8 Analys och diskussion
9.4 Hur kompletterar handlingsbarhet och användbarhet varandra i samma
Handlingsbarhet och användbarhet är begrepp som tangerar varandra, och i många fall överlappar varandra.208 Det beror mycket på vilket perspektiv på användbarhet man använder sig av. Av de användbarhetsperspektiv vi har använt oss av, går ISO-standarden och
användbarhet enligt Allwood, Ottersten och Berndtsson, mycket in på de sociala aspekterna, vilket också gäller handlingsbarhet. Det som handlingsbarhet bidrar med som inget av de användbarhetsperspektiv vi har använt oss av gör, är ett fokus på kommunikationsprocessen och kommunikation mellan användare, medan användbarhetsperspektivet i regel utgår från den enskilde användaren209. I den verksamhetskontext vi har studerat är det viktigt att kunna föra vidare information mellan olika avdelningar, men det är inte alltid fullt personifierat.210 Detta hade vi inte kommit till fram genom att använda oss av enbart användbarhet, eftersom det i första hand rör den enskilde användaren. Något som handlingsbarhet inte lägger stor tonvikt vid är de rent konkreta frågorna som Nielsens perspektiv på användbarhet gör. Användbarhetsperspektivet är således bättre att utgå från om det som är intressant är den enskilde användarens upplevelse av systemet, medan handlingsbarhet är bättre för att se systemet som sådant i verksamhetskontexten. Vi anser dock att dessa perspektiv går väl att använda tillsammans och kan bidra till att man upptäcker saker som man med användning av bara ett perspektiv inte skulle komma fram till.
Böckert och Thulin har i en uppsats211 tagit fram en egen definition av handlingsbarhet för affärssystem. Denna definition innehåller bland annat att systemet och verksamheten ska mötas vid en ömsesidig relationsanpassning, samt att användarna ska vara väl bekanta med systemets möjligheter och begränsningar. Vi anser att dessa modifieringar kan vara behövliga, men att användbarhetsperspektivet ändå kan bidra med aspekter, exempelvis om den enskilde användare, som handlingsbarheten inte gör.
208 Se sida 28 och 29 209 Se sida 19 210 Se sida 64
10 Avslutande reflektioner
I det här kapitlet skriver vi om saker vi har reflekterat över under arbetets gång. Vi skriver också om vad arbetet betyder för oss personligen.
Under vårt arbete har vi insett att det finns många olika sätt att se på system, även inom ett enskilt område som användbarhet. Våra tre användare hade varsin definition av användbarhet, som alla skilde sig från varandra, medan handlingsbarhet är ett så pass nytt område att få människor vet om vad det är och har åsikter om det. Eftersom många system är integrerade med varandra idag tror vi att handlingsbarhet är ett begrepp som kommer att bli mer och mer användbart.
Användare i allmänhet tänker ofta inte i termer om användbarhet och handlingsbarhet. Användarna vi har intervjuat har inte varit vana att tänka på systemet i abstrakta termer, utan besitter en tyst kunskap om systemet. Våra användare var på olika nivå: en superanvändare, en ganska ny användare och en mellananvändare. Även om affärssystemet länkar samman olika moduler och funktioner i verksamheten använder varje användare mestadels en eller ett fåtal moduler i sitt arbete.
Vi anser att man med hjälp av handlingsbarhet och användbarhet kan se vilka spänningar som finns mellan verksamheten i sig och affärssystem och hur dessa skillnader kan jämkas
samman med hjälp av dessa perspektiv. I framtiden kan det vara intressant att göra studier om företag som tagit hänsyn till handlingbarhets- respektive användbarhetsperspektiv när de har valt affärssystem för att se vilken nytta de olika perspektiven ger. Det vore även intressant att göra studier på flera företag för att se hur handlingsbarhet och användbarhet kan vara
fruktbart för olika sorters verksamheter. Det skulle det också vara intressant att göra en studie som liknar denna uppsats men där forskaren samlar in empiriskt material från flera liknande företag.
