Intern kommunikation

A2, A3, A4 och A5 sade alla att de försökte kommunicera muntligt så mycket som möjligt både formellt och informellt. B2, B3 och B4 höll med och sade alla att de kommunicerade dagligen och A3 och B3 påpekade att personliga möten var att föredra för att minska missförstånd och spara tid. A3, A4, B2, B3, B4, C2 och C3 berättade alla att de varje morgon hade ett Daily Scrum för att få input och feedback på det man arbetade med och för att lyfta eventuella frågor och problem som uppstått. C3 sade även att de gick igenom vad de arbetade med för tillfället, vad som tidigare gjorts och vad som skulle hända nästkommande dag. A4 beskrev även att de några gånger i månaden träffade projektmedlemmar ur andra projektteam där de diskuterade gemensam kod eller olika lösningar.

26

C2 berättade att de varje vecka försökte ha ett Sprint Review tillsammans med projektledaren. Både på Daily Scrum och på Sprint Review försökte de ordna så att alla i projektteamet medverkade. C2 påpekade att om inte alla kunde vara på plats under ett av dessa möten så kunde man medverka via någon digital lösning. B3 berättade att de hade ett webbkonferenssystem som de använde när de skulle demonstrera produkten för de intressenter som inte fanns på plats. B3 och C3 föredrog att alla var på plats under mötet men att webbkonferenssystemet med både ljud och bild var en lösning för att spara både tid och pengar.

A2, A3, A5 och B3 beskrev alla att projektteamet satt tillsammans i ett öppet kontorslandskap och att det underlättade den interna kommunikationen. A3 och B3 påpekade att det går snabbare att ställa frågor, begära hjälp och att hjälpa varandra då projektteamet satt tillsammans och arbetade. B3 beskrev att de hade en whiteboardtavla på kontoret där de kunde rita och beskriva olika saker för varandra. A2 påpekade att det i princip var oundvikligt att inte ta del av information om man satt tillsammans med projektteamet i ett öppet kontorslandskap och att projektteamet direkt gav input till honom.

A2 berättade att han i sin arbetsuppgift var beroende av att veta vad projektteamet gjorde och vad han skulle kunna hjälpa dem med. A4 berättade att projektmedlemmarna ofta satt tillsammans och arbetade och att den interna kommunikationen då ökade. A4 sade också att om man hade frågor skulle man kunna fråga alla i projektteamet om svar, även om vissa hade mer erfarenhet inom vissa moment skulle alla ha tillräckligt med information för att kunna svara på vissa frågor eller åtminstone veta vem som kunde svara på frågan.

C2 beskrev hur de ofta använde digitala verktyg för kommunikation. C2 tyckte att vid korta frågor fungerade digitala verktyg bättre men vid längre frågor eller diskussioner föredrog han att man pratade med varandra. A2, A3, A4 och A5 var alla överens om att den verbala kommunikationen var att föredra framför den digitala kommunikationen.

B2, B3 och B4 sade alla att mail var något som användes sällan inom projektteamet. A3, A4 och C2 konstaterade att för att minska missförstånd eller att snabbare komma fram till en lösning var det bättre att de pratade med varandra istället för att de skickade ett mail. B4 ansåg att det var svårt att uttrycka sig i mail. A2 påpekade att om en projektmedlem inte var på plats kunde man istället skicka ett mail om man hade någon fundering. B2, B3 och B4 sade att mail användes om det var något akut eller som en kallelse där meddelandet kunde vara t.ex. “kom till mig när du har tid”. Samma kallelse som ovan använde A3, A4 och A5 också men skickade den då via chatt istället för via mail. Denna kallelse användes då man inte ville störa personen, utan be om hjälp när personen hade tid.

A3 ansåg som sagt att personliga möten var mycket bra men att en fördel med digitala verktyg var att allt sparades. B3 höll med och sade att det var bra att man kunde gå tillbaka och kolla på historiken, men påpekade också att det fanns en poäng med att inte enbart jobba digitalt. B3 sade att de analoga kommunikationsverktygen var bättre kortsiktigt och de digitala långsiktigt, men B3 ansåg att de kompletterade varandra. A3 påpekade att all formell kommunikation som skedde under t.ex. möten dokumenterades.

