersöka kritiska framgångsfaktorer med avseende på kommunikation vid implementering av affärssystem. Hypoteserna grundas i kritiska framgångsfaktorer som identifierats i tidigare forskning. Studien syftar också på att verifiera eller falsifiera hypoteserna utifrån ett informationslogistiskt perspektiv.
Hypoteserna presenteras med en rubrik och ett påstående:
Projektledningens engagemang
- Att projektledningen inte anammar projektet.
Informationsflöde
- Att informationsflödet är bristfälligt och inte uppdaterat.
Involvering av anställda
- Att anställda inte involveras på grund av tidsbrist.
Strategi och planering
- Att realistiska deadlines och ständig uppföljning uteblir.
Identifiering av befattningar
- Att det är otydligt vilka som ingår i projektet och vilka befattningar de har.
Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen - Att det finns otydliga definitioner av syfte, mål och vision.
Hypoteserna ska verifieras eller falsifieras genom tillämpning av metoden Exploratory Sequential Mixed Methods. Det innebär att syftet uppnås genom en kvalitativ fas med en intervju samt en kvantitativ fas med en enkät. Datainsamlingen analyseras sedan utifrån litteratur och diskuteras i förhållande till valda teorier, tidigare forskning och problematik presenterad i introduktionen, se kapitel 3 Metod.
1.5 Avgränsning
Då studien utförts på ett fallföretag inom den nordiska e-handelsbranschen finns det en naturlig avgränsning. Studien består av ytterligare en avgränsning gällande ämnesområdet informatik. De kritiska framgångsfaktorerna studerades även utifrån ett informationslogistiskt perspektiv med fokus på kommunikation vid implementering av affärssystem. På så sätt genererades fler avgränsningar då kritiska framgångsfaktorer exempelvis också kan studeras utifrån ett ekonomiskt perspektiv samt management perspektiv
1.6 Målgrupp
Studiens huvudsakliga målgrupp är studenter och forskare inom informatik med intresse för informationslogistik och kommunikation vid implementering av affärssystem. Studien riktas även till e-handelsbolag som avser att genomföra en framgångsrik implementering av ett affärssystem.
1.7 Disposition
Introduktion
I uppsatsen första kapitel introduceras läsaren till vad uppsatsen grundas i. Här beskrivs bland annat valt ämnesområde, tidigare forskning som använts samt studiens målgrupp.
Teoretiskt ramverk
Här presenteras en teoretisk bakgrund till kritiska framgångsfaktorer samt de vetenskapliga teorier som används i studien.
Metod
Undersökningen är baserad på Exploratory Sequential Mixed Methods. I det här kapitlet presenteras den i detalj hur den har tillämpats tillsammans med undersökningens datainsamlingsmetoder, validitet och reliabilitet.
Resultat och analys
Samtliga intervjuer och enkäter presenteras här med efterföljande analyser.
Diskussion
Diskussionskapitlet grundas i att ställa undersökningens resultat mot valda teorier, tidigare Forskning och problematik som presenterades i introduktionen.
Avslutning
Uppsatsen avslutas med slutsatser som dras utifrån undersökningens syfte, resultat och diskussion. Här presenteras också förslag på fortsatt forskning inom uppsatsens område.
Referenser
Samtliga referenser som använts för att uppfylla syftet och besvara problemformuleringen redovisas i detta kapitel.
Bilagor
I det här kapitlet finns intervjuguide och enkätguide medföljande missivbrev.
2 Teoretiskt ramverk
I det här kapitlet presenteras teorier och litteratur som utgör studiens teoretiska bakgrund.
Teorierna som används i studien är följande: General System Theory, Trestegsmodellen och Habermas kommunikationsteori. I kapitel 2.2 Kritiska framgångsfaktor presenteras information om de kritiska framgångsfaktorerna utifrån litteratur. Syftet med kapitlet är att ge läsaren bakgrundsinformation om de kritiska framgångsfaktorerna. Kapitlet ska även tydliggöra att det inte endast är i tidigare forskning som de kritiska framgångsfaktorerna anses som kritiska.
I studien har de valda teorierna kombinerats då det kan anses överlappa forskningsområdet. General Systems Theory behandlar system med ett holistiskt perspektiv. Teorin appliceras i den här studien då det är betydande att integrera implementeringen av affärssystem genom att tillämpa ett holistiskt perspektiv.
Trestegsmodellen har ett sociologiskt synsätt på förändringsarbete och implementering.
Valet av trestegsmodellen baseras på attityder och beteenden vid förändring och implementering. Habermas kommunikationsteori handlar om det praktiska handlandet gällande strategi och kommunikation. Undersökningens kommunikativa aspekter täcks därför av Habermas kommunikationsteori.
De tre teorierna skapar en nyanserad förklaring till problemformuleringen.
Teorierna kan kopplas till informationslogistik, då de beskriver människa och system samt hur de bör kommunicera och samverka. Teorierna innefattar perspektiv som anses relevanta vid framgångsrik implementering av affärssystem.
