Insamling av dokumentdata

Vi har utöver semistrukturerade intervjuer fått dokument från Statens servicecenter som är relevanta för studien. Yin (2007) beskriver att dokument är relevanta för alla fallstudier. Dokumenten vi har erbjudits är administrativa dokument som innehåller processer, värdeord samt ledarnas betydelse för kulturen hos verksamheterna. Vi har kritiskt granskat dem och varit väl medvetna att de är skapta utifrån ett syfte och målgrupp. Följande dokument har använts i denna studie:

• “Avtal om samverkan i Statens servicecenter”- Statens servicecenter (2018)

• “Ledarskapets betydelse - tonen i toppen”- Statens servicecenter (2020a)

• “Vår värdegrund”- Statens servicecenter (2020b)

Dokumenten har hjälpt till med att skapa en överblick över organisationskulturen hos ett av

företagen och gett oss ännu större förståelse. Vi har använt dessa för att stärka vår empiri ytterligare då de har bekräftat intervjuerna men vi har även kunnat fylla på med sådant som inte tagits upp under intervjuerna. Yin (2007) förklarar att dokuments starka sidor är just det att de omfattar mycket fakta.

Vi har som tidigare nämnt använt dokumenten för att stärka empirin. I åtanke har vi haft det som Yin (2007) beskriver som svaghet med dokument, att de inte är riktiga återgivare av något som ägt rum då de redigerats av olika tjänstemän. Dokumenten har trots detta varit värdefulla för studien då de styrkt vår data. Lika som Yin (2007) nämner är dokuments viktigaste roll, så har dokumenten gett oss specifika detaljer som bekräftat information från våra respondenter. Dokumenten har bekräftat och tillagt information från det vi fått av våra respondenter. Lyckligtvis har dokumenten bekräftat respondenternas svar, och inte bestridit dem, vilket annars kan vara ett problem med dokument menar Yin (2007).

26 3.3 Dataanalys

För att förstå och tolka insamlade data har vi analyserat dem på olika vis. Nedan ges en beskrivning på hur analysen av intervjuer samt analysen av dokument har skett i denna studie.

3.3.1 Analys av intervjuer

För att komplettera de anteckningar som fördes under tiden intervjuerna ägde rum transkriberade vi ljudmaterialet från mobiltelefonen efteråt. Transkriptionen möjliggjorde att vi kunde ta vara på respondenternas egna ordval angående hur de styr med ritualer och språk vid distansarbete. Detta är en anledning till att transkription är så populärt för kvalitativa dataanalyser (Parameswaran, Ozawa-Kirk & Latendresse, 2020). Respondenternas ordval har vi använt som citat för att stärka

reliabiliteten i empirin då Bryman & Bell (2011) nämner att detta kan skapa en återgivning av en del som sagts under intervjun.

Det transkriberade materialet analyserades sedan med kodning, denna analysmetod var att föredra eftersom vi hade mycket material från intervjuerna (Bryman & Bell, 2011). Vid kodningen av intervjumaterialet har vi utgått från återkommande teman som vi sett vid tidigare forskning samt av intervjuerna, för att enkelt kunna jämföra den teoretiska referensramen mot empirin. Detta beskriver Bryman och Bell (2011) som en tematisk analys inom den kvalitativa analysen. Vi valde att inte dela upp teman i ritualer och språk som ingår i vår forskningsfråga utan hittade gemensamma punkter för båda företagen där vi såg att det hade skett en förändring efter införandet av

distansarbete. De gemensamma punkterna handlar dock om förändringar i ritualer och språk. Vi kom fram till följande koder:

• Antal formella möten har ökat

• Ledar-, och informationsmöten

• Informella möten har blivit formella möten

• Fikastunder

• Planerade samtal ledare och medarbetare

• Planerade samtal medarbetare och medarbetare

• Förmedling av värderingar

Kodning är inte problemfritt, utan Bryman och Bell (2011) nämner att ett problem som kan uppstå vid kodning är sammanhanget i vad respondenterna säger kan gå förlorad. Därmed har vi varit

27 noggranna med att gå igenom det inspelade materialet och använt citeringar i vår Empiri/Analys och därmed har sammanhangen blivit tydliga.

