Granskningsredogörelse 2020 Genomförd på uppdrag av revisorerna April 2021
Lycksele kommun
Grundläggande granskning av
Lycksele Stadshus AB 2020
1
Innehåll
1. Sammanfattning ... 2
2. Inledning ... 3
2.1. Bakgrund och syfte... 3
2.2. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning ... 3
2.3. Revisionskriterier ... 3
2.4. Genomförande ... 4
3. Kommunens styrmodell ... 5
4. Granskningsresultat ... 6
4.1. Styrning av verksamhet och ekonomi ... 6
4.2. Uppföljning och måluppfyllelse ... 7
4.3. Intern kontroll ... 9
5. Sammanfattande bedömning ...11
Bilaga 1: Källförteckning ...13
2
1. Sammanfattning
Lekmannarevisorn ska, enligt aktiebolagslagens 10 kap. 3 § granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bola- gets interna kontroll är tillräcklig. Denna grundläggande granskning är en del av den årliga granskningen.
Enligt God revisionssed är den grundläggande granskningen inriktad på att översiktligt be- döma måluppfyllelsen samt om bolagets styrelse har en tillräcklig styrning och kontroll för att leva upp till mål, beslut och föreskrifter. Granskningen har till sin omfattning varit av översiktlig karaktär.
I vår översiktliga granskning har vi inte hittat några väsentliga brister i Lycksele Stadshus styr- ning och kontroll av verksamhet och ekonomi. Vi bedömer därmed att styrelsens styrning och kontroll av verksamhet och ekonomi i allt väsentligt är tillräcklig.
Vi bedömer att styrelsen inte når måluppfyllelse för ekonomin eftersom ekonomiskt mål i ägar- direktiven inte är uppfyllt. Måluppfyllelsen för verksamheten bedömer vi i allt väsentligt som god.
För vår sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 5.
3
2. Inledning
2.1. Bakgrund och syfte
Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de lekmannarevisorer som utsetts i företag enligt kommunallagens 10 kap. 2–6 §§, även verksamheten i de juridiska personerna.
Lekmannarevisorn ska, enligt aktiebolagslagens 10 kap. 3 § granska om bolagets verksam- het sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig.
Enligt God revisionssed 2018 ska den grundläggande granskningen innehålla:
Granskning av måluppfyllelse.
Granskning av styrning och intern kontroll.
Granskningen är inriktad på att översiktligt bedöma måluppfyllelsen samt om styrelsen har en tillräcklig styrning och kontroll för att leva upp till mål, beslut och föreskrifter.
Granskningen har sin utgångspunkt i God revisionssed, samt risker som framkommit i reviso- rernas risk- och väsentlighetsanalys 2020.
2.2. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning
Syftet med granskningen är att ge lekmannarevisorn underlag till sin granskningsrapport ge- nom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revis- ionssed. Den grundläggande granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor:
Har styrelsen en tillräcklig styrning av verksamhet och ekonomi?
Når styrelsen måluppfyllelse för verksamhet och ekonomi?
Har styrelsen en tillräcklig kontroll över verksamhet och ekonomi?
Granskningen avser Lycksele Stadshus AB I tid avgränsas granskningen huvudsakligen till verksamhetsår 2020.
2.3. Revisionskriterier
Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångs- punkt för analys, bedömningar och slutsatser. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning.
I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av:
Kommunallagen
God revisionssed 2018
4
Aktiebolagslagen
Bolagsordning
Ägardirektiv
Företagspolicy
2.4. Genomförande
Granskningen har genomförts genom löpande insamling av information som styrker styrel- sens styrning och kontroll (tex. styrelseprotokoll, mål- och budgetdokument, ekonomi- och verksamhetsrapporter, tertialrapporter, bokslut).
5
3. Kommunens styrmodell
Kommunfullmäktige har i juni 2019 fastställt Vision och kommunövergripande mål för 2020.
De övergripande målen bygger på de 17 globala mål som återfinns i Agenda 2030. Kommu- nens övergripande mål består av tre fokusområden. Målen pekar ut riktning och fokusområ- den. För varje mål finns beslutade indikatorer för att mäta måluppfyllelsen.
Se kommunens övergripande mål nedan.
Figur 1: Kommunövergripande mål i Vision och mål 2020.
Styrelser och nämnder ansvarar för att bedriva verksamheten i enlighet med ovan mål och upprätta en verksamhetsplan och budget. Måluppfyllnaden ska redovisas till fullmäktige i samband med delårsrapport och årsredovisning.