2.1 Vetenskapliga teorier
Lewins trestegsmodell för förändring har ett sociologiskt synsätt som uppmärksammar attityder och beteenden under implementering. Trestegsmodellen inkluderar grupprocesser och normer som tillsammans skapar beteenden. Grupprocesser och normer kommer alltid vara samma förutsatt att de inte bryts ned. Enligt trestegsmodellen bör förändringen triggas med att framhäva missnöje i arbetsgrupperna. Detta kräver att det finns en förståelse för den organisatoriska kontexten som präglar de anställdas attityder och beteenden. Upptining, som är trestegsmodellens förstkommande steg, ska även motivera de anställda att vilja förändras. Modellen kräver ett stort engagemang på såväl strategisk som operativ nivå. Förändring är modellens andra steg och baseras på att en lärande och dynamisk process startas. Processens mål är att uppnå det önskvärda läget där det sedan frys ned. Då det önskvärda resultatet uppnås införs också utvärderings och belöningssystem för att det önskade läget inte ska förändras (Spector 2013).
Falkheimer och Heide (2006) anger att Habermas kommunikationsteori utgörs av två synvinklar, kommunikativt och strategisk handlande. Det förstnämnda grundas i förstånd och ska säkra att externa mål uppnås. Förståelse skapas genom diskussion och ömsesidig förståelse. Strategiskt handlande utgörs av att kontrollera och påverka omgivningen vilket ska generera en högre grad av måluppfyllelse. Användandet av strategier och funktioner
bör generera en större förutsägbarhet gällande en organisations framtid. Det strategiska handlandet sker alltid vertikalt i avsikt att styra aktörer och kan exempelvis vara instruktioner där ett ställningstagande förväntas. Kommunikativt handlande är en horisontell process där aktörer förväntas delta och då skapas konsensus.
General Systems Theory baseras på att system integreras med omgivningen för att exempelvis utvecklas och stärkas. Systemets syfte och mål bör vara väldefinierat tillsammans med ett regelverk för hur systemet ska agera. Att ha ett standardiserat tillvägagångssätt gör att eventuella avvikelser gällande systemets input, output eller processer förtydligas, vilket gör att avvikelser kan korrigeras. Det är relevant att systemet får regelbunden feedback då det genererar en effektiv kontrollmekanism. I enlighet med General System Theory bör system grundas i ett holistiskt perspektiv samt vara dynamiska och reagera på förändringar som kan ske i systemets omgivning. Teorin hänvisar också till att ett system kan hämta objekt från andra källor då ursprungskällan exempelvis inte längre finns tillgänglig. Det är vanligen förekommande att system grundas i en hierarkisk struktur där ett övergripande system består av flertalet holoner, även kallat sub-system.
General System Theory präglades till en början endast av ett naturvetenskapligt perspektiv men har under senare tid även börjat praktiseras inom andra vetenskapliga områden (Skyttner 2005).
2.2 Kritiska framgångsfaktorer
Den litteratur som presenteras i det här kapitlet har beskrivit problematiken kring, men inte förklarat begreppet kritiska framgångsfaktorer. Detta beror på att kritiska framgångsfaktorer har tilldelats olika betydelser beroende på den aktuella kontexten.
2.2.1 Kritiska framgångsfaktorer inom organisationen
Kritiska framgångsfaktorer är områden som anses viktiga för en organisations framgång och tydliggör strategiska fördelar för organisationer. Organisationens syfte, mål och befintliga läge utformar de kritiska framgångsfaktorerna. De uppskattas i genomsnitt vara mellan fem till åtta stycken. Mängden kan dock variera från organisation till organisation (Beynon-Davies 2009). Enligt Cadle, Paul och Turner (2010) kan kritiska framgångsfaktorer vara en analysteknik för att stärka organisationens syfte, mål och vision. Syftet med att tillämpa analystekniken är att kunna mäta organisationens prestation. Kritiska framgångsfaktorer beskrivs också med nyckel prestation indikatorer.
Ljungberg & Larsson (2012) anser att dessa också kan användas utifrån ett processorienterat perspektiv inom organisationen. Utifrån processperspektivet beskriver de kritiska framgångsfaktorerna vad som bör finnas med för att processen strategi ska uppfyllas.
2.2.2 Projektledningens engagemang
Jacobsen & Thorsvik (2008) definierar ledarskap som en process som påverkar människor för att uppnå mål. I processen är ledarens mål att påverka andra människor. Definitioner av ledare grundas i tre aspekter, interpersonella roller, informationsroller och
beslutsroller. Interpersonella roller handlar om auktoritet. Informationsroller innefattar förståelse för organisationen och situationen samt att ha tillgång till en stor mängd information. I informationsroller ingår det även att kunna förmedla information till hela organisationen. Ledaren innehar ofta mycket generell organisatorisk kunskap som ger ledaren strategiska fördelar. Exempel på en strategisk fördel är att avgöra skillnaden mellan intern och extern information. Beslutsrollen omfattas entreprenörskap, lösa problematik, fördela resurser och förhandla. Ledarskapet anses vara en avgörande roll för effektiviteten i organisationen. Enligt Ljungberg & Larsson (2012) nedprioriteras lednings- och utvecklingsprocesser till fördel för organisationens huvudprocesser. Detta medför att det kan anses svårt för ledaren att fokusera på att leda vilket också resulterar i att projektet eller utvecklingen inte anammas hos ledningen. En ytterligare faktor som kan påverka ledningsprocesserna är att det saknas konkreta beskrivningar av hur delegering och ska utföras. Ledarskapet inkluderar uppgifterna att besluta, korrigera, skapa möjligheter samt att utvärdera.