3.3.2 Analys av dokument

Granskning och analys av dokument har genomförts genom att utvärdera dokumentens trovärdighet och vem som skapat dem. Yin (2007) poängterar vikten av att förstå dokumentets mål och

upphovsman för att inte granskaren ska bli vilseledd. Analyserna av de administrativa dokumenten har alla haft samma tillvägagångssätt, där endast den information som var lämplig för studien har blivit utplockat.

Analyserna av dokumenten på Statens servicecenters hemsida skedde genom att läsa igenom

informationen och välja ut det som var relevant för studien. Det som ansågs vara relevant var sådant som hade tagits upp på intervjuerna eller som var återkommande begrepp från vår teoretiska

referensram. Det fanns inga svårigheter att läsa igenom alla dokument som vi blev tilldelade för att sedan välja ut de som var lämpliga. De dokument som vi ansåg var lämpliga blev bara tre stycken, därmed behövde vi inte koda dokumenten då det inte blev stor mängd data.

3.4 Källkritik

Vid insamling av tidigare forskning kring organisationskultur har det varit viktigt att vara källkritisk mot de artiklar vi har hittat. I vissa fall har det funnits svårigheter att hitta aktuella artiklar, detta har gjort att vi har behövt använda oss av många äldre artiklar. Att leta ursprungskällan var något vi var noggranna med för att framförallt kunna få mer information om ämnet. Enligt Eriksson (2018) är det viktigt att gå tillbaka till ursprungskällan för att kunna få korrekt information och för att ingen viktig information utesluts. Många av de artiklar vi har använt och läst har refererat till samma artiklar, vilket gör källorna tillförlitliga.

Eriksson (2018) menar att det är viktigt att referenserna är korrekta och äkta. För att med säkerhet veta att artiklarna i vår studie är trovärdiga har vi som tidigare nämnt använt oss av artiklar som är

“peer-reviewed”, dessa artiklar är därmed granskade och godkända av andra forskare.

3.5 Kvalitetskriterier

Bryman och Bell (2011) förklarar tre grundläggande kriterier för bedömning av kvalitativa studier.

Dessa tre kriterier är validitet, reliabilitet och objektivitet. Noble och Smith (2015) beskriver vidare att dessa kriterier behöver uppfyllas då det ökar trovärdigheten på en kvalitativ forskningsmetod.

28 Intern validitet är motsvarigheten till tillförlitlighet och extern validitet kan hänföras till

överförbarhet. Intern validitet skapas när forskaren kan säkerställa att studien har skett i enlighet med reglerna förklarar Bryman och Bell (2011) och att resultatet återspeglar data (Noble & Smith, 2015). Extern validitet handlar om att ha ett djup i studien istället för bredd (Bryman & Bell, 2011).

Kriterierna för intern validitet uppfylls då vi spelade in intervjuerna och lyssnade igenom dessa efteråt samt läste våra anteckningar från intervjuerna. Vi kan med hjälp av detta få fram

respondenternas egna formuleringar och ge en tydlig presentation av respondenternas perspektiv (Noble & Smith, 2015). Genom att skapa intervjufrågor utifrån den teoretiska referensramen har frågorna ett trovärdigt underlag. I denna studie har vi dessutom valt att fokusera på två olika företag då vi ansett att detta kan skapa starkare uppfattningar kring organisationskulturer. Vidare har vi citerat respondenterna vilket följer intern validitets kriterium kring att forskaren ska uppfatta

respondenternas verklighet på rätt sätt. Dokumenten som används i studien har inte har påverkats av forskaren, även detta uppfyller validiteten.

Med hjälp av båda företagen har vi dessutom försökt skapa helhetsförståelse av verksamheterna genom att intervjua ledare i två företag. Vi anser att detta skapar ytterligare fördjupning i studien och därmed följer studien kriteriet för extern validitet.

Både extern-, och intern reliabilitet kopplas till pålitlighet. Pålitlighet innebär att forskaren ska ha ett granskande synsätt. Det ska finnas en fullständig och tillgänglig redogörelse för alla faser i forskningsprocessen som sedan kan granskas (Bryman & Bell, 2011). Genom att spela in

intervjuerna kan vi enkelt gå tillbaka för att uppfatta respondenterna rätt, detta uppfyller reliabilitet som Noble och Smith (2015) nämner innebär att forskaren inte har påverkat resultaten. Som tidigare nämnts anges respondenternas ledarroll i företagen med anledning till att andra forskare ska kunna utföra denna studie och komma fram till liknande resultat (Noble & Smith, 2015).