Av fullmäktige fastställt internkontrollreglemente (reviderat 2018) reglerar hur styrelse och nämnder ska säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Styrelse och nämnder ska inför varje verksamhetsår genomföra en riskanalys för olika processer utifrån sannolikhet och konse- kvens. Utifrån riskanalysen ska respektive styrelse och nämnd anta en internkontrollplan som innehåller följande delar:
• Rutin/system
• Risk
• Kontrollmoment
• Kontrollmetod
• Kontrollansvar
• Vem kontrollen utförs av
• Frekvens
• Uppföljning
Uppföljning av kontroller ska ske löpande och resultatet ska rapporteras i delårsrapport och årsredovisningen.
6
4. Granskningsresultat
4.1. Styrning av verksamhet och ekonomi
Vi har översiktligt granskat styrelsens styrning av verksamhet och ekonomi baserat på efter- levnaden av fullmäktiges riktlinjer i vision, ägardirektiv samt kommunallagen.
4.1.1. Iakttagelser
I nedan tabell sammanställs våra iakttagelser utifrån respektive kontrollpunkt.
Kontrollpunkt Iakttagelse Kommentar Styrning av verksamhet Beslutat om en verksamhets-
plan.
Styrelsen har i december 2019 beslutat att fastställa en verksamhetsplan för Stads- hus verksamhet 2020.
Beslutat om verksamhetsmål ut- ifrån fullmäktiges övergripande mål.
Verksamhetsplanen utgår från av kom- munfullmäktige fastställda övergripande mål. Stadshus har två bolagsspecifika mål i verksamhetsplanen varav ett mål är för verksamheten. Det är följande mål:
- Tillse att alla nödvändiga styrdokument finns och är aktuella för koncernen (VD-in- struktion och arbetsordning för styrel- serna).
Vidare har bolaget inriktningar för verk- samheten i ägardirektiven, se nedan.
Beslutat om indikatorer med målvärden för att mäta målupp- fyllelsen.
Måluppfyllelsen för bolagets verksamhets- mål går att mäta genom att det antingen är genomfört eller inte. Angivet målvärde i verksamhetsplan är att 100% av nödvän- diga styrdokument ska vara upprättade och aktuella.
Styrning av ekonomi Beslutat om budget för bolagets
verksamhet
I december 2019 har styrelsen fastställt en budget omfattande en kostnad på 100 tkr.
Bolaget har inga intäkter.
Beslutat om mål för ekonomin som är förenliga med de ekono- miska kraven i ägardirektiven.
I bolagets verksamhetsplan har styrelsen satt följande mål för ekonomin:
- Optimal skattesituation för bolagskoncer- nen (andel av omsättning i koncernen ska vara 50%).
Vidare har bolaget ekonomiska mål i ägar- direktiven, se nedan.
= ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
Mål i ägardirektiv
Vid årsstämman i april 2020 har bolagsstämman fastställt ägardirektiven. I ägardirektiven har bolaget följande direktiv för verksamhetens inriktning:
7 Lycksele Stadshus AB ska:
fastställa och meddela ägardirektiv till dotterbolagen
kontinuerligt genomföra ägardialoger
följa upp dotterbolagens verksamheter
Den ekonomiska målsättningen för Lycksele Stadshus AB, är att klara koncernens ekonomi utan tillskott från ägaren.
4.2. Uppföljning och måluppfyllelse
Vi har översiktligt granskat styrelsens uppföljning och måluppfyllelse. Granskningen utgår från kommunallagen, kommunens företagspolicy, ägardirektiv och riktlinjer i visionen. Styrel- sens måluppfyllelse utgår från styrelsens mätbara indikatorer och målvärden.
4.2.1. Iakttagelser
I nedan tabell har vi sammanställt våra iakttagelser utifrån respektive kontrollpunkt.
Kontrollpunkt Iakttagelse Kommentar
Uppföljning av verksamhet och ekonomi Styrelsen har följt upp verksamhet
och ekonomi löpande.
Styrelsen har utöver årsredovis- ningen följt upp koncernens eko- nomi och verksamhet i en delårs- rapport per augusti.
Enligt bolagets arbetsordning och VD-instruktion ska ekonomin även följas upp i en tertialrapport för tertial 1, men så har inte skett.
Kommunens företagspolicy ställer dock bara krav om delårsrapport och årsredovisning.
Styrelsen har följt upp verksamhet och ekonomi i en årsredovisning.
Styrelsen har i mars 2021 fast- ställt årsredovisning för 2020 och lämnat över den till årsstämman.