2.2.3 Informationsflöde
Informationsflödet beskriver hur informationen distribueras samt vilken informationskanal som används. Inom varje organisation har anställda olika accesser till information. Det kan resultera i ett ojämnt informationsflöde inom organisationen. Det ojämna informationsflödet kan också kallas informationsasymmetri och kan exempelvis leda till informationsöverflöd (Jacobsen & Thorsvik 2008). Edmunds & Morris (2000) menar att informationsöverflöd är då människor tilldelas ohanterligt mycket information på en gång.
Enligt Spector (2013) kan ett öppet informationsflöde effektiviteten då det är tydligare för de anställda varför arbetet ska utföras. Kommunikationen flödar upp och ner i organisationen, genom att kommunicera neråt i organisationen bildas förutsättningar för ett effektivt informationsflöde. Informationsflödet kan också anses som en del av strategi och planering.
2.2.4 Involvering av anställda
Involvering av anställda medför att en organisation enklare skapar en helhetsbild över organisationen olika flöden. Användandet av de anställdas kompetens och tidigare erfarenheter medför ofta positiva effekter hos en verksamhet då misstag undviks och de anställda får upplevelser om samhörighet. Ljungberg och Larsson (2013) menar att anställda upplever ett större ansvar inför uppgiften om de vart med och gett input på hur arbetet bör utföras. Involvering av anställda medför också en helhetssyn då den specifika anställde ser arbetsrollens betydelse. Involvering av anställda ökar också förståelse för organisationens samtliga anställdas arbete. Jacobsen och Thorsvik (2008) påpekar att anställda bör involveras i förändringsarbete motstånd reduceras. Förändringar bryter oftast anställdas förutsägbarhet och stabilitet. Anledningen till att motstånd skapas kan exempelvis vara ett resultat av brist på förståelse för det nya alternativt rädsla för ett ökat arbete.
2.2.5 Strategi och planering
Strategi handlar om att skapa riktlinjer för hur organisatoriska mål ska uppnås (Beynon- Davies 2009, Ljungberg & Larsson 2012). En affärsstrategi inkluderar strategisk analys, strategiska val och strategisk implementation. Strategisk analys innefattar fastställande av organisationens vision och mål. Strategiska val handlar om att granska alternativa strategier, utvärdera dem och välja de alternativ som gynnar organisationens mål och vision. Strategisk implementation innebär att organisera resurser, strukturera delar av organisationen och förser den med rätt personer och system. Strategisk implementation handlar också om beslutsfattande och vidta åtgärder (Beynon-Davies 2009). Jacobsen och Thorsvik (2008) anser att definiering av mål och strategier motiverar de anställda, samt koordinerar det vardagliga arbetet. Detta skapar en god bild av organisationen till organisationens omvärld. Väldefinierade mål och strategier kan också användas som utvärderingsinstrument, vilket ger underlag för korrigering av misstag i god tid.
2.2.6 Identifiering av befattningar
Enligt Jacobsen och Thorsvik (2008) medför en tydlig organisationsstruktur och tydliga befattningar stabilitet, fokus och god koordinering. Stabilitet är att anställda har fasta arbetsuppgifter vilket resulterar i att problem kan lösas på ett bestämt sätt. Därmed blir agerandet förutbestämt och standarder skapas. Fokus behövs då det avgränsar de anställda till specifika uppgifter samt ansvarsområden, detta skapar utrymme för specialisering.
Koordinering medför en helhetsbild samt tydligheter kring befattningar, fördelning av arbetsuppgifter samt organisatoriska ansvarsområden. Det skapar ett gemensamt ansvar mellan de anställda.
2.2.7 Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen
Beynon-Davies (2009) anser att ett holistiskt synsätt krävs för att etablera förståelse för kontexten av projektet samt organisationen. Ljungberg & Larsson (2012) hänvisar till att förståelse av projektet samt organisationen skapar en känsla av ansvar hos de anställda.
Det underlättar för den anställde då betydelsen av arbetsrollen förtydliga och resulterar i ökad förståelse. Tonnquist (2012) påpekar att konflikter mellan ordinarie arbetsuppgifter samt arbetsuppgifter i projektet. Projekt är inte alltid etablerade i hela organisationen, vilket medför att förståelse saknas hos cheferna. Det kan ha en negativ påverkan på projektresurserna då det ger upphov till en känsla av stress och förvirring. Det kan bidra till en negativ påverkan på projektets slutprodukt. Då projektet inte bestått av nödvändiga resurser eller att projektet blir tidskrävande.
3 Metod
I kapitlet presenteras den vetenskapliga metod som tillämpats för att besvara syftet samt verifiera eller falsifiera de valda hypoteserna. Den vetenskapliga metoden består av en kvalitativ samt kvantitativ fas. Kapitlet avslutas med en analys samt diskussion om tillförlighet samt etiska överväganden.
3.1 Vetenskaplig ansats
Studien har utförts enligt Exploratory Sequential Mixed Methods. Det innebär att studien har utövats induktivt, deduktivt, kvalitativt samt kvantitativt. Studien består av en kvalitativ fas följt av en kvantitativ fas.
Figur 3.1 - Exploratory Sequential Mixed Methods
Den första fasen bestod av en kvalitativ och induktiv ansats med syfte att bilda en grundläggande uppfattning om de problem och attityder som finns baserat på de valda kritiska framgångsfaktorerna (Creswell 2014). Då studien istället hade inletts med en deduktiv ansats, hade det riskerat att undersökningen hade bestått av många olika avvikelsefaktorer som påverkat resultatet. Kvalitativa metoder är tidskrävande, vilket kan innebära att urval måste begränsas. Detta kan innebära att viktig information aldrig framkommer i studien (Jacobsen 2002).