Att studien följer extern reliabilitet innebär att studien kan upprepas av andra forskare och komma fram till samma resultat och slutsatser (Bryman & Bell, 2011). Intern reliabilitet avser till att forskare i en grupp tolkar det som de ser och hör på samma sätt. Reliabilitet uppnås i denna studie på grund av att vi utförligt beskriver hur gapet uppstår och hur intervjuerna gått till, samt att vi genom hela studien använt oss av samma teman för att tydliggöra vad studien handlar om.

Kriteriet objektivitet kan hänföras till bekräftelse eller konfirmering. Med bekräftelse eller

29 konfirmering menar Bryman och Bell (2011) att skribenterna ska agera i god tro. Det kan vara en svårighet att vara helt objektiv vid en kvalitativ metod. I vår studie har vi ansträngt oss för att vara objektiva och inte försöka påverka respondenterna. Detta med hjälp av att se objektivt på tidigare forskning och empiri vid våra analyser och diskussioner. Vi har försökt att inte påverka

respondenterna genom att ställa öppna frågor. Vi anser därmed att vår studie följer kriteriet objektivitet.

3.6 Etiska aspekter

För att följa etiska aspekter under arbetet med studien så har vi varit noggranna med att ta reda på sådant som är viktigt att tänka på för en forskare. Nedan följer en översiktlig genomgång av de punkter vi varit noggranna med.

En sammanfattning om studiens innehåll samt en beskrivning av begreppen som kommer upp under intervjun skickades till samtliga respondenter några dagar innan intervjuerna. Detta uppfyller både informationskravet och falska förespeglingar som är två olika etiska principer. Bryman och Bell (2011) förklarar att dessa två principer innebär att forskare ska informera respondenterna om studiens syfte samt inte ge vilseledande information om studien.

Innan intervjuerna informerades samtliga respondenter om att deras deltagande är frivilligt och att de kunde avbryta intervjun om de ville. Detta är något som Bryman och Bell (2011) förklarar är viktigt för att vara etisk i forskning och uppfyller principen för samtyckeskravet. Respondenternas identitet är anonym för att ge dem möjligheten att våga svara ärligt på intervjufrågorna. De

uppgifter som kommer presenteras om respondenterna i denna studie är deras roll i företaget samt företagsnamnet och detta är något respondenterna är medvetna om när de ställer upp på intervjun.

Uppgifter om intervjupersoner ska hanteras konfidentiellt i forskning belyser Bryman och Bell (2011), detta för att studien till viss del ska uppnå konfidentialitets- och anonymitetskravet.

Dessutom frågade vi varje respondent om vi fick tillåtelse att spela in intervjun innan vi började göra det. Respondenterna fick informationen om att den insamlade data inte kommer användas vid något annat tillfälle utan endast till denna studie. Detta menar Bryman och Bell (2011) är ytterligare en etisk princip då de förklarar att uppgifter som samlas in endast får användas till

forskningsändamålet. Denna princip kallas för nyttjandekravet.

30

4. Empiri/Analys

Nedan presenterar, analyserar och relaterar vi vår empiriska undersökning till tidigare forskning.

Resultaten från semistrukturerade intervjuer och dokument presenteras parallellt. Empiri/Analysen introduceras utifrån följande teman: antal formella möten har ökat och informella möten har blivit formella möten. Dessa innehåller konkreta ritualer som visar hur ledarna i denna studie styr med organisationskultur på distans. Kapitlet avslutas med en övergripande modell som sammanfattar resultaten.

4.1 Antal formella möten har ökat

Samtliga respondenter berättar att möten tidigare ägde rum på arbetsplatsernas mötesrum.

Distansarbetet som inträffat till följd av Covid-19 har lett till att möten istället genomförs via videosamtal. För att öka möjligheterna för samtliga anställda att komma till tals, vilket i övrigt anses vara svårt via videosamtal, har ledarna bestämt att öka antal möten i veckan.

4.1.1 Ledar-, och informationsmöten

Statens servicecenter och Gavlegårdarna har båda ökat antal ledar-, och informationsmöten under distansarbete. De har utökat dessa möten från varannan vecka till varje vecka och ibland genomförs de mer frekvent än så. Antal ritualer i veckan hos företagen har därmed blivit flera då möten är en typ av ritual enligt Eriksson-Zetterquist et al. (2012). Att möten anses vara en typ av ritual är på grund av deras struktur och att de är observerbara artefakter som repeteras (Plester, 2015.;

Orlikowski & Yates, 1994.). Det är också en ritual då de är ett standardiserat, regelbundet, förutsägbart, repetitivt beteende som är riktat mot specifika mål (Smith & Stewart, 2011).

