Framtid - Ladda ner

I kommunstyrelsens internkontrollplan ansvarar ekonomienheten för att genom stickprov kontrollera så att bilagor/följesedlar finns till leverantörsfakturor där det krävs för fullständig verifikation. Någon specifik kontroll har inte ägt rum. Kontrollmomentet ses mer som

ingående i de arbetsuppgifter som dagligen hanteras med avseende på leverantörsreskontran. I samband med att kommunen övergått till ett nytt ekonomisystem och delvis förändrade arbetssätt kommer det att krävas fler internkontrollmoment för att säkerställa funktioner och rutiner, vilket behöver läggas in i kommunstyrelsens internkontrollplan för 2020. Fler kontroller kommer också att behövas i samband med att nya styrdokument för investeringar och attestering fastställs.

Personal

Internkontroll har genomförts enligt plan, inga avvikelser har rapporterats.

Kommunikation

Kommunikationsenheten följer befintligt framtagen internkontrollplan. Internkontrollplanen riktar sig på IT-sidan till att stärka skydd och lagring, på kommunikation handlar det om att säkerställa att bildhantering på vår webb sker på rätt sätt samt att riktlinjer för social media följs. Nämndservice har en rutin att följa upp att fattade beslut verkställs.

Upplevelse

Befintliga internkontroller har genomförts utan anmärkning. Ingen avvikelse har registrerats.

6 Framtid Ekonomi

Under vintern/våren fortsätter arbetet med omstartsprojekt Stratsys med målsättningen att kommunens samtliga chefer ska jobba i systemet med sin planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi. Fokus är att det ska vara användarvänligt och lätt att använda. I projektet deltar representanter från alla förvaltningar. Planen är att alla chefer ska rapportera i systemet i samband med tertialuppföljning 1 2020. Testtillfällen och utbildningsinsatser sker under våren.

Ekonomienhetens arbete framöver kommer även fortsätta att fokusera på det nya

ekonomisystemet för att få fler funktioner på plats. Vidare behöver tid avsättas för att ge det stöd som kommunens chefer behöver så att de kommer igång ordentligt med analys och uppföljning. Målsättningen är att ekonomienheten även under 2020 kommer att erbjuda ett antal utbildningstillfällen till chefer och administratörer.

Fortsatt arbete med att revidera och ta fram nya styrdokument på de områden där det behövs, exempelvis kravpolicy och finanspolicy. I anslutning till att dessa fastställs politiskt behöver utbildningsinsatser till berörda medarbetare göras.

Personal

Framtida utmaningar är att fortsätta arbeta för att stärka kommunens varumärke och att vara en attraktiv arbetsgivare och på så sätt långsiktigt trygga kompetensförsörjningen.

Kommunikation

Behovet av kommunikation fortsätter att öka och frågan om vilken kapacitet för

kommunikation som kommunen ska ha kommer att behöva prövas. I nuläget har vi en fast tjänst samt en tjänst som är finansierad med projektpengar under 2020.

E-tjänster är ett viktigt redskap för att både kvalitetssäkra inkomna ansökningar men även för att öka tillgängligheten för våra invånare. I dagsläget finns ingen avsatt tjänst för att hantera skapandet av e-tjänsterna utan detta sköts av en handfull tjänstemän vid sidan om sitt ordinarie uppdrag. För att kunna ta ett samlat grepp kring e-tjänsterna skulle kommunen behöva göra någon form av tidsbegränsad satsning.

Under 2020 kommer fokus läggas på att utveckla diariesystemet W3D3 för att skapa smidigare processflöden för registrering, tjänsteutlåtanden och nämndmöteshantering. Den utökade driftkostnaden beräknas kunna hanteras inom ram.

Upplevelse

Ombyggnaden av Säfstaholmsslott kommer avslutas under 2020.

En bred programverksamhet kommer att presenteras på Säfstaholms slott. Målet är 20 000 besökare till slottet och slottsparken på årsbasis.

