Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad granskning av verksamhetsåret 2019

(1)

(2)

goteborg.se/stadsrevisionen

Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

– granskning av verksamhetsåret 2019

2020-03-17

(3)

Stadsrevisionen 2 (16) 2020-03-17

Mars 2020 

Arkivnämnden – granskning av verksamhetsåret 2019  Diarienummer: 0207/19

Stadsrevisionen i Göteborgs Stad   Yrkesrevisor: Jesper Wigh  www.goteborg.se/stadsrevisionen

(4)

Innehåll

1 Sammanfattning... 4

2 Granskning av verksamheten ... 5

2.1 Grundläggande granskning... 5

2.2 Granskning av arkivbeståndets sökbarhet ... 6

2.3 Uppföljning av rekommendationer som lämnades i den grundläggande granskningen 2019 ... 10

3 Granskning av räkenskaper och bokslut ... 12

3.1 Översiktlig granskning av delårsrapport ... 12

3.2 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner ... 12

4 Stadsrevisionens uppdrag  och rapportering ... 14

5 Språkbruk och revisionstermer ... 15

(5)

1 Sammanfattning

Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande föreskrifter och enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig.

Årets granskning av nämnden omfattar:

• grundläggande granskning

• arkivbeståndets sökbarhet

• intern kontroll i redovisningsrutiner

• delårsrapport och årsbokslut

• uppföljning av föregående års rekommendationer

Stadsrevisionen bedömer att nämnden har skött verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, att

räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig.

(6)

2 Granskning av verksamheten

Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande föreskrifter och enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig.

Granskningen av nämndens verksamhet omfattar en grundläggande del, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning samt interna kontroll, en fördjupad granskning samt uppföljning av tidigare års granskning.

2.1 Grundläggande granskning

Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten.

Granskningen omfattar följande delar:

• följsamhet mot reglemente

• följsamhet mot kommunfullmäktiges budget

• följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll

• följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning

• styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi

• delegation

• beslutsunderlag

• hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/

kommunfullmäktige.

2.1.1 Iakttagelser

Den grundläggande granskningen visar inte på några avvikelser.

2.1.2 Bedömning

Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden har en

tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen.

(7)

2.2 Granskning av arkivbeståndets sökbarhet

2.2.1 Utgångspunkter i granskningen

Av arkivlagens bestämmelser framgår att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas¹ så att rätten att ta del av allmänna handlingar samt rättsskipningens, förvaltningens och forskningens behov av information kan tillgodoses.

Nämnder och bolag i Göteborgs Stad och i Västra Götalandsregionen förvarar vanligen sina allmänna handlingar en viss tidsperiod, till exempel tio år. Efter denna tid kan handlingarna efter överenskommelse levereras till arkivnämndens förvaltning, Regionarkivet. Enligt gällande föreskrifter² ska allmänna

handlingar som levereras till Regionarkivet vara ordnade och förtecknade samt beslutad gallring genomförd. Därefter övertar arkivnämnden ansvaret för vården av den information arkiven består av. Detta innebär att arkivnämnden ansvarar för att arkiven hålls tillgängliga och att efterfrågad information lämnas ut.³ Arkivnämnden bedriver genom Regionarkivet verksamhet i Göteborg och i Vänersborg. Sammantaget hanterar de båda depåerna en betydande mängd arkivinformation.

Under tiden mellan att nämnden inrättades år 1998 och fram till år 2014 genomfördes bristfällig strukturerad tillsyn av stadens eller regionens arkiv, informationsredovisning och dokumenthantering. Vidare tilläts att verksamheter levererade in arkivmaterial som inte var ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det var möjligt att återsöka i materialet. Sedan dess har arkivnämnden över åren gett Regionarkivet flera uppdrag. Dessa har handlat om att säkerställa att arkiven är i ordnat skick när det levereras till arkivmyndigheten och verka för att mottaget bestånd är återsökningsbart.

