Som vi beskrev i del 3 måste upphandlande organisationer som vill tilldela kontrakt till
“den ekonomiskt mest fördelaktiga offerten” ange gällande urvals- och tilldelningskriterier i sina anbudsförfrågningar. Tabell 7 visar ett exempel på en standardmodell för en öppen anbudsförfrågan, enligt riktlinjerna i europeiska tjänstedirektivet.
Tabell 7: Modell för enskilda anbudsförfrågningar − Öppen upphandling enligt bilaga IIB i tjänstedirektivet
1. Namn, besöksadress, postadress, telefonnummer, telexnummer och faxnummer till upphandlande enhet
2. Servicekategori och beskrivning. CPC referensnummer 3. Leveransställe
4. a) Angivelse om tjänsten endast får utföras av en viss yrkesgrupp enligt gällande lagstiftning eller administrativa regler
c) Angivelse om juridisk person skall ange namn och yrkeskvalifikationer för den personal som skall utföra tjänsterna
5. Angivelse om serviceleverantörer kan ge offert för endast en del av tjänsterna 6. I förekommande fall, angivelse om att avvikelser inte accepteras
7. Tidsgränser för slutförande av tjänster eller servicekontraktets giltighetstid och när det är möjligt sista datum för igångsättning av tjänster
8. a) Namn och adress till det kontor där nödvändiga dokument kan beställas b) I förekommande fall, sista datum för beställning av dessa dokument
c) I förekommande fall, kostnad och betalningsvillkor för att få dessa dokument 9. a) Sista datum för mottagande av offerter
b) Adressen till vilken offerter skall skickas c) På vilket eller vilka språk offerter skall skrivas 10. a) Personer som har rätt att närvara när offerter öppnas
b) Datum, tid och plats för öppnande 11. Eventuella depositioner eller garantier
12. Huvudsakliga villkor för finansiering och betalning och/eller hänvisningar till relevanta villkor 13. I förekommande fall, rättsliga ramar vid gruppering av serviceleverantörer som gemensamt
verkställer kontraktet
14. Information om serviceleverantörens egen ställning samt nödvändiga uppgifter och förfaranden för att göra en bedömning av leverantörens ekonomiska och tekniska standard
15. Hur länge offerter skall gälla
16. Kriterier för urval och tilldelning av kontrakt och när det är möjligt hur kriterierna rangordnas. Kriterier utöver lägsta pris skall nämnas om de inte finns med i kontraktshandlingarna
17. Övrig information
18. Datum för tidigare tillkännagivande i EUs officiella tidning eller hänvisning till att sådan publicering ej har skett
19. Datum för utskick av anbudsförfrågan
20. Datum för mottagande av anbudsförfrågan vid EUs kontor för officiella publikationer
Källa: Riktlinjer för tillämpning av tjänstedirektivet, CEC
Upphandlande enheter som önskar använda ramarna “bästa värde” för att tilldela kontrakt till den ekonomiskt mest fördelaktiga offerten kan hänvisa till denna handbok i sina anbudsförfrågningar.
