Införandeprojekt
För att komma igång med samordnad varudistribu-tion krävs ett antal åtgärder för att säkerställa ett bra genomförande:
• Strategiskt beslut om införande av samordnad varudistribution. Beslutet bör innefatta mål och omfattning samt ansvar.
• Detaljerad projektplanering inklusive välplane-rade och kontinuerliga informationsinsatser. • Införandet bör organiseras som ett
tidsbegrän-sat projekt med en särskild projektorganitidsbegrän-sation samt en projektbudget och tidplan.
• Omfattande förberedelser behöver genomföras, dels genom information och förankring bland de personalgrupper som berörs av projektet, dels för anpassning och förnyelse av administrativa system.
• Förberedelserna inkluderar även kontakter med berörda leverantörer samt successivt nya ram-avtalsupphandlingar allt eftersom gällande avtal löper ut.
• Om den samordnade varudistributionen ska skötas i extern regi måste upphandling av trans-portföretag genomföras.
• Ytterligare en viktig faktor, speciellt vid införan-det av samordningen, är tillgång till kundservi-cefunktion som kan svara på frågor och förklara vad som sker.
• En rutinbeskrivning bör tas fram av hur beställ-ning, order, leverans och fakturering ska skö-tas mellan kommunen, varuleverantörerna och eventuell upphandlad transportör.
Projektorganisation
Enligt Miljöstyrningsrådet (rapport 2008:E2) visar erfarenheter från framgångsrika införandeprojekt av samordnad varudistribution att det är viktigt att tillräckliga resurser avsätts under projekttiden. De resurskrävande momenten uppstår framför allt när alla berörda parter i organisationen ska ”utbildas” i ett nytt sätt att tänka och arbeta. Först och främst behövs en eldsjäl som brinner för pro-jektet och driver det framåt. Utöver en engagerad projektledare behövs logistiker, kommunikatör,
upphandlingskompetens och ekonomikompetens. Efter projekttiden är det däremot fullt tillräck-ligt att avtalet förvaltas av en person. För en fram-gångsrik fortsättning av projektet krävs dock att förvaltningsorganisationen klargörs redan vid projektstart. Uppgiften blir då att följa projektet och att successivt ta över driftarbetet när projek-tet närmar sig slutfasen.
Det har också visat sig att om utvecklingen av projektet ska kunna drivas långsiktigt och med kraft så krävs ett tidigt engagemang från politikerna.
Införandeprojektet föreslås ledas av en styr-grupp. Styrgruppens sammansättning bör spegla en förankring i kommunledningen.
Eftersom införande av samordnad varudistri-bution är en stor och arbetskrävande förändring för kommunen behöver en särskild personell resurs (projektledare) tillsättas under genomförande-perioden, som beräknas pågå under minst två år (se nedan preliminär tidplan). Projektledaren ska i samråd med berörda intressenter ansvara för framtagande av kravspecifikation, vilken kommer att ligga till grund för ett förfrågningsunderlag. Upphandlingsenheten utser ansvarig upphand-lare som bistår projektledaren med upphandlings-relaterade frågor.
Figur 4.6: Föreslagen projektorganisation vid införande av samordnad varudistribution.
För att styra och övervaka det operativa arbe-tet i projekarbe-tet bör en projektgrupp inrättas under styrgruppen. Projektgruppen kan förslagsvis ha samma sammansättning som under förstudien, kompletterad med ansvarig upphandlare. Projekt-gruppen leds av projektledaren.
Efter genomförandeperioden övergår den sam-ordnade varudistributionen i ett förvaltningsskede. Även då kommer kommunen att behöva en per-sonell resurs som håller samman och följer upp
Styrgrupp
Projektledare på heltid
Projektgrupp
Barn-‐ och utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen C4 Teknik
Miljö-‐ och hälsoskyddsförvaltningen Upphandlarkompetens
Referensgrupper
Kostansvariga inom Barn-‐ och utbildningsförvaltningen samt Omsorgs-‐ förvaltningen
Förvaltningschefer Inköpssamordnarna
samordningen från kommunens sida. Denna för-valtningsresurs bör ges en kommunövergripande placering inom kommunorganisationen.