Studiens andra fas bestod av en kvantitativ och deduktiv fas med syfte att verifiera eller falsifiera information som uppkom från intervjuerna och basera på de valda kritiska framgångsfaktorerna. Undersökningens andra fas har påverkat studiens reliabilitet samt validitet. Då urvalet breddades i den kvantitativa fasen vilket resulterade att fler respondenter inkluderas. Tillämpning av två faser innebär också att metodtriangulering utförs då informationen bearbetas flera gånger, skapar förutsättningar hitta information som hade kunnat gå i spillo (Creswell 2014). Typiskt för kvantitativ datainsamling är dock att bortfallet är högt, vilket gör det svårt att garantera tillförlitlighet (Jacobsen 2002).
Syftet med en kombinerad vetenskaplig ansats var att på ett tidseffektivt och noggrant sätt, verifiera eller falsifiera hypoteserna samt undersöka studiens praktiska och vetenskapliga problem. Den första fasen tillämpades för att samla in information till analys om olika attityder och beteenden om det praktiska och vetenskapliga problemet utifrån de valda hypoteserna. Den andra fasen tillämpades för att verifiera eller falsifiera de olika attityder och beteenden som framkom under studiens första fas. Det finns alltid olika information och synvinklar om faktorer beroende på vem som blir tillfrågad (Jacobsen 2002).
3.2 Datainsamling
I studien har intervjuer och enkäter tillämpats. Datainsamlingen inleddes med intervjuer.
Den insamlade data från intervjuerna skulle sedan utgöra grunden enkätguiden.
Intervjufasen bestod av en intervjuguide med sex olika teman som baserades på hypoteserna, se bilaga 2 intervjuguide. Intervjuerna inleddes med en kort genomgång av studiens bakgrund, syfte och information gällande kritiska framgångsfaktorer.
Informanterna fick muntligt betygssätta samtliga hypoteser utifrån en skala där ett innebar att det inte ansågs viktigt och fem ansågs mycket viktigt. Det som skulle betygssättas var hur viktigt att varje vald kritisk framgångsfaktor var för informanterna projektet som studerats. Intervjuernas resterande frågor var öppna och inleddes med ord så som var och hur, se bilaga 2 Intervjuguide. Syftet med öppna frågor var att ge respondenten en känsla av trygghet och att skapa en intervju som liknade en dialog mer än en intervju. Den kvantitativa fasen utgjordes av en enkät bestående av sju övergripande frågor med totalt elva underfrågor, se bilaga 3 Enkätguide. Frågorna utformades utifrån data som insamlades under intervjuerna. Syftet med enkäten var att validera den data som framkom under intervjufasen. Enkätguidens svar var stängda då det inte efterfrågades ny data, se Bilaga 3 Enkätguide.
3.2.1 Urval
Undersökningens population arbetar på fallföretaget och uppskattas till cirka 150 personer.
Både intervjuerna och enkäterna hade missivbrev där informanterna motiverades till att medverka. Missivbreven reducerade forskningseffekter, exempelvis då informanterna är medvetna om att det var frivilligt deltagande samt anonymitet garanterades, se Bilaga 1 Inbjudan till intervju och Bilaga 3 Enkätguide (Trost 2001). I samtliga datainsamlingsfaser har fallföretagets kontaktperson bistått med informanter som anses relevanta för studien. Detta då kontaktpersonen på fallföretaget var insatt i det projektet.
I intervjufasen användes ett strategiskt tillvägagångssätt där fallföretagets och projektets olika kompetenser medvetet inkluderades. Trost (2001) påpekar att ett strategiskt urval lämpligen används när variationer i svaren medvetet efterfrågas. Det var total tre informanter som deltog i intervjufasen. Förutom att informanterna hade olika kompetenser, var de också involverade i projektet till olika grad. Enkätfasens urval var bredare. Då enkätguiden grundades i svaren från intervjuerna, var det betydande att även enkätfasens urvalsgrupp var intressenter till projektet. Därför tillämpades ett styrt slumpmässigt urval. Enligt Trost (2001) kännetecknas det styrda slumpmässiga urvalet av att forskarna först ser till populationen och sedan väljer ut informanter. Enkätguiden mailades ut till 28 informanter där alltså samtliga vad intressenter till projektet. Totalt var det 21 informanter som sedan svarade på enkäten.
3.2.2 Genomförande
Jacobsen (2002) menar att intervjuer som sker i en, för informanterna, bekväm miljö får dem att slappna av. De tre intervjuer som genomfördes i den här studien ägde rum i en av fallföretagets lokaler. Samtliga intervjuer ägde rum fredagen den 13 mars 2015 och tog
cirka 30 minuter att genomföra. Intervjuerna bokades en vecka innan. Informanterna kunde på ett bekvämt sätt planera och avsätta tid till intervjuerna. Då intervjuerna ägde rum på arbetstid var detta också en fördel för informanten. Fallföretagets bokningssystem användes för att skicka inbjudningar med tillhörande missivbrev till informanterna, se Bilaga 1 Inbjudan till intervju och Bilaga 2 Intervjuguide.
