Länsstyrelsen i Västra Götalands län har efter inspektion funnit anledning att rikta viss kritik mot överförmyndaren i Herrljunga kommun avseende följande:
- Brister gällande diarieföring
- Utebliven årlig omprövning av förvaltarskap - Utebliven underrättelse om mottagningstider Beskrivning av Länsstyrelsens inspektion
Inom ramen för årets inspektion har Länsstyrelsen begärt in och granskat det av överförmyndaren, enligt 9 § förmynderskapsförordningen (1995:379) förda registret samt ett antal stickprovsvis utvalda akter. Överförmyndaren har genom överförmyndarkontoret i Skövde fått komma in med svar på ett antal frågor rörande verksamhetsåret 2020. Därefter har Länsstyrelsen hållit ett digitalt sammanträde med representanter för överförmyndarkontoret där Länsstyrelsen har gått igenom de svar som lämnats av verksamheten samt de iakttagelser som gjorts vid
granskningen av akterna.
Under sammanträdet den 20 maj 2021 har medverkat avdelningschef Jan Wallgren och enhetschef Benny Larsson. Från Länsstyrelsens sida har Anja Garstad och Therese Bragd Gustavsson medverkat.
Myndighetens organisation
Överförmyndaren i Herrljunga kommun ingår tillsammans med ytterligare 11 kommuner i ÖiS (Överförmyndare i samverkan). Verksamheten bedrivs i ett gemensamt överförmyndarkontor i Skövde. Var och en av de samverkande kommunerna har fortfarande en egen överförmyndare eller överförmyndarnämnd.
Överförmyndaren i Herrljunga kommun har delegerat sina beslutsbefogenheter (med undantag av vissa beslut) till tjänstemännen på det gemensamma kontoret i Skövde. Ingen förändring vad gäller överförmyndaren eller ersättare har skett sedan förra inspektionen 2020.
Tjänstemannaorganisation består av 4 beslutsfattare, 3 handläggare, 3 administratörer. En beslutsfattare och en administratör är tjänstlediga.
Sammanlagt är det 12 årsarbetskrafter samt en timanställd beslutsfattare, vilket är oförändrat sedan förra inspektionen i december 2020.
Överförmyndarens utbildning och fortbildning
Ärende 18
Protokoll Diarienummer Sida Länsstyrelsen
Västra Götaland 2021-09-30 203-10104-2021 2(8)
Tjänstemännen har under 2020 deltagit i två internutbildningar samt i FSÖ- studiedagar via Webb. Överförmyndaren och dennes ersättare har deltagit i internutbildning i samband med ÖiS-träff (2 ggr/år). Samma utbildningsinsatser planeras under 2021 för tjänstemannaorganisationen samt för överförmyndaren och ersättaren.
Överförmyndarverksamhetens tillgänglighet
Överförmyndarkontoret i Skövde har telefontider på tisdagar 9-11 och torsdagar 13-15. Under övrig tid går det att komma i kontakt med kontoret via e-post ois@skovde.se. Verksamheten tar endast emot bokade besök. Kontakt med överförmyndaren sker genom kommunens växel.
Överförmyndaren ska före den 1 januari varje år underrätta länsstyrelsen om sin mottagningstid i enlighet med 8 § förmynderskapsförordningen. Länsstyrelsen har inte underrättats om överförmyndarens mottagningstider i enlighet med
bestämmelsen, utan uppgifterna har fått inhämtas från Herrljunga kommuns och ÖiS hemsida.
Verksamhetens omfattning
Antalet ärenden per den 31 december 2020 framgår av bilaga 1.
En viss ökning av antalet ärenden har noterats. Det kan bero på demografiska orsaker samt på generös tillämpning av bestämmelserna från domstolens sida.
Vissa ärende, såsom godmanskap för ensamkommande barn, har dock minskat.
Överförmyndaren ska enligt 26 § förmyndarskapsförordningen årligen lämna in statistikuppgifter till Länsstyrelsen. Statistiken för verksamhetsåret 2020 har lämnats in den 8 februari 2021.
Granskning av årsräkningar
Cirka 78 procent av årsräkningarna kommit in i tid, utan hänsyn tagen till beviljat uppskov. Den sista september 2020 var verksamheten klar med granskning av 98,7 procent av årsräkningarna för 2019.