Under arbetets gång har vi lärt oss mycket om både användbarhet och handlingsbarhet, samt om affärssystem. Det har varit mycket intressant och givande att skriva uppsatsen, och vi har haft turen att kunna få tillgång till ett företag som ställt upp så mycket som de gjort, samtidigt som vi har fått tillgång till MBS Navision. I och med att vi hade möjlighet att komma ut till en intressant verksamhet har vi samtidigt vidgat vår egen förståelse med sådan kunskap som är svår att uppnå genom teoretiska studier. Detta är något som vi tror att vi kommer att ha nytta av i våra fortsatta studier eller i yrkeslivet.
Källor
Tryckta källorAllwood, Carl Martin (1998)
”Människa-datorinteraktion - ett psykologiskt perspektiv” Studentlitteratur, Lund
ISBN: 9144005873
Böckert, Patrik & Thulin, Anders (2005)
”En ansats för att få handlingsbarhet i affärssystem” Magisteruppsats, Linköpings universitet
ISRN LIU-IDA-D20—05/004—SE Davenport, Thomas (1998)
”Putting the Enterprise into the Enterprise System” Harvard Business Review Vol 76 issue 4 Jul/Aug ISSN 0017-8012
Davenport, Thomas (2000)
”Mission Critical – Realizing the promise of Enterprise Systems” Harvard Business School Press, Boston, Massachusetts
ISBN: 0-87584-906-7 Ericsson, Niclas (2006)
”Hett i Öresund – Danska it-företag dammsuger Skåne på personal” ComputerSweden 21 juni 2006 nr 68
Eriksson, Owen, (2000)
”Kommunikationskvalitet hos informationssystem och affärsprocesser” Doktorsavhandling, Linköpings universitet
ISBN: 91-7219-811-7
Frick Katarina, Larsson Per, Perming Mikael (2005)
”Implementering av ett affärssystem ur ett användarperspektiv” Kandidatuppsats, Lunds universitet
Gulliksen, Jan & Göransson, Bengt (2002) ”Användarcentrerad systemdesign” Lund: Studentlitteratur
ISBN: 9144020295 ISO 9241-11 (1998)
”Ergonomic requirements for office work with visual display terminals (VDTs) -- Part 11: Guidance on usability”
ISO 9126-1 (1991)
”Software engineering -- Product quality -- Part 1: Quality model” International Organization for Standardization, Geneve
Lundahl Ulf & Skärvad Per-Hugo (1999)
”Utredningsmetodik för samhällsvetare och ekonomer” Lund: Studentlitteratur
ISBN: 9144010036 Nielsen, Jakob (1993) ”Usability Engineering” Academic press, Boston ISBN 1-12-518406-9
Patel Runa & Davidson Pål (2003)
”Forskningsmetodikens grunder. Att planera, genomföra och rapportera en undersökning” Studentlitteratur, Lund
ISBN: 9144022883 Repstad Pål (1999)
”Närhet och distans – kvalitativa metoder i samhällsvetenskap” Studentlitteratur, Lund
ISBN: 9144010206 Svenning Conny (1999) ”Metodboken”
Lorentz förlag, Eslöv ISBN: 91-972961-3-9 Thurén Torsten (2004)
”Vetenskapsteori för nybörjare” Liber AB, Stockholm
ISBN: 91-47-04807-7
Elektroniska källor
Bertram, Sara, Larsson, Runa, Persson, Maria (2003) ”Kunskapsspridning i kunskapsföretag”
http://www.fek.lu.se/supp/supp_download.asp?EB_iid={CBFFB5F5-EF15-462A-9358- 8AD845DBD559}&id=1061&filename=FEK-00011250.pdf
Hämtat 2006-04-27
Kandidatuppsats, Lunds universitet
Cronholm, Stefan & Goldkuhl, Göran (2005)
”Handlingsbara IT-system – design och utvärdering” http://www.vits.org/publikationer/dokument/545.pdf Hämtat 2006-04-29
Forskningsnätverket VITS
Cronholm, Stefan & Goldkuhl, Göran (2002)
”Actable information systems- Quality ideals put into practice” http://www.vits.org/publikationer/dokument/245.pdf