Arkivbeståndets sökbarhet granskades under 2018. Det ansågs då, utifrån den genomförda granskningen, vara svårt att uttala sig om huruvida arkivnämnden uppfyller lagens krav om rätten att ta del av allmänna handlingar såsom Regionarkivet menade. Den sammantagna bedömningen var att ytterligare granskning behövdes för att kunna svara på frågan om arkivmaterialet är ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att nämnden lever upp till lagens krav om ordnade arkiv. Vi har därför genomfört ytterligare granskning av

arkivbeståndets sökbarhet under 2019.

2.2.1.1 Syfte och revisionsfrågor

Granskningen syftar till att pröva om arkivnämnden lever upp till lagens krav på utlämnande av allmän handling och i övrigt håller sina arkiv ordnade.

1 Arkivlag (1990:782), 3§.

2 Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering

3 Reglemente för arkivnämnden för västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

(8)

Den konkreta revisionsfrågan är om arkivnämnden säkerställt att det arkivmaterial som förvaras inom nämndens ansvarsområde är ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det är sökbart och därmed kan tillgängliggöras.

2.2.1.2 Revisionskriterier

Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som stadsrevisionen utgår från vid analys och bedömning. I den här granskningen har vi utgått från följande revisionskriterier:

• Kommunallagen, 6 kap, 6§ andra stycket (Nämnderna) ”De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.”

• Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering, åttonde kapitlet.

• Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, 2§, om nämndens verksamhetsområde och uppgifter.

• Arkivlag (1990:782), §3

• Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap §§ 15 - 16

2.2.1.3 Metod

Metod för granskningen är dels dokumentstudier, dels intervjuer med ansvarig chef för Göteborgsdepån och förvaltningschef.

Därutöver har ett par stickprov genomförts på utvalda delar av arkivbeståndet i syfte att pröva om nämnden lever upp till lagens krav om ordnade arkiv och på utlämnande av handlingar enligt förvaltningslagen.

2.2.2 Iakttagelser

Är arkivet ordnat och förtecknat?

Arkivnämnden lämnar i sitt yttrande till stadsrevisionen med anledning av 2018 års granskning en kommentar gällande granskningen av återsökbarhet av befintliga handlingar. Nämnden gör bedömningen att återsökbarheten inte är ett sådant problem som kräver akuta åtgärder och omfördelning av resurser.

Vid intervju med förvaltningsdirektör och tillförordnad depåchef anger de att tidigare uppskattningar av andelen osorterade handlingar är för höga. En korrekt siffra är att mer än 20 procent av handlingarna är ordnade och förtecknade. De intervjuade uttrycker att de är nöjda med förvaltningens servicegrad samt trygga med återsökningsförmågan.

(9)

Är handlingar sökbara och därmed möjliga att tillgängliggöra?

Av Tryckfrihetsförordningen ⁴ framgår att utlämnande av allmän handling ska ske skyndsamt, det vill säga omedelbart eller så snart som möjligt.

Justitieombudsmannen har i ett flertal beslut uttalat att besked i en

utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Om det efterfrågade materialet avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material är det ofrånkomligt att ett visst dröjsmål uppstår.

Enligt de intervjuade utgörs de mest efterfrågade handlingarna framförallt av betyg och journaler från barnavårdscentraler (BVC-journaler). Verksamheten har god kännedom om dessa handlingar och de kan i de flesta fall utlämnas till den som begärt dem relativt omedelbart. I de fall den som efterfrågar handlingar har tillräckligt med information kring innehållet, till exempel namn, årtal skola eller vårdcentral etc. går det oftast fort att återsöka handlingen. Utlämnande av begärda handlingar kräver att den som eftersöker en specifik handling har viss information för att underlätta sökningen. I de fall den sökande har väldigt begränsad bakgrundsinformation kan eftersökningen medföra mer arbete för Regionarkivet.

De intervjuade uppger att de handlägger ärenden om begäran om utlämnanden löpande, det vill säga att handlingar lämnas ut i princip omedelbart. Ett undantag från detta gäller utlämnanden av handlingar belagda med sekretess, exempelvis patientjournaler, där en menprövning görs innan beslut tas om handlingen kan lämnas ut eller inte. Utlämnande av sekretessbelagda handlingar kan alltså, på grund av den extra handläggningen, ta längre tid.