Några anledningar till att företagen har infört fler möten är för att öka möjligheterna för

medarbetare att diskutera, interagera och komma med förslag samt för att minska utanförskapet.

Samverkan mellan anställda är viktigt då det ger effektiv verksamhet och en god arbetsmiljö (Statens servicecenter, 2018). Att alla medarbetare ska kunna påverka den befintliga

arbetssituationen är en del av verksamheten enligt Statens servicecenter (2018) och det är därför viktigt att de ska få möjlighet till detta på distans.

Det första problemet med videosamtal är att det inte blir lika avslappnade som samtal på

arbetsplatsen. Respondent B upplyser om att det vid distansarbete blir mer komplicerat att skapa delaktiga medarbetare då videosamtal inte ger samma diskussioner som avslappnade samtal på arbetsplatsen. Det är rimligt att respondent B uppger att det känns så då Kundu (2010) menar att det

31 är de språkliga artefakterna som kan resultera i gemenskap eller en familjär känsla inom

verksamheten. De språkliga artefakterna minskas på distans då samtal mellan anställda sker mindre frekvent. Att distansarbete leder till mindre interaktion mellan anställda instämmer även Holland et al. (2016) med. Distansarbete kan resultera till andra relationer än sådana på kontor. Därmed är företagens motiv bakom att öka antal möten befogat, då de anställda får fler frekventa möjligheter att komma till tals och interagera med varandra.

Den andra anledningen till att företagen valt att öka antal möten handlar om att minska utanförskap.

Respondent D berättar att distansarbete gör individer mer utanför. Respondent D beskriver känslan att arbeta på distans som:

“Vissa blir utanför. Jag saknar att sitta tillsammans med de andra eftersom det blir en annan gemenskap och ett annat samtal på distans. Vi läser av varandra på ett annat sätt när mötet är fysiskt.” - Respondent D

Anledningen till att detta utanförskap förekommer menar respondent D är på grund av att det inte är lika lätt att med hjälp av kroppsspråk eller blickar att komma till tals. Därför kan de som är mer blyga hamna i skymundan under videosamtal. Respondent C instämmer med att videosamtal gynnar de som pratar mycket men skadar de som är blygare.

“På distans tappar vi dimensionen med kroppsuttryck. Vi får bara orden, och vissa pratar mer än andra. Det blir svårt att hålla koll på vem som har något att säga på videosamtal.”- Respondent C

Att de blyga har svårare att vara med i diskussionen kan leda till att goda förslag från medarbetare tappas uppger respondent D. För att minska det upplevda utanförskapet har ledarna bestämt att öka antal möten så att de blir mer vana vid formatet och för att de blyga ska bli mer bekväma vid arbetssättet.

Respondent B förklarar vidare att det vid distansarbete kan förekomma en negativ jargong. Om negativ jargong existerar hos medarbetare på arbetsplatsen förklarar respondent B att arbetsgruppen kan godta detta om medarbetaren pratar av sig. Denna jargong anses dock vara energislukande under digitala videosamtal om det är den enda dialogen arbetsgruppen har under dagen.

Vidare menar respondent F att jargongen har blivit mer tuff i vissa grupperingar när distansarbete tillämpas. Eriksson-Zetterquist et al. (2012) förklarar att medarbetarnas sätt att integrera med

32 varandra influerar organisationskulturen och det är därför viktigt att ta hänsyn till detta vid

distansarbete.

“Det har blivit tydligt att man behöver vara mycket mer försiktig med vad man har för jargong för att det inte finns utrymme för att kompensera när man är slarvig.” - Respondent B

Kundu (2010) menar att organisationers jargong är en avbild av gemensamma värderingar och underliggande antaganden, och ger därför en uppfattning om personalen tolkar dessa på samma sätt.

Anledningen till att distansarbetet kan medföra en negativ eller tuff jargong har med formatet att göra. De anställda är ovana och stressade över förändringen. För att lösa problemet med negativ jargong under videosamtal har företagen således valt att öka antalet ledar-, och informationsmöten.