Hämtat 2006-04-29 Forskningsnätverket VITS
Presenterad vid Eleventh Conference On Information Systems (ISD 2002). 12-14 september, Riga, Lettland
Data Research DPU AB (2005)
“Användarnas ranking av Mellanstora Affärssystem – ERP” http://www.dpu.se Hämtat 2006-04-18 Gunnarsson, Ronny (2002) ”Vetenskapsteori” http://www.infovoice.se/fou/bok/10000025.htm Hämtat 2006-04-15
Avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa / Allmänmedicin, Göteborgs Universitet Horrigan, Timothy (2005)
”Tim Horrigan’s Navision Page”
http://timothyhorrigan.com/navision.html Hämtat 2006-04-27
Certified Navision Financials programmer INVIDGruppen AB, ”INVID Public” http://www.invid.se/templates/Page.aspx?id=2213” Hämtad 2006-05-11 HTC Sweden AB (2006a) ”HTC-Sweden AB – Slipsystem” http://www.htc-sweden.com/sv/grinding/” Hämtad 2006-05-11 HTC Sweden AB (2006b) ”HTC-Sweden AB – Maskiner” http://www.htc-sweden.com/sv/grinding/machines/ Hämtat 2006-05-11 HTC Sweden AB, (2006c) ”HTC-Sweden AB – Städsystem” http://www.htc-sweden.com/sv/janitorial/ Hämtat 2006-05-11 HTC Sweden AB (2006d) ”HTC-Sweden AB – Information” http://www.htc-sweden.com/sv/company/ Hämtat 2006-05-11
Hörte, Sven-Åke (1999)
”Hur kan man ge struktur åt rapporter och uppsatser” http://www.ies.luth.se/org/Rapporter/AR9824.pdf Åtkomst 2006-04-28
Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap, Luleå tekniska universitet Löwgren, Jonas (1995)
”Perspectives on Usability”
http://www.ida.liu.se/~aslab/groups/um/publications/R-95-23.PDF Hämtat: 2006-06-19
IDA Technical Report ISSN-0281-4250 Microsoft (2003)
”Nyheter – MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS – NAVISION 4.0” http://download.microsoft.com/download/b/9/2/b92e8729-5c4e-4878-aa4d- 378c34ff97a5/Nyheter_Microsoft%20Navision_4.0.pdf
Hämtat 2006-05-09 Microsoft (2004)
”MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS – NAVISION”
http://download.microsoft.com/download/b/9/2/b92e8729-5c4e-4878-aa4d- 378c34ff97a5/Microsoft_Navision_generellt.pdf
Hämtat 2006-05-09 Microsoft (2006)
”Microsoft Dynamics NAV”
http://www.microsoft.com/sverige/dynamics/nav/production.mspx Hämtat 2006-05-09
Nielsen, Jakob (1990)
”Traditional Dialogue Design Applied to Modern User Interfaces” http://portal.acm.org/citation.cfm?id=84559&dl=ACM&coll=portal Hämtat 2006-06-19
Communications of the ACM 33, 10 Oktober 1990 ISSN: 0001-0782
Nyström, Maria (2002) ”Hermeneutik”
http://www.infovoice.se/fou/bok/kvalmet/10000012.htm Uppdaterat 2002-01-05
Avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa / Allmänmedicin, Göteborgs universitet Sjöström Jonas & Goldkuhl Göran (2003),
”The semiotics of user interfaces – a socio-pragmatic perspective” http://www.vits.org/publikationer/dokument/337.pdf
Hämtat 2006-05-01 Publicerat 2003
Forskningsnätverket VITS
Bilaga
Intervjufrågor
Allmänna frågor
Kan du/ni berätta vem/vilka du/ni är?
Vad har du/ni för utbildning innan du/ni började här?
Vad har du/ni för arbetslivserfarenhet innan du/ni började här? Vad har du/ni för arbetsuppgifter?
Kan du/ni beskriva vad din/er avdelning jobbar med?
Verksamhetsfrågor
Hur utfördes arbetet innan affärssystemet infördes?
Vad gjorde att ni bestämde er för at införskaffa ett affärssystem? Vad använder du/ni för moduler som finns att tillgå i Navision? Tycker du/ni att det saknas något i affärssystemet?
