2.1. Organisation
Verksamhetscheferna har ansvar för att driva utveckling och uppföljning i ett av de tre verksamhetsområdena förskola, grundskola samt gymnasiala och eftergymnasi-ala utbildningar. Vidare har de var för sig olika uppdrag och chefsfunktioner för t.ex. elevhälsan och arbetsmiljöarbetet. Det finns inte någon uppdragsbeskrivning för verksamhetscheferna.
Områdescheferna har sina uppdrag genom uppdragsbeskrivningar. De ska bl.a. leda arbetet i skolområdet med fokus på verksamhetsutveckling och ökad måluppfyl-lelse, vara chef för områdets rektorer samt ansvara för områdets ekonomi och att områdets budget är i balans. Varje områdeschef har en ledningsgrupp bestående av rektorerna och förskolecheferna i området.
Rektorerna har sitt huvudsakliga uppdrag genom de statliga styrdokumenten. För-valtningschefen anser att det statliga uppdraget är tydligt men möjligen behöver kompletteras med en kommunal uppdragsbeskrivning. Enligt förvaltningschefen pågår arbetet med att utveckla fler roll- och uppdragsbeskrivningar
2.2. Resursfördelning
Under 2012 och 2013 har en process pågått för att förändra resursfördelningen till kommuns verksamheter. För barn- och utbildningsnämnden innebär det att resur-serna från och med 2014 kommer att tilldelas utifrån en demografisk modell. Mo-dellen anpassar verksamhetens resurser efter demografiska förändringar och tar inte hänsyn till strukturella faktorer. Modellen omfattar områdena förskola,
fritids-BUN
FC
Områdes-chef Öst
Rektorer Förskolech.
Områdes-chef Väst
Rektorer Förskolech.
3 x verksamhets-chefer
verksamheten, grundskola och gymnasium. Justering sker utifrån känd befolk-ningsprognos. Priset som räknats fram för de olika verksamheterna bygger på sen-ast kända bokslut. Fsen-asta kostnader så som lokaler är borträknade. Justeringar sker årligen utifrån det antal barn/elever som finns i verksamheten samt prognos för de kommande åren. Ambitionsnivåer i övrigt och eventuella särskilda behov måste tas i särskilda politiska beslut.
Barn- och utbildningsnämndens interna resursfördelning utgår från en målsättning med 7,7 barn lärare per 100 elever från förskoleklass till årskurs 6 samt 8,3 lärare per 100 elever för årskurserna 7-9. Utöver den grundläggande tilldelningen kan skolorna få extra tilldelning i antal tjänster för skolor under 50 elever och under 100 elever, för sociala bakgrundsfaktorer, modersmålsundervisning, förberedelseklass, och studiehandledning på modersmål. I systemet redovisas tilldelningen i antal lärare vilket multipliceras med lärarnas faktiska löner. Målsättningsnivån för antal lärare per hundra elever och nivåerna för den extra tilldelningen har vuxit fram un-der de senaste åren och utgör en praxis. Det finns inga politiska beslut om resurs-fördelningssystemet eller viktningen av de olika faktorerna i det.
Resursfördelningen sker på skolnivå för att därefter allokeras på områdesnivå. Där-efter fördelar områdescheferna resurserna genom beslut om budgeten för respek-tive skola. I den fördelningen kan det ske avvikelser från den fördelning till skolorna som skett utifrån resursfördelningssystemet. Rektorerna anser att de till viss del kan påverka sin enhets budget. Områdescheferna brukar reservera resurser på om-rådesnivå för att kunna hantera oförutsedda händelser och rikta extra resurser vid behov. Förvaltningschef, rektorer och områdeschefer anser att denna modell gör det möjligt att ytterligare anpassa resursfördelningen efter elevernas behov.
2.3. Rektors pedagogiska ledarskap
Rektorerna anser att de är tillgängliga för personalen genom närvaro på skolorna och genom att vara möjlig att kontakta via telefon eller mejl. Lärarna delar denna uppfattning men anser även att rektorerna för de mindre skolorna inte är där till-räckligt mycket.
