2 Granskning av verksamheten
2.2 Granskning av arkivbeståndets sökbarhet
2.2.1 Utgångspunkter i granskningen
Av arkivlagens bestämmelser framgår att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas1 så att rätten att ta del av allmänna handlingar samt rättsskipningens, förvaltningens och forskningens behov av information kan tillgodoses.
Nämnder och bolag i Göteborgs Stad och i Västra Götalandsregionen förvarar vanligen sina allmänna handlingar en viss tidsperiod, till exempel tio år. Efter denna tid kan handlingarna efter överenskommelse levereras till arkivnämndens förvaltning, Regionarkivet. Enligt gällande föreskrifter2 ska allmänna
handlingar som levereras till Regionarkivet vara ordnade och förtecknade samt beslutad gallring genomförd. Därefter övertar arkivnämnden ansvaret för vården av den information arkiven består av. Detta innebär att arkivnämnden ansvarar för att arkiven hålls tillgängliga och att efterfrågad information lämnas ut.3 Arkivnämnden bedriver genom Regionarkivet verksamhet i Göteborg och i Vänersborg. Sammantaget hanterar de båda depåerna en betydande mängd arkivinformation.
Under tiden mellan att nämnden inrättades år 1998 och fram till år 2014 genomfördes bristfällig strukturerad tillsyn av stadens eller regionens arkiv, informationsredovisning och dokumenthantering. Vidare tilläts att verksamheter levererade in arkivmaterial som inte var ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det var möjligt att återsöka i materialet. Sedan dess har arkivnämnden över åren gett Regionarkivet flera uppdrag. Dessa har handlat om att säkerställa att arkiven är i ordnat skick när det levereras till arkivmyndigheten och verka för att mottaget bestånd är återsökningsbart.
Arkivbeståndets sökbarhet granskades under 2018. Det ansågs då, utifrån den genomförda granskningen, vara svårt att uttala sig om huruvida arkivnämnden uppfyller lagens krav om rätten att ta del av allmänna handlingar såsom Regionarkivet menade. Den sammantagna bedömningen var att ytterligare granskning behövdes för att kunna svara på frågan om arkivmaterialet är ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att nämnden lever upp till lagens krav om ordnade arkiv. Vi har därför genomfört ytterligare granskning av
arkivbeståndets sökbarhet under 2019.
2.2.1.1 Syfte och revisionsfrågor
Granskningen syftar till att pröva om arkivnämnden lever upp till lagens krav på utlämnande av allmän handling och i övrigt håller sina arkiv ordnade.
1 Arkivlag (1990:782), 3§.
2 Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering
3 Reglemente för arkivnämnden för västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
Stadsrevisionen 7 (16) 2020-03-17
Den konkreta revisionsfrågan är om arkivnämnden säkerställt att det arkivmaterial som förvaras inom nämndens ansvarsområde är ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det är sökbart och därmed kan tillgängliggöras.
2.2.1.2 Revisionskriterier
Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som stadsrevisionen utgår från vid analys och bedömning. I den här granskningen har vi utgått från följande revisionskriterier:
• Kommunallagen, 6 kap, 6§ andra stycket (Nämnderna) ”De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.”
• Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering, åttonde kapitlet.
• Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, 2§, om nämndens verksamhetsområde och uppgifter.
• Arkivlag (1990:782), §3
• Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap §§ 15 - 16
2.2.1.3 Metod
Metod för granskningen är dels dokumentstudier, dels intervjuer med ansvarig chef för Göteborgsdepån och förvaltningschef.
Därutöver har ett par stickprov genomförts på utvalda delar av arkivbeståndet i syfte att pröva om nämnden lever upp till lagens krav om ordnade arkiv och på utlämnande av handlingar enligt förvaltningslagen.
2.2.2 Iakttagelser
Är arkivet ordnat och förtecknat?
Arkivnämnden lämnar i sitt yttrande till stadsrevisionen med anledning av 2018 års granskning en kommentar gällande granskningen av återsökbarhet av befintliga handlingar. Nämnden gör bedömningen att återsökbarheten inte är ett sådant problem som kräver akuta åtgärder och omfördelning av resurser.
Vid intervju med förvaltningsdirektör och tillförordnad depåchef anger de att tidigare uppskattningar av andelen osorterade handlingar är för höga. En korrekt siffra är att mer än 20 procent av handlingarna är ordnade och förtecknade. De intervjuade uttrycker att de är nöjda med förvaltningens servicegrad samt trygga med återsökningsförmågan.
Stadsrevisionen 8 (16) 2020-03-17
Är handlingar sökbara och därmed möjliga att tillgängliggöra?
Av Tryckfrihetsförordningen 4 framgår att utlämnande av allmän handling ska ske skyndsamt, det vill säga omedelbart eller så snart som möjligt.
Justitieombudsmannen har i ett flertal beslut uttalat att besked i en
utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Om det efterfrågade materialet avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material är det ofrånkomligt att ett visst dröjsmål uppstår.
