Nämndens system för intern kontroll
Revisionskontoret bedömer att nämnden har ett tillfredsställande system för intern kontroll och en plan för internkontroll. De särskilda granskningar som revisionskontoret har genomfört under året visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner och kontroller inom de granskade områdena.
Nämnden har ett aktuellt dokumenterat system för intern kontroll. I verksam-hetsplan 2011 finns en risk- och väsentlighetsanalys som omfattar dels
indikatorerna i det integrerade lednings- och styrningssystemet (ILS) och dels nämndens verksamheter och processer. Revisionskontoret bedömer att
dokumentationen av risk- och väsentlighetsanalysen är tillfredsställande.
STADSREVISIONEN 8 (12)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
Nämnden har i samband med verksamhetsplan 2011 fastställt en plan för intern- och verksamhetsrevision. Syftet med internrevisionen är att verifiera att
nämndens mål uppnås samt att riktlinjer upprätthålls och fastlagda kontroller genomförs. Internrevisionen genomförs med tonvikt framför allt på rutiner inom de ekonomiska och personaladministrativa områdena. Syftet är också att
stämma av att den interna kontrollen fungerar inom alla områden och på alla verksamheter genom att besöka ett urval verksamheter varje år.
I verksamhetsrevisionen granskas nämndens verksamheter utifrån bl.a. uppdrag, mål, prestationer, prioriterade frågor och kvalitet. Verksamhetsrevisionen sker i första hand utifrån det integrerade lednings- och styrningssystemet, verksam-hetsplan, internkontrakt, kvalitetsgarantier samt rapportering i tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Därutöver sker enhetsspecifika uppföljningar.
Resultatet av verksamhetsrevisionen har avrapporterats till nämnden i verksamhetsberättelsen. Årets verksamhetsrevision visar att de granskade enheterna arbetar i enlighet med de mål och uppdrag som finns för verksamheterna samt att rutinerna för uppföljning och kontroll är
tillfredsställande. Den genomförda verksamhetsrevisionen har i vissa delar omprioriterats i förhållande till planen.
Internrevisionen under år 2011 har inte helt genomförts enligt plan beroende på den delning av socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen som skedde vid halvårsskiftet. De verksamheter som inte granskades kommer att granskas under år 2012. Resultatet av granskningarna visar att det i överlag finns god kännedom om gällande regler och rutiner. Vissa mindre brister har noterats men dessa har inte bedömts som allvarliga.
Lönehantering
Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens lönehantering genomförts.
Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att redovisningen är fullständig och rättvisande.
Granskningen har utförts genom intervjuer av personal vid nämndens centrala personalfunktion, serviceförvaltningen och stadens personalstrategiska avdel-ning (PAS). Vidare har styrdokument, rutiner, internkontrollplaner samt underlag till verifiering enligt genomförd granskning varit föremål för granskning.
Granskningen av lönetransaktioner har genomförts genom data- och registeranalyser. Analysen har omfattat samtliga lönetransaktioner under perioden 1 januari 2010 till och med 31 augusti 2011.
Verifieringar har gjorts av ett urval av nämndens transaktioner. Vid verifiering har noterats vissa felaktigheter i de lönegrundande underlagen. I två fall har den anställde felaktigt erhållit ersättning för fyllnadstid istället för
övertids-ersättning. Granskning av intjänade semesterdagar har genomförts för ett antal anställda. Vissa extremvärden, det vill säga antal kvarvarande semesterdagar den 31 augusti 2011 som överstiger 40 dagar, har följts upp. I samband med verifieringen noterades följande brister; i ett fall har tre veckors semesteruttag registrerats i efterhand, en långtidssjukskriven person har av misstag erhållit löneutbetalning under året vilket medfört att intjänad semester erhållits på felaktig grund.
Socialnämnden har utöver stadens utfärdade centrala dokument som gäller löneområdet tagit fram egna anpassade rutiner som omfattar vilka konroller som ska göras inför och efter lönekörning och vem som ska göra kontrollerna.
Varje månad kontrollerar respektive ansvarig chef sina löneutbetalnings-rapporter och attesterar desamma. Rapporten ska månatligen granskas med avseende på bland annat semester, sjukfrånvaro, korrekt bruttolön med mera.
Eventuella avvikelser åtgärdas. Lönelistan ska sparas på enheten i två år.
Lönelistan ska kunna visas upp vid internkontroll.
Det finns koppling mellan förvaltningens rutiner inom löneområdet och de av Personalstrategiska avdelningen utgivna riktlinjerna för internkontroll av lönehanteringen (cirkulär 3/2011) i de rutinbeskrivningar som finns inom förvaltningen.
Inom ramen för arbetet med intern kontroll genomförs stickprovsmässiga kontroller av att löneutbetalningsrapporter är kontrollerade och attesterade av ansvarig chef. Årligen genomförs enhetsbesök inom ramen för förvaltningens arbete med internkontroll.
Revisionskontorets samlade bedömning är att nämnden har en i huvudsak tillräcklig intern kontroll avseende lönehanteringen och att löneredovisningen i huvudsak är aktuell, fullständig och rättvisande. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av inbyggda kontroller, kontrollrutiner före och efter löneutbetalning samt resultat av registeranalys och verifiering.