Vad anser du/ni att affärssystemet tillför i ert dagliga arbete?
Vilka är de styrkor som du upplever främst finns i användning av affärssystemet? Vilka är de svagheter som du upplever främst finns i användning av affärssystemet? Den "Best practice" som finns att i Navision hur väl har den fungerat för er verksamhet? Har ni anpassat affärssystemet på något sett efter era behov?
Vad för sorts anpassningar har ni utfört och i så fall varför?
Kan du/ni beskriva arbetsrutinerna för den funktion i affärssystemet som du/ni använder dig/ni av?
Är det möjligt att flera användare kan arbeta med samma modul i affärssystemet och i så fall hur?
Handlingsbarhetsfrågor
Tycker du/ni att affärssystemets funktioner ger en tydlig och god feedback? Vilken sorts feedback får du från systemet? (Tydlig feedback)
Om ni utfört en handling i IT-systemet framgår då det via affärssystemet att resultatet av den utförda handlingen? (Tydlig feedback)
Visar affärssystemet via uppdatering av bildskärmen när du/ni navigerar i IT-systemet (Tydlig feedback)
När du/ni jobbar med affärssystemet står det då någon rubrik som visar var ni befinner er i IT- systemet? (Tydlig feedback)
Är det möjligt att via fördefinierade fält i affärssystemet säga det som ni vill genom IT- systemet? (Tillgodose kommunikationsbehov)
Anser du/ni att det är enkelt att kunna förstå vad som kan göras genom IT-systemet? (Tydlig handlingsrepertoar)
Framgår det tydligt på skärmen vilka handlingar som är möjliga att göra just då? (Tydlig handlingsrepertoar)
Framgår det i affärssystemet tydligt vad olika handlingsalternativ innebär till exempel registrera order? (Tydlig handlingsrepertoar)
Finns det möjlighet att via affärssystemet utföra läs-, uppdaterings eller registreringshandlingar? (Tydlig handlingsrepertoar)
Är det möjligt att via affärssystemet se vem om är ansvarig för en handling som har utförts? (Personifiering)
kunna kommunicera med den personen utanför IT-systemet? (Personifiering)
Är det möjligt att på ett enkelt sätt via affärssystemet ta reda på vad som har utförts tidigare? (Tydlig och lättåtkomligt handlingsminne)
Är det lätt för dig/ni att förstå konsekvenserna av de utförda och föreslagna handlingarna hos affärssystemet? (Handlingstransparent)
Är det lätt för dig/ni att avgöra om en handling som du utför via affärssystemet verkligen utförs av IT-systemet? (Handlingstransparent)
Är det lätt för dig/ni att förstå använda begrepp i systemet? (Känd och begriplig vokabulär) Om det uppstår tvekan om vad systemet menar med vissa uttryck, finns det möjlighet i affärssystemet att få tillgång till information om vad begreppen innebär och hur dessa är relaterade till handlingar som kan utföras genom IT-systemet? (Känd och begriplig vokabulär) Är det lätt för dig/ni att kunna få full förståelse angående vad olika meddelanden betyder? (Intentionellt tydligt)
Anser du att du/ni via affärssystemet får ett bra stöd för att kunna utföra handlingar både genom som utanför IT-systemet? (Handlingsstödjande)
Den information som du/ni får genom affärssystemet anser du att den är på ett enkelt sätt kan tolkas så att den kan stödja ditt arbete? (Handlingsstödjande)
Är den information som du/ni behöver ha tillgång till lättillgänglig via affärssystemet? (Handlingsstödjande)
Tycker du/ni att det framgår på ett tydligt sätt via affärssystemet hur och i vilken ordning olika handlingar skall utföras? (Handlingsstödjande)
Är det enkelt att ta sig till önskad plats i affärssystemet? (Lättnavigerbart)
Ger affärssystemet möjlighet för dig/er att avgöra var i navigeringen i IT-systemet ni befinner er? (Lättnavigerbart)
Finns det olika typer av navigeringsmöjligheter i affärssystemet? (Lättnavigerbart) Finns det möjlighet att använda sig av kortkommandon för att utföra en handling i affärssystemet? (Lättnavigerbart)
Användbarhetsfrågor
Vilken är din/er definition på användbarhet om du/ni hör det ordet? Är språkbruket i affärssystemet lättförståeligt?
