Vi har kommit fram till att de brister som i dagsläget finns inom Vildmarkshotellets konferensprocess främst kan härledas från dagens funktionella organisationsstruktur och att det är tre övergripande aspekter som Vildmarkshotellet bör fokusera på. Den främsta aspekten är att de skall förändra driftorganisationens struktur, men för att kunna genomföra detta fullt ut anser vi även att personalens tankestrukturer skall ändras så att dessa stämmer överens med den nya strukturen och företagskulturen. Med detta menar vi att organisationen och dess individer bör sträva efter att bli mer processorienterade, det vill säga de skall gå från det funktionella till det processinriktade arbetssättet. Vad gäller tankestrukturerna anser vi även att personalen måste ändra sin inställning med avseende på storleken på konferenserna. I dagsläget läggs störst fokus vid stora konferenser medan de mindre kommer i skymundan, vilket vi anser måste förändras då alla gäster skall behandlas på samma sätt. Detta anser vi tyda på en bristande ansvarskänsla inom organisationen, vilken vi menar kan byggas upp genom att sträva efter överlappande ansvarövergångar i likhet med fontänmodellen. Härmed vill vi framhålla att den nya arbetsstrukturen skall baseras på integration och kontinuerlig kommunikation samt att de anställda i framtiden skall få känna sig mer delaktiga. För att uppnå denna ansvarskänsla är ett steg i rätt riktning att bland personalen införa obligatorisk signering av bongningar, meddelanden och dylikt.
Inom dessa övergripande områden anser vi att det finns ytterligare aspekter att ta hänsyn till, vilka vi sammanfattar nedan.
• Processledningsteam
Vi anser att det skall vara ett särskilt team som sköter detaljbokningen med gästen. Detta för att kunna skapa en större förståelse för gästens behov och för att kunna ha en aktiv samverkan med denne. Processledningsteamet skall utgöras av personer från respektive avdelning som ingår i konferensprocessen, vilket medför att teamet besitter den kunskap som krävs för att tillsammans med gästen kunna utforma en lyckad konferens. Att ha ett processledningsteam möjliggör en mer personlig kontakt med gästen, varvid teammedlemmarna bör fokusera på att erhålla så mycket information som möjligt om varje gäst så att mer personliga paketerbjudanden kan utformas. Vi anser även att Vildmarkshotellet bör tänka på att dokumentera ner all information som gästen ger, så att alla anställda skall kunna ta del av det som har diskuterats. Detta för att Vildmarkshotellet skall ha en viss bakgrundsinformation om gästen inför framtida återbesök.
• Försäljningsavdelningen skall endast sköta försäljning av konferenser I och med uppkomsten av ett processledningsteam anser vi att försäljningsavdelningens arbetsuppgifter ej skall innefatta den detaljbokning som de gör i dagsläget. Denna avdelning skall istället endast fokusera på att sälja konferenser, vilket medför att antalet anställda inom avdelningen kan minskas med en person som istället får en heltidstjänst inom processledningsteamet.
• Fokusera på processförbättringar
I dagsläget präglas inte Vildmarkshotellets arbete av en övertygelse om att det alltid finns en möjlighet att förbättra sin förmåga att tillfredsställa gästernas behov. Ett sätt att skapa denna övertygelse anser vi vara att de anställda tillsammans med sin respektive avdelningschef regelbundet utvärderar sin egen prestation utifrån sin individuella uppfattning samt utifrån avdelningschefens uppfattning om hur konferensen har genomförts. Härmed får de anställda möjlighet att reflektera över vad som har gått bra respektive dåligt i sin arbetsprestation, varvid de på så sätt kan lära sig av sina tidigare erfarenheter och förbättra prestationen till nästa gång.
• Utforma detaljerade arbetsbeskrivningar
En relativt snabb lösning för att eliminera den osäkerhet som finns bland de anställda är att utforma arbetsbeskrivningar för respektive avdelning. Dessa beskrivningar skall innehålla hur olika arbetsuppgifter skall utföras samt vilka uppgifter som tillhör vilket ansvarsområde och vilken avdelning.
Kapitel 7 Förbättringsförslag
Detta anser vi även leda till att antalet felaktigt utförda uppgifter kommer reduceras, då samtliga inom varje avdelning förhoppningsvis kommer utföra uppgifterna på samma sätt.
• Utbilda personalen
För att de anställda skall få en förståelse för andra avdelningars situationer och problem som kan uppstå inom dessa anser vi att utbildningar inom bland annat ekonomi och fakturering samt kring hotellets datasystem bör genomföras för samtliga i personalen. Detta tillsammans med dagens arbetsrotation kommer i sin tur förhoppningsvis leda till att det bland de anställda skapas en helhetsförståelse för arbetsuppgifterna i konferensprocessen.
• Genomföra förändringarna i små steg
Vi har givit förslag på ett par radikala förändringar, till exempel förändring i medarbetarnas tankestrukturer och av driftsorganisationens struktur, men implementering av dessa förändringar skall ej ske radikalt. För att dessa skall kunna tas emot mer positivt bland de anställda och lättare kunna implementeras anser vi att det är viktigt att förändringarna istället genomförs successivt i små steg. Det är vanligtvis enklare för individer att ta till sig en förändring om dessa känner sig delaktiga i den. Därför anser vi att det är av stor vikt att Vildmarkshotellets ledning har en öppen och rak kommunikation med sina anställda samt att informationsspridning sker kontinuerligt.
Avslutningsvis vill vi poängtera att ledningen inom Vildmarkshotellet skall fortsätta att engagera och motivera sin personal, men i större utsträckning än i dagsläget. Vi anser att det är viktigt att arbetsklimatet i en organisation som är under förändring karakteriseras av engagemang, motivation samt lyhördhet gentemot de anställda.
8 SLUTSATSER
För att avrunda denna uppsats skall vi avsluta med att diskutera vårt kunskapsbidrag samt presentera förslag på framtida forskning.