Enkäten var webbaserad och informanterna tilldelades den via mail. Förutom en länk till enkäten, innehöll mailet också en kort förklaring av undersökningens ämne, syfte, antal frågor och hur lång tid enkäten uppskattas ta. Enkätguiden lanserades 16 april 2015 och avslutades 23 april 2015. Ett dagligt påminnelsemail skickades ut till samtliga informanter. Påminnelsemailen har kunnat påverka den slutliga svarsfrekvensen då svarsfrekvensen ökade med två stycken efter att varje mail som skickats ut.
Påmminnelsemailet ansågs ibland också som ett störningsmoment för de informanter som svarat. Anledningen att mailet skickades ut till samtliga informanter var att enkäten var anonym.
3.3 Analys
Den kvalitativa dataanalysen innefattade sex steg av validering av information.
Förberedelse för analys är det första steget och baseras på att transkribera inspelningar och renskriva anteckningar. Detta följs sedan av stegen: gå igenom data, strukturera data, skapa en beskrivning av data samt skapa teman för dataanalysen, specificering av hur data ska presenteras i rapporten och sammanställning av dataanalys samt resultat där analysens slutliga resultat jämförs mot frågeställningen (Creswell 2014).
I förberedelsen för dataanalys utfördes transkribering och renskrivning av anteckningar ifrån intervjuerna Varje intervju lästes sedan igenom och strukturerades genom färgkoder som skapades utifrån studiens hypoteser. Färgkodningen gjorde det också möjligt att se om det fanns data som kunde skapa nya teman. Färgkodning medförde en tydlig struktur för hur samtliga intervjuer sedan skulle struktureras, läggas ihop och analyseras tillsammans. Utifrån analysen skapades sedan en sammanfattning, se kapitel 4.1 Intervju.
Enkätfasen baserades även den på en dataanalysmodell innehållande sex stycken steg till validering av information. Förberedelse för dataanalys är det första steget och följs sedan av: analys av bortfall, beskrivning av data, sammanställa statistik och sammanställning av dataanalys samt resultat där enkätens dataanalys slutligen jämförs med frågeställningen (Creswell 2014). Enkäten utfördes via ett webbaserat verktyg som också hjälpte oss att analysera svaren och sammanställa statistik. En bortfallsanalys utfördes med syfte att stärka tillförlitligheten, se kapitel 4.2.2 Bortfallsanalys. Enkätens resultat ställdes sedan mot varandra och jämfördes med hypoteserna för att hitta samband och mönster i studiens utfall, se kapitel 4.2 Enkät. Syftet med den valda dataanalysmodellen var att strukturera analyserna samt reducera fel och misstag som kan uppstå. Dataanalysen har skett på ett systematiskt och strukturerat sätt för att säkra att relevant information från samtliga datainsamlingsfaser har analyserats (Creswell 2014).
3.4 Tillförlitlighet och Giltighet
Enligt Jacobsen (2002) kan en studie uppnå hög validitet genom att tillämpa flera olika metoder för att bevisa en hypotes. Användning av olika datainsamlingsmetoder är ett exempel på hur en studie ska uppnå hög validitet. Detta kallas metodtriangulering och säkrar att insamlad data bearbetas flertalet gånger och på olika sätt.
Valet av metod medförde att undersökningen validerades då det tillämpades två datainsamlingsmetoder. De attityder och beteenden som framkom i undersökningens intervjuer validerades i undersökningens enkätfas. Detta sätt upprätthöll studiens syfte och detta är ett sätt att säkra att mätningen skett på ett korrekt sätt. Samtliga respondenter i fas ett tilldelades samma intervjuguide vilket säkerställde undersökningens kongruens och objektivitet. Då intervjuerna spelades in medförde precision samt att intervjuerna genomfördes på samma dag tillförde konstans till undersökningen. Intervjuerna genomfördes på en och samma förmiddag för att undvika variationer som kan påverka studiens datainsamling. Faktorer så som tidpunkt, veckodag och att informanterna inte hann tala med varandra har det ökat studiens validitet. Reliabiliteten säkrades under studiens andra fas då enkäten skickades ut till informanterna vid samma tidpunkt.
Enkätguiden har också validerats av tre externa testrespondenter, som saknar koppling till företaget samt projektet, innan den skickades. Detta utfördes för att kunna fastställa enkätens tydlighet (Trost 2001). Reliabiliteten stärktes även med en bortfallsanalys, se kapitel 4.2.2 Bortfallsanalys
De datainsamlingsverktyg som användes var bandinspelning, transkribering samt ett webbaserat enkätverktyg. Dessa verktyg har använts på ett korrekt och riktigt sätt för att säkra data som insamlats. Då bandinspelning och transkribering utfördes förebyggde möjligheter för subjektiva och sekundära, antaganden och tolkningar av datainsamlingen.
Dock fanns det brister i det webbaserade enkätverktyget i den kvantitativa fasen. Dels begränsade verktyget oss i utformningen av enkätguiden, sedan upplevde även några informanter tekniska svårigheter när de skulle genomföra enkäten. Enkätverktyget redovisade inte enkätens resultat på ett enhetligt sätt. Det har medfört att manuell korrigering varit nödvändig i efterhand. Baserat på nämnd problematik hade ett annat webbaserat enkätverktyg varit mer optimalt. Det är osäkert att dra slutsatsen om analysverktyget haft en negativ påverkan på studiens resultat. Ett regelverk hade då kunnat för frågor som hade risk att misstolkas, exempelvis för följdfrågor. Då följdfrågorna endast var riktade till de informanter som svarat ”ja” på huvudfrågan. Då hade analysverktyget skickat ett felmeddelande till informanten om att frågan besvarades felaktigt. Det gick inte heller att sätta upp regelverk för hur många svarsalternativ som informanten fick fylla i. Däremot har informanterna kunnat härledas rätt i enkätguidens frågor genom förklarande texter.