För att säkerställa att årsräkningarna kommer in i tid är bevakningsrutinen följande.
Rapporter plockas löpande ut ur systemet där det framgår vilka årsräkningar som är inlämnade eller inte, samt vilka som har uppskov. När den 1 mars passerat plockas rapport ut och påminnelse skickas till samtliga som inte har uppskov. Bevakning läggs i systemet med 14 dagar. Sedan följs även de med anstånd upp. Är
årsräkningen ej inkommen efter påminnelse så läggs akten till vitesföreläggande som administreras av beslutsfattarna.
Granskningen av årsräkningarna sker antingen i form av normalgranskning eller en djupgranskning. Normalgranskning består av granskning på tre plan: förgranskning (formalia), ekonomisk granskning (kontrollräkning och avstämning mot verifikat, utan kontoutdrag) och laglighetsgranskning (kontroll bakåt i tiden att t.ex. alla tillstånd finns). Vid djupgranskning begärs ställföreträdares handlingar full ut, varefter full revision genomförs.
Antalet ärenden som ska djupgranskas har ökat. Urvalet är slumpmässigt, men även överlämnade ärenden djupgranskas och de ärenden där beslutsfattaren tidigare gjort en notering om det alternativt där granskaren bedömt att en djupare
granskning krävs.
Ärende 18
Protokoll Diarienummer Sida Länsstyrelsen
Västra Götaland 2021-09-30 203-10104-2021 3(8)
Under 2020 har sammanlagt 18 ställföreträdare blivit föremål för
vitesförelägganden med anledning av ej i tid inkommen årsräkning (siffran avser ÖiS). Några viten har sedan blivit utdömda.
Ställföreträdare
Nya ställföreträdare får introduktionsutbildningar och utbildningar i redovisning samt en handbok.
Det finns ingen uttalad gräns för hur många uppdrag en ställföreträdare får ha, utan en lämplighetsbedömning görs i respektive ärende. Allt beror på ställföreträdarens kapacitet, antal uppdrag som ställföreträdaren redan har och uppdragens
komplexitet. Man försöker att inte överskrida 8-10 uppdrag.
Under verksamhetsåret 2020 har 4-5 ställföreträdare entledigats pga misskötsamhet.
Frågor som undersökts särskilt
Vid inspektionen har särskilt diskuterats frågan om sammanblandning av ekonomier och på vilket sätt detta följs upp vid nästkommande granskning av årsräkning. Även frågan om hur verksamheten följer upp årsräkningar som granskats med anmärkning har diskuterats särskilt.
Vad gäller sammanblandning av ekonomier har följande framkommit. Om det har upptäckts sammanblandning ska beslutsfattaren ta ställning till ett entledigande av ställföreträdaren och i de flesta fallen blir ställföreträdaren entledigad. Många gode män tycker att det är svårt att använda internetbanken och att inte sammanblanda via sitt eget BankId för att det är enklare att betala räkningar. Nya godemän är överrepresenterade bland de som sammanblandar ekonomier. Då handlar det om att de inte förstått att det inte är tillåtet och det finns inget uppsåt. Vid utbildningar är verksamheten övertydliga om att sammanblandning inte är tillåten. Även föräldrar kan ha det svårt att förstå att man t.ex. inte kan förskottera. Om sammanblandning konstaterats och det även vid nästa års granskning upptäcks att ställföreträdaren åter igen gjort samma sak blir det fråga om ett entledigande.
I fråga uppföljning av årsräkningar som granskats med anmärkning har framkommit följande. Om en årsräkning blivit granskad med anmärkning ska noteras både i systemet och i akten. Det framgår även av handläggarnas egna uppföljningssystem över granskade årsräkningar. Vid nästa års granskning ska årsräkningen djupgranskas. Vid upprepade anmärkningar kan det bli fråga om entledigande av ställföreträdaren.
Det har vidare diskuterats särskilt vilken rutin som finns kring underrättelse om arvodesbeslut till huvudmän som ska betala arvodet. Det framgår att i de fall huvudmannen förstår vad saken gäller underrättas huvudmannen om beslutet om arvodet ovanligt högt. Bedömningen i frågan ska framgå av akten och beslutet.
Dessa rutiner ska gälla från förra året.