För att bedöma verksamhetens förmåga och möjlighet att hitta efterfrågade handlingar begärde vi, efter samtal med arkivpersonal, att få ta del av två grundskolebetyg.

I en walk-through⁵ av en eftersökning av en efterfrågad handling visar en medarbetare hur processen för att söka fram en efterfrågad handling ser ut.

Utifrån tillgängliga metadata för handlingen, i ovanstående fall grundskolans namn samt årtal betyget lämnades, kan personalen via systemet Visual Arkiv söka fram handlingens placering via ett arkivträd. I trädet visas respektive arkivbildare med underliggande uppdelningar. I detta fall utgörs lägsta nivå i systemet av årtal för betyget. I systemet anges var den fysiska handlingen finns arkiverad. I det fysiska arkivet är handlingarna ordnade i arkivboxar där betygen ligger ordnade i personnummerordning.

4 Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap §§ 15-16

5 En genomgång av processen att söka fram en handling tillsammans med en handläggare från Regionarkivet

(10)

Hur arbetar nämnden för att förbättra förutsättningarna för ordnade och sökbara arkiv?

Arkivnämnden antog 30 oktober 2019 Riktlinje för långsiktig hantering av arkiv- och registervård samt Plan för övergripande och långsiktiga arkiv- och registerinsatser.

Riktlinje för långsiktig hantering… syftar till att ge en övergripande långsiktig strategi för hur Regionarkivet arbetar med arkiv- och registervården av arkiv som levereras till någon av Regionarkivets depåer. Enligt riktlinjerna ska regionarkivet årligen ta fram en plan för prioriterade arkiv- och

registervårdsinsatser. Den årliga planen över prioriterade arkiv- och

registervårdinsatser ska tydligt ange vilka insatser som ska genomföras under året. Planen ska även ange vem eller vilka som är ansvariga för att genomföra insatserna. Aktiviteterna följs upp en gång varje månad samt på

leveransgruppens möten för att få en samlad bild över hur arbetet fortskrider utifrån fastställd plan.

Plan för övergripande och långsiktiga arkiv- och registerinsatser syftar till att ge en övergripande avgränsning för de arkiv- och registerinsatser som ska genomföra på analoga och digitala arkiv som levererats till Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stads arkivdepåer i Göteborg och Vänersborg innan 2015.

Planen innehåller insatser som dels syftar till att underlätta återsökning och att arkivbeståndet är förtecknat, dels till att förhindra att nya leveranser av oförtecknat material levereras till regionarkivet.

Uppföljning av planen ska ske årligen och syftar till att utgöra ett underlag till dels mätresultat, dels analyser, slutsatser och kommentarer kopplade till resultatet.

Utöver ovanstående dokument som antagits av nämnden antar ledningsgruppen årligen prioriterade arkivvårdsinsatser som ska följas upp. Dessa är av den detaljgraden att nämnden inte vill ta dem utan överlåter till förvaltningen att besluta. Nämnden informeras muntligen om beslutade åtgärder.

Nämndens internkontrollplan innehåller flera kontrollåtgärder som rör ordnade leveranser samt sökbarhet av befintliga handlingar. För risken ”Eftersom samtliga bestånd inte är redovisade finns risk för att handling inte lämnas ut för att den inte påträffas” anges den långsiktiga kontrollmetoden som att inventera bestånd, prioritera redovisning utifrån återsökningsbarhet, uppdatering i redovisningssystem. Uppföljning av internkontrollplanen sker i årsrapporten.

(11)

2.2.3 Bedömning

Stadsrevisionens samlade bedömning är att nämnden i huvudsak säkerställt att det arkivmaterial som förvaras inom nämndens ansvarsområde är ordnat och förtecknat på ett sådant sätt att det är sökbart och därmed kan tillgängliggöras.

Vi bedömer att nämnden har vidtagit relevanta åtgärder över åren i syfte att komma till rätta med problem med oordnat och oförtecknat arkivmaterial.

Utifrån vår granskning gör vi ingen annan bedömning än att nämnden har skapat förutsättningar för att leva upp till kravet på att lämna ut allmänna handlingar inom rimlig tid.