Man bör ge information om följande punkter:
Uteslutningskriterier: (ange kriterier; se tabell 8 för uteslutningskriterier) Urvalskriterier: (ange kriterier; se tabell 8 för urvalskriterier) Tilldelningskriterier: (ange kriterier; se tabell 8 för tilldelningskriterier)
Information om urvalskriterier:
Högsta poäng som tilldelas
Kvalitet på städpersonal (sammanfatta viktiga kvalitetskriterier för urval) Finansiell och ekonomisk kapacitet (sammanfatta viktiga kvalitetskriterier för urval) Teknisk kapacitet (sammanfatta viktiga kvalitetskriterier för urval)
Information om tilldelningskriterier:
Högsta poäng som tilldelas
Pris (ange antal poäng)
Tekniska meriter (ange antal poäng)
Tekniska meriter bedöms enligt följande:
Ange antal poäng
Ledning (sammanfatta viktiga kvalitetskriterier för tilldelning)
UTESLUTNINGSKRITERIER Tabell 8: Anbudsförfarande
Sökande skall lämna följande:
• Intyg om yrkesregistrering om så krävs enligt gällande lagstiftning i det medlemsland där företaget är registrerat
• Intyg från skattemyndigheten om att sökande inte ligger efter med betalning av sociala avgifter
• Intyg från skattemyndigheten om att sökande har betalat skatt enligt gällande lagstiftning i det land där företaget är registrerat
• Resultaträkning om publicering är obligatorisk enligt gällande lagstiftning eller praxis i det land där företaget är registrerat
• Om det är relevant, intyg om att all teknisk utrustning som skall användas enligt kontraktet uppfyller europeiska standarder och/eller nationell implementering av sådana standarder
URVALSKRITERIER Sökande skall lämna följande:
Finansiell och ekonomisk kapacitet
• Balansräkningar och resultaträkningar för de senaste tre räkenskapsåren om publicering är obligatorisk enligt gällande lagstiftning eller praxis i det land där sökande är registrerad
• Totala omsättning och omsättning för tjänster som liknar de som ingår i anbudsförfrågan, under de senaste tre räkenskapsåren
Teknisk kapacitet bedöms utifrån följande punkter:
• Företagets organisatoriska struktur och kapacitet
• Ledningsansvariges och ledningsteamets allmänna kompetens
• Bestyrkta meriter under de senaste tre åren när det gäller att organisera, utföra och stödja de tjänster som ingår i kontraktet
• Tillgång till nödvändig infrastruktur för att uppfylla de krav som anges i anbudsförfrågan.
• Genomsnittlig personalomsättning per år under de senaste tre åren
• Bevis på kvalitetssäkringssystem i förhållande till företagets säkerhetsfilosofi, personalfilosofi och -praxis samt operativa förstärkning
Kvalitetskriterier för städpersonal:
• Erfarenhet av branschen; erfarenhet inom särskilda områden; omsättning och frånvarofrekvens
• Grundläggande färdigheter; fortbildning och kvalifikationer; utbildning inom särskilda områden;
fortlöpande utbildning; andra relevanta färdigheter; karriärmöjligheter
• Metod för rekrytering och urval
• Lönenivåer och förmåner; relation mellan arbetsgivare och personal; arbetsförhållanden; åtgärder för hälsa och säkerhet; övriga kriterier
TILLDELNINGSKRITERIER
Tilldelning sker på basis av ekonomiskt mest fördelaktiga offert och bedömningen baseras på följande:
• Pris
• En detaljerad beskrivning av hur tjänsterna kommer att organiseras, utföras och stödjas när det gäller kvantitet och kvalitet på personal, reservkapacitet och användning av teknik
• Överensstämmelse med kontraktets mål
Bedömningen är uppdelad i följande kvalitetskriterier:
Ledning / verksamhet
• Ledningsansvariges och ledningsteamets struktur, organisation och kontraktsspecifika know-how
• Städ- och ledningspersonalens färdigheter och erfarenhet
• Tillgänglighet; responstid; hur snabbt åtgärder vidtas
• Metod för arbetsplanering; igångsättning av städning inom företaget; leveransvillkor; reservkapacitet;
allmänna och kundspecifika förfaranden
• Rapportering och kommunikation rörande arbetsplats och kund; respons till särskilda krav
• Support från huvudkontor
• Kvalitetssäkring; kontrollfrekvens; dokumentation av kvalitet; system för kvalitetsförbättring; hur och med vilken frekvens företaget utvärderar kontraktets uppfyllelse
• Övriga kriterier
Kontraktets infrastruktur
• Underhåll och användning av utrustning och material; städning som anpassas till lokalernas särskilda egenskaper; arbetskläder och säkerhetsutrustning
• Produkter och metoder som används; frågor rörande miljö, hälsa och hygien
STEG 6 – Graderingsramar för att avgöra vilken serviceleverantör som