Rektorer och lärare anser att rektor leder de gemensamma mötena på skolan. Det handlar om de veckovisa konferenserna, vissa ämnesträffar, arbetsplatsträffar och liknande möten. Rektorer och lärare anser att det är rektor som fattar beslut inom ramen för dessa möten. Strukturen på och omfattningen av mötena varierar mellan skolorna. Variationen är framför allt mellan små och stora skolor. På de större sko-lorna förekommer att arbetslagen och ämnesgrupperna leder sina egna möten då det genomförs flera möten parallellt och rektor kan bara leda ett av dessa. Lärarna anser att mötestiderna till stor del handlar om kortsiktiga frågeställningar av mer akut karaktär. Det finns mindre tid till att diskutera långsiktig utveckling av verk-samheten och för utbyte av erfarenheter. Lärarna anser vidare att mötena har för-ändrats från att ha fokus på information till att det finns mer utrymme för samtal och diskussion. Det förekommer att vissa möten genomförs tillsammans med andra skolor. Det gäller framför allt skolorna med få elever. Skolan som vid gransknings-tillfället inte har en ordinarie rektor avviker från de övriga skolorna i fråga om antal mötestillfällen, som är färre, och rektors närvaro, som är lägre.
Rektorer och lärare anser att rektorerna gör sporadiska klassrumsbesök men utan systematik. Lärarna anser att dessa besök är viktiga men saknar samtidigt åter-koppling från besöken. Lärarna anser vidare att besöken inte får bli för många.
Rektorerna anser att de leder det systematiska kvalitetsarbetet på sina respektive enheter. Detta sker på de olika möten som veckovis och månadsvis genomförs med personalen. Formerna för arbetet, i vilka sammanhang och hur personalen involve-ras varierar mellan skolorna. Vidare anser rektorerna att de har ett bra stöd från områdescheferna och verksamhetscheferna vad gäller uppföljning och utvärdering av verksamheten. De har även ett bra stöd i det webbaserade system som kommu-nen har köpt in för att hantera elevernas individuella utvecklingsplaner, skriftliga omdömen och åtgärdsprogram. Rektorer och lärare anser att lärarnas engagemang i det systematiska kvalitetsarbetet varierar.
Rektorerna anser att de får stöd i sitt pedagogiska ledarskap från kollegor och sin områdeschef. Områdescheferna lyfter samtal och diskussion om pedagogiskt ledar-skap i sina ledningsgrupper.
2.4. Förutsättningar att fullgöra sitt uppdrag
2.4.1. Rektor
Ansvarsfördelningen mellan områdeschef, rektor och verksamhetschef är enligt förvaltningschefen och rektorerna tydlig.
Rektorerna anser att de får stöd från förvaltningen, områdescheferna och lokal per-sonal inom flera områden som t.ex. administration, ekonomi, perper-sonalärenden, skoljuridik, lokaler och arbetsmiljö. Förvaltningsledningen anser att de på olika sätt avlastar rektorerna genom att stödja dem genom samordningsinsatser och
kvalitetssäkring. Vidare har rektorerna en möjlighet att få stöd från verksamhets-cheferna i enskilda ärenden t.ex. vid anmälningar till Skolinspektionen.
Två gånger per år genomförs en enkät som riktar sig till elever, personal och föräld-rar. Enkäten tar upp flera områden som t.ex. trygghet och studiero och personalens trivsel. Enkätresultaten sammanställs och analyseras på övergripande nivå men även på områdes- och enhetsnivå och utgör enligt rektorerna ett viktigt material för att leda verksamheten.
Rektorerna anser att de har goda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag genom det stöd det får från personalen och förvaltningen.
2.4.2. Lärare
Barn- och utbildningsnämnden beslutade den 25 april 2012 om en vision; Skolut-veckling för barn och elever i Vimmerby 2012-2014. I den anges bl.a. lärarna som en viktig faktor för att utveckla verksamheten i enlighet med visionen.