Tidplan
Införandet av samordnad varudistribution bör ske etappvis. Som tidigare beskrivits kan en indelning göras i varugrupperna livsmedel, förbrukningsvaror (kontors-, sjukvårdsmaterial) samt sällanköpsvaror. Gruppen livsmedel ställer stora krav på hante-ringsutrustning och fordon medan förbruknings-varorna ofta är enkla att både lagra och transporte-ra. Utmärkande för sällanköpsvarorna är att dessa ofta levereras för sig i små kvantiteter, vilket inne-bär mindre effektiva och relativt dyra transporter.
Detta ger vid handen att den första etappen vid införandet enbart bör omfatta förbrukningsvaror-na, för att därefter följas av livsmedel. Som fram-går av ovan har Halmstads kommun framgångsrikt följt denna ordning.
Förnyade upphandlingar som helt utgår från för-utsättningen att leverantörerna bara behöver leverera till en samlastningscentral bör dock inte genom-föras förrän avtal tecknats med det företag som ska sköta samdistributionen. I annat fall riskerar kom-munen att stå helt utan transportlösning om pro-jektet av någon anledning skulle behöva avbrytas.
I samband med projektstarten bör en tidplan upprättas med följande huvudaktiviteter:
1. Beslut om eventuellt införande 2. Rekrytering av projektledare etc 3. Framtagande av förfrågningsunderlag 4. Annonsering och anbudstid
5. Utvärdering av anbud 6. Tilldelningsbeslut och avtal 7. Förberedelse inför införande
8. Samordnad varudistribution påbörjas 9. Uppföljning
Tidsåtgången från punkt 2 till punkt 8 beräknas ta två år. Lämplig projektstart föreslås till hösten 2011.
Projektbudget
En översiktlig bedömning av den projektbudget som behöver avsättas för att genomföra projektet ligger på en årlig kostnad kring 1,4–1,5 Mkr. I det beloppet innefattas kostnader för en projektledare inklude-rande uppskattad kostnad för kartläggning av leve-ransställen, loggning av samtliga leveranser under en viss period samt framtagande av kravspecifika-tion med mera. Anpassningar mellan kommunens och transportörens administrativa system ska
också täckas av den anvisade budgetramen enligt ovan. Däremot ingår inte den eventuella merkost-nad som kan uppstå innan förnyade upphandling-ar av aktuella ramavtal hupphandling-ar kunnat genomföras. Dock ger den preliminära tidplanen ovan en viss tidsfrist för omförhandling/upphandling av ram-avtal. Tillkommer gör även kostnader för införan-de av e-haninföran-del, som är en förutsättning för anpass-ningar av kommunens administrativa system till ett ändrat arbetssätt.
Som jämförelse kan nämnas att Växjö kommun under hösten 2010 påbörjat samordnad varudis-tribution med en extern transportör. En särskild projektledare engagerades som huvudresurs i pro-jektet. Växjö kommun erhöll EU-bidrag med cirka 1,8 Mkr som delfinansiering av projektledaren un-der två år samt kostnaun-der för att genomföra upp-handling (bland annat konsultinsatser).
Eventuellt finns anledning att närmare under-söka möjligheterna för Kristianstads kommun att få del av miljörelaterade statsbidrag eller EU-bi-drag som delfinansiering av projektkostnaden.
Uppföljning och utvärdering
Uppföljning och utvärdering av projektet är givet-vis av stor betydelse. Detta kräver någon form av utgångsläge som möjliggör jämförelser av typen före – efter. I samband med att förfrågningsun-derlaget tas fram bör därför ett sådant utgångsläge fastställas.
Senare när den samordnade varudistributio-nen inletts behövs kontinuerlig uppföljning, dels av ekonomiska effekter, dels av attityder till pro-jektet både bland leverantörer och beställare (ex-empelvis genom enkäter, användarintervjuer, fält-studier och mätningar). Erfarenheter från tidigare genomförda projekt på olika håll i landet pekar tydligt på att om de medverkande inte är nöjda, så finns en stor risk för att projektet misslyckas.