2.3 Uppföljning av rekommendationer som lämnades i den grundläggande

granskningen 2019

Stadsrevisionen granskade år 2018 inom ramen för den grundläggande granskningen nämndens inriktningsdokument, utvärdering av systemet för styrning, uppföljning och kontroll samt riskhantering avseende oegentligheter.

Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendationer till nämnden:

Stadsrevisionen rekommenderar arkivnämnden att säkerställa efterlevnaden av kraven på nämndens inriktningsdokument i enlighet med stadens

riktlinjer.

Stadsrevisionen rekommenderar arkivnämnden att säkerställa att risken för förekomst av oegentligheter alltid är en del av nämndens riskhantering.

Stadsrevisionen rekommenderar arkivnämnden att säkerställa efterlevnad av kraven på utvärdering och bedömning enligt paragraf 24 i stadens riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll.

Vi har i år följt upp dessa rekommendationer genom intervjuer och dokumentstudier.

2.3.1 Iakttagelser

Under 2019 har Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll omarbetats. Enligt den nya riktlinjen behöver inte nämnderna längre anta ett inriktningsdokument.

Vi har tagit del av nämndens internkontrollplan för 2020, antagen 10 december 2019. Av den samlade riskbilden samt internkontrollplanen framgår att

nämnden har hanterat frågan om oegentligheter i sitt riskarbete. I den samlade riskbilden har fyra risker kopplade till oegentligheter tagits upp. En av dessa, risken för missbruk av tillgång till information har tagits upp i årets

internkontrollplan.

(12)

Förvaltningen har inför arbetet med årsrapport 2019 fyllt i Rapport – Utvärdering av systemet för styrning, uppföljning och kontroll i Stratsys.

Rapporten innehåller en sammanfattande bedömning av nämndens arbete inom dessa områden. Rapporten innehåller även en kortfattad beskrivning av styrkor och svagheter i nämndens arbete samt en bedömning av om systemet är effektivt. Rapporten ska ingå som en del i årsrapporten.

2.3.2 Bedömning

Stadsrevisionen bedömer att samtliga tre tidigare rekommendationer kan anses omhändertagna i och med det arbete som bedrivits av nämnden samt den förändrade riktlinjen för styrning, uppföljning och kontroll.

(13)

3 Granskning av räkenskaper och bokslut

Nämnden ansvarar för att räkenskaperna är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning.

Revisorernas uppdrag är att pröva om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning.

Granskningen av räkenskaper och bokslut omfattar följande delar:

• översiktlig granskning av delårsrapport per augusti 2019

• intern kontroll i redovisningsrutiner

• årsbokslut.

Nedan redovisas resultatet av granskningen.

3.1 Översiktlig granskning av delårsrapport

Vi granskar delårsrapporten översiktligt, vilket innebär att granskningen är inriktad på en övergripande analys och inte på detaljer i redovisningen. Det har i vår översiktliga granskning av delårsrapporten per augusti 2019 inte

framkommit några omständigheter som ger oss anledning att anse att delårsrapporten inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med gällande föreskrifter och god redovisningssed.

3.2 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner

Granskningen av nämndens interna kontroll i redovisningsrutiner omfattar följande delar:

• bokslutsprocessen

• löneprocessen

• inköpsprocessen

• intäktsprocessen

• rutin för närståendetransaktioner

3.2.1 Iakttagelser

Resultatet av granskningen redovisas i den lägesrapport som skickades till förvaltningen i februari 2020. Lägesrapporten innehåller revisorernas iakttagelser och bedömning tillsammans med förvaltningens kommentarer.

Revisorernas bedömning innehåller förslag på förbättringsåtgärder som syftar till att stärka den interna kontrollen inom granskade rutiner. Det är därför viktigt

(14)

att förvaltningen ser till att revisorernas förslag till förbättringsåtgärder genomförs i verksamheten.

3.2.2 Bedömning

Stadsrevisionens bedömning är att den interna kontrollen inom de granskade processerna i allt väsentligt är tillfredsställande.