Stadshus redovisar ett negativt rörelseresultat på 248 tkr. Koncer- nen redovisar ett positivt rörelse- resultat på 5 106 tkr.
I årsredovisningens förvaltnings- berättelse står det att bolaget un- der året verkat för en samlad led- ning och styrning av koncernen, bland annat genom att meddela ägardirektiv till övriga bolag inom koncernen.
8 Vidare har styrelsen följt upp bo- lagets verksamhetsplan för 2020.
Måluppfyllelse Styrelsens mål för verksamheten är
uppfyllda.
I förvaltningsberättelsen gör bola- get en egen bedömning om att bolaget arbetat utifrån samt upp- fyllt ägardirektiven.
Vi har inte i vår granskning hittat något som tyder på motsatsen.
Se ytterligare beskrivning nedan.
Styrelsens mål för ekonomin är upp- fyllda
Koncernen redovisar ett positivt rörelseresultat på 5 106 tkr, dock har Djurparken mottagit ett driftbi- drag på 2 mnkr från kommunen.
Det ekonomiska målet i ägardi- rektiven anses därför inte vara uppfyllt.
Vidare uppnås inte målvärdet för en optimal skattesituation.
Vi noterar även att Stadshus för år 2021 erhållit ett ägartillskott om 5 mnkr som Stadshus i sin tur oavkortat tillfört som ägartillskott till Lycksele Djurpark AB.
Styrelsen har vidtagit åtgärder vid prognos om missad måluppfyllelse i koncernen (verksamhet och eko- nomi)
I samband med delårsrapport per augusti har Lycksele djurpark an- sökt om ett driftbidrag på 4 mnkr pga. att pandemin inneburit be- tydligt färre besökare och bolaget redovisar ett underskott på 2,8 mnkr till och med sista augusti.
Stadshus beslutade att ge VD i uppdrag att utreda olika alternativ och har vid ett extra styrelsemöte i oktober beslutat att lämna 1,25 mnkr i koncernbidrag. Vidare be- slutade Stadshus styrelse att be- vaka Djurparkens ekonomi. Djur- parken blev även beviljade driftbi- drag på 2 mnkr av kommunstyrel- sen.
Stadshus har i mars 2021 gått igenom djurparkens redogörelse för en handlingsplan för en eko- nomi i balans.
9
= ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
Måluppfyllelse för verksamheten
Lycksele Stadshus AB måluppfyllelse för mål i ägardirektiven:
Fastställa och meddela ägardirektiv till dotterbolagen: Vi kan via Stadshus protokoll styrka att stadshus fastställt och meddelat ägardirektiv till dotterbolagen.
Kontinuerligt genomföra ägardialoger: Stadshus har varit delaktiga i ägarsamråd med dotterbolagen och representanter från kommunstyrelsen.
Följa upp dotterbolagens verksamheter: Detta har främst skett via delårsrapport och årsredovisning.
Även mål i verksamhetsplanen är uppfyllt enligt uppföljning av verksamhetsplan (mål att alla nödvändiga styrdokument finns och är aktuella).
Måluppfyllelse för ekonomi
Stadshus ekonomiska mål i ägardirektiven är att klara koncernens ekonomi utan tillskott från ägaren. Koncernen redovisar ett positivt rörelseresultat på 5 106 tkr, dock har Djurparken mottagit ett driftbidrag på 2 mnkr från kommunen. Det ekonomiska målet i ägardirektiven an- ses därför inte vara uppfyllt. Vidare noterar vi att Stadshus för år 2021 erhållit ett ägartillskott om 5 mnkr som Stadshus i sin tur oavkortat tillfört som ägartillskott till Lycksele djurpark AB.
Skattesituationen har optimerats, dock uppnås inte målnivån i verksamhetsplanen. Målnivån var 0,5 men koncernen uppnår ett värde på 0,3. Det beror på att Tillväxtverket har särskilda finansiella krav på bolag som använt sig av stöd för korttidsarbete, vilket Lycksele flygplats har gjort.
4.3. Intern kontroll
4.3.1. Iakttagelser
Vi har översiktligt granskat styrelsens arbete med intern kontroll utifrån fullmäktiges riktlinjer för intern kontroll.
Kontrollpunkt iakttagelse Kommentar
Internkontrollplan Styrelsen har gjort en riskbedömning
(inventering, värdering och åtgärder)
Stadshus genomförda riskbedöm- ning ligger som bilaga till intern- kontrollplan. Riskerna kopplade till olika processer är bedömda ef- ter sannolikhet och konsekvens.
Tre olika risker har beaktats i ana- lysen.
