Nämndens system för intern kontroll
Nämnden har ett system för intern kontroll som på ett klart sätt beskriver hur arbetet med den interna kontrollen är organiserat, vilka lagar och regler som styr de olika verksamheterna och vad som åligger nämnden, avdelningschefer, enhetschefer och medarbetare.
En av bilagorna till systemärendet är en förteckning över huvudsakliga lagar och riktlinjer som styr stadsdelsnämndens olika verksamheter. Eftersom lagar och riktlinjer hela tiden måste hållas aktuella, rekommenderar revisionskontoret att denna bilaga uppdateras och istället läggs till verksamhetsplanen eller som en hänvisning till nätet för respektive verksamhetsområde.
Alla verksamheter involveras i arbetet med risk- och väsentlighetsanalysen som genomförs stegvis, från enhetsnivå till avdelningsnivå och förvaltningsnivå.
Nämndens internkontrollplan som revideras årligen utgår från risk- och väsent-lighetsanalysen och tar upp väsentliga processer. Kontrollmomenten kan ha väldigt olika karaktär och berör såväl kommunfullmäktiges indikatorer som verksamhetsprocesser inom förvaltningen.
Genomförda kontroller dokumenteras och redovisas i verksamhetsberättelsen.
Det som har kontrollerats under 2011 är enhetschefers egenkontroll för att säkerställa att rutiner följs och rutin för att förhindra risk för felaktiga utbetal-ningar inom ekonomiskt bistånd.
Kontroller som fortfarande pågår är systematiskt barnsäkerhetsarbete i för-skolan, efterlevnad av ledningssystem för kvalitet inom äldreomsorgen och, på nämndens begäran, infordran av Lex Sarah-rutiner från upphandlade verksam-heter och från enverksam-heter där nämnden köper enstaka platser.
STADSREVISIONEN 10 (14)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
Handläggning av dödsboärenden
Revisionskontorets tidigare granskningar av handläggning av dödsboärenden har visat brister i handläggningsrutinerna samt att handläggarna ofta arbetar utan tillfredsställande stöd och tillsyn från arbetsledningen. Revisionskontoret har på nytt granskat handläggningsrutinerna vid samtliga stadsdelsnämnder. Gransk-ningens syfte har varit att bedöma om nämnden följer stadens riktlinjer samt har en tillfredsställande intern kontroll.
I stadsdelsnämndernas ansvar ligger bland annat att göra dödsboanmälan och i vissa fall även att förvalta och avveckla dödsbon. Från och med 1 juli 2012 kommer handläggningen av dödsboärenden att överföras från stadsdelsnämnd-erna till socialnämnden. Överföringen kommer medföra att personberoendet minskar.
Granskningen har inriktats på nämndens följsamhet till kommunfullmäktiges riktlinjer i avseende på handläggning, dokumentation samt anmälan till nämnd.
Intervju har genomförts med nämndens två dödsbohandläggare och en genom-gång har skett av sju personakter.
Revisionskontorets granskning visar att nämnden i huvudsak följer kommun-fullmäktiges riktlinjer. Samtliga granskade dödsboärenden är registrerade i verksamhetssystemet. Dokumentationen gav inte i alla delar en tydlig bild av kontakter och händelser i ärendet. För respektive ärende har beslut fattats i enlighet med riktlinjerna. De ärenden som lett till dödsboanmälan och/eller ekonomiskt bistånd till begravningskostnader har enligt riktlinjerna anmälts till nämnden.
Ett viktigt inslag i den interna kontrollen är enligt revisionskontoret att kontroller genomförs i efterhand. Granskningen visar att några systematiska kontroller inte görs. För att stärka den interna kontrollen bör ett antal döds-boakter årligen kontrolleras och resultatet dokumenteras.
Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdelsnämnd i huvudsak följer stadens riktlinjer. Journalanteckningarna kan utvecklas för att ge en fullständig bild av ärendet. I övrigt bedöms att nämnden har en tillfreds-ställande handläggning av dödsboärenden.
