Här sammanfattas vår intervju med Sabina Torvaldsson. För intervjufrågor, se bilaga 1.
7.2.1 Allmän information om intervjupersonen
Sabina Torvaldsson arbetar som ordermottagare på HTC och har gjort så i ungefär ett år, men har arbetat på företaget i sex år, bland annat som städare och i produktionen. Hon är utbildad gymnasieekonom och har i övrigt blivit lärd på företaget. De moduler hon använder sig av mestadels är försäljning och marknadsföring, men även en del på lager och service. De fördelar hon ser med affärssystemet är att det strukturerar verksamheten och håller koll på att användarna minns saker. Hon har inte arbetat med något annat affärssystem men upplever MBS Navision som enkelt och lätthanterligt.
7.2.2 Handlingsbarhet
Enkelt att förstå vad som ska göras med systemet
Hon tycker att systemet är enkelt och lätt att förstå i allmänhet. Det är lite svårt för henne ibland att analysera systemet i huvudet, eftersom hon inte är van att tänka på det sättet. Hon hittar enkelt det hon behöver och jämför med det gamla systemet, som hon har sett men inte använt. Det var enligt henne ett bökigt system.
Kan ”säga” det man vill genom systemet
Man kan skicka vidare information på till exempel ett kundkort, men om det är mycket
information hamnar det på en rullist, och det är möjligt att den som läser inte kontrollerar hela rullisten om den har bråttom.
Enkelt tar sig till önskad plats i systemet
Sabina Torvaldsson tycker att systemet är lättnavigerat. Det finns kortkommandon, även om hon menar att användarna är lite dåliga på att använda det. Det står alltid överst i fönstret var man befinner sig.
Förstår konsekvenser av föreslagna och utförda handlingar
Hon saknar som tidigare sagt varningstexter för vissa utförda handlingar. Det är en
programmeringsfråga, när programmerarna har tid, menar hon. De har precis bytt över till version 4.0, så det är mycket annat som går före just nu.
Direkt ser att det man försöker göra blev gjort
Feedbacken är god anser hon, på så vis att hon ser till exempel att en order hon har skrivit ligger kvar på skärmen. Följesedlar och fakturor och sådana saker ser hon att det händer genom att det flyttas över till andra system. Hon säger själv att hon litar på att det fungerar. Dock efterlyser hon varningstexter. Om en kund till exempel ligger på förskottsbetalning eller alltid vill att varorna skickas till ett DHL-kontor vore det bra om systemet varnade, så att HTC vet det.
Enkelt får hjälp med att veta vad som har gjorts tidigare
Sabina Torvaldsson tycker det är enkelt att få veta vad som har gjorts tidigare, så länge alla uppgifter är ifyllda. Det finns historik på allt, som bokförda fakturor, utleveranser,
kreditnotor. Där kan man söka med sökrutor, så om alla uppgifter finns är det lätt.
Vet vem som sagt vad
Det kan man i viss mån, men det saknas på vissa ställen. Tidigare hade de så att det gick att få information om vem som har skrivit en order även om det inte hade blivit inskrivet. Men det föll bort och hon vet inte om det kommer att återkomma, även om det vore önskvärt
Förstår använda begrepp
I allmänhet förstår hon de begrepp som används i systemet, och det finns hjälpfunktion om hon inte skulle förstå.
Förstår kommunikativ avsikt med olika meddelanden
De meddelanden som kommer upp om hon gör något fel är ofta av den karaktären att det beskriver problemet för programmeraren, och inte för henne. En del sådana meddelanden har hon lärt sig vad de betyder, men det är ofta saker hon ändå inte kan lösa själv, så då vänder hon sig till dem som kan.
Får ett bra stöd för handlande i verksamheten
Sabina Torvaldsson säger att systemet brukar kunna skapa de rapporter hon behöver, om hon behöver några. Dock finns det en del rapporter hon saknar, men hon säger att det mest är en fråga för HTC:s del, att sätta sig och verkligen programmera in det. Hon tror att sådana funktioner finns i systemet, så att det inte är några problem om HTC gör sin del.
Informationen kan hon lätt tolka så att den stödjer hennes arbete, och om det är något som saknas är det ganska lätt att få dit det. Ju mer man använder systemet, desto mer anpassar man det till sig själv, menar hon.
7.2.3 Användbarhet
Sabinas Torvaldssons definition på användbarhet är att man inte ska behöva någon bok för att förstå det utan man ska kunna knappa sig fram. Hon tycker att man ska ”Slippa läsa på hur mycket som helst”.
7.2.3.1 Feedback
Felmeddelandena är inte alltid formulerade så att hon som användare förstår dem. Dessa felmeddelanden är anpassade till programmeraren, även om hon har lärt sig vad en del av dessa betyder. Dock är det saker som hon inte kan göra själv, utan måste ta hjälp av någon som kan det.
Sabina Torvaldsson tycker som sagt att systemet ger en tillräcklig bekräftelse och feedback. ”det kommer upp väldigt mycket rutor överallt känner jag just nu”. Hon märker bevisligen att sakerna går iväg och kan kontrollera i efterhand, om till exempel en order har gått iväg, för att kunna meddela kunden det.
7.2.3.2 Nytta
Den nytta hon ser med systemet är att det strukturerar och i och med att det är information från många ställen som ska bindas samman skulle det vara svårt utan. Hon måste, när hon sitter med en kund, kunna se lagersaldo och kanske gå in på inköp och se när artiklar kommer in. Det skulle vara svårt om hon var tvungen att ringa alla avdelningar istället för att använda systemet
7.2.3.3 Tilltalande
Den tillfredsställelse hon upplever av att använda systemet är att det är enkelt och gör att hennes jobb funkar.
7.2.3.4 Konsekvent
Enligt Sabina Torvaldsson är systemet konsekvent och ser ut mycket som Outlook. I och med det gör det att om man är van vid det systemet så förstår man väl.
7.2.3.5 Lättnavigerat
Det finns inte alltid möjlighet att ångra de fel som uppstår vid användning. Om man råkar skriva i ett fält man inte borde skriva i kan man ”esc:a” en gång, men så fort man trycker enter så har man bekräftat det som gjorts. Det finns möjlighet till kortkommandon även om hon upplever att användarna är lite dåliga på att använda dem. ”Man gör alltid den smidigaste vägen, som kanske är dum i längden.” Det finns också möjlighet att göra egna genvägar, något som Sabina Torvaldsson har utnyttjat i sitt jobb.
7.2.3.6 Tala användarnas språk
Systemet för inte alltid en enkel dialog med användaren. I felmeddelandena är inte dialogen enkel och naturlig, men i övrigt upplever Sabina Torvaldsson att systemets dialog och att systemet i allmänhet känns lättförståeligt. Hon tycker att systemet använder ett lättförståeligt språk och att systemet är väldigt lätt att använda och att förstå, även om en del meddelanden är för henne oförståeliga.
7.2.3.7 Effektivitet
Systemet är effektiviserande, och hon tycker att systemet är anpassat för verksamheten som de bedriver. Sabina Torvaldsson vänder sig i första hand till leverantören om hon har några frågor, men det finns hjälpavsnitt inom alla delar av systemet.