Beslutat om en internkontrollplan uti- från riskbedömningen, senast de- cember året före.
I december 2019 har styrelsen fastställt internkontrollplanen uti- från genomförd riskbedömning.
Beslutad internkontrollplan inne- håller två kontroller
Internkontrollplanen ska innehålla:
- Rutin/system
10 - Risk
- Kontrollmoment - Kontrollmetod - Kontrollansvar
- Vem kontrollen utförs av - Frekvens
- Uppföljning
Internkontrollplanen innehåller de delar som fullmäktiges internkon- trollreglemente specificerar.
Uppföljning och resultat av internkontrollplan Styrelsen har följt upp resultatet av
utförda kontroller i internkontrollplan.
Styrelsen har följt upp internkon- trollplan i samband med delårs- rapport och årsredovisning.
Resultatet från utförda kontroller le- ver upp till kraven
Vid uppföljningen av resultatet rapporteras inga större avvikelser.
Internkontrollplanen anses vara uppfylld enligt protokoll.
Styrelsen har vidtagit/utreder åtgär- der vid eventuell avvikelse
En företagspolicy har tagits fram för att minska risken att dotterbo- lagen inte följer de styrande doku- menten.
= ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
11
5. Sammanfattande bedömning
I vår översiktliga granskning har vi inte hittat några väsentliga brister i Lycksele Stadshus styr- ning och kontroll av verksamhet och ekonomi. Vi bedömer därmed att styrelsens styrning och kontroll av verksamhet och ekonomi i allt väsentligt är tillräcklig.
Vi bedömer att styrelsen inte når måluppfyllelse för ekonomin eftersom ekonomiskt mål i ägar- direktiven inte är uppfyllt. Måluppfyllelsen för verksamheten bedömer vi i allt väsentligt som god.
Vår bedömning grundar sig på följande:
Revisionsfråga Bedömning
Har styrelsen en tillräcklig styrning av verksamhet och ekonomi?
Vi bedömer att styrelsen i allt väsentligt har en tillräcklig styrning av verksamhet och ekonomi.
Styrelsen har i allt väsentligt följt riktlinjer i vision och ägar- direktiv gällande styrning av verksamhet och ekonomi. Sty- relsen har fastställt en verksamhetsplan och budget för år 2020.
Når styrelsen måluppfyllelse för verksamhet och ekonomi?
Vi bedömer att styrelsen i allt väsentligt når måluppfyllelse för verksamheten. Vi bedömer dock att styrelsen inte uppnår måluppfyllelse för ekonomin.
Vi grundar bedömningen på att Stadshus i allt väsentligt uppfyllt de inriktningar för verksamheten som anges i ägar- direktiven. Dock har inte mål om att klara koncernens eko- nomi utan tillskott från ägaren uppfyllts då Lycksele Djur- park mottagit ett driftbidrag på 2 mnkr. Vidare uppnås inte målvärdet för Stadshus ekonomiska mål i verksamhetspla- nen (optimal skattesituation).
Har styrelsen en tillräcklig kontroll över verksamhet och ekonomi?
Vi bedömer att styrelsen i stort har en tillräcklig kontroll över verksamhet och ekonomi.
Vi grundar bedömningen på att styrelsen följt upp ekonomi och verksamhet i enlighet med företagspolicy. Dock sak- nas den tertialrapport som ska upprättas enligt Stadshus egen arbetsordning och VD-instruktion. Vidare har styrel- sen beslutat om en internkontrollplan och följt upp resulta- tet.
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi styrelsen att:
Följ löpande dotterbolagens ekonomi för att vid behov vidta åtgärder i tid.
Följ upp ekonomin i en tertialrapport i enlighet med arbetsordning och VD-instruktion.
Inte tillräcklig Delvis tillräcklig Tillräcklig
Inte tillräcklig Delvis tillräcklig Tillräcklig
Inte tillräcklig Delvis tillräcklig Tillräcklig
12 Lycksele 6 april 2021
David Larsson PerÅke Brunström
Revisionskonsult, EY Certifierad kommunal yrkesrevisor, EY
13 Bilaga 1: Källförteckning
Dokument:
Årsredovisning 2020
Styrelseprotokoll 2020 – 2021 (mars)
Stadshus budget 2020
Internkontrollplan 2020
Uppföljning internkontrollplan 2020 (augusti resp. december)
Minnesanteckningar ägarsamråd
Stadshus koncernrapport delår 2020
Verksamhetsplan 2020
Uppföljning verksamhetsplan 2020
Ägardirektiv
Bolagsordning
Arbetsordning och VD-instruktion