3.2.3 Granskning av årsbokslut

Granskningen av nämndens bokslut för verksamhetsåret 2019 omfattar upprättade resultaträkningar och balansräkningar.

3.2.4 Iakttagelser

Granskningen visar att:

• inrapporterat material är korrekt

• nämnden har följt de bokslutsanvisningar och riktlinjer som Göteborgs Stad gett ut

• inga förhållanden som kan skada förtroendet för verksamheten har uppmärksammats.

Inga väsentliga avvikelser i övrigt förekommer.

3.2.5 Bedömning

Stadsrevisionen bedömer att nämndens årsrapport ger en i alla väsentliga delar rättvisande bild av nämndens finansiella ställning per den 31 december 2019 enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning.

(15)

4 Stadsrevisionens uppdrag   och rapportering

Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen.

Revisorerna är förtroendevalda och utses av kommunfullmäktige. I Göteborg är de totalt 22 stycken. Revisorerna är oberoende och granskar på

kommunfullmäktiges uppdrag, och därigenom indirekt också för medborgarna.

Revisorerna prövar årligen om ledamöterna i kommunstyrelsen och nämnderna fullgör sina uppdrag. Revisorerna uttalar sig årligen om nämndledamöternas ansvar i en revisionsberättelse som lämnas till kommunfullmäktige. Utöver revisionsberättelsen upprättar revisorerna även revisionsredogörelser, en för varje nämnd. I revisionsredogörelsen sammanfattas all granskning som revisorerna har genomfört i  nämnden under året.

Bland de valda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer.

Dessa har ett självständigt uppdrag att granska de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen. I Göteborg utses i regel två lekmannarevisorer för varje bolag.

Revisorerna genomför också särskilda granskningar som i regel rör flera nämnder och bolag. Dessa redovisas löpande under året till kommun- fullmäktige i revisionsrapporter.

Revisorerna tar även varje år fram en årsredogörelse som sammanfattar all den granskning som har gjorts i kommunen under det aktuella året.

Revisorernas rapporter hittar du på www.goteborg.se/stadsrevisionen.

(16)

5 Språkbruk och revisionstermer

Efter genomförd granskning lämna revisorerna ofta rekommendationer till de granskade nämnderna. Rekommendationer lämnas när revisorerna ser brister i verksamheten där revisorerna har bedömt att det finns behov av förbättringar.

Rekommendationernas syfte är ytterst att ge nämnden ett stöd i att utveckla och förbättra verksamheten. Revisorerna följer som regel upp vilka åtgärder som nämnden har genomfört för att följa revisorernas rekommendationer.

Utöver att revisorerna lämnar rekommendationer förekommer det även att revisorerna riktar kritik mot en nämnd. Under vissa speciella omständigheter kan kritik riktas endast mot delar av en nämnd eller mot enskilda ledamöter.

Revisionskritik lämnas när revisorerna ser brister i verksamheten som är av mer allvarlig karaktär och där revisorerna bedömer att nämnden inte har fullgjort sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt.

Revisionskritik ges antingen i form av en erinran eller en anmärkning. En anmärkning är en allvarligare kritik än en erinran. Kritik i form av en anmärkning är reglerad i kommunallagen. Det senare innebär att

kommunfullmäktige måste behandla anmärkningen och besluta om fullmäktige ska ställa sig bakom anmärkningen eller ej. Om revisorerna mot bakgrund av anmärkningen dessutom beslutar att inte tillstyrka ansvarsfrihet, måste fullmäktige även besluta om ansvarsfrihet ska beviljas eller ej.

Revisorerna har tagit fram skriften Nämndledamöters ansvar. I denna har revisorerna utvecklat hur de ser på och bedömer ledamöternas ansvar. Skriften finns tillgänglig på stadsrevisionens hemsida.

(17)

Stadsrevisionen

Postadress: Box 2141, 403 13 Göteborg Besöksadress: Stora Badhusgatan 6

Göteborgs Stads kontaktcenter: 031-365 00 00, kansli: 031-368 07 00 stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se

www.goteborg.se/stadsrevisionen

Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad granskning av verksamhetsåret 2019