I samband med att verksamheten överflyttas till socialnämnden bör gemen-samma rutiner tas fram för att stärka den interna kontrollen.
Hantering och redovisning av projektmedel
Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens projektredovisning genomförts. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen vid hantering av projektmedel är tillräcklig samt om redovisningen är rättvisande.
Under 2011 har femton projekt pågått inom stadsdelsnämndens ansvarsområde.
Alla projekt är externt finansierade. Total budget för dessa projekt uppgår till ca 16 mnkr.
Granskningen har genomförts genom att två projekt valts ut för närmare gransk-ning: Individuell målsättning och utvärdering för personer med psykiskt funk-tionshinder (IMU) samt Anhörigstödsprojektet.
IMU-projektets syfte är att personalen inom denna verksamhet får en ökad och fördjupad medvetenhet om de olika delarna i arbetsprocessen i klientärendena med personer med psykisk funktionsnedsättning. Projektet är ett samarbets-projekt med Stockholms läns landsting och finansieras av Socialstyrelsen.
Anhörigstödsprojektet syftar till att ge stöd och avlastning till dem som vårdar anhöriga och finansieras av Socialstyrelsen.
Granskningen visar att uppföljningen sker på olika sätt för olika projekt. Den interna uppföljningen gällande anhörigstöd sker direkt i den löpande verksam-heten utan särskild dokumentation medan projektet IMU följs upp, utvärderas och dokumenteras tillsammans med extern part. Genom att controller tar fram utfall för ekonomin till respektive projekt varje månad bedöms styrgrupp och projektledare ha en god kontroll på kostnaderna i projektet. Den interna kontroll som genomförs kopplad till projekt sker utan gemensam struktur.
Den sammanfattande bedömningen utifrån de granskade projekten är att nämndens interna kontroll vid hantering av projektmedel i huvudsak är till-räcklig samt att redovisningen av kostnader och intäkter i projekten är rätt-visande. Dock kan den interna kontrollen stärkas genom att riktlinjer och rutiner upprättas för projektverksamhet.
Uppföljning och kontroll av informationen i Paraplysystemet
Revisionskontoret har granskat om nämndens uppföljning och kontroll är
tillräcklig för att säkerställa att informationen i barn- och ungdomsärenden inom individ- och familjeomsorgen är inrapporterad på ett korrekt sätt i
Paraply-STADSREVISIONEN 12 (14)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
verksamheten Barn och ungdom och samordnare för Paraplysystemet inom social omsorg. Vidare har ett mindre stickprov av registrerad data kontrollerats.
Granskningen visar att nyanställda får utbildning i Paraplysystemet. De inter-vjuade anser att det finns ett fortsatt behov av utbildning vad gäller registrering.
Kunskapen om Paraplysystemets färdiga rapporter och hur handläggarna/chef-erna själva kan ta fram egna rapporter är inte tillräcklig. Ofta är det paraply-samordnaren som är behjälplig vid framtagande av rapporter.
Nästan all registrering görs i efterhand. Enligt de intervjuade har vissa registre-ringsfel, som att beslut inte har registrerats eller har avslutats på fel sätt, upp-täckts i statistik, särskilda kontroller eller vid ärendegenomgångar. Felen kan medföra att statistiken blir missvisande och påverka den enskildes rättssäkerhet.
I granskningen framkom att verksamheter har påbörjat ett arbete med att ta fram systematiska kontroller för informationen i Paraplysystemet. Revisionskontorets stickprovskontroll visar att nämnden hade ett antal felregistreringar.
Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdels-nämnds uppföljning och kontroll i huvudsak är tillräcklig för att säkerställa att informationen i barn- och ungdomsärenden är inrapporterade på ett korrekt sätt i Paraplysystemet. Dock behöver det pågående utvecklingsarbetet fortsätta
avseende utbildning och att ta fram rutiner för systematiska kontroller av
inregistrerad information i systemet. Förvaltningen måste mer aktivt sträva efter att registrering i Paraplysystemet sker i anslutning till fattade beslut och genom-förda insatser. Bland annat för att anmälan av delegationsbeslut och annan statistik ska vara aktuell. Särskilda kontroller bör genomföras av att registrering sker utan fördröjning.