På några skolor genomförs stödundervisning inom ramen för åtgärdsprogram un-der lärarnas planeringstid vilket ger mindre tid till planering och efterarbete. Lärar-na har skapat dessa lösningar för att kunLärar-na ge eleverLärar-na stöd och rektor accepterar lösningen genom att besluta om åtgärdsprogrammet.
Generellt anser lärarna att tiden för erfarenhetsutbyte och möjligheten till åter-koppling är begränsad eller inte finns alls. Lärarna efterfrågar mer återåter-koppling utöver de årliga medarbetar- och lönesamtalen från både rektor och sina kollegor.
Under de senaste åren har mycket tid lagts på de reformer som skolan har genom-gått vilket tagit tid från lokal utveckling och utbyte. På de mindre skolorna före-kommer att lärarna utför arbetsuppgifter som de anser inte ligger i deras uppdrag.
Det handlar om att låsa upp och låsa skolan på morgon och kväll samt sköta post-hämtning. Vidare är lärarna rast- och korridorvakter vilket enligt lärarna tar mycket tid i relation till den totala tillgängliga tiden på en liten skola med få lärare.
Det webbaserade systemet för dokumentation av elevernas studieresultat har sedan den infördes underlättat lärarnas arbete på vissa skolor och på andra skolor inte förändrat lärarnas arbetssituation. Några lärare anser att systemet sparar tid då allt material finns samlat på ett ställe och är tillgängligt för flera samtidigt. Andra lärare anser att systemet är svårt att arbeta med och att det kräver ytterligare implemente-ring och utbildning i framför allt vilka ord och begrepp som ska användas. Ett pro-blem som återkommer i flera intervjuer är de bristande internetuppkopplingarna vilket gör att lärarna inte kan arbeta i det webbaserade systemet.
Förvaltningen arbetar med att kartlägga lärarnas behörighet och vilka ämnen de undervisar i. Kartläggningen visar än så länge att det finns skolor där lärarna un-dervisar i ämnen som de inte är behöriga i. Rektorerna anser att de vid rekrytering-ar endast ska anställa behöriga lärrekrytering-are. Det finns även, enligt rektorerna, möjlighet för personalen att fortbilda sig för att uppnå behörighet.
2.4.3. Kompetensutveckling
Resurser och ansvar för kompetensutveckling ligger på varje område och enhet.
Lärarna anser att den centrala förvaltningen ordnar eller erbjuder endast begrän-sade satsningar som t.ex. utbildning i likabehandling och mot kränkande behand-ling. Förvaltningsledningen anser att de har erbjudit övergripande satsningar som t.ex. PIM (Praktiskt IT- och mediekompetens), språket lyfter samt naturvetenskap och teknik för alla. Det finns även möjlighet för lärarna att delta i annan kompe-tensutveckling efter godkännande av rektor. Det varierar mellan skolorna hur kom-petensutvecklingen arrangeras och hur stor del läraren respektive skolan bekostar.
De fackliga organisationerna och arbetsgivaren har kommit överens om att lärare som uppfyller kraven för att studera på lärarlyftet II ska kunna få tidskompensation för att studera på sin fritid. Rektor bedömer om kompetensutvecklingen behövs ur verksamhetens perspektiv. Medarbetaren ska vara tillsvidareanställd och ha varit anställd i kommunen i minst två år.
2.4.4. Arbetsmiljö
Kommunen har en övergripande arbetsmiljöpolicy som anger hur nämnderna ska bedriva arbetsmiljöarbetet. Med policyn som grund har nämnden beslutat om ett arbetsmiljöprogram. Programmet anger bl.a. ansvarsfördelning och hur verksam-heten ska följas upp. Arbetsmiljöarbetet bedrivs på samtliga enheter och rapporte-ring och uppföljning sker framför allt inom ramen för den fackliga samverkan.
Nämnden ska enligt planen få rapportering genom att ta del av
samverkansproto-kollen. Ansvarig tjänsteman för arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen anser att arbetet har struktur och det fungerar enligt planerna. Det sker ingen regelbunden och tydlig redovisningen till nämnden av arbetsmiljöarbetet.
Intern kontrollplanen behandlar också arbetsmiljöarbetet. I planen anges när olika moment inom arbetsmiljöarbetet ska genomföras och till vem det ska rapporteras.
Intern kontroll planen beslutas av nämnden och nämnden får uppföljning på att verksamheten har genomfört planen enligt beslutet.
Kommunen har under hösten 2012 köpt ett system för att hantera personalens sjuk-skrivningar och rehabilitering. Rektorer och områdeschefer har fått utbildning för att kunna använda programmet. I programmet dokumenteras processen vid sjuk-skrivning av personal. Systemet signalerar till ansvarig chef när rehabiliteringsar-betet ska inledas. Det finns ett enhetligt stödmaterial som ska användas vid plane-ring av rehabiliteplane-ringsprocessen. Den sjukskrivnes närmaste chef är ansvarig för sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen i de delar som arbetsgivaren ska sköta.
Det är även närmast chefen som ska använda kommunens system och dokumentat-ionen i det samma. Det finns en kontaktperson på personalkontoret som arbetar 50
% av heltid med att stödja förvaltningen med rekryteringsfrågor och rehabilitering.
Personen hjälper cheferna vid behov men följer även upp sjukskrivningar och reha-biliteringsprocesser månadsvis för att påminna cheferna om sitt ansvar.
I intervjuerna med lärarna framgår att det inte längre finns några riktade övergri-pande personalvårdssatsningar som t.ex. friskvårdsbidrag till träningskort eller fruktkorgar.
2.5. Nämndens uppföljning av elevernas och en-heternas resultat och förutsättningar
I nämndens vision anges utgångspunkterna för verksamheten och de långsiktiga målen. Vidare anges att ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas i samtliga verksamheter och de olika verksamheterna ska under rektors/förskolechefens led-ning formulera egna mål, nyckeltal och målnivåer. Verksamhetsplaner som beskri-ver vägen till målen ska årligen tas fram i alla beskri-verksamheter. I visionen anges vilka kommunövergripande mätningar som ska genomföras och följas upp.
Förvaltningsledningen anser att det finns ett systematiskt kvalitetsarbete på en-hetsnivå och på övergripande nivå i form av verksamhetsplaner och årsredovisning-ar. Vidare anger visionen olika mätningar som ska genomföras för att följa utveckl-ingen av verksamheten i förhållande till visionen. Resultaten från enkäterna med elever, personal och föräldrar rapporteras till nämnden. Förvaltningsledningen an-ser att visionen är det gällande politiska styrdokumentet. Förvaltningschefen och områdeschefen anser att mätningarna genomförs enligt visionen och redovisas till nämnden. Det utgörs av bl.a. betygsresultat och resultaten på de nationella proven.
I juni 2013 kommer en närmare rapportering till nämnden av elevernas resultat i nationella proven årskurs 3 samt betygen i årskurs 6,9 och år 3 i gymnasiet.
Förvaltningen och rektorerna anser att förutsättningarna för verksamheten redovi-sas genom resursfördelningssystemet samt enheternas årsredovisningar och
verk-samhetsplaner. Det genomförs även verksamhetsbesök där politiker och tjänstemän årligen besöker verksamheterna var för sig. Tjänstemännen rapporterar sina iaktta-gelser till nämnden i en skriftlig rapport.
Presidiet anser att uppföljningen och analyserna av resultaten på enhetsnivå kom-mer för sent till nämnden. Förseningen försvårar nämndens möjligheter att styra och leda verksamheten. Det har under det senaste året förts en diskussion mellan förvaltningsledning och nämnden om hur uppföljning och rapportering ska bedri-vas.
I intervjuerna framgår att det finns material för redovisning och uppföljning på en-hetsnivå genom bl.a. det webbaserade systemet för dokumentation av elevresultaten och genom de enkäter som genomförs under året. Användningen och analyserna av materialet varierar mellan enheterna.