När antalet möten ökar så blir de anställda mer vana vid formatet och därmed mer bekväma att ta ordet och prata fritt förklarar respondent F.

“Ju mer vana vi blir med att diskutera digitalt så blir det lättare att få till småpratet som vi hade för vana på kontoret.” - Respondent F

Detta instämmer respondent C med och menar att missförståndet som förekom i början av

omställningen till distans ledde till en skarpare jargong på möten än vad som egentligen menades.

Numera har anställda blivit mer vana vid videosamtal eftersom det har blivit en vardagsrutin på grund av ökad andel möten. Detta menar respondent C är en anledning till att jargongen blivit bättre.

Sammantaget så uppger respondenterna att den ökade andelen formella möten har minskat problemen med utanförskap, jargong och med att videosamtal inte är lika avslappnade.

4.2 Informella möten har blivit formella möten

Lättsamma dialoger som tidigare skedde i korridorer hos arbetsplatser kan inte längre genomföras när personalen arbetar på distans. Detta har lett till att det egna ansvaret för individen har ökat.

Anledningen till detta är inte bara för att hemmet måste bli ett kontor, utan också för att dialoger med ledningen om utbildning eller råd ska genomföras. Dessutom har ledarnas ansvar för de anställda ökat då det blivit svårare att skapa engagemang på distans.

33 För att upprätthålla kommunikation och engagemang har fikastunder, planerade samtal och

förmedling av värderingar blivit ritualer som ledarna hos de studerade företagen har anpassat till distansarbetet.

4.2.1 Fikastunder

Under normala omständigheter är Gavlegårdarna ett aktivitetsbaserat kontor där respondenterna, som är ledare, sitter nära andra medarbetare. Detta gör det lätt för samtliga anställda att

kommunicera med varandra. För att ta bort spärren mellan ledare och medarbetare har respondent D fika med alla anställda och nyanställda oavsett vilken roll den anställde har. Detta leder till att alla i företaget pratar och interagerar med varandra. Det här arbetssättet anses vara en ritual där man utbyter dialoger med varandra (Plester, 2015).

Ett intressant resultat är att företagen har bevarat fikastunder som en ritual trots att de genomför distansarbete. Däremot utförs ritualen, på grund av distansarbetet, med digitala format. Respondent D förklarar att de gjort stora insatser för att upprätthålla mat- och dryck relaterade ritualer då de uppskattas av de anställda. Ett informellt möte som tidigare “bara händer” har därmed blivit ett formellt möte som planeras in och struktureras. Detta medför ett visst språk eller symbolsystem (Orlikowski & Yates, 1994).

Fikastunderna uppskattas av samtliga anställda. Mat- och dryck relaterade ritualer är fyllda av sociala kontexter och betydelser. Ritualerna kan skapa konstruktiva kulturer och ömsesidighet på grund av anställdas ansträngning att upprätthålla dem (Plester, 2015). Särskilt när Statens

servicecenter och Gavlegårdarnas anställda väljer att fika på distans så visar de anställda sin

ansträngning då de väljer att fika via videosamtal istället för att göra annat möjligt när de arbetar på distans, ofta hemifrån.

Förutom att fikastunderna medför sociala kontexter och betydelser så är en anledning till att de uppskattas att den formella strukturen, som digitala format uppfattas som, avbryts. Plester (2015) förklarar att vid mat- och dryckrelaterade ritualer interagerar medarbetarna mer avslappnat och kan släppa arbetsaktiviteter en stund, då det blir ett uppehåll från formella rutiner. Genom att bryta ner de formella rutinerna skapas det en öppen kommunikation mellan ledare och medarbetare där ledare får möjligheten att förmedla organisationskulturen menar Farrell (2019).

“Alla mår bra av en stund med småprat.” - Respondent F

34 Arbetsgrupperna inom företagen får välja själva om de vill införa fikastunder digitalt. Det är

därmed inte systematiserat att alla måste fika varje dag, men respondent F berättar att ledningen brukar uppmana till detta på grund av de positiva effekterna av avslappnade samtal. Anledningen till valfriheten kring att fika eller inte är att vissa grupper, exempelvis fastighetsskötare, fortfarande umgås nära varandra. Warrick (2017) nämner att socialisering behövs för att skapa en mer

sammanhängande grupp, som hjälper med att förstärka och sprida kulturen.

sammanhängande grupp, som hjälper med att förstärka och sprida kulturen.