Arvoden till förtroendevalda
Revisionskontoret har genomfört granskning av utbetalade fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendemän. Syftet med granskningen har varit att bedöma följsamheten till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig.
Granskningen har genomförts genom registeranalys av samtliga utbetalda arvoden under perioden januari – oktober 2011 till nämndens ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot samt-liga förtroendevaldas underlag för fasta årsarvoden som skickats till service-förvaltningen för registrering i LISA-systemet. Underlagen för sammanträdes-arvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts.
Granskningen av Södermalms stadsdelsnämnd har visat att samtliga arvoden följer stadens regler, men att en rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden saknas. Stadsdelsnämnden bedöms ha följsamhet till regelverket men behöver införa en rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden.
4 Nämndens bokslut och räkenskaper
I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovis-ningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.
Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att Södermalms stadsdels-nämnds bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Underlagen till delårsbokslutet är i god ordning och posterna är i huvudsak väl dokumenterade.
Några investeringsprojekt löper under ett flertal år. Nämnden bör indela vissa pågående investeringsprojekt i etapper och aktivera dessa successivt efter färdigställande.
Internredovisning
Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens internredovisning genomförts. Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende internredovisningen är tillräcklig samt om redovisningen är rättvisande.
Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda befattningshavare.
En registeranalys har genomförts av transaktioner inom valda verksamheter och konton. Bedömning av den interna kontrollen har skett med utgångspunkt i COSO-modellens olika delkomponenter.
Revisionskontorets samlade bedömning är att aktuella och ändamålsenliga regler och riktlinjer för redovisning/internredovisning finns framtagna. Det finns en kontrollmiljö etablerad som ger förutsättningar för en kvalitativt god och rättvisande redovisning.
Granskningen visar att det till stora delar finns en god tillämpning av förvalt-ningens kodplan avseende baskonton. Stickprovskontrollerna har i några fall påvisat brister i bokföringen av verifikationerna för de granskade kontona.
Stadsdelsnämnden har inte ställt krav på eller fastställt heltäckande regler för
STADSREVISIONEN 14 (14)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
poster inom flertalet verksamheter vilket är positivt. Granskningen visar på vissa brister i periodisering under löpande år. Bristerna är främst hänförliga till upp-bokningar av kost- och brukarintäkter, vårdfakturor där posterna bokförs
påföljande månad, och IT-kostnader. En ofullständig periodisering försvårar den löpande uppföljningen och analysen av intäkts- och kostnadsutveckling, bl.a. i form av jämförelser mot föregående år och s.k. rullande tolvmånadersanalyser.
Staffan Moberg Karin Meding
Stadsrevisor Certifierad kommunal revisor
Bilaga 1
Revisionskontorets bedömningskriterier
Bedömning
För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll an-vänds följande bedömningar:
Tillfredsställande/Tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Inte helt tillfredsställande/
Inte helt tillräcklig Brister finns som måste åtgärdas
Oacceptabelt/Oacceptabel Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående
För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar:
Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande
Nämndens resultat
Bedömningskriterier
Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resur-ser står i ett rimligt förhållande till varandra.
Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget.
Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet.
Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
STADSREVISIONEN 2 (2)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
Styrning, uppföljning och kontroll
Bedömningskriterier
Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhets-syn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verk-samhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en till-räcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet.
Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god eko-nomi, effektiv verksamhet och kvalitet.
Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter.
Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fast-ställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet.
Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.
Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet.
Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador.
Nämndens bokslut och räkenskaper
Bedömningskriterier
Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redo-visningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning.
Nämndens bokslut är rättvisande.
Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redo-visningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.
Bilaga 2
Revisionsrapporter under perioden april 2011 – mars 2012
Samtliga rapporter finns tillgängliga på www.stockholm.se/revision
2011:7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar
2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt
2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa 2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt
2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy
2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen