4.1. Styrning av verksamhet och ekonomi
Vi har översiktligt granskat styrelsens styrning av verksamhet och ekonomi baserat på efter-levnaden av fullmäktiges riktlinjer i vision, ägardirektiv samt kommunallagen.
4.1.1. Iakttagelser
I nedan tabell sammanställs våra iakttagelser utifrån respektive kontrollpunkt.
Kontrollpunkt Iakttagelse Kommentar Styrning av verksamhet Beslutat om en
verksamhets-plan.
Styrelsen har i december 2019 beslutat att fastställa en verksamhetsplan för Stads-hus verksamhet 2020.
Beslutat om verksamhetsmål ut-ifrån fullmäktiges övergripande mål.
Verksamhetsplanen utgår från av kom-munfullmäktige fastställda övergripande mål. Stadshus har två bolagsspecifika mål i verksamhetsplanen varav ett mål är för verksamheten. Det är följande mål:
- Tillse att alla nödvändiga styrdokument finns och är aktuella för koncernen (VD-in-struktion och arbetsordning för styrel-serna).
Vidare har bolaget inriktningar för verk-samheten i ägardirektiven, se nedan.
Beslutat om indikatorer med målvärden för att mäta målupp-fyllelsen.
Måluppfyllelsen för bolagets verksamhets-mål går att mäta genom att det antingen är genomfört eller inte. Angivet målvärde i verksamhetsplan är att 100% av nödvän-diga styrdokument ska vara upprättade och aktuella.
Styrning av ekonomi Beslutat om budget för bolagets
verksamhet
I december 2019 har styrelsen fastställt en budget omfattande en kostnad på 100 tkr.
Bolaget har inga intäkter.
Beslutat om mål för ekonomin som är förenliga med de ekono-miska kraven i ägardirektiven.
I bolagets verksamhetsplan har styrelsen satt följande mål för ekonomin:
- Optimal skattesituation för bolagskoncer-nen (andel av omsättning i koncerbolagskoncer-nen ska vara 50%).
Vidare har bolaget ekonomiska mål i ägar-direktiven, se nedan.
= ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
Mål i ägardirektiv
Vid årsstämman i april 2020 har bolagsstämman fastställt ägardirektiven. I ägardirektiven har bolaget följande direktiv för verksamhetens inriktning:
7 Lycksele Stadshus AB ska:
fastställa och meddela ägardirektiv till dotterbolagen
kontinuerligt genomföra ägardialoger
följa upp dotterbolagens verksamheter
Den ekonomiska målsättningen för Lycksele Stadshus AB, är att klara koncernens ekonomi utan tillskott från ägaren.
4.2. Uppföljning och måluppfyllelse
Vi har översiktligt granskat styrelsens uppföljning och måluppfyllelse. Granskningen utgår från kommunallagen, kommunens företagspolicy, ägardirektiv och riktlinjer i visionen. Styrel-sens måluppfyllelse utgår från styrelStyrel-sens mätbara indikatorer och målvärden.
4.2.1. Iakttagelser
I nedan tabell har vi sammanställt våra iakttagelser utifrån respektive kontrollpunkt.
Kontrollpunkt Iakttagelse Kommentar
Uppföljning av verksamhet och ekonomi Styrelsen har följt upp verksamhet
och ekonomi löpande.
Styrelsen har utöver årsredovis-ningen följt upp koncernens eko-nomi och verksamhet i en delårs-rapport per augusti.
Enligt bolagets arbetsordning och VD-instruktion ska ekonomin även följas upp i en tertialrapport för tertial 1, men så har inte skett.
Kommunens företagspolicy ställer dock bara krav om delårsrapport och årsredovisning.
Styrelsen har följt upp verksamhet och ekonomi i en årsredovisning.
Styrelsen har i mars 2021 fast-ställt årsredovisning för 2020 och lämnat över den till årsstämman.
Stadshus redovisar ett negativt rörelseresultat på 248 tkr. Koncer-nen redovisar ett positivt rörelse-resultat på 5 106 tkr.
I årsredovisningens förvaltnings-berättelse står det att bolaget un-der året verkat för en samlad led-ning och styrled-ning av koncernen, bland annat genom att meddela ägardirektiv till övriga bolag inom koncernen.
8 Vidare har styrelsen följt upp bo-lagets verksamhetsplan för 2020.
Måluppfyllelse Styrelsens mål för verksamheten är
uppfyllda.
I förvaltningsberättelsen gör bola-get en egen bedömning om att bolaget arbetat utifrån samt upp-fyllt ägardirektiven.
Vi har inte i vår granskning hittat något som tyder på motsatsen.
Se ytterligare beskrivning nedan.
Styrelsens mål för ekonomin är upp-fyllda
Koncernen redovisar ett positivt rörelseresultat på 5 106 tkr, dock har Djurparken mottagit ett driftbi-drag på 2 mnkr från kommunen.