Av naturliga skäl är det uppstartsperioden som är mest kritisk. Det gäller då både attityder hos be-ställare och den ekonomiska hållbarheten. Det är därför av stor vikt att ha kontroll över att varans pris sjunker så pass mycket att det kompenserar för tillkommande transportkostnaden för den ex-terne transportören.
Övergripande ekonomisk kalkyl
Lönsamheten vid ett införande av samordnad va-rudistribution är svår att kalkylera, eftersom ett antal parametrar påverkar resultatet. Som exem-pel kan nämnas vilka varuområden som ska ingå, hur ofta leveranser ska ske, vilka rabatter som kan uppnås när delar av transportkostnaderna bortfal-ler vid förnyade varuupphandlingar. Allmänt sett ska kostnaden för transporterna vid samordnad varudistribution betalas genom följande:
• Motsvarande rabatter från leverantörerna. • Effektivare transporter/högre fyllnadsgrad i fordonen. Leverantörernas kostnader, som kommuner får betala i form av dolt transportpåslag på varupri-set, ligger i storleksordningen 6–15 procent av varuvärdet, beroende på varuslag (ref Hultgren, 2009 – Falu kommun). Andra studier visar att transportkostnadernas andel av varans pris upp-går till mellan 8 och 12 procent (ref Naturvårdsver-ket, 2006). Med andra ord så måste varupriserna minska i den storleksordningen för att kompen-sera de kostnadsökningar som kommer från den samordnade varudistributionen. För att säker-ställa att detta verkligen blir fallet måste dock två åtgärder till:
1. De ramavtal som ska bli föremål för samord-nad distribution behöver upphandlas på nytt, där det i förfrågningsunderlaget anges att en-bart regelbundna leveranser till samlastnings-centralen behöver beaktas i de offererade va-rupriserna. I avvaktan på ny upphandling kan det bli aktuellt att ta upp förhandlingar med nuvarande varuleverantörer för att om möjligt försöka komma överens om en ”vinstdelning” när leverantörerna inte längre belastas med kostnader för närtransporter.
2. Ett anpassat uppföljningssystem behöver byg-gas upp så att både varu- och transportkostna-derna fördelas ut till de beställande enheter-na, det vill säga de slutliga kostnadsbärarna. Bland annat måste samma identifikationsbe-grepp för leveransadresser, artiklar, order etc användas av både varuleverantörerna, trans-portören och kommunen, så att deras olika informationssystem kan ”tala med varandra”. Samtidigt finns det goda skäl att anta att transport-kostnaderna totalt sett blir lägre vid samordning genom att antalet leveranstillfällen minskar. Såle-des är det troligt att varupriserna inte behöver re-duceras med hela det dolda transportpåslaget för att projektet med samordnad varudistribution ska gå med vinst.
En översiktlig kalkyl bygger på att Kristianstads kommun låter följande varuområden ingå i den samordnade varudistributionen:
• Livsmedel • Kontorsmaterial • Papper och plast • Kemtekniska produkter • Förbandsmaterial
Inom dessa områden uppgår ramavtalsinköpen till cirka 97 Mkr under ett år. Med hänvisning till an-dra samdistributionsprojekt kan det vara möjligt att uppnå en prisminskning med i genomsnitt sju procent när leverantörerna inte längre behöver bekosta distributionen till kommunens olika en-heter (ref Miljöstyrningsrådet, 2008 – Borlänge kommun och Katrineholms kommun). Det skulle i så fall innebära en kostnadssänkning för varuin-köp med cirka 6,8 Mkr per år.
I gengäld så uppstår kostnader för att driva sam-lastningscentralen och distributionsnätet. Dessa kostnader består dels av administrativa merkost-nader, dels av ersättningar till den entreprenör som bedriver distributionsverksamheten åt kom-munen. De administrativa merkostnaderna är så-dana kostnader som direkt sammanhänger med den samordnade varudistributionen, som exem-pelvis beställnings- och faktureringsrutiner samt uppföljning. Det är viktigt att dessa merkostnader hålls nere genom effektiva datastödda rutiner.
Ersättningen till entreprenören/transportören är naturligtvis beroende av en mängd faktorer. Det gäller bland annat konkurrensläget vid upphand-lingen av denna tjänst, uppdragets omfattning, transportsträckor, leveranstider etcetera.