3.5 Etiska överväganden
Det har tydliggjorts för samtliga informanter att studien var frivillig att delta i.
Informanterna har garanterats anonymitet i undersökningens samtliga faser. Urvalet, se kapitel 3.2.1 Urval, baserades på en dialog med vår kontaktperson på fallföretaget.
Kontaktpersonen var på det sättet informerad om vilka som deltagit i undersökningen.
Undersökningens resultat kan däremot inte peka ut enskilda respondenter vilket medför delvis anonymitet. Då ett webbaserat enkätverktyg använts i undersökningens kvantitativa fas, har endast svarsfrekvensen varit tillgänglig. Därmed har det inte varit möjligt att identifiera individuella informanter. I undersökningens två missivbrev var det förtydligat vilka potentiella fördelar deltagandet kan resultera i., samt syfte och hur resultaten skulle användas.
4 Resultat och Analys
I det här avsnittet presenteras den empiri som framkommit i undersökningen. I kapitel 4.1 Intervju redovisas en sammanställning av samtliga intervjuer. Sammanställningen redovisas efter undersökningens teman, där varje tema avslutas med en analys. Analysen är utformad genom att jämföra resultat med litteratur, se kapitel 2.2 Kritiska framgångsfaktorer. Syftet med analysen är att stärka hypoteserna med relevant information. I kapitel 4.2 Enkät redovisas en sammanställning av samtliga enkätens resultat som genomfördes. Resultatet presenteras i form av stapeldiagram. Kapitlet avslutas med en sammanfattande enkätanalys samt en bortfallsanalys. Den sammanfattande enkätanalysen jämför enkätens olika variabler mot varandra samt en jämförelse med litteratur, se kapitel 2.2.
4.1 Intervju
Intervjuerna utgick ifrån en induktiv ansats, vilket präglar intervjuguiden med öppna frågor, se Bilaga 2 Intervjuguide. Sammanställningen av intervjuerna är utformade efter de sex kritiska framgångsfaktorerna, se kapitel 1.4 Syfte och hypotes.
4.1.1 Projektledningens engagemang
Utifrån intervjuerna framkom det att projektledningens engagemang fungerar bra. Dock saknas förståelse för projektet hos informanternas närmaste chefer. Informanterna anser att projektledningens uppgifter är följande: Säkra att rätt information finns, strukturera upp arbetsuppgifterna samt se till att samtliga involverade intressenter förstår vad projektet innebär. Dessa uppgifter reducerar osäkerheten i projektet. Samtliga informanter anser att deras involvering i projektet skulle kunna vara högre.
Analys
Informanterna upplever ett engagemang hos projektledningen men att de saknar engagemang hos deras närmaste chefer i organisationen. Jacobsen och Thorsvik (2008) anger att ledarskap bör generera måluppfyllelse och involvering samt påverkan på anställde. Ljungberg och Larsson (2012) menar att det finns flertalet anledningar till att ledningen inte anammar projekt och implementering. I projektledningens arbetsuppgifter menar informanterna att informationshantering, involvera intressenter samt att strukturera arbetsuppgifter ingår. Informanterna menar att problematiken med att utföra arbetsuppgifterna grundas i tidsbrist samt bristfälliga arbetsbeskrivningar. Jacobsen och Thorsvik (2008) anger att otydliga arbetsbeskrivningar medför en saknad av information för hur styrning och koordinering ska utföras. Då det saknas förståelse för projektet hos informanternas närmaste chefer var något som samtliga informanter var överens om.
Tonnquist (2012) menar att detta inte är något ovanligt och att medlemmarna i projektgruppen ofta slits mellan de vardagliga arbetsuppgifterna och de arbetsuppgifter de förväntas utföra i projektet. Detta kan resultera i förvirring och stress kan skapas samt att projektets slutprodukt kan påverkas av att projektet inte är väletablerat i hela organisationen.
4.1.2 Informationsflöde
Informanterna förespråkar att korta avstämningsmöten och dagliga konversationer som informationskanaler i projektet. Samtliga intervjuade ansåg att de fick för många mail samt att informationen därför blev spridd och otydlig. Mail kan också vara en källa till missförstånd då det kan vara svårt att tolka mail. En informant pratar om ett upplevt informationsöverflöd i och med mängden mail. Information är något som måste filtreras och det är relevant att se till att rätt information hamnar på rätt plats. Tidsplan var ett dokument informanterna saknade då intervjuerna genomfördes. En tidsplan förväntades däremot vara utformad senare i projektet.
<< Jag gillar ju snabba möten istället för att kanske sitta och maila om någon kommer med en fråga så kanske man tappar någon tråd>>
Informanterna såg deras roll i informationsspridningen då de menar att det är deras ansvar att föra vidare projektspecifik information. Projektet handlar om automatisering av manuell arbetsprocess. Projektet inkluderar flertalet intressentgrupper, där samtliga har ett individuellt strukturerat arbetssätt. Det är då relevant att samtliga intressenter involveras i projektet och tillämpa en holistisk syn på informationsflödet. Vid tidpunkten för intervjuerna ansågs inte projektets intressenter förstå de andra intressenternas roll i arbetsprocessen. En informant var inte informerad om att projektet hade startat.