Innehåller affärssystemet den information du/ni behöver?
Ger affärssystemet bekräftelse på de handlingar som du/ni utför?
Är det möjligt att finna den information som du/ni väntar dig/er finna i affärssystemet? Anser du/ni att den information som finns i IT-systemet är aktuell?
Anser du/ni att den utformningen grafiskt av affärssystemet underlättar din/er användning av IT-systemet?
Är det lätt att förflytta sig och hitta rätt i affärssystemet enligt dig/er?
Anser du/ni att du upplever en tillfredsställelse av att använda affärssystemet?
Anser du/ni att du/ni kan utföra uppgifter på ett bättre sätt via IT-systemet än manuellt? Finns det möjlighet i affärssystemet att ångra de fel som uppstår via användning av IT- systemet?
Anser du/ni att när du utför en viss uppgift att affärssystemet kan ta för lång tid på sig att utföra den uppgiften?
Är systemet konsekvent?
Vad anser du/ni om affärssystemets grafiska design och dess färger?
Tycker du/ni att affärssystemet är anpassat och välutvecklat för den verksamhet som HTC Sweden bedriver?
Avslutande frågor
Finns det något material av värde för vårt arbete förutom det material som finns att tillgå via er information från er hemsida?
5DSSRUWW\S Report category Licentiatavhandling Examensarbete C-uppsats D-uppsats Övrig rapport 6SUnN Language Svenska/Swedish Engelska/English 7LWHO Title )|UIDWWDUH Author 6DPPDQIDWWQLQJ Abstract ,6%1 ,651 LIU-IDA-C--06/009--SE 6HULHWLWHORFKVHULHQXPPHU ,661
Title of series, numbering
1\FNHORUG Keywords 85/I|UHOHNWURQLVNYHUVLRQ ; Division, department Institutionen för datavetenskap Department of Computer and Information Science
Handlingsbarhet och användbarhet i ett affärssystem hos ett medelstort tillverkande företag
Kerstin Bergström, Martin Carlswärd
Fler och fler företag använder sig idag av så kallade affärssystem. Affärssystem är ofta standardiserade IT-system som tillhandahåller funktioner i form av moduler, för alla eller de flesta av verksamhetens olika delar. För företagen innebär affärssystem att verksamheten ofta måste anpassa sig till systemet istället för tvärtom som med
skräddarsydda system.
Användbarhet handlar om hur användbart användare upplever att ett system är. Det finns flera olika definitioner på användbarhet, som fokuserar på olika saker. Det gemensamma för de olika användbarhetsperspektiven är att de fokuserar på den enskilde användarens interaktion med systemet. Handlingsbarhet är däremot ett nytt perspektiv på IT-system, framtaget av Stefan Cronholm och Göran Goldkuhl vid Linköpings universitet. Handlingsbarhet lägger tyngdpunkten på den kommunikativa avsikten hos handlingar såväl inom som utanför systemet.
Vi har utfört intervjuer och observationer av MBS Navision i drift på HTC Sweden AB, ett medelstort tillverkande företag. Vår empiri har vi sedan analyserat för att komma fram till hur MBS Navision är handlingsbart och användbart i HTC:s verksamhetskontext. Vi vill därmed beskriva till hur handlingsbarhet och användbarhet kompletterar varandra i samma verksamhetskontext. Vår slutsats är att både handlingsbarhet och användbarhet är fruktbara för att utvärdera system. Handlingsbarhet bidrar till att utvärderingen fokuserar mer på processer och kommunikationshandlingar, medan användbarhetsperspektivet ger en bild av hur de enskilda användarna upplever IT-systemet.
Handlingsbarhet, användbarhet, affärssystem, Navision, utvärdering, handlingsbarhetskriterier,
2006-11-10 /LQN|SLQJVXQLYHUVLWHW