En god man eller förvaltare har stora befogenheter när det gäller beslut om den enskildes tillgångar. Att säkerställa att samtliga ställföreträdare är lämpliga för sitt uppdrag är därför en mycket viktig uppgift och ansvaret ställer krav på ett väl utvecklat säkerhets – och kontrollsystem. I kapitlet nedan följer en redogörelse för verksamhetens tillgänglighet samt hur nämnden styr och följer upp rekryteringen och kontrollerna av ställföreträdarna.
2 Sedan lång tid tillbaka finns en praxis hos överförmyndarnämnder att ställföreträdarna får ersättning för utgifter med två procent av prisbasbeloppet utan uppvisande av kvitton. SKL rekommenderar i det senaste cirkuläret från december 2007 att den generella kostnadsersättningen om två procent av prisbasbeloppet ska frångås. Ställföreträdarna bör i stället ersättas för de utgifter de faktiskt kan uppvisa underlag för.
5.1. Tillgänglighet och information
En viktig del i att möjliggöra en väl fungerande rekrytering är att ha en kommunikation om verksamheten och innebörden av uppdraget som ställföreträdare. I intervjuerna framförs att det under 2011 och 2012 lagts ner tid på att förbättra överförmyndarnämndens externa kommunikation. Handläggaren uppger att arbete bedrivits beträffande tillgänglig information på hemsidan, där blanketter och informationsmaterial setts över och uppdaterats.
Intresseanmälningar från potentiella ställföreträdare kan göras via hemsidan och överförmyndareexpeditionen har telefontid måndag till fredag mellan 09.00-12.00. Vidare ska en ny informationsbroschyr arbetas fram.
5.2. Rekrytering
I kommunen finns idag 217 ställföreträdare. Flertalet av dem har 1- 2 ärenden men det finns ställföreträdare som har ca 5-7 ärenden. Undantaget är en ställföreträdare som vid granskningstillfället hade 13 stycken ärenden samt tre ställföreträdare med 11 stycken ärenden. Det saknas uttalade riktlinjer för hur många ärenden en ny ställföreträdare alternativt en mer erfaren ställföreträdare får ha. Dock uppges att praxis är att det ej ska överstiga 10 uppdrag.
Rekrytering av ställföreträdare sker genom personkännedom och intresseanmälningar på eget initiativ. Vid Länsstyrelsens tillsyn 2010 framförde handläggaren att det är svårt att rekrytera ställföreträdare som kan/vill åta sig svårare uppdrag. Enligt intervjuerna är detta ett problem. Dock har en annonsering på kommunens hemsida nyligen genererat ca 40 nya intresseanmälningar.
5.2.1. Vilka kontroller genomförs vid rekrytering?
Enligt föräldrabalken ska en god man vara ”en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna”. När kontakt med en intressent har upprättats görs kontroller mot polisens belastningsregister och Kronofogdens register. Intressenten får även skicka in ett CV och ett personligt brev som handläggaren använder för att bedöma lämpligheten. Kontroll av ställföreträdarens eventuella uppdrag i närliggande kommuner genomförs inte och enligt uppgift sker ingen intervju med intressenten.
Enligt SKL:s rekommendationer 3 ska en person som åtar sig ett uppdrag som god man lämna intyg om sin lämplighet från två ojäviga personer i samband med undertecknandet av sitt åtagande. Vidare rekommenderar SKL att ställföreträdarens förekomst inom kommunens socialtjänst kontrolleras. Av granskningen framgår att dessa kontroller inte genomförs i Eslövs kommun.
5.3. Uppföljning
Enligt den dokumenterade rutinen för granskning av års- och sluträkningar genomförs en djupgranskning av samtliga verifikat för de ställföreträdare som är nya. Därutöver sker en djupgranskning av ett antal slumpmässigt utvalda ärenden.
De kontroller som genomförs då nya ställföreträdare tillförordnas sker endast då ställföreträdarna tillförordnas för första gången. Vikarierande kommunjurist initierade under sin tid som handläggare rutinen att aktualisera kontrollerna av ställföreträdarna i offentliga register då de tilldelas ett nytt ärende. Detta är en rutin som nuvarande handläggaren enligt
3Cirkulär 11:35 ”Socialnämndens anmälningsskyldighet i frågor som rör god man, förvaltare samt vissa vårdnads- och förmynderskapsfrågor”
uppgift kommer fortsätta att arbeta efter. Dock görs inga återkommande kontroller av ställföreträdarna så länge de inte åtar sig ett nytt uppdrag.
