Nedan beskrivs de tillvägagångssätt som använts för att utföra studien. Då studien är kvalitativ valdes intervju, observation, dokumentstudie och litteraturstudie.
3.2.1 Kvalitativ forskning och urval
I en kvalitativ studie används oftast metoderna intervjuer, dokumentstudier och observationer och dessa ansågs vara lämpliga metoderna för att besvara syftet och frågeställningarna. Observationer valdes att göra på hela anläggningen för att se hur processerna såg ut från till exempel order, inköp och packning. Observationen var ett komplement till dokumentstudier för att se om rutiner och riktlinjerna i kvalitetsmanualen återspeglades i verkligheten.
För att utföra intervjuerna var det viktigt att välja ut lämpliga kandidater för att fånga de viktigaste bitarna i företaget. Syftet med intervjun var att få en komplett bild av verksamheten samt att det var ett komplement till dokumentstudier och observationerna som utfärdades. Dessa metoder var till för att finna gapet mellan ISO 9001:2008 mot verkligheten, vilket vidare skulle bidra till att finna gapet mellan företaget och den nya utgåvan ISO 9001:2015.
3.2.2 Kvalitativa intervjuer
En kvalitativ intervju är nästan alltid av låg struktureringsgrad vilket innebär att intervjuaren ger respondenten utrymme för svar med egna ord. Det finns olika grader av standardisering i en kvalitativ intervju. Ibland väljer intervjuaren att ha en hög grad av standardisering genom att frågorna ställs i en viss ordning och ibland väljer intervjuaren att ställa frågor i den ordning som passar bäst för situationen. [38] Intervjumetoden som användes i denna studie hade låg grav av standardisering och strukturering. Detta innebar att frågorna ställdes i ett naturligt fall och som föll in bäst i situationen. Intervjuerna var av öppen karaktär vilket innebär att svaren på frågorna inte alltid kunde besvaras med “ja” eller “nej” utan intervjupersonen tolkade frågan och hade utrymme för att svara. [38]
Det råder olika meningar om olika begrepp inom kvalitativa intervjumetoder, medan en del använder standardisering- och struktureringsgrad väljer andra författare benämningen semistrukturerade intervjuer. En semistrukturerad intervju är när en forskare har en lista med specifika teman vilket utgör att intervjupersonen har stor frihet att utforma svaren. Det finns inga krav på bestämd ordning frågorna ska ställas.
Kvalitativa intervjuer används oftast när egenskaper eller beskaffenheter vill upptäckas hos någon. Därmed finns en svårighet att formulera svarsalternativ till respondenten eller förvänta sig ett visst svar. En kvalitativ intervju har ett induktivt eller abduktivt arbetssätt. [38]
Intervjuerna som genomfördes i denna studie syftade till att styrka det teoretiska ramverket samt komplettera observationerna och dokumentstudier. Tre större intervjuer gjordes, där den första var på Qvalify, den andra hos företaget FIG Metall och den sista med SIS. Samtliga av de tre större intervjuerna spelades in och gav därmed möjlighet att lyssna igenom flera gånger. Alla intervjufrågor som användes finns i bilaga 1.
3.2.2.1 Intervju Qvalify
Avsikten med denna intervju var att få goda råd om hur en revision genomförs samt hur observation på bästa sätt skulle kunna utföras hos företaget. Intervjun var av öppen karaktär och hade låg standardiseringsgrad. Frågor dök upp under intervjuns gång vilket innebär att det var en låg struktureringsgrad.
Intervjupersonerna på Qvalify var Carina Björsell och Per-Olof Winberg. Huvudkontoret ligger i Jönköping vilket underlättade och intervjun kunde därmed göras på företaget. Intervjun tog en timme och samtalet spelades in för ökad validitet och reliabilitet för att kunna lyssna tillbaka. En intervju med en organisation som utför revisioner ansågs vara fördelaktigt att ha med i studien för att få ett perspektiv från revisorernas sida. Det hjälpte även när observationer skulle göras på företaget där Qvalify kunde bidra med tips på hur de tänker under en observation.
3.2.2.2 Intervju FIG Metall
Ledningen blev intervjuade med längre och fler frågor, dessa personer var kvalitetschefen, produktionschefen och vd. Ledningen var viktig att intervjua då ISO 9001:2015 ställer högre krav på en involvera hela ledningen och för att ta reda på om hur involverade de var i dagens
Kvalitetschefen var den första personen som blev intervjuad då hon har hand om alla kvalitetsfrågor på företaget. Intervjun var av längre karaktär med öppna frågor. Syftet med intervjun var att frambringa information om hur de arbetade för tillfället och deras arbetssätt kring det nuvarande kvalitetsledningssystemet samt hur de ställer sig till eventuella
förändringar som skulle behöva genomföras.
Liknande intervju gjordes med vd som gav en generell bild av hur det ser ut på företaget och vilka förutsättningar de hade. Information om hur de arbetade med till exempel kvalitet, ständiga förbättringar, resurshantering blev även besvarade. Intervjun var kortare än den med kvalitetschefen, men information som erhållits bedömdes vara tillräckligt.
Den sista intervjun med produktionschefen var av kortare karaktär och en bekräftelse av observationerna som genomförts samt det kvalitetschef och vd sagt.