Avslutningsvis har det under sammanträdet framkommit att verksamheten genomför en internrevision som ska bli klar till sommaren. Behovet av den har uppmärksammats i samband med Länsstyrelsens tidigare tillsyn då det i vissa ärenden saknats förordnanden eller upptäckts att arvodet omfattat även det som inte ingått i uppdraget. Detta har varit ärenden från de 7 kommuner som ursprungligen
Ärende 18
Protokoll Diarienummer Sida Länsstyrelsen
Västra Götaland 2021-09-30 203-10104-2021 4(8)
ingått i samverkan. Det har då inte gjorts någon genomgång av akterna innan de gått in i nya organisationen. I de fall huvudmannen fått betala för arvode i strid med förordnandets omfattning har arvodet kvittats mot kommande års arvoden. Det görs även en bedömning i fråga om uppdraget behöver jämkas.
Granskade akter
Vid inspektionen har nedanstående stickprovsvis utvalda akter granskats. Akterna har avsett godmanskap, förvaltarskap och har granskats i vissa utvalda delar alternativt i sin helhet. Vid granskningen har följande noterats.
Akt nummer 9357
Omprövning av förvaltarskapet har inte gjorts under 2019. Enligt besked från verksamheten har det varit ett byte av ställföreträdare och att omprövningen antagligen inte blivit gjord av ett rent förbiseende. Prövningen året därpå gjordes tidigt på året i mars månad.
Ab 35 och 103 är registrerade med fel ankomstdatum.
Akt nummer 5239
Följande går att utläsa av dagboksbladet avseende ab 54:
UT: Återsänt originalhandlingar samt div kopior enl. önskemål från gm.
I akten under denna aktbilaga finns en utskrift av en mejlkonversation under perioden 4-6 september 2018 bestående av två inkomna och två utgående mejl samt en tjänsteanteckning gjord på utskriften. Enligt besked från verksamheten är utgående mejlet nog en tjänsteanteckning, vilket framgår när man tittar i akten men inte i dagsboksbladet.
Akt nummer 3894, 3894
Granskats utan anmärkning.
Länsstyrelsens bedömning
Vid tillsynen har framkommit följande. Överförmyndaren i Herrljunga kommun har inte underrättat Länsstyrelsen om sina mottagningstider före den 1 januari 2021. Överförmyndaren har lämnat in statistiken i tid och granskning av årsräkningar för 2019 sker inom rimlig tid. Granskningen av registret över ställföreträdarskap föranleder inga påpekanden. Akterna förefaller vara i god ordning, är överskådliga och välskötta. Det finns goda rutiner för bl.a. uppföljning av årsräkningarna som granskats med anmärkning eller där sammanblandning av ekonomier förekommit.
Vid aktgranskningen har det dock uppmärksammats att det finns brister gällande diarieföring samt årlig omprövning av förvaltarskap.
Bristande diarieföring
I ett ärende (akt nr 5239) har flera inkomna och utgående mejl diarieförts
tillsammans med en tjänsteanteckning under samma post. I ett annat ärende (akt nr 9357) har två mejl registrerats med fel ankomstdatum.
Enligt 22 § förvaltningslagen (2017:900) har en handling kommit in till en myndighet den dag som handlingen når myndigheten eller en behörig
Ärende 18
Protokoll Diarienummer Sida Länsstyrelsen
Västra Götaland 2021-09-30 203-10104-2021 5(8)
befattningshavare. Enligt kommentarerna till bestämmelsen ska elektroniska handlingar som skickas till myndigheten genom dataöverföring i ett elektroniskt kommunikationsnätverk eller på annat liknande sätt anses som inkomna när de finns tillgängliga för myndigheten eller en behörig befattningshavare på myndighetens server i datanätverket. Eftersom ett mejl är tillgängligt på
myndighetens server i princip i samma stund det skickats får det anses ha kommit in den dagen det skickats.
Enligt huvudregeln ska en allmän handling som kommit in till eller upprättats hos myndighet registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet (5 kap. 1 § offentlighets- och
sekretesslagen, OSL (2009:400)). Detsamma gäller för skrivelser som expedieras från en myndighet till enskilda eller andra myndigheter. Det har ingen betydelse om korrespondensen sköts genom e-post eller vanlig posthantering. En utskrift ska också göras av de inkommande och utgående skrivelserna och utskriften ska föras till akten i ärendet (se JO 114-2008).