Ett nytt kassa- boknings- och biljetthanteringssystem kommer implementeras.

InfoPoint-verksamheten som arbetats fram under 2019 verkställs.

Vingåkers kommun startar upp Naturkartan.

Nya digitala infartsskyltar kommer i bruk under året.

Samhällsbyggnad

Arbetet med att bygga en organisation redo att möta framtidens utmaningar har gått in i ett nytt skede i samband med att en ny samhällsbyggnadschef är på plats. Detta förstärks ytterligare med fortsatt utveckling av ett plan- och byggkontor. För att effektivisera arbetet och minska den administrativa handläggningen så kommer uppbyggnad av E-tjänster för område samhällsbyggnad påbörjas under 2020. De förändringar som gjorts så här långt borgar för goda förutsättningar för en långsiktigt hållbar verksamhet.

Samhällsbyggnad som helhet står trots detta inför stora ekonomiska utmaningar som är kopplade till svårigheten att rekrytera kompetent personal samtidigt som kommunens storlek inte kan finansiera alla de specialistfunktioner som krävs inom området. Detta medför högre

kostnader för konsulthjälp.

Mat & Måltider

Mat & Måltider står inför stora ekonomiska utmaningar. Förutom kommunens generella besparingskrav brottas enheten med kraftigt höjda livsmedelspriser och intäktsförlust i samband med uppsägningen av samproduktion av matlådor. Åtgärder med minskad bemanning i köken samt byte av enhetens kostsamma IT-stöd genomförs 2020.

Utöver en ekonomi i balans kommer enhetens fokus vara arbetsmiljöarbete för att komma tillrätta med den höga sjukfrånvaron. Enheterna har påbörjat ett arbete utifrån den

psykosociala arbetsmiljön som kommer fortsätta under våren 2020.

vingaker.se

Kommunstyrelsen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum 2020-03-30

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

40 (xx)

Ks § KS 2020/58

Pridefirande

Förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen beslutar att årligen avsätta 70 000 kr till det årliga Pridefirandet i form av föreningsbidrag.

2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunledningsförvaltningen att utforma riktlinjer för ett pridebidrag.

3. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunledningsförvaltningen att förmedla och bevilja det årliga pridebidraget.

Sammanfattning av ärendet

2016 genomförde Vingåkers kommun sin första Mångfaldsfestival med Prideparad.

Kommunstyrelsen avsatte 100 000 kr till festivalen som blev en succé. 2017

genomfördes åter en mångfaldsfestival med en prideparad. 2018 ingick prideparaden i den uppskattade Sommarfinalen och som detta år finansierades genom kultur- och fritidsnämndens budget samt med medel från sommarlovsbidrag från

kommunstyrelsen och från Socialstyrelsen. Paraden brukar kunna locka ett hundratal personer, flera företag, politiska partier och organisationer deltar också i paraden.

Kommunledningsförvaltningen/område upplevelser har varit ansvarig för pridefirandet.

En intresseförfrågan gällande att anordna ett ideellt Pridefirande i Vingåker 2020 har gått ut till samtliga registrerade föreningar. En förening har visat större intresse än övriga och sedermera tackat ja till att genomföra ett pridefirande. Föreningen har önskemål om att genomföra prideparad med kringarrangemang en i september, men datum och innehåll för dagen är ännu inte bokat.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2020-02-26 Beslutet skickas till Områdeschef Upplevelse

vingaker.se

1 (2)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Till kommunstyrelsen

Datum

Förslag till beslut

Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen beslutar

1. årligen avsätta 70 000 kr till det årliga pridefirandet i form av föreningsbidrag.

2. Att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utforma riktlinjer för ett pridebidrag 3. att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att förmedla och bevilja det årliga

pridebidraget.

Beskrivning av ärendet

Priderörelsen syns främst i form av Pridefestivaler eller Prideparader, som ofta har ett karnevalsliknande uttryck. Pride firas av HBTQ-rörelsen i många stora städer i världen.

