Så här granskar du ett faxmeddelande:
För att kunna visa fax i Desktop Messaging ska Imaging för Windows vara installerat på datorn.
Dessutom måste CallPilot-administratören ha aktiverat brevlådans faxfunktion.
Du öppnar ett faxmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller faxinformation visas faxet omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på faxikonen för att visa faxet.
Faxet kan förminskas eller förstoras. Du kan rotera det, flytta det, spara det, lägga till en röstkommentar till det sparade faxet, vidarebefordra, svara samt skriva ut det.
Zooma in Zooma ut Rotera vänster Rotera höger Ändra sidvisning Dra/bläddra
Markera en del av bilden
Klicka så stängs meddelandet
Svara Öppna nästa meddelande Öppna föregående meddelande Skriv ut
Gå till nästa eller föregående sida Ta bort hela
meddelandet
Vidarebefordra
Skapa meddelanden
Du kan skapa meddelanden där röst, fax och text kombineras. Ett meddelande kan vara ett helt nytt meddelande, ett svar på ett mottaget meddelande eller en inledning till ett vidarebefordrat meddelande.
Innan du skickar ett meddelande kan du lägga till bilagor och ange alternativ.
Spela in och skicka ett röstmeddelande
Du skapar ett röstmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande och spela in ett meddelande från din dator eller din telefon. Du kan skicka meddelandet direkt eller senare.
1 Klicka på Nytt CallPilot-meddelande i verktygsfältet i Novell GroupWise.
2 I det nya meddelandefönstret klickar du på telefonikonen i verktygsfältet. CallPilot Player öppnas.
3 I CallPilot Player klickar du på den röda inspelningsknappen för att börja spela in.
4 Om du spelar in från datorn spelar du in meddelandet via en mikrofon som ska vara ansluten till ljudkortet i datorn. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in.
Om du spelar in från telefonen svarar du när det ringer. Spela in ditt meddelande efter tonen.
Klicka på Stopp när du vill sluta spela in och lägg sedan på.
5 Klicka på Till… om du vill öppna din Distributionslista, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7.
6 Lägg till bilagor och ange alternativ efter behov. Se sidan 6 och 8.
7 Klicka på Skicka i verktygsfältet.
Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på datorn
Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på telefonen Klicka här om du vill
gå till den personliga distributionslistan
Meddelandealternativ:
• Brådskande eller Normal Leverans
• Allmänt eller Privat
• Läsning och Leverans bekräftelse begäran Bifoga fil om du vill bifoga en röst-, fax-eller textfil Spara
Justera volym Justera
hastighet
Klicka på textikonen för att skapa ett textmeddelande
Skapa meddelanden (forts)
Spara ett nytt röstmeddelande som fil
Du kan spela in ett röstmeddelande och spara det som en ljudfil för att använda det senare.
1 I ett nytt CallPilot-meddelande spelar du in ett meddelande och väljer sedan Spara som under
”Arkiv”.
2 I rutan Filnamn döper du filen. Välj en mapp där filen ska sparas och klicka sedan på Spara.
För en röstfil ska filtillägget, d v s de tre bokstäver som kommer efter punkten i alla filnamn, vara .vbk om alla dina mottagare är CallPilot-användare. Spara röstfiler som .wav-filer om någon av mottagarna inte använder CallPilot. Ett textformat har filtillägget .txt eller .rtf.
Skapa och skicka ett faxmeddelande
För att du ska kunna skicka fax måste din CallPilot-brevlåda ha faxfunktioner. De som tar emot ditt fax måste också ha faxfunktioner för att kunna visa faxet på sina datorer. Om någon mottagare öppnar meddelandet från en telefon kan de bara visa faxet genom att skriva ut det via en fax. Du kan skicka ditt fax till en fax.
1 Öppna det dokument du vill faxa. Det får vara högst 21,5 cm brett.
2 Klicka på Skriv ut under ”Arkiv”.
3 I listan med skrivare väljer du Nortel Fax och klickar sedan på Skriv ut eller OK.
4 Dialogrutan Skapa faxmeddelande visas. Innan du skickar faxet kan du lägga till fler dokument, t.ex. ett försättsblad, genom att upprepa steg 1 till 3. Du kan också visa faxet och spara det som en fil.
5 Välj något avsändningsalternativ. Du skickar faxet till en fax genom att ange numret och klicka på Skicka. Du skickar ditt fax till en CallPilot- eller e-postmottagare genom att välja Skicka med... och sedan klicka på Skicka.
Visa den du vill skicka det Filformat och filens titel Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en fax Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax
till en brevlåda Klicka på Skicka
när du har valt lämpliga alternativ för avsändning
Skapa meddelanden (forts)
6 Om du valde Skicka med... öppnas ett nytt meddelandefönster med ditt fax. Klicka på Till…
om du vill öppna din Distributionslista, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7.
7 Lägg till bilagor till meddelandet, röst, fax eller textfiler, om du vill. Se sidan 6 och 8.
8 Klicka på Skicka meddelande.
Skapa och skicka ett textmeddelande
Du skapar ett textmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande. Skriv eller klistra in en text i det och klicka sedan på Skicka meddelande. Du kan spara ett textmeddelande som en fil genom att välja Spara som under ”Arkiv” och spara det som en textfil med filtillägget .txt.
Vidarebefordra och svara på meddelanden
Du kan vidarebefordra ett meddelande du fått och skriva en inledning till det. Du kan också besvara ett meddelande, antingen till avsändaren eller till avsändaren och alla mottagare.
Vidarebefordra eller svara på ett meddelande 1 I ett öppet meddelande klickar du på
Vidarebefordra eller Svara.
2 Följ anvisningarna för att skriva ett meddelande. Se sidan 4.
3 Du adresserar ett vidarebefordrat meddelande på samma sätt som ett nytt meddelande. Svar adresseras automatiskt.
Du kan ändra ämnesraden innan du skickar meddelandet.
Lägga till bilagor i meddelanden
Innan du skickar ett meddelande kan du bifoga ett röstmeddelande, ett fax eller text. Röstfilerna kan vara i både .vbk- och .wav-format för CallPilot-mottagare, men de måste vara i .wav-format för mottagare som inte använder CallPilot. Faxfiler ska vara i formatet .tif. Textfiler ska vara i .txt-format.
Bifoga en fil till ett meddelande 1 Klicka på Bifoga fil i ett nytt
CallPilot-meddelande.
2 Skriv eller markera namnet på den fil du vill bifoga i rutan Öppna fil.
3 Klicka på Öppna för att bifoga filen och återgå till det nya meddelandet.
Adressera meddelanden
Lägga till CallPilot-adresser i din personliga distributionslista
Du kan lägga till CallPilot-adresser till listan med e-postadresser i din personliga distributionslista. Du kanske vill kunna skilja på CallPilot-adresser och andra e-postadresser. Lägg då till CallPilot efter mottagarens namn. Du kan också lägga till distributionslistor i den personliga distributionslistan.
Du kan också lägga till adresser i den personliga distributionslistan manuellt.
1 I CallPilot-distributionslistan markerar du och högerklickar på ett namn.
2 Klicka på Kopiera till.
3 Välj namnet på din personliga distributionslista och klicka på OK.
Bifoga fil