STADSREVISIONEN 10 (12)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
Arvoden till förtroendevalda
Revisionskontoret har genomfört granskning av utbetalade fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendemän. Syftet med granskningen har varit att bedöma nämndernas följsamhet till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig.
Granskningen har genomförts genom registeranalys av samtliga utbetalda arvoden under perioden januari – oktober 2011 till nämndens ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot samtliga förtroendevaldas underlag för fasta årsarvoden som skickats till serviceförvaltningen för registrering i LISA-systemet. Underlagen för sammanträdesarvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts.
Granskningen av socialnämnden och dess utskott har visat att alla arvoden var korrekta utom i ett fall, där årsarvode inte hade betalats ut. Avvikelsen beror på att serviceförvaltningen inte hade registrerat det nämnden hade rapporterat.
Efter granskningen har detta reglerats.
En ledamot har, p.g.a. felaktig rapportering från nämnden, felaktigt erhållit årsarvode och sammanträdesarvoden för första tertialet. Felet har korrigerats.
Nämnden saknar rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden. Nämnden följer inte regelverket för hur nyanmälan och avslut av förtroendemannauppdrag ska rapporteras under mandatperioden. Fast årsarvode ska utges för hela den månad som den förtroendevalde utses, och till och med hela den månad som beslut om entledigande har fattats.
Sammanfattningsvis bedöms att nämnden måste förbättra följsamheten till regelverket och även införa en fungerande rutin för efterkontroll av utbetalda arvoden.
4 Nämndens bokslut och räkenskaper
I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovis-ningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.
Granskningen visar att underlagen till årsbokslutet är i god ordning och posterna är i huvudsak väl dokumenterade. I granskningen har noterats vissa poster som
revisionskontoret bedömer borde aktiverats i stället för att kostnadsföras direkt.
Rutinen för investeringsredovisningen bör ses över.
Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att socialnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande.
Mervärdesskatt
Med hjälp av konsult har en granskning av nämndens hantering och redovisning av mervärdesskatt (moms) genomförts. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig samt att redovisningen är fullständig och rättvisande.
Vid granskningen har nämndens hantering av rutinerna för momshantering kartlagts. Utifrån uttag ur ekonomisystemet har analys och urval gjorts som har legat till grund för detaljgranskning av ett antal fakturor avseende hantering av ingående moms och särskilt momsbidrag. Dessutom har kartläggning gjorts av nämndens försystem och kontroller har skett av ekonomisystemets inställningar för hantering av utgående moms.
Genomförd granskning visar att det vid nämnden finns aktuella anvisningar för hur moms ska redovisas. Granskningen visar dock att de inte följs till alla delar.
Brister har noterats i hanteringen av ingående moms för representation.
Sammantaget är momsbeloppen för dessa poster låga och har således en marginell påverkan på nämndens resultat.
Utgående moms hanteras i huvudsak korrekt och ger en i allt väsentligt rättvisande bild av redovisningen.
Rutinen kring återsökning av särskilt momsbidrag bedöms i huvudsak fungera väl och redovisningen för dessa i allt väsentligt vara fullständig och rättvisande.
Vissa brister i den interna kontrollen har dock konstaterats vilket inneburit att alla bidragsberättigade kostnader inte har återsökts. Nämnden bör därför säkerställa att korrigering sker i efterhand för de kostnader där särskilt momsbidrag inte återsökts. Detta kan göras tre år tillbaka i tiden.
Revisionskontorets samlade bedömning är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig och att redovisningen i allt väsentligt är rättvisande.
STADSREVISIONEN 12 (12)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
För att stärka den interna kontrollen ytterligare rekommenderas att moms-redovisningen kontrolleras löpande både när det gäller avdragsbegränsning och särskilt momsbidrag. Därtill bör information och utbildning avseende
momsredovisning ges kontinuerligt.
Staffan Moberg Thomas Bonell
Stadsrevisor Yrkesrevisor
Bilaga 1
Revisionskontorets bedömningskriterier
Bedömning
För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll an-vänds följande bedömningar:
Tillfredsställande/Tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Inte helt tillfredsställande/
Inte helt tillräcklig Brister finns som måste åtgärdas
Oacceptabelt/Oacceptabel Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående
För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar:
Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande
Nämndens resultat
Bedömningskriterier
Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resur-ser står i ett rimligt förhållande till varandra.
Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget.
Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet.
Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
STADSREVISIONEN 2 (2)
REVISIONSKONTORET 2012-03-14
Styrning, uppföljning och kontroll
Bedömningskriterier
Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhets-syn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verk-samhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en till-räcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet.
Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god eko-nomi, effektiv verksamhet och kvalitet.
Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter.
Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fast-ställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet.
Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.
Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet.
Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador.
Nämndens bokslut och räkenskaper
Bedömningskriterier
Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redo-visningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning.
Nämndens bokslut är rättvisande.
Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redo-visningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.
Bilaga 2
Revisionsrapporter under perioden april 2011 – mars 2012
Samtliga rapporter finns tillgängliga på www.stockholm.se/revision 2011:7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar
2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt
2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa
2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt 2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy
2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen