Den organisationsstruktur som Vildmarkshotellet har idag stämmer väl överens med den funktionella struktur som nämns i
organisationslitteraturen. Vi anser att de tre komponenterna som förklaras i referensramen är tillämpbara på Vildmarkshotellet och nedan för vi en diskussion kring hur dessa tar sig i uttryck i den befintliga organisationsstrukturen.
Vi kan tydligt se att det finns en hög grad av komplexitet120 i organisationen med tanke på antalet avdelningar som finns inom hotellet. I dagsläget är det en stor problematik att koordinera dessa avdelningars arbete, varvid det uppstår många brister på olika håll inom organisationen. Litteraturen framhåller dock att det inom respektive avdelning bör vara en låg grad av komplexitet, då det skall vara tydligt vem av de anställda som är ansvarig för respektive arbetsuppgift. Detta medför vanligtvis att det blir lättare att koordinera arbetet inom respektive avdelning. På Vildmarkshotellet fungerar det dock inte på detta sätt i dagsläget och ett tydligt exempel är att de anställda ibland är osäkra på vad de har för ansvarsområden och befogenheter. Detta anser vi tyder på att graden av komplexitet i organisationen totalt sett är hög.
Inom Vildmarkshotellet finns det en viss frihet för den enskilde medarbetaren, då dessa har möjlighet att påverka sin arbetssituation och framföra sina åsikter, vilket vi anser tyder på en låg grad av formalisering121. Alla medarbetare utnyttjar dock inte denna frihet utan klagar istället i tysthet över sin arbetssituation och ser hellre problem än möjligheter. En annan aspekt som vi anser tyder på att det är en låg grad av formalisering inom Vildmarkshotellet är att det inom de flesta avdelningar inte finns någon formell arbetsbeskrivning att följa. Detta är dock något som önskas av en del avdelningar, då det i dagsläget inte är en och samma individ inom varje avdelning som lär ut hur arbetet skall utföras, vilket har medfört att samma arbetsuppgifter ibland har utförts på olika sätt. Detta har ställt till, och ställer till, med onödiga problem inom de olika avdelningarna. Vi ser dock att Vildmarkshotellet till viss del är en formaliserad organisation, eftersom det finns ett par tydliga chefsnivåer med olika ansvars-ställningar.
De största besluten inom Vildmarkshotellet fattas idag på ledningsnivå och avdelningscheferna anser att dessa beslut ibland tar onödigt lång tid, vilket gör att avdelningscheferna anser att organisationen är toppstyrd. En annan
120
Robbins, 1990
121
Kapitel 6 Nulägesanalys
faktor som vi anser tyder på att organisationen är toppstyrd är att den är svåröverblickad med tanke på antalet avdelningar, varvid behovet av koordinering av arbetet mellan dessa är stort. Med utgångspunkt i dessa aspekter anser vi att organisationen är centraliserad122, vilket även kan ses utifrån den relativt hierarkiska struktur som finns idag. Under de senaste åren har organisationen vuxit och strukturen har blivit mer hierarkisk, varvid en trolig följd är att de anställda inte känner sig lika betydelsefulla och delaktiga i beslut rörande viktiga frågor. Denna bristande delaktighet anser vi vara en orsak till det förändringsmotstånd som finns inom organisationen.
På avdelningsnivå fattas dock beslut som rör en viss avdelning eller en gäst, vilket vi anser tyder på ett decentraliserat beslutsfattande. Ledningen strävar även efter ett mer decentraliserat beslutsfattande, genom att de har en önskan om att de anställda skall våga ta beslut och ledningen ser hellre att de tar fel beslut än inga alls. Detta anser vi kan bidraga till att de anställda känner en ökad delaktighet och ett minskat förändringsmotstånd. I litteraturen framhålls det att decentralisering kan medföra att en viss suboptimering kan uppstå inom vissa avdelningar. Inom Vildmarkshotellet är beslutsfattandet till viss del decentraliserat och suboptimering går att urskilja inom vissa av hotellets avdelningar. Arbetsklimatet karakteriseras av ett revirtänkande där personalen endast fokuserar och tänker på sin egen avdelning. Risken med ledningens strävan mot ett mer decentraliserat beslutsfattande anser vi således kan bli att den befintliga suboptimeringen inom hotellets avdelningar blir svår att eliminera, då denna istället kan öka genom att de anställda eventuellt fokuserar mer på sin egen avdelning när de själva får fatta fler beslut. Vi anser dock att det är viktigt att ledningen låter de anställda vara delaktiga, vilket även kan leda till en ökad ansvarskänsla. Vi anser inte att ansvarskänslan i dagsläget är speciellt stark hos medarbetarna, eftersom medarbetarna inte vågar stå för sina handlingar utan gärna skyller ifrån sig. Detta har medfört att onödiga problem har uppstått och att en negativ stämning stundtals har spridit sig mellan avdelningarna.
6.2.1 Ansvar i konferensprocessen
Bland Vildmarkshotellets personal finns det en bristande ansvarskänsla som, enligt oss, till viss del är en produkt av den funktionella strukturen. Arbetet i en organisation med denna struktur blir vanligtvis uppdelat och
122
uppfattningen om vem som har ansvaret för kunden blir då begränsat, eftersom de olika avdelningarna är osäkra på vad ansvaret innebär samt när de själva äger ansvaret för kunden. Detta har fått till följd att en del av de anställda inte känner något direkt ansvar för kunden utan fokuserar mer på sin egen situation och arbetar för sitt eget levebröd. Vi anser att arbetssättet mellan avdelningarna på Vildmarkshotellet i dagsläget fungerar enligt vattenfallsmodellen123, då avdelningarnas aktiviteter inom processen är separerade från varandra. Detta visas dock inte i ansvarsövergångarna, då denna modell innebär tydliga ansvarsövergångar. Vi anser dock inte att Vildmarkshotellets situation kan likställas med fontänmodellen124, eftersom det inte sker några överlappningar i ansvarsövergångarna. Ledningen skall emellertid sträva efter att få medarbetarna att känna en starkare ansvarskänsla i likhet med ansvaret i fontänmodellen. Detta anser vi även kan medföra smidigare ansvarsövergångar, då de olika avdelningarna är involverade i gästen under en längre tid än de brukar i dagsläget. Härmed får alla avdelningar ett mer övergripande ansvar för gästen, istället för det mer interna ansvaret som finns inom varje avdelning idag. Dessutom antar vi att arbetsuppgifterna med större säkerhet kommer att utföras och då förhoppningsvis även mer felfritt inom varje avdelning. Inom