B2, B3 och B4 beskrev alla att de använde ett ärendehanteringssystem för att lägga upp User stories och arbetsuppgifter (backlogg). Alla skrev in vad de gjorde och vad de har gjort,

27

detta för att få en överblick över projektets status. A4 tog också upp bloggar som ett verktyg där alla kunde skriva ner vad man tyckte eller komma med olika idéer.

Alla nio respondenter var överens om att den interna kommunikationen var mycket viktig i agila projekt. A2 sade att den interna kommunikationen var en förutsättning, och att agilt inte finns utan direkt kommunikation. B2 höll med och sade att den interna kommunikationen var en stöttepelare, utan den så föll allt. A3 sade att utan kommunikation skapades små öar i företaget där ingen visste vad någon annan arbetade med. A5 påpekade att den interna kommunikationen var speciellt viktig om projektteamet var distribuerat. C3 tyckte att den interna kommunikationen var viktig för att fördela arbetet och se till att inget dubbelarbete utförs. A4 och B3 höll med och sade att kommunikationen var ett sätt att hitta gemensamma vägar för att tillsammans kunna hitta en lösning. Dessa gemensamma vägar var viktig om projektteamen förändrades, t.ex. att någon började arbeta med ett annat projekt eller att en ny medlem kom in i projektteamet. C2 tyckte att det var viktigt att man hade en produktägare hos kunden som kunde ge respons vid eventuella frågor från utvecklarna. C2 fortsatte och påpekade vikten av kunna ställa snabba frågor genom digitala kanaler.

A2, B2, B3 och B4 ansåg att den interna kommunikationen var mycket viktigare i agila projekt än i traditionella projekt. B2, B3 och B4 sade att i agila projekt var det mindre styrning uppifrån och att ansvaret istället låg på varje anställd. I traditionella projekt var det väldigt styrt, man fick en detaljerad specifikation som man måste följa. A2 sade att i traditionella projektteam behövde man inte kommunicera, där lämnade man bara över arbetet till andra, han ansåg att traditionella projekt tog mycket längre tid än agila på grund av brist på kommunikation. B3 sade att i traditionella projekt kunde det vara en nackdel att bli tilldelad en arbetsuppgift om du missförstod den.

C2 avslutade med att säga att den viktigaste kommunikationen var mellan scrummastern och kunden där eventuella problem togs upp. C3 tyckte det var viktigt att ha en bra intern kommunikation inom projektteamet men också mot kunden. Det blev ofta lätt att man missade saker i projektet som borde göras eller att fel saker görs vid fel tillfälle.

A2, A3, A4, A5, B2, B3 och B4 kunde alla känna av påverkan av den interna kommunikationen. A2 sade att den interna kommunikationen var som en morot och en piska, man fick både förklara vad man gjorde, vad man inte gjorde, och varför. A2 ansåg att det var en drivkraft i sig. C2 kände att det blev lättare att arbeta om det fanns en bra och snabb kommunikation, både mellan projektmedlemmarna och mot kund, där mycket respons erhölls. Det gjorde att de visste att rätt saker prioriterades och att de utvecklade det kunden ville ha och ingenting annat. C2 kände att han arbetade bättre när den interna kommunikationen var tydlig. C3 kunde också känna av den interna kommunikationens påverkan, speciellt i mindre projektteam där han ansåg att tät kommunikation var viktig. A4 sade att han påverkades positivt eftersom han visste vad alla andra arbetade med och att de inte ändrade på samma ställe när de arbetade parallellt med samma programkod.

B2, B3 och B4 var alla överens om att den interna kommunikationen kunde påverka projektteamet negativt om det var ett störande moment i arbetet, t.ex. att någon kom och ställde frågor när man var upptagen. I och med att de satt i ett öppet kontorslandskap kunde en diskussion störa personer som inte var med i diskussionen.