Vikarierande handläggare framför att det med undantag för den årliga redovisningen saknas rutiner för hur dialogen/kontakten mellan överförmyndarexpeditionen och kommunens ställföreträdare ska se ut efter det att ställföreträdaren tillförordnats.
Inkomna klagomål är en viktig kanal för nämndens insyn i ställföreträdarnas arbete. Vid intervjuerna framgår att de klagomål som inkommer diarieförs precis som alla andra handlingar. Därefter gör handläggaren vid överförmyndarexpeditionen en bedömning av vilka klagomål som är så pass allvarliga att de ska hanteras av nämnden. Det finns inget formellt beslut kring vilka klagomål som ska hanteras av nämnden. Ordförande uppger dock att nämnden kontinuerligt förhör sig om vilka klagomål som inkommer. Detta påstående styrks i de protokoll som granskats inom ramarna för denna granskning.
5.3.1. Intern kontroll
Överförmyndarnämnden antog 2011-10-04 en intern kontrollplan för 2011 och 2012 innehållande fyra kontrollmoment. Enligt planen ska två av dessa moment kontrolleras 2011-11-30 och 2012-11-30 medan resterande två moment endast kontrolleras 2012-11- 30.
Någon dokumenterad riskbedömning upprättas inte. Den risk som är kopplad till samtliga kontrollmoment i den interna kontrollplanen bedöms dock som hög. Av rapporten avseende intern kontroll 2011 framgår att arbetet med att implementera rutinen för att anmälan till Barn- och familjenämnden ska ske så snart ett barn fått permanent uppehållstillstånd fortsätter under 2012. Dessutom uppgavs att nuvarande rutiner ej är tillräckliga för att säkerställa att en tillfredsställande kontroll görs i alla ärenden samt att bristerna som observerats kan härledas till tidsbrist.
5.4. Vår bedömning
Granskningen visar att åtgärder vidtagits för att öka intresset för att åta sig ett uppdrag som ställföreträdare. Med fler intressenter ökar möjligheterna att utifrån huvudmannens unika behov hitta en lämplig ställföreträdare. Nämnden måste dock utveckla den kontinuerliga dialogen/kontakten med ställföreträdare och huvudmän.
Enligt den dokumenterade rutinen för granskning av års- och sluträkningar ska nya ställföreträdare granskas mer ingående. Därutöver sker årligen ett antal slumpmässiga djupgranskningar. När det gäller de kvalitativa aspekterna så visar granskningen att nämnden litar på att det sköts på ett bra sätt om inget annat framkommer. Informationen om hur ställföreträdarna fullgör sina uppdrag erhålls i första hand genom den redogörelseblankett som ställföreträdarna ska skicka in samtidigt som årsräkningen.
En viktig uppgift för överförmyndarnämnden är att följa upp hur ställföreträdarna kvalitativt fullgör sina uppdrag. Vår bedömning är att yttersta noggrannhet måste finnas vid rekrytering av ställföreträdare samt att nuvarande hantering av frågan inte är tillräcklig. Granskningen visar att det i praktiken finns rutiner för att vid rekryteringen kontrollera ställföreträdare i offentliga register. Dessa rutiner finns dock inte dokumenterade. Dessutom har nämnden inte uttalat någon gräns för hur många ärenden en ställföreträdare får ta på sig och det görs inte heller några kontroller av huruvida ställföreträdarna har uppdrag i kringliggande kommuner.
Likt de dokumenterade rutinerna för granskning av års – och sluträkningar bör nämnden anta uttalade riktlinjer/direktiv för vilka krav nämnden ställer på ställföreträdarna samt vilka kontroller som ska göras för att säkerställa att dessa krav uppfylls. I utformningen bör
nämnden se till SKL:s rekommendationer. Utifrån ett kvalitetsperspektiv bör nämnden även överväga att kontrollera ställföreträdarens eventuella uppdrag i kringliggande kommuner. Vi anser också att samma kontroller kan och bör göras löpande. En ställföreträdare kan vara verksam en lång tid efter det att kontrollerna är genomförda och händelser kan inträffa vilket skulle kunna omvärdera dennes lämplighet för uppdraget
Nämndens internkontrollplan bör på ett tydligt sätt kopplas till väl utvecklade och dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar. Dessa risk- och väsentlighetsbedömningar bör även ligga till grund för hur de mer djupgående granskningarna av års- och sluträkningarna väljs ut. Dokumenterade riskanalyser som även inkluderar en bruttorisklista systematiserar riskhanteringen och kan därmed bidra till högre kvalitet i nämndens beslutsunderlag. För att främja ett strukturerat internkontrollarbete samt för att möjliggöra en kontinuerlig kontroll är det också viktigt att nämnden antar en intern kontrollplan tidigare under året.