Enligt de intervjuade utgörs de mest efterfrågade handlingarna framförallt av betyg och journaler från barnavårdscentraler (BVC-journaler). Verksamheten har god kännedom om dessa handlingar och de kan i de flesta fall utlämnas till den som begärt dem relativt omedelbart. I de fall den som efterfrågar handlingar har tillräckligt med information kring innehållet, till exempel namn, årtal skola eller vårdcentral etc. går det oftast fort att återsöka handlingen. Utlämnande av begärda handlingar kräver att den som eftersöker en specifik handling har viss information för att underlätta sökningen. I de fall den sökande har väldigt begränsad bakgrundsinformation kan eftersökningen medföra mer arbete för Regionarkivet.
De intervjuade uppger att de handlägger ärenden om begäran om utlämnanden löpande, det vill säga att handlingar lämnas ut i princip omedelbart. Ett undantag från detta gäller utlämnanden av handlingar belagda med sekretess, exempelvis patientjournaler, där en menprövning görs innan beslut tas om handlingen kan lämnas ut eller inte. Utlämnande av sekretessbelagda handlingar kan alltså, på grund av den extra handläggningen, ta längre tid.
För att bedöma verksamhetens förmåga och möjlighet att hitta efterfrågade handlingar begärde vi, efter samtal med arkivpersonal, att få ta del av två grundskolebetyg.
I en walk-through5 av en eftersökning av en efterfrågad handling visar en medarbetare hur processen för att söka fram en efterfrågad handling ser ut.
Utifrån tillgängliga metadata för handlingen, i ovanstående fall grundskolans namn samt årtal betyget lämnades, kan personalen via systemet Visual Arkiv söka fram handlingens placering via ett arkivträd. I trädet visas respektive arkivbildare med underliggande uppdelningar. I detta fall utgörs lägsta nivå i systemet av årtal för betyget. I systemet anges var den fysiska handlingen finns arkiverad. I det fysiska arkivet är handlingarna ordnade i arkivboxar där betygen ligger ordnade i personnummerordning.
4 Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap §§ 15-16
5 En genomgång av processen att söka fram en handling tillsammans med en handläggare från Regionarkivet
Stadsrevisionen 9 (16) 2020-03-17
Hur arbetar nämnden för att förbättra förutsättningarna för ordnade och sökbara arkiv?
Arkivnämnden antog 30 oktober 2019 Riktlinje för långsiktig hantering av arkiv- och registervård samt Plan för övergripande och långsiktiga arkiv- och registerinsatser.
Riktlinje för långsiktig hantering… syftar till att ge en övergripande långsiktig strategi för hur Regionarkivet arbetar med arkiv- och registervården av arkiv som levereras till någon av Regionarkivets depåer. Enligt riktlinjerna ska regionarkivet årligen ta fram en plan för prioriterade arkiv- och
registervårdsinsatser. Den årliga planen över prioriterade arkiv- och
registervårdinsatser ska tydligt ange vilka insatser som ska genomföras under året. Planen ska även ange vem eller vilka som är ansvariga för att genomföra insatserna. Aktiviteterna följs upp en gång varje månad samt på
leveransgruppens möten för att få en samlad bild över hur arbetet fortskrider utifrån fastställd plan.
Plan för övergripande och långsiktiga arkiv- och registerinsatser syftar till att ge en övergripande avgränsning för de arkiv- och registerinsatser som ska genomföra på analoga och digitala arkiv som levererats till Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stads arkivdepåer i Göteborg och Vänersborg innan 2015.
Planen innehåller insatser som dels syftar till att underlätta återsökning och att arkivbeståndet är förtecknat, dels till att förhindra att nya leveranser av oförtecknat material levereras till regionarkivet.
Uppföljning av planen ska ske årligen och syftar till att utgöra ett underlag till dels mätresultat, dels analyser, slutsatser och kommentarer kopplade till resultatet.
Utöver ovanstående dokument som antagits av nämnden antar ledningsgruppen årligen prioriterade arkivvårdsinsatser som ska följas upp. Dessa är av den detaljgraden att nämnden inte vill ta dem utan överlåter till förvaltningen att besluta. Nämnden informeras muntligen om beslutade åtgärder.
Nämndens internkontrollplan innehåller flera kontrollåtgärder som rör ordnade leveranser samt sökbarhet av befintliga handlingar. För risken ”Eftersom samtliga bestånd inte är redovisade finns risk för att handling inte lämnas ut för att den inte påträffas” anges den långsiktiga kontrollmetoden som att inventera bestånd, prioritera redovisning utifrån återsökningsbarhet, uppdatering i redovisningssystem. Uppföljning av internkontrollplanen sker i årsrapporten.
Stadsrevisionen 10 (16) 2020-03-17
2.2.3 Bedömning
Stadsrevisionens samlade bedömning är att nämnden i huvudsak säkerställt att det arkivmaterial som förvaras inom nämndens ansvarsområde är ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det är sökbart och därmed kan tillgängliggöras.
Vi bedömer att nämnden har vidtagit relevanta åtgärder över åren i syfte att komma till rätta med problem med oordnat och oförtecknat arkivmaterial.
Utifrån vår granskning gör vi ingen annan bedömning än att nämnden har skapat förutsättningar för att leva upp till kravet på att lämna ut allmänna handlingar inom rimlig tid.