28

B4 sade att när de kommunicerade mycket fick man reda på saker hela tiden som de behövde för att snabbare komma framåt i projektet. I traditionella projekt där alla arbetade enskilt kunde det ta lång tid att hitta en lösning på ett visst problem. Först fick man lov att sätta sig in i vad de andra projektmedlemmarna hade gjort innan en lösning kunde diskuteras fram. I agila projekt visste man redan vad de andra projektmedlemmarna hade gjort, man fick hela tiden höra saker som ledde till att arbetsuppgifterna kunde utföras snabbare och en lösning på problemet kunde hittas snabbare. B4 berättade att alla problemlösningar var kända för hela projektteamet, det ledde till att samma problem inte behövde lösas av flera olika projektmedlemmar. A3 svarade liknande i frågan och påpekade att med hjälp av intern kommunikation kunde de snabbare hitta lösningar på problem.

Exempelvis om ett annat team hade haft ett liknande problem och redan hittat en lösning på det. A3 ansåg att detta var någonting som sparade tid.

A2 och A5 ansåg att de blev mer effektiva efter ett Daily Scrum. A2 ansåg att någon typ av energi skapades efter ett Daily Scrum, och trodde att projektteamet arbetade bättre. A5 sade att istället för att alla satt och gissade kunde de prata med varandra, vilket medförde till att alla hade bättre kontroll på projektets status. A3 ansåg att informationsspridningen mellan projektmedlemmarna gjorde att det blev lättare att arbeta eftersom det gav alla en bättre förståelse för vad de andra gjorde. Man visste vem man skulle fråga, vem som hade vilken kompetens och vem som hade gjort vad. B4 beskrev hur viktigt det var att veta vad alla andra gjorde för att inga arbetsuppgifter skulle krocka men också för att få vetskap om att de andra projektmedlemmarna gjorde vad de skulle.

A4 ansåg att Daily Scrum kunde påverka både positivt och negativt. Positivt då det gav svar på eventuella frågor samt att det gav en bättre insikt i projektet. Negativt då det ibland kunde störa arbetet, speciellt när A4 hade ett “flow”. A4 ansåg dock att överlag hade Daily Scrum en positiv effekt. A3 hade inte sett någon negativ påverkan, han kunde tänka sig att en person som inte tyckte om att besvara frågor kunde vara en nackdel för en grupp som sitter nära varandra, men det var inget han hade upplevt.

B3 beskrev att de ibland på ett Daily Scrum kunde omprioritera saker och styra upp arbetet för att avsluta fler föremål. Ett sådant möte gav en klar förbättring i arbetsinsatsen.

B3 berättade att varje möte förhindrade att man åkte iväg i ett eget spår, det ledde till att man istället såg helheten.

A5 sade att genom att prata och kommunicera med varandra lär de sig mer om varandra, vilket sprider kunskapen inom projektteamet. Det gör arbetet mer effektivt. A4 trodde att projektteamet som helhet blev mer effektivt, de fick en påminnelse om vad det var de arbetade med och “flyter inte iväg och gör något annat”. A4 ansåg också att det påverkade positivt då man kunde komma med synpunkter på nya saker man hittat och när man kommer på att en ny lapp behövs sättas upp på Scrum boarden. Det hade även en positiv effekt för produktägaren då han kunde se att arbetet utförs.

B4 sade att ett Daily Scrum gav möjlighet till att få feedback på vad man skulle tänka på när man utförde sin arbetsuppgift och om den kunde påverkas av någon annans arbetsuppgift. B3 sade att om en person inte kunde slutföra en uppgift förrän respondenten själv slutfört sin uppgift, blev det viktigt att han prioriterade den. Detta var något som kunde framkomma under ett Daily Scrum. B3 sade att det hjälpte om alla arbetade åt samma håll.

29

B2 och B4 beskrev att de inte fick vara rädda för att be om hjälp inom vissa moment utan det var bättre att fråga. B2 sade att genom att kommunicera kontinuerligt skapades kontroll. B3 höll med om detta och sade att om du hade ett problem och gick till en person och frågade kunde du få ett snabbt svar och det gav en positiv påverkan för respondenten, då han snabbare kunde gå vidare i sitt arbete.

C2 ansåg att alla blev mer produktiva då man hade en bra intern kommunikation, t.ex.

efter ett Daily Scrum. C2 kom med ett exempel angående Daily Scrum, han beskrev att om man en morgon inte visste hur man skulle lösa ett problem kunde man lyfta upp det på Daily Scrum och därigenom få tips på eventuella lösningar. C2 sade att genom att alla lyfte fram vad de skulle arbeta med under dagen skapades en arbetsplan de kunde utgå ifrån under dagen. C2 ansåg att det lyfte hela projektteamet. C3 beskrev vikten av att inte kommunicera i onödan, det kunde vara ett störande moment. C3 berättade även att vissa saker var bra att kommunicera om tidigt i projektet men också att man inte behövde kommunicera om vissa självklara saker.

A2, A5 och C3 ansåg att relationerna mellan projektmedlemmarna blev bättre på grund av den interna kommunikationen. A5 tillade att den interna kommunikationen möjliggjorde mer personlig kommunikation, enbart inte kommunikation om arbetet. B2 berättade att man lär känna varandra på ett annat sätt, både positivt och negativt, man kommer varandra väldigt nära i jämförelse med traditionella projekt där man endast träffas under fikarasten.

A4 sade att kommunikationen påverkar sammanhållningen i gruppen, skulle de sitta i varsitt rum skulle arbetet inte fungera lika bra. Detta gällde både social kommunikation och den kommunikation som handlade om arbetet.

A3 ansåg att den interna kommunikationen hjälpte Företag A att skapa en mer familjär stämning och visste ungefär vad de andra projektteamen gjorde. C3 beskrev vikten av att ha ett bra projektteam där alla hade förståelse och kunde lita på varandra. C2 tyckte att det alltid var en positiv stämning på Företag C men kunde inte svara på vad det berodde på. C2 hade inte upptäckt att den interna kommunikationen påverkade det negativt i alla fall.

B3 sade att det blev roligare att arbeta om man hade ett mål att fokusera på. Ibland hände det att alla tillgängliga arbetsuppgifter var ganska tråkiga och då kunde man påverka varandra. En arbetsuppgift var inte särskilt lång (några dagar) och om den var tråkig går det ändå snabbt att genomföra den.

B2 berättade att de hade en anställd som hela tiden ifrågasatte varför arbetsuppgifter inte slutfördes i tid. B2 ansåg att det var något som hjälpte dem mycket då det skapades ett driv i deras arbetsinsats. Den anställde satte press på de övriga projektmedlemmarna att slutföra sina uppgifter i tid.

C2 påpekade att de ofta arbetade i ganska små projektteam och då var det inte ofta att den interna kommunikationen inte kunde genomföras. A2, A3, A4 och A5 berättade alla att den interna kommunikationen kunde genomföras även om någon i projektteamet var sjuk eller bortrest. A2 och A5 sade att de kunde arbeta som vanligt och att ingen process stannade på grund av den frånvarande personen. De kunde alltid be andra i projektteamet om hjälp om de hade frågor eller funderingar. Både B3 och B4 sade att det ibland händer att den interna kommunikationen inte kunde genomföras då vissa personer ibland var frånvarande och att de kunde få vänta några dagar på ett svar.

30

A3 och B2 påpekade att de försökte att inte hänga upp allt arbete på en enskild person utan att sprida informationen och kunskapen till alla i projektet. B2 berättade att de försökte komma ifrån att vara personberoende. A3 sade att om en person var borta så kunde någon annan i projektteamet ta över den personens arbetsuppgifter eftersom alla visste vad som ska göras. B4 sade att om en projektmedlem skulle vara borta i några dagar var det viktigt att meddela resten av projektteamet så att de kunde arbeta med uppgifter som inte krävde något från den frånvarande. C3 ansåg att den interna kommunikationen påverkades av frånvaro då var och en i projektteamet hade sina individuella arbetsuppgifter. C3 fortsatte och sade att om en tät kommunikation inte är tillgänglig var det svårt att veta vad den frånvarandra projektmedlemmen gör. Det blev tydligast om en person var sjuk eller bortrest då arbetsuppgifterna måste fördelas på andra projektmedlemmar.

A4 och A5 berättade också att de ändå försökte ha Daily Scrum även om vissa personer i projektteamet var fråvarande, men att de ibland kunde skippa mötet om det inte var någonting som skulle tas upp. B3 beskrev hur de ibland fått ha möten utan scrummastern, där de fått ta ett större ansvar men det har gått bra ändå. B3 påpekade dock att det kunde ta längre tid om man inte var van med rollerna vid dessa möten.