Eftersom den exakta kostnadsbilden framkom-mer först i samband med införandet av samdistri-butionen blir det nödvändigt att tills vidare förlita sig på uppgifter från andra liknande projekt. När-mast till hands ligger då Halmstads kommun som nu bedrivet samordnad distribution på entrepre-nad under några års tid. Därifrån uppges att den årliga ersättningen till entreprenören ligger kring 4,0 Mkr. Enligt ursprungskalkylen hade den kost-naden beräknats till 6,8 Mkr.
Ovanstående kalkylantaganden pekar på att lönsamhet är möjlig, det vill säga sänkta varupri-ser med cirka 6,8 Mkr och ersättning till entrepre-nör/transportör med cirka 4,0 Mkr. Kalkylen vilar dock som framgår ovan på en hel del osäkerhet. Bland dessa kan nämnas att förutsättningarna för samordnad varudistribution i Kristianstads kom-mun kan avvika från Halmstads komkom-mun, till ex-empel genom annan geografisk struktur, annan köksorganisation etc. Ytterligare en osäkerhet rör möjligheterna att de facto uppnå tillräckligt sänk-ta priser på de varor som ingår i samordningen.
Breakeven för ett ekonomiskt lönsamt projekt går vid en genomsnittlig prissänkning på drygt 4 procent under förutsättning att kostnaden för samordningen uppgår till 4 Mkr.
Upphandlingen av den samordnade varudistri-butionen bör därför göras under förutsättning att den av kommunen kalkylerade gränsen för ekono-misk lönsamhet uppnås. I annat fall bör upphand-lingen kunna avbrytas.
Därtill kommer att denna lönsamhet kanske upp-kommer först efter en inkörningsperiod på två till tre år. Under inkörningsperioden måste kom-munen upphandla och implementera nya ram-avtal inom berörda varuområden, för att därmed få fram de sänkta varupriser som är en förutsätt-ning för lönsamhet. Övergångsvis kan det såle-des till och med vara så att projektet kan belastas med en viss ekonomisk olönsamhet på grund av att nuvarande leverantörer inte är beredda att ge kommunen tillräckligt stora rabatter för att man slipper sköta delar av varudistributionen. Detta resonemang grundar sig på erfarenheter från an-dra kommuner som infört samordnad varudist-ribution. I exempelvis Katrineholms kommun så fick kommunen bara en rabatt på två procent av varans pris när samordningsprojektet inleddes. I en senare upphandling justerades dock detta och rabatten blev i stället sju procent (ref WSP Sverige AB, Rapport 2009-01-31).
Därför är det viktigt att kommunen i sina upp-handlingar tydligt klargör att varuleverantörerna inte behöver stå för transportkostnaderna. Ned-anstående tabell 4.3 visar de löptider som gäller inom de ramavtalsområden som kan bli aktuella för samordnad varudistribution. Beträffande va-ruområdena kontorsmaterial, papper och plast samt kemtekniska produkter pågår för närvaran-de gemensam upphandling inom Skåne Nordost. Som synes kan nya upphandlingar som helt utgår från införandet av samdistributionen bli aktuella först om två till tre år.
Ramavtalsområde Löptid t.o.m. Förlängningsoptio-ner utöver löptiden Livsmedel 2012-09-30 1 år
Kontorsmaterial * 2012-05-31 (prel) 1+1+1 år Papper och plast * 2012-05-31 (prel) 1+1+1 år Kemtekniska
produkter * 2012-05-31 (prel) 1+1+1 år Förbandsmaterial 2012-06-30
* Avser planerad löptid i pågående upphandling.
Tabell 4.3: Kristianstads kommuns ramavtal inom de områden som kan bli aktuella för samordnad varudistribution.
Om tabell 4.3 jämförs med tidplanen för införande av samordnad varudistribution i avsnitt Tidplan ovan, så framgår att ett successivt införande möj-liggörs om upphandling av livsmedel görs under förutsättning att leverantörerna enbart ska levere-ra till en samlastningscentlevere-ral inom Kristianstads kommun.