HSBs arbetsprocess med de mobila enheterna 61

Figur  4.15  HSB  arbetsprocess  vid  ett  rutinuppdrag,  del  1  

1. Loggar in i GoldPen Direct och påbörjar arbetspass

Arbetsprocessen med de mobila enheterna tar sin start när serviceteknikern loggar in i

applikationen GoldPen Direct. Inloggningen sker genom att trycka på applikationsikonen och därefter fylla i sitt användarnamn. Det behövs alltså inget lösenord för att komma in i

applikationen och för att komma åt arbetsorderna. Det betyder att vem som helst som kommer över den mobila enheten kan komma in i applikationen och se en arbetsorder och

informationen i denna. Varför det inte finns något lösenord är enligt Matatalampi på grund av att detta ansågs vara ett irritationsmoment och ett extra steg för att komma åt sina uppgifter. Han menar vidare att detta är bra ur användningsperspektiv men inte alls bra om scenariot ovan sker och enheten hamnar i fel händer.

1. Loggar in i GoldPen Direct och påbörjar

arbetspass

3. Synkroniserar GoldPen Direct

4. Väljer arbetsorder

5. Färdas till platsen för arbetsorder 6. Fyller i starttid för arbetsorder i Goldpen Direct 7. Påbörjar arbetsorder 8. Slutför arbetsorder 9. Arbetsorder parkeras Nej 2. Väljer att synkronisera Goldpen Direct Ja Nej

2. Väljer att synkronisera GoldPen Direct

Det är upp till varje servicetekniker att bestämma när de vill synkronisera GoldPen Direct. Ju fler gånger man synkroniserar under en dag desto snabbare utbyts informationen mellan de mobila enheterna och affärssystemet vilket bland annat betyder snabbare fakturering och snabbare service för kunden då serviceteknikern även erhåller nya uppdrag vid en

synkronisering. Enligt Gällerdal synkroniserar han sin enhet ungefär tio gånger varje dag. Väljer serviceteknikern att synkronisera GoldPen Direct fortsätter arbetsprocessen vidare, väljer denne att inte synkronisera utför densamma inte steg tre vilken är synkroniseringen utan utför därmed direkt steg fyra vilket är att välja en arbetsorder.

3 Synkroniserar GoldPen Direct

Om serviceteknikerna tycker att det är lämpligt synkroniserar densamma GoldPen Direct i detta arbetssteg. Här byts informationen ut mellan GoldPen Direct i den mobila enheten med affärssystemet Stamford Hero.

4. Väljer arbetsorder

Vidare väljer serviceteknikern en arbetsorder som denne tycker är lämplig. Vad valet baseras på menar Gällerdal exempelvis kan bero på vart arbetsordern ska utföras. Ifall serviceteknikern är osäker på vart arbetsordern ska utföras finns det en GPS-funktion i GoldPen Direct. Möjligheten finns att trycka på en jordglob som finns i systemet och därmed få upp adressen på en karta som i sin tur är kopplad till Google Maps.

5. Färdas till platsen för arbetsorder

När serviceteknikern valt en arbetsorder behöver densamma färdas till platsen som arbetsordern ska utföras på. Själva färden kan ske på olika sätt och det beror på var serviceteknikern är lokaliserad när denne väljer arbetsordern. Är denne redan i närområdet kan serviceteknikern gå eller om platsen för utförandet är längre bort tar denne istället bilen.

6. Fyller i starttid för arbetsorder i GoldPen Direct

Innan arbetsordern kan påbörjas måste serviceteknikern fylla i data innehållande bland annat starttid för arbetsorder och detta gör denne direkt i mjukvaran GoldPen Direct i den mobila enheten.

7. Påbörjar arbetsorder

När serviceteknikern väl fyllt i starttiden för uppdraget kan arbetsordern påbörjas.

8. Slutför arbetsorder

Kan arbetsordern inte slutföras, exempelvis vid avsaknad av material kan serviceteknikern parkera arbetsordern och därefter välja en ny ledig arbetsorder att arbeta med. Först synkroniserar serviceteknikern dock GoldPen Direct för att byta information med systemen på kontoret om att arbetsorder är parkerad samt erhålla nya arbetsorder som inkommit och registrerats i systemet. Kan serviceteknikern slutföra arbetsordern fortsätter arbetsprocessen som vanligt.

9. Arbetsorder parkeras

Som ovan nämnt parkeras arbetsordern om den inte kan slutföras under arbetspasset. Anledningar till att arbetsordern parkeras kan vara många och ett exempel kan vara att serviceteknikern inte har det material att tillgå som krävs för att genomföra arbetsordern, om så är fallet beställer serviceteknikern i detta skede material.

Figur  4.16  HSBs  arbetsprocess  vid  ett  rutinuppdrag,  del  2  

10. Matar in information om arbetsorder i GoldPen Direct

När en servicetekniker kan avsluta arbetsordern under arbetspasset matar densamma in den information som krävs för att slutföra den. Detta görs när arbetsordern är utförd. Information som matas in är enligt Gällerdal bland annat åtgärder, materialkostnader och tidsåtgång.

11. Lämnar lapp om utförd arbetsorder och eventuellt skickar sms om mobiltelefonnummer finns

Något som serviceteknikerna enligt Gällerdal alltid gör är att lämna en lapp hos den kund som fått serviceärendet utfört. Finns ett telefonnummer knutet till kunden och arbetsordern skickas

16. Arbetspass slut 12. Arbetsorder klar 13. Fyller i sluttid för arbetsorder i GoldPen Direct 10.Matar in information om arbetsorder i GoldPen Direct 17. Loggar ut från GoldPen Direct 11. Lämnar lapp om utförd arbetsorder och eventuellt

skickar sms om mobiltelefonnummer finns

8. Slutför

arbetsorder 4. Väljer ledig arbetsorder

15. Synkroniserar GoldPen Direct 14. Väljer att synkronisera Goldpen Direct Nej Ja Ja Nej Ja

även ett sms ut till personen i fråga. Detta är något som Gällerdal anser har blivit vanligare och vanligare.

12. Arbetsorder klar

När kunden har blivit meddelad om den utförda arbetsordern och när all information har matats in betraktas den som klar.

13. Fyller i sluttid för arbetsorder i GoldPen Direct

Serviceteknikern fyller efter arbetsorderns slut i sluttiden för detsamma och likt starttiden dokumenteras även detta i mjukvaran GoldPen Direct i den mobila enheten.

14. Väljer att synkronisera GoldPen Direct

Likt tidigare i arbetsprocessen står även denna gång serviceteknikern i valet om en synkronisering ska ske för att skicka iväg den bearbetade arbetsordern samt informationen som registrerats i arbetsordern.

15. Synkroniserar GoldPen Direct

Därefter synkroniserar serviceteknikern sin mobila enhet för att skicka iväg den bearbetade arbetsordern till kontoret.

16. Arbetspass slut

Om arbetspasset inte är slut ska serviceteknikern välja en ny arbetsorder i GoldPen Direct.

17. Loggar ut från GoldPen Direct

Om arbetspasset istället är slut loggar serviceteknikern ut från GoldPen Direct