Det ekonomiska målet i ägardi-rektiven anses därför inte vara uppfyllt.
Vidare uppnås inte målvärdet för en optimal skattesituation.
Vi noterar även att Stadshus för år 2021 erhållit ett ägartillskott om 5 mnkr som Stadshus i sin tur oavkortat tillfört som ägartillskott till Lycksele Djurpark AB.
Styrelsen har vidtagit åtgärder vid prognos om missad måluppfyllelse i koncernen (verksamhet och eko-nomi)
I samband med delårsrapport per augusti har Lycksele djurpark an-sökt om ett driftbidrag på 4 mnkr pga. att pandemin inneburit be-tydligt färre besökare och bolaget redovisar ett underskott på 2,8 mnkr till och med sista augusti.
Stadshus beslutade att ge VD i uppdrag att utreda olika alternativ och har vid ett extra styrelsemöte i oktober beslutat att lämna 1,25 mnkr i koncernbidrag. Vidare slutade Stadshus styrelse att be-vaka Djurparkens ekonomi. Djur-parken blev även beviljade driftbi-drag på 2 mnkr av kommunstyrel-sen.
Stadshus har i mars 2021 gått igenom djurparkens redogörelse för en handlingsplan för en eko-nomi i balans.
9
= ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
Måluppfyllelse för verksamheten
Lycksele Stadshus AB måluppfyllelse för mål i ägardirektiven:
Fastställa och meddela ägardirektiv till dotterbolagen: Vi kan via Stadshus protokoll styrka att stadshus fastställt och meddelat ägardirektiv till dotterbolagen.
Kontinuerligt genomföra ägardialoger: Stadshus har varit delaktiga i ägarsamråd med dotterbolagen och representanter från kommunstyrelsen.
Följa upp dotterbolagens verksamheter: Detta har främst skett via delårsrapport och årsredovisning.
Även mål i verksamhetsplanen är uppfyllt enligt uppföljning av verksamhetsplan (mål att alla nödvändiga styrdokument finns och är aktuella).
Måluppfyllelse för ekonomi
Stadshus ekonomiska mål i ägardirektiven är att klara koncernens ekonomi utan tillskott från ägaren. Koncernen redovisar ett positivt rörelseresultat på 5 106 tkr, dock har Djurparken mottagit ett driftbidrag på 2 mnkr från kommunen. Det ekonomiska målet i ägardirektiven an-ses därför inte vara uppfyllt. Vidare noterar vi att Stadshus för år 2021 erhållit ett ägartillskott om 5 mnkr som Stadshus i sin tur oavkortat tillfört som ägartillskott till Lycksele djurpark AB.
Skattesituationen har optimerats, dock uppnås inte målnivån i verksamhetsplanen. Målnivån var 0,5 men koncernen uppnår ett värde på 0,3. Det beror på att Tillväxtverket har särskilda finansiella krav på bolag som använt sig av stöd för korttidsarbete, vilket Lycksele flygplats har gjort.
4.3. Intern kontroll
4.3.1. Iakttagelser
Vi har översiktligt granskat styrelsens arbete med intern kontroll utifrån fullmäktiges riktlinjer för intern kontroll.
Kontrollpunkt iakttagelse Kommentar
Internkontrollplan Styrelsen har gjort en riskbedömning
(inventering, värdering och åtgärder)
Stadshus genomförda riskbedöm-ning ligger som bilaga till intern-kontrollplan. Riskerna kopplade till olika processer är bedömda ef-ter sannolikhet och konsekvens.
Tre olika risker har beaktats i ana-lysen.
Beslutat om en internkontrollplan uti-från riskbedömningen, senast de-cember året före.
I december 2019 har styrelsen fastställt internkontrollplanen uti-från genomförd riskbedömning.
Beslutad internkontrollplan inne-håller två kontroller
Internkontrollplanen ska innehålla:
- Rutin/system
10 - Risk
- Kontrollmoment - Kontrollmetod - Kontrollansvar
- Vem kontrollen utförs av - Frekvens
- Uppföljning
Internkontrollplanen innehåller de delar som fullmäktiges internkon-trollreglemente specificerar.
Uppföljning och resultat av internkontrollplan Styrelsen har följt upp resultatet av
utförda kontroller i internkontrollplan.
Styrelsen har följt upp internkon-trollplan i samband med delårs-rapport och årsredovisning.
Resultatet från utförda kontroller le-ver upp till kraven
Vid uppföljningen av resultatet rapporteras inga större avvikelser.
Internkontrollplanen anses vara uppfylld enligt protokoll.
Styrelsen har vidtagit/utreder åtgär-der vid eventuell avvikelse
En företagspolicy har tagits fram för att minska risken att dotterbo-lagen inte följer de styrande doku-menten.
= ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
11