Syftet med paraden är att hylla och lyfta fram alla människors lika värde oavsett ålder, kön, sexuell läggning, könsuttryck, etnicitet, funktionsnedsättning eller religion.

2016 genomförde Vingåkers kommun sin första Mångfaldsfestival med Prideparad.

Kommunstyrelsen avsatte 100 000 kr till festivalen som blev en succé. 2017 genomfördes åter en mångfaldsfestival med en prideparad. 2018 ingick prideparaden i den uppskattade Sommarfinalen och som detta år finansierades genom kultur- och fritidsnämndens budget samt med medel från sommarlovsbidrag från kommunstyrelsen och från Socialstyrelsen.

Paraden brukar kunna locka ett hundratal personer, flera företag, politiska partier och organisationer deltar också i paraden. Kommunledningsförvaltningen/område upplevelser har varit ansvarig för pridefirandet.

På flera orter runt om i Sverige firas det pride och intresset har med åren bara ökat. Att ordna sin egen pride har blivit allt mer populärt. Värdar för arrangemangen är oftast ideella föreningar eller organisationer med ett genuint intresse i frågan. I Södermanland drivs bl.a. parader i Gnesta, Katrineholm och Eskilstuna med ideella krafter.

vingaker.se

2 (2) Förvaltningens ståndpunkt

Att en liten kommun som Vingåker står upp för människors lika värde och tydligt manifesterar detta genom ett pridefirande är stort och har ett viktigt symboliskt värde.

Då det varje år framförts synpunkter mot att kommunen anordnar ett pridefirande och på ett eller annat sätt bär kostnaderna för arrangemanget vore det bra om kommunstyrelsen gav förvaltningen i uppdrag att hitta en alternativ lösning. Att erbjuda föreningar

möjlighet att bära ansvaret för ett pridefirande är ett sådant alternativ. Det finns skäl att tro att om det är en förening som tar över stafettpinnen för pridefirandet kan intresset från de andra föreningarna på sikt öka.

För att en förening ska ta på sig ansvaret och arbetat det innebär att genomföra ett pridefirande bör rimliga ekonomiska tilldelas föreningen.

Tf Upplevlsechef föreslår att kommunstyrelsen ger förvaltningen ett uppdrag att ta fram och utforma riktlinjer för ett långsiktigt Pridebidrag, samt avsätta ekonomiska medel för ett värdigt firande.

Konsekvenser

Med ett mer permanent beslut minskar utrymmet för årliga diskussioner kring

arrangörskapet och ger förvaltningen möjlighet till bättre framförhållning och långsiktig planering.

Beslutet skickas till

VINGÅKERS KOMMUN

Kommunledningsförvaltningen Elin Pettersson

Tf Områdeschef Upplevelse

vingaker.se

Kommunstyrelsen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum 2020-03-30 41

(xx)

Ks § KS 2019/167

Kommunens vänortssamarbete

Förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen beslutar att avsluta det formella samarbetet med vänorter.

Sammanfattning av ärendet

Vingåkers kommuns vänortsarbete har med åren successivt minskat. År 2017 beslutade kommunstyrelsen (KS 2017/430) att pausa vänortsutbytet och initiera arbetet med att bilda en vänortsförening.

Kommunledningsförvaltningen fick i uppdrag av kommunstyrelsen att se över arbetet kring våra vänorter och tog fram ett förslag till riktlinjer för det fortsatta arbetet.

Frågan återremitterades av kommunstyrelsen 2019- 04-08.

Den enda kvarvarande aktiva vänorten Mühltals har beslutat att avsluta sitt samarbete med Vingåkers kommun. I dagsläget finns därför inget pågående utbyte med vänorter.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2020-02-15 Beslutet skickas till Områdeschef Upplevelse

vingaker.se

Förvaltningen föreslår att Kommunstyrelsen beslutar att

Kommunen avslutar det formella samarbetet med vänorter

Beskrivning av ärendet

Vingåkers kommuns vänortsarbete har med åren succesivt minskat. År 2017 beslutade Kommunstyrelsen (2017/430) att pausa vänortsutbytet och

initiera arbetet med att bilda en vänortsförening.

Kommunledningsförvaltningen fick i uppdrag av kommunstyrelsen att se över arbetet kring våra vänorter och tog fram ett förslag till riktlinjer för det fortsatta arbetet. Frågan återremitterades av kommunstyrelsen 2019- 04-08

Den enda kvarvarande aktiva vänorten Mühltals har beslutat att avsluta sitt samarbete med Vingåkers kommun. I dagsläget finns därför inget pågående utbyte med vänorter.

Ärendets beredning

Tf Upplevelsechef har tagit fram underlaget. Tf Upplevelsechef har tagit del av information gällande vänorten Mühltals från kommunfullmäktigeordförande Viking Jonsson som har kontinuerlig kontakt med Mühltals.

Förvaltningens ståndpunkt

Att ha ett utbyte med samhällen runt om i världen kan bidra till viktig kunskap och betydande lärdomar om vår omvärld och vårt eget samhälle. Behov och förutsättningar för vänortssamarbete har dock förändrats mycket sedan modellen var som mest utspridd. Att bilda en förening kring en vänort är numera något som bör komma ur civilsamhället. Kommunen bör inte vara drivande utan uppmuntrande och kan i förekommande fall pröva frågan om att bidra finansiellt.

vingaker.se

2 (2)

Då kommunens enda aktiva vänort valt att avsluta sitt samarbete med

Vingåkers kommun föreslår kommunledningsförvaltningen kommunstyrelsen att avluta det formella vänortsarbetet.

Beslutet skickas till

VINGÅKERS KOMMUN

Kommunledningsförvaltningen Elin Pettersson

Tf Områdeschef Upplevelse

vingaker.se

Kommunstyrelsen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum 2020-03-30

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

42 (xx)

Ks § KS 2019/645

Ansökan om steg 2 - Vinnova

Förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen beslutar att ansökan för projektet ”IoT för smart

landsbygdsutveckling – steg 2 ” ska skickas in till Vinnovas program UDI steg 2.

Sammanfattning av ärendet

I steg 1 utgick projektet från samhällsutmaningen, att resurseffektivt kunna möta krav och behov av service och trygghet så likvärdigt som möjligt för både centralort och landsbygd, utifrån en liten kommuns förutsättningar.

Efter de nuläges- och behovsanalyserna som genomfördes i steg 1, prioriterades tre olika fokusområden för IoT som fick de högsta effektvärdena att gå vidare med i ett steg 2. För att värdera effekten av olika möjliga lösningar som uppkom under steg 1, värderades varje tänkbar aktivitet utifrån dess effektvärde för:

-Kommunen: Hur stor blir effekten i form av effektivisering och resursbesparing.

-Medborgaren: Hur stor blir effekten för medborgaren, brukaren, eleven i form av ökad service och kvalitet

-Affärsmodellen: Hur stor blir effekten vid en uppskalning där

deltagande projektparter tillsammans kan sprida innovationen vidare till andra kommuner.

I steg 2 ska projektet genomföras utifrån tre fokusområden inom två förvaltningar, för att på bästa sätt bemöta den samhällsutmaning som steg 1 grundade sig på.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2020-03-19

Bilaga 1. Ansökan

Beslutet skickas till

Samhällsstrateg/Bredbandssamordnare

vingaker.se

1 (4)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Datum

2020-03-19

Handläggare

Regina.westas-stedt@vingaker.se

Diarienummer

Ansökan Vinnovas UDI-program steg 2

Förslag till beslut

Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att:

1. Ansökan för projektet ”IoT för smart landsbygdsutveckling – steg 2 ” ska skickas in till Vinnovas program UDI steg 2.

Beskrivning av ärendet

Projektsammanfattning

I steg 1 utgick projektet från samhällsutmaningen, att resurseffektivt kunna möta krav och behov av service och trygghet så likvärdigt som möjligt för både

centralort och landsbygd, utifrån en liten kommuns förutsättningar.

Efter de nuläges- och behovsanalyserna som genomfördes i steg 1, prioriterades tre olika fokusområden för IoT som fick de högsta effektvärdena att gå vidare med i ett steg 2. För att värdera effekten av olika möjliga lösningar som uppkom under steg 1, värderades varje tänkbar aktivitet utifrån dess effektvärde för:

-Kommunen: Hur stor blir effekten i form av effektivisering och resursbesparing.

-Medborgaren: Hur stor blir effekten för medborgaren, brukaren, eleven i form av ökad service och kvalitet

-Affärsmodellen: Hur stor blir effekten vid en uppskalning där

deltagande projektparter tillsammans kan sprida innovationen vidare till andra kommuner.

I steg 2 ska projektet genomföras utifrån tre fokusområden inom två

förvaltningar, för att på bästa sätt bemöta den samhällsutmaning som steg 1

grundade sig på.

vingaker.se

2 (4)

Socialförvaltningens utmaningar i en landsbygdskommun, där både långa avstånd mellan hemtjänsttagare, tidskrävande arbetsrutiner och resursbrist existerar, både i form av en allt mer ekonomiskt belastad verksamhet, som svårigheter att rekrytera personal.

I steg 2 ska projektet inom socialförvaltningen arbeta utifrån två olika fokusområden:

- Hemtjänsten: Effektivisera hemtjänsten genom att hitta den bästa kombinationen av IoT lösningar och välfärdsteknik, integrera dessa med

varandra både på systemnivå som infrastrukturnivå. Projektet ska leda till leverans av kompletta digitala lösningar som består i en kombination av människa, metod och teknik i ett fungerande ekosystem. Detta för att skapa mer tidsutrymme och bättre arbetsmiljö för personalen, men även att skapa en bättre trygghet, service och höjd kvalité för hemtjänsttagaren.

- Ett hälsosamt åldrande: Skapa förutsättningar för ett hälsosamt åldrande och förbättra både individens livskvalitet, som att förlänga tiden som individen är frisk och kan bo hemma längre. Genom en digital lots, som hjälper samhället att ge medborgaren relevant information utifrån individens specifika situation, likt en GPS som stegvis leverera rätt vägledning.

Samhällsbyggnads utmaningar att tillhandahålla en likvärdig service inom hela Vingåkersbygden med långa avstånd och tidskrävande ronderingsaktiviteter. Där behovet är stort av att resa ut till olika platser för att visuellt ta reda på om åtgärd behövs. Dessa åtgärder bedrivs inom verksamheter som medborgare ofta har synpunkter på vilket skapar en stressig arbetsmiljö för personalen, då det är svårt att faktabaserat kommunicera vad som är genomfört och inte. Tekniska enheten får ofta fördela om sina resurser då de tillhandahåller samhällskritiska funktioner, som exempelvis att leverera mat till hemtjänsttagare. Det kräver bra underlag för att fatta beslut för hur verksamheten ska prioriteras under arbetsdagen.

I steg 2 ska projektet arbeta utifrån ett fokusområde:

-Rondering: Genom att använda IoT löningar, integrera system och använda data i jämförelse med varandra, men även som beslutsunderlag

och för kommunikation, skapa bättre, säkrare och effektivare arbetsrutiner, bättre arbetsmiljö samt en ökad servicenivå med bättre kvalitet för medborgare.

En av utmaningarna att implementera IoT-tjänster i kommunala verksamheter, är att kompetens- och resurskraven är höga. Det krävs mycket för att både känna till vad som finns i form av tjänster och lösningar, och sen matcha dessa med

behoven, samt att försöka få dessa att samverka i olika system så de skapar nytta för verksamheten och medborgaren.