Enligt 5 kap. 2 § OSL ska det av ett register framgå datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, uppgift om vem som har ingett handlingen eller till vem den har expedierats samt en kortfattad uppgift om vad handlingen rör. Ett förfaringssätt med diarieföring av både inkommande och utgående handlingar på samma åtgärdsrad uppfyller knappast kraven i bestämmelsen. I vart fall måste det anses som olämpligt att diarieföra handlingar på detta sätt, då diariet därigenom blir svårläst och otydligt.
Diarieföring av inkommande och utgående handlingar bör alltså inte ske på samma åtgärdsrad (se bl.a. JK:s beslut från den 14 maj 2004, dnr 1095-04-28, och beslut från den 24 november 2008, dnr 6111-08-28).
Viktigt är dessutom att komma ihåg att det enligt 5 kap. 1 § OSL går att underlåta registrering av allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar alltså bara
handlingar för vilka sekretess gäller. Denna bestämmelse ger en myndighet en betydande frihet att ordna registreringen efter vad som är lämpligast för den enskilda myndigheten (se bl.a. Justitiekanslerns (JK) beslut från den 14 maj 2004, dnr 1095-04-28). Därmed har överförmyndarnämnden en möjlighet att underlåta diarieföring av vissa inkommande och utgående mejl, vars innehåll är av ringa betydelse för verksamheten. Att det i ett ärende upprättas en tjänsteanteckning alternativt görs en notering i systemet om att det förekommit en viss
mejlkorrenspondens och vad som framgått av den skulle i sådana fall vara tillräckligt.
När det gäller innehållet i tjänsteanteckningen om att handlingar i original har skickats tillbaka anser Länsstyrelsen att det finns skäl att då förtydliga att det handlar om handlingar som betraktas som lånehandlingar och som därför får skickas tillbaka.
Årlig omprövning av förvaltarskap
I 11 kap. 19 § FB sägs att om en förvaltare inte längre behövs ska förvaltarskapet upphöra. Enligt 5 § förmyndarskapsförordningen (1995:379) ska överförmyndaren, om den får reda på att förvaltarskap inte längre behövs, hos rätten ansöka om upphörande av ställföreträdarskapet. Överförmyndaren ska årligen särskilt granska
Ärende 18
Protokoll Diarienummer Sida Länsstyrelsen
Västra Götaland 2021-09-30 203-10104-2021 6(8)
samtliga förvaltarskap för att pröva om det finns skäl att ansöka om upphörande av förvaltarskapet.
Vid aktgranskningen har framgått att omprövning av förvaltarskap inte gjorts i ett ärende (akt nr 9357) under 2019. Det har vidare framgått att det antagligen beror på det faktum att det skett ett byte av ställföreträdare samt att omprövningen därefter gjorts tidigt nästkommande år. Skyldigheten att årligen särskilt granska om det finns skäl att ansöka om upphörande av förvaltarskapet är särskilt viktig ur den enskildes perspektiv. Förvaltarskap är en ingripande åtgärd som innebär att den enskilde förlorar sin rättshandlingsförmåga och ska inte kvarstå längre än nödvändigt. Det är sedan tidigare känt för Länsstyrelsen att verksamheten har fungerande rutiner vad gäller årlig omprövning av förvaltarskap. Det är dock oklart om ett avsteg från rutinerna har gjorts av ett förbiseende eller varit medvetet pga byte av förvaltare. Länsstyrelsens uppfattning är dock att ett byte inte i sig utgör ett skäl till att underlåta prövning av huruvida det finns skäl för förvaltaskapets bestående.
Mot bakgrund av vad som framkommit vid granskning av akter samt då någon underrättelse om mottagningstider i enlighet med 8 § förmynderskapsförordningen inte skett riktar Länsstyrelsen viss kritik mot överförmyndaren i Herrljunga kommun. Länsstyrelsen förutsätter att verksamheten vidtar relevanta åtgärder för att rätta till de påtalade bristerna. Med hänsyn till vad som i övrigt framkommit vid tillsynen anser Länsstyrelsen att inspektionen kan avslutas.
Vid protokollet Anja Garstad Justerat
Therese Bragd Gustavsson
Bilaga
Utdrag ur inlämnad statistik för år 2020
Kopia till
Överförmyndaren i Herrljunga kommun, herrljunga.kommun@herrljunga.se ÖiS, ois@skovde.se
Justitieombudsmannen, JOkansli1@jo.se