3.2.2.3 Intervju SIS
Intervjun med SIS utfördes i form av ett telefonmöte med projektledaren Tina Bohlin på SIS. Frågorna som ställdes syftade främst till att ge förståelse för hur en övergång mot ISO
9001:2015 kunde tillämpas men var även ett komplement till studien som gjorts hos företaget. Frågorna som ställdes i intervjun formulerades innan samt att fler frågor som dök upp under intervjun också blev besvarade. Denna form av intervju kan även kallas för öppen intervju, vilket bidrog till mer information än det väntade resultatet vilket var positivt för denna studie. Studien ansågs dra nytta av att ha med en lämplig person från svenska institutet för
standardisering.
3.2.3 Litteraturstudie
Litteratursökning har utförts i högskolebibliotekets databaser där både tryckta och elektroniska källor använts. Vetenskapliga publikationer i form av elektroniska källor har använts genom hela arbetet för att stärka och stödja de påståenden som gjorts. Litteratur som använts har handlat om, processbaserad verksamhetsutveckling, kvalitetsutveckling,
organisationspsykologi, områden som har en stark koppling till den nya utgåvan av
standarden. Forskningsmetodikens grunder är också en tryckt källa som använts som stöd vid rapportskrivning. Litteraturstudien har använts i det teoretiska ramverket.
3.2.4 Observationer
‘’Observationer är framförallt användbara när vi ska samla information inom områden som berör beteenden och skeenden i naturliga situationer’’ [38].
En observation är den främsta metod som används för att skaffa information. Det är något som sker slumpmässigt utifrån egna erfarenheter. Alla människor har olika sätt att se på sin omvärld beroende på behov och förväntningar. En observation är även en metod som används som en vetenskaplig metod för att samla information. I sammanhang som observation som en vetenskaplig teknik kan den däremot inte vara slumpmässig utan den är till för att besvara frågeställningarna. [38] Observation i detta fall har använts som en komplettering av intervjuerna och dokumentstudierna.
Observationer som genomförts i studien utfärdades i form av iscensatt revision, genom att gå runt i verksamheten och ställa öppna frågor. Frågor ställdes till order och marknadsansvarig, inköp och ekonomi, teknisk säljare, beredning, konstruktionsansvarig samt andra som jobbar i produktionen. De intervjuades för att se hur de arbetade med sina rutiner och hur de förhåller sig till kvalitetsledningssystemet. Med informell struktur menas att frågorna ställdes öppna och genom att besöka personernas arbetsyta och ställa kortare frågor som ansågs relevanta för studien.
Metoden var högst lämplig för att se om riktlinjerna i kvalitetsledningssystemet tillämpades på arbetsplatsen. Genom observation kunde även information kring vilka åtgärder som krävs för företaget att nå kraven enligt ISO 9001:2015 erhållas. Observationerna utfördes under två dagar genom observation av hela anläggningen. Som tillägg ställdes även frågor till
operatörerna i produktionen. Frågorna var informella och ställdes spontant, frågorna var inte direkt kopplade till kvalitet utan de var utformade för att få en bättre bild av hur de arbetar och vad de gör. Genom att ställa spontana frågor om hur de arbetar samt hur rutiner ser ut kunde det därefter jämföras med kvalitetsledningssystemet. Syftet med observationen var att få en helhetsbild av verkligheten gentemot kvalitetsledningssystemet och ISO 9001:2008. Genom identifiering skulle det bli lättare att finna gapet mellan företaget samt ISO 9001:2015.
Som tidigare nämnt var det primära syftet att få en helhetsbild och få validitet på om arbetsinstruktioner samt rutiner som beskrivs i ledningssystemet tillämpades i
3.2.5 Dokumentstudier
Dokumentstudie Organisation
ISO 9001:2008 SIS
ISO 9001:2015 SIS
Kvalitetsmanual FIG Metall
Extern Revision Intertek
Tabell 3: Ingående delar under dokumentstudie.
Information som tryckts eller nedtecknats kallas dokument. Den tekniska utvecklingen har däremot bidragit till att information idag även kan bevaras på andra sätt. Ett fotografi eller bandupptagningar faller även numera under begreppet dokument. [38]
I begreppet dokumentstudie ingår standarderna ISO 9001:2008 och ISO 9001:2015 som ägs och är upprättade av SIS. Företaget delade med sig av sin kvalitetsmanual som innehöll kvalitetsledningssystemet samt extern revision som utförts av organisationen Intertek. Dokumenten har haft en stor betydelse för studien.
I början av projektet granskades ISO 9001:2008 och ISO 9001:2015, att förstå standarderna var viktigt för att urskilja skillnaderna mellan dem. Standarderna har använts genom hela arbetet. Företaget kvalitetsmanual har även haft en betydande för kartläggning av hur företaget arbetar med sina processer samt för att identifiera vilka åtgärder som krävs vid övergång mot ISO 9001:2015. De externa revisionerna som Intertek utfört hos företaget var viktiga för att kartlägga deras motivation till certifiering av ISO 9001:2008. De externa revisionerna användes för att se vilka förbättringsförslag samt avvikelser företaget hade.