I steg 2 ska projektet skapa förutsättningar för småkommuner att

implementera IoT-lösningar utifrån faktiska behov. Projektet ska ta fram en arkitektur för samverkan mellan kompetenser och aktörer och verksamheter. En modell för hur lika verksamheters behov matchas med helhetslösningar där allt från IoT-tjänster, infrastruktur, system och arbetsrutiner inkluderas hela

vingaker.se

3 (4)

vägen genom bra samverkan mellan inblandande kompetenser och

aktörer. Detta bidrar även till en stärkt konkurrenskraft för de samverkande företagen på både den nationella marknaden som den internationella.

Ärendets beredning

Ärendet har beretts inom projektets genomförande i steg 1. Beredning har även gjort genom ansökningsprocessen utifrån resultatet i steg 1 och den arbetsgrupp som är kopplad till arbetet och består av samtliga projektparter (Vingåkers

kommun, Sensapp, IP-Only, SLU och Atea). Internt har ärendet beretts via möten med berörda verksamheter, ledningsgrupp samt uppföljning med politiken.

Bakgrund

Våren 2019 fick Vingåkers kommun, projektet ” IoT för smart

landsbygdsutveckling” beviljat av Vinnova inom programmet UDI steg 1.

Vinnovas UDI program (Utmanings driven innovation) består av tre steg, där endast projekt som genomfört, redovisat och godkänts i steg 1 kan söka vidare till steg 2 osv. Projektets steg 1 genomfördes under hela 2019 som en förstudie och slutredovisades till Vinnova 10 januari 2020. Projektresultatet har sedan legat till grund för arbetet med ansökan inför steg 2.

Förvaltningens ståndpunkt

Förvaltningens ståndpunkt är att kommunen beslutar att skicka in ansökan för projektet ”IoT för smart landsbygdsutveckling steg 2” till Vinnovas UDI steg 2.

Ekonomiska konsekvenser

Finansieringen från Vinnova kan maximalt uppgå till 10.000 000 kronor.

Medfinansieringskravet är 50% av den totala projektbudgeten, och nivån på medfinansieringskravet är olika beroende på vilken typ av aktör det är: Icke vinstdrivande, små företag och stora företag.

För Vingåkers kommun gäller 100% kostnadstäckning enligt kraven, men för att

medfinansieringskravet på 50% på totalen ska kunna uppnås medfinansierar även

Vingåkers kommun projektet.

vingaker.se

4 (4)

Budgeten visar på att Vingåkers kommun har täckning för kostnader om

2.000 000 kronor, vilket täcker de kostnader som tillkommer kommunen direkt på grund av projektet. Den medfinansiering kommunen går in med är i form av egen tid, fördelat på den tid som egen personal behöver lägga in för genomförande enligt projektplan. Berörd personal är förvaltningschefer samt medarbetare inom socialförvaltningen samt kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen

Vingåkers kommun är projektägare och koordinator. Det innebär att det är kommunen som ansvarar för redovisning och den ekonomiska hanteringen, då Vinnova betalar ut finansieringen till kommunen som sedan ansvarar för att göra vidare utbetalningar till övriga projektparter.

Vinnova har ett krav på att projektavtal upprättas mellan koordinerande part och samtliga projektparter, dessa ska senast redovisas till Vinnova i samband med att startrapporten skickas in till Vinnova när ett projekt blir beviljat.

Bilagor

Bilaga 1. Ansökan

Beslutet skickas till

Regina Westas Stedt

Samhällsstrateg/Bredbandssamordnare

vingaker.se

Kommunstyrelsen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum 2020-03-30 43

(xx)

Ks § KS 2020/59

Fortsatt finansiering av Nyföretagarcentrum Västra Sörmland

Förslag till beslut

1. Kommunstyrelsen beviljar fortsatt finansiering med 40 000kr per år i ytterligare tre år för NyföretagarCentrum Västra Sörmland samt ge

kommunledningsförvaltningen mandat att utforma detaljer i avtalets innehåll.

Sammanfattning av ärendet

NyföretagarCentrum (NFC) Västra Sörmland är en verksamhet finansierad av främst

In document Ladda ner (Page 25-200)