Analys
Spector (2013) anger att ett informationsflöde ska generera en större förståelse för vilket arbete som ska utföras och att det därmed ökar en organisations effektivitet. Informanterna anser att de får för många mail och att informationen då blir spridd och otydliga, vilket skapar missförstånd. Jacobsen och Thorsvik (2008) hänvisar till att ett informationsflöde kännetecknas av informationens distribution. En stor brist i informationsflödet är informationsöverflöd (Edmunds & Morris 2000), vilket också bekräftas av informanterna.
4.1.3 Involvering av anställda
Då arbetssätten mellan fallföretagets olika funktioner, hänvisar informanterna till att projektets samtliga intressenter bör involveras. Detta då projektet kommer att resultera i ett förändrat arbetssätt hos samtliga intressenter. Involvering av anställda bör underlätta för implementeringen av det nya affärssystemet. Involvering bör även resultera i ett enhetligt arbetssätt bland projektets intressenter. De intervjuade talade om förvirring gällande vilka intressenter som bör involveras mer än andra. De hänvisar till att det kan upplevas som komplicerat att veta vem som ska lösa ett specifikt problem då specifika intressenter inte ingår i projektgruppen. En informant menar att denne har ett eget ansvar att se till att involveras i projektet. Tidsbrist är dock något som samtliga informanter talar om när det kommer till involvering i projektet.
<< Jag ser mig som en ganska viktig del i projektet och jag önskar att jag kunde få mer tid att jobba i detta projekt<<
Analys
Informanterna anser att deras involvering i projektet begränsas på grund av tidsbrist. Det är också något som Jacobsen och Thorsvik (2008) menar att förändringar kan möte motstånd då förändringar vilket medför en högre arbetsbelastning för de anställda.
4.1.4 Strategi och planering
Projektets syfte ansågs väletablerat. Planeringsmoment i form av tidsplan och delmål saknades då intervjuerna genomfördes. En tidsplan förväntades däremot vara utformad senare i projektet. Saknaden av tidsplanering upplevde några av informanterna som ett stressmoment, då arbetsåret består av olika belastningar för projektets olika intressentgrupper. En informant anser att tidsplan kan öka förståelsen för projektets helhet.
Den otydliga tidsplaneringen resulterar i att det är svårt att sprida information till de olika intressentgrupperna.
Möten ansågs vara den mest effektiva kommunikationskanalen. En anledning till det är då möten anses mer förberett och det är enklare att prioritera tid till ett sådant än att exempelvis läsa alla mail som skickas. Informanterna hänvisar till att olika typer av möten bör hållas med olika intressentgrupper. Detta då de arbetar på olikartat sätt samt att de är experter endast inom deras specifika område. Test och kontroll bör vara återkommande genom hela projektet.
Analys
Informanterna menar att tydliga delmål och tidsplanering är något som saknades. Att projektet och implementeringen inte hade en tidsplan är även något som upplevdes som ett stressmoment. Beynon-Davies (2009) anser att strategi skapar riktlinjer för att nå de organisatoriska målen. Ljungberg och Larsson (2012) anser att praktisk strategisk implementation handlar om att organisera resurser och säkra att anställda och system är anpassade till det nya. Tydlig projektdokumentation, menar informanterna, skulle skapa en större förståelse för projektet samt säkra informationsspridningen till projektets olika intressentgrupper.
4.1.5 Identifiering av befattningar
Vilka som ingår i projektgruppen och identifiering av befattningar upplevs som delvis otydligt. När informanterna tillfrågades om vilka som ingår i projektgruppen uppgav olika svar. Det är inte heller tydligt vilka som ingår i projektets ledning. Tydliga befattningar underlättar för informations hantering och arbetsfördelning vilket kan förenkla för implementeringen
<<Jag förstår ju från mötena att personen är involverad men jag visste inte att projektet har tre ägare>>
19
1 1
0 10 20
Kontroll och effektivitet
Förbättring och förändring
Uppdatera och effektivisera
Fråga 1 - Vilka ord skulle du definiera projektets syfte med?
Analys
Informanterna hade svårt att identifiera projektgruppen och ansåg att tydliga befattningar underlättar för informationshantering och arbetsfördelning. Jacobsen & Thorsvik (2008) anser att tydliga befattningar ökar stabilitet, fokus och god koordinering. Detta skapar även möjligheter för ett standardiserat arbetssätt samt specialisering.
4.1.6 Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen
Informanterna är överens om projektets nytta och syfte då en manuell process kommer att automatiseras. Samtliga informanter ansåg projektet vara viktigt och att det finns förståelse för att det blir mer arbete under utveckling och implementering men att den specifika arbetsprocessen förväntas bli förenklad på lång sikt och att det därmed blir en högre grad av tids- och kostnadseffektivitet. Informanterna uppgav ingen information om mål och vision.
Analys
Projektets syfte är tydligt enligt de i intervjuade. Detta anser Ljungberg & Larsson (2012) skapar en känsla av ansvar hos den anställde som skapar en helhetsbild av projektet.
Beynon-Davies (2009) anser att projektet genererar mer i värde om en samlad förståelse för projektet finns.
4.2 Enkät
Frågorna i enkäten baserades på resultatet av den analys som utfördes i intervjufasen, se Bilaga 3 Enkätguide. Enkätguiden är utformad efter de sex kritiska framgångsfaktorerna se kapitel 1.4 Syfte och hypotes.
Att Förstå kontexten av projektet samt e-handelsorganisationen
Enkäten inleddes med att fråga om projektets syfte. Det skulle då verifieras eller valideras hur i vilken grad informanternas information om projektet var. Svaret visade att en
avgörande majoritet var informerade om projektets syfte.
Figur 4.2a definition av projektets syfte
0 1 3
8 6
3 0
5 10
1 2 3 4 5 6
Fråga 2- I vilken grad har du förtroende för projektledningen?
1 = svagt, 6=starkt.
Projektledningens engagemang
Fråga 2 hade ett syfte att undersöka förtroendet de anställdas förtroende för projektledningen. Trots bred spridning på svaren var det många som svarade över medel.
Figur 4.2b – Förtroende för projektledningen
Fråga 2.1 syftade på att undersöka vad de anställda anser att projektledningen ska göra. En stor majoritet ansåg att säkra och filtrera information var det viktigaste.
Figur 4.2c – Projektledningens arbetsuppgifter
7
17
8 8 11
9
0 5 10 15 20
Fråga 2.1 - Vad tycker du ingår i projektledningens
arbetsuppgifter? Välj tre
alternativ.
Informationsflöde
Fråga 3 ställdes för att få en bild av hur informationsflödet ser ut idag. Informationsflödet består av många kommunikationskanaler, men korta avstämningsmöten är den största.
Figur 4.2d – Information om händelser i projektet
I fråga 3.1 fick informanterna uppge ifrån vem de får information om projektet.
Majoriteten här svarade projektledaren.
Figur 4.2e – Förser med information
5
15
8 7
5
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Fråga 3 - Hur får du information om vad som händer i projektet?
17
2 2 3 1
0 5 10 15 20
Fråga 3.1 - Vem förser dig med
information om projektet?
Syftet med fråga 3.2 var att kunna jämföra med hur det är och hur de anställda vill ha information. Få övergripande mail fick mest svar torts att fler korta avstämningsmöten också ansågs önskvärt.
Figur 4.2f – Önskan om sätt att få information
Involvering av anställda
Involvering av anställda kan anses som problematiskt, då det kan vara tids- och resurskrävande. Svaren har stor spridning trots att majoriteten ansåg ha en medelgrad av involvering.
Figur 4.2g – Grad av involvering
4
9 10
3 3
0 2 4 6 8 10 12
Fråga 3.2 - Hur vill du få
information om projektet?
I fråga 4.1 fick informanterna svara på om de ansåg att de involverades tillräckligt i projektet. Majoriteten ansåg att de var involverade nog, även om antalet nej svar också är högt.
Figur 4.2h – Tillräcklig involvering i projektet
Det är inte alltid endast projektledningens yttersta ansvar att se till att rätt person involveras, och tvärtom. I fråga 4.2 var det hälften som ansåg att de hade eget ansvar och tvärtom.
Figur 4.2i – Eget ansvar att involveras
I fråga 4.3 fick informanterna uppge om de ansåg att de tog ansvar för att involveras.
Majoriteten ansåg att de tar ansvar medan det var få som tyckte motsatsen.
Figur 4.2j – Tar ansvar
16
5
0 5 10 15 20
Ja Nej
Fråga 4.1 - Anser du att du involveras tillräckligt i projektet?
9,5 10 10,5 11 11,5
Ja Nej
Fråga 4.2 - Anser du att du har ett eget ansvar att involvera dig i
projektet?
9
3 0
10
Ja Nej
Fråga 4.3 - Om ja på föregående: Tar du det
ansvaret?
Strategi och planering
Informanterna fick uppge om de ansåg att det fanns en tydlig tidsplan och sluttid för projektet. En avgörande majoritet ansåg att en tydlig tidsplan och sluttid för projektet saknades.
Figur 4.2k – Tydlig tidsplan och sluttig
Informanterna blev tillfrågade i fråga 5.1 att uppge vilka tids – och styrdokument de ansåg att de behövde. Informanterna ansåg att de behövde tidsplan och delmål.
Figur 4.2l – Anses behöva
4
17
0 5 10 15 20
Ja Nej
Fråga 5 - Tycker du att det finns en tydlig tidsplan och sluttid för
projektet?
15
11
7 8
2 0
5 10 15 20
Tidsplan Delmål Deadlines Slutdatum Annat
Fråga 5.1 - Vilka av nedanstående alternativ anser
du dig behöva?
8
3
0 5 10
Ja Nej
Fråga 5.3 - Om ja på föregående:
Tar du det ansvaret?
Det ansågs som en relevant del att fråga informanterna om de kände ett individuellt ansvar att bli uppdaterad om planering samt nyheter i projektet.
Figur 4.2m – Eget ansvar kring detta
I fråga 5.3 fick informanterna uppge om de ansåg att de tog ansvar för att uppdateras om projektet. Majoriteten ansåg att de tar ansvar medan det var få som tyckte motsatsen
Figur 4.2n- Tar eget ansvar
Identifiering av befattningar
Informanterna blev i fråga 6 tillfrågade om det var tydligt vilka som ingick i projektgruppen. Trots att fler svarade ja, var det många som hävdade motsatsen
Figur 4.2o – Tydlig projektgrupp
8
13
0 5 10 15
Ja Nej
Fråga 5.2 - Anser du att du har ett eget ansvar att uppdatera
dig kring detta i projektet?
12
9